Toestelhandleiding IP Businessmanager

Toestelhandleiding IP Businessmanager

Inhoudsopgave 1 1 Inleiding 2 2 Functionaliteiten en faciliteiten 3 2.1 Inloggen 3 2.2 Uitloggen 3 2.3 Bellen 3 2.4 Doorschakelen (Follow me) 4 2.4.1 Onvoorwaardelijke doorschakeling 4 2.4.2 Doorschakeling bij bezet 4 2.4.3 Doorschakeling bij geen gehoor 4 2.4.4 Doorschakelen bij uitgelogd 4 2.5 Ruggespraak 4 2.6 Doorverbinden 5 2.7 Terugbellen bij bezet 5 2.8 Voicemail 6 2.8.1 Inschakelen voicemail 6 2.8.2 Uitschakelen voicemail 6 2.8.3 Uitluisteren voicemail 6 2.8.4 Bediening voicemail 7 2.9 Bellerlijsten (Missed Calls) 8 2.10 Wachtrij groepen 8 3 Overzicht codes 10 4 Verklaring toetsen 53i 11 5 Verklaring toetsen 55i 12 6 Verklaring toetsen 57i 13 7 Contactgegevens Helpdesk 14

1 Inleiding U staat op het punt om gebruik te gaan maken van een op Open source ge baseerde telefooncentrale, de IP Businessmanager. Aangezien de functionaliteiten van dit IP toestel wellicht anders werken dan van het huidige toestel, volgt hier een korte beschrijving van de werking van de functionaliteiten. 53i 2 55i 57i

2 Functionaliteiten en faciliteiten 2.1 Inloggen Afhankelijk van het gekozen beleid van uw bedrijf kan er gebruik worden gemaakt van een inlogcode (wachtwoord). Voor het inloggen met een inlogcode kan de volgende procedure worden gevolgd: 1. Toets *1 op het toestel en druk vervolgens op het knopje Kies in het display. 2. Nu wordt gevraagd om uw inlogcode (= uw interne nummer) in te geven gevolgd door #. Later kunnen wachtwoorden opgenomen worden in deze procedure wanneer hier behoefte voor is. Nu gaat het toestel inloggen. Dit duurt enkele seconden. Tevens is het mogelijk om in te loggen met *1 en druk vervolgens op Kies 2.2 Uitloggen Voor het uitloggen kan de volgende procedure worden gevolgd: 1. Toets *1 op het toestel en druk op Kies U wordt nu automatisch uitgelogd. 3 2.3 Bellen Intern Laat de hoorn op het toestel liggen en toets het gewenste nummer in. Vervolgens kan u de hoorn van het toestel nemen. Extern Laat de hoorn op het toestel liggen en toets het gewenste nummer in. Vervolgens kan u de hoorn van het toestel nemen. Handsfree Laat de hoorn op het toestel liggen en toets het gewenste nummer in, druk op Kies. De handsfree functie start automatisch na beantwoording van uw oproep.

2.4 Doorschakelen (Follow me) Binnen de IPBM kan op een aantal voorwaarden en in een aantal situaties worden doorgeschakeld. 2.4.1 Onvoorwaardelijke doorschakeling Druk op *21 gevolgd door de bestemming en daarna op Kies. Met *21 u kan de status worden nagegaan van de onvoorwaardelijke doorschakeling. Met *210 kan de onvoorwaardelijke doorschakeling worden gedeactiveerd Met *211 kan de laatse doorschakeling opnieuw worden geactiveerd 2.4.2 Doorschakeling bij bezet Druk op *22 gevolgd door de bestemming en daarna op Kies. Met *22 u kan de status worden nagegaan van de doorschakeling bij bezet. Met *220 kan de doorschakeling bij bezet worden gedeactiveerd Met *221 kan de doorschakeling bij bezet worden geactiveerd 2.4.3 Doorschakeling bij geen gehoor Druk op *23 gevolgd door de bestemming en daarna op Kies. Met *23 u kan de status worden nagegaan van de doorschakeling bij geen gehoor. Met *230 kan de doorschakeling bij geen gehoor worden gedeactiveerd Met *231 kan de doorschakeling bij geen gehoor worden geactiveerd 4 2.4.4 Doorschakelen bij uitgelogd Druk op *24 gevolgd door de bestemming en daarna op Kies. Met *24 u kan de status worden nagegaan van de doorschakeling bij geen gehoor. Met *240 kan de doorschakeling bij geen gehoor worden gedeactiveerd Met *241 kan de doorschakeling bij geen gehoor worden geactiveerd u op de 55i en 57i is dit Xfer

2.5 Ruggespraak Na het beantwoorden van het inkomende gesprek drukt u op de brandende lijntoets. Het gesprek kan weer worden voort gezet door op de knipperende lijntoets te drukken. 2.6 Doorverbinden Om een gesprek naar een collega door te verbinden kan de volgende procedure worden gevolgd: Beantwoord het gesprek door het oppakken van de hoorn Druk daarna op de toets naast doorverbinden Toets de bestemming in, waar naartoe het gesprek doorverbonden moet worden. Dit werkt zowel intern als extern (mobiel) en druk vervolgens op Kies. Druk hierna op weer op doorverbinden Het is mogelijk om direct (onaangekondigd) door te verbinden door na het invoeren van het gewenste toestelnummer op doorverbinden te drukken. 5 Note: Indien een gesprek niet kan worden doorverbonden, dan kan weer terug worden gegaan naar het inkomende gesprek door te drukken op de knipperende lijntoets. 2.7 Terugbellen bij bezet Een intern toestel, dat u belt, is in gesprek. Druk nu op de 5 en verbreek de verbinding. Nadat het bezette toestel het gesprek heeft beeindigd, zal daarvan een signaal worden gegeven en na het oppakken van de hoorn wordt automatisch het gesprek opgebouwd.

2.8 Voicemail 2.8.1 Inschakelen voicemail De voicemail kan alleen ingeschakelt worden door de beheerder. 2.8.2 Uitschakelen voicemail De voicemail kan alleen uitgeschakelt worden door de beheerder. 2.8.3 Uitluisteren voicemail 1. Druk op *25 en Kies of druk op het toetsje naast voicemail (even wachten, er wordt om een wachtwoord gevraagd). 2. Tik het wachtwoord (= toestelnummer) in. 3. Volg nu de instructie van het toestel. Wanneer er voicemail is zal het rode lampje van het toestel gaan knipperen en zal er in het display van het toestel een envelopje verschijnen. 6

2.8.4 Bediening voicemail Volgens de onderstaande tabel is de menustructuur van de voicemail opgebouwd en te bedienen 7 Hoofdmenu Submenu Opties Mailbox opties 1. Opnemen afwezigheidbericht 1. Bewaren 2. Uitluisteren 3. Opnieuw inspreken 2. Opnemen bezetbericht 1. Bewaren 2. Uitluisteren 3. Opnieuw inspreken 3. Naam opnemen 1. Bewaren 2. Uitluisteren 3. Opnieuw inspreken 5. Wijzigen wachtwoord * Terugkeren naar het hoofdmenu Uitluisteren voicemailberichten Veranderen van map Geavanceerde opties 1. Antwoord 2. 3. Ontvangstgegevens van het bericht Uitluisteren vorige bericht Herhalen huidige bericht Uitluisteren volgende bericht Verwijderen huidige bericht Doorsturen huidige bericht Opslaan van bericht in een map * hulp # Verlaten voicemail

2.9 Bellerlijsten (Missed Calls) Het toestel laat zien hoeveel gemiste gesprekken u heeft. Deze lijst kunt u bekijken met de knop gespreksinfo bovenaan het toestel. Na het indrukken van deze toets kunt u door de lijst scrollen met de verticale pijltjestoetsen 2.10 Wachtrij groepen Dit hoofdstuk is alleen van toepassing wanneer u een geavanceerde wachtrij functionaliteit heeft. Om een toestel beschikbaar te maken voor het ontvangen van groepsoproepen, dient dit toestel te worden ingelogd in de betreffende wachtrij. Het toestel van de medewerker betreft in dit geval een 57i met keypanel, waarop een aantal functies zijn voor geprogrammeerd. Afhankelijk van de status van het toestel (type 57i) kan het display er als volgt uitzien: Meer 01/01/2008 8 Kies Conf. Doorverb. Meer De beheerder kan functies toekennen aan nog niet benoemde knoppen.

Verklaring van de geprogrammeerde toetsen Inloggen op een 57i In groep: Medewerkers kunnen zich hiermee in de groep schakelen. Na deze te hebben ingedrukt wordt in het Engels mede gedeeld, dat de medewerker is ingelogd. De medewerker is nu ingelogd. Uit groep: Medewerkers kunnen zich hiermee uit de groep schakelen. Na deze te hebben ingedrukt wordt in het Engels mede gedeeld, dat de medewerker is uitgelogd. De medewerker is nu uitgelogd. Status: Hiermee kan de status worden opgevraagd van de medewerkers. Na deze te hebben ingedrukt wordt in het Engels mede gedeeld, of de medewerker is ingelogd of is uitgelogd. 9

3 Overzicht codes In en uitloggen Inloggen *1<Toestelnr> Uitloggen *1 Call Pick Up Call Pick up *8 Terugbellen bij bezet 5 Voicemail Uitluisteren berichten *25 Doorschakelen Alle oproepen Instellen/inschakelen *21<bestemming> Inschakelen *211 Uitschakelen *210 Interne telefoonboek *35 Doorbreken chef/secretaresse schakeling *60<nummer> 10

4 Verklaring toetsen 53i Toets voor beëindigen telefoongesprek 11 Toets voor wijzigen van instellingen van het toestel (beveiligd met password). Hold toets om bellers in de wacht te zetten ReKies toets voor het opnieuw bellen van de laatst gekozen nummers (tot 100 nummers) Volume regel toets voor het regelen van het volume van de handset, headset, hand free speaker en wektoon Lijnen op het toestel, waarop gesprekken binnen kunnen komen. Ondersteuning tot in totaal 3 lijnen. Toets voor switchen tussen Hands free en de hoorn. Indien een headset is aangesloten switchen tussen hands free en headset. Mute knop voor het aan en uit schakelen van de microfoon. Navigatieknop voor het doorlopen van berichten en menu s.

5 Verklaring toetsen 55i Toets voor beëindigen telefoongesprek Toets voor wijzigen van instellingen van het toestel (beveiligd met password). Hold toets om bellers in de wacht te zetten ReKies toets voor het opnieuw bellen van de laatst gekozen nummers (tot 100 nummers) 12 Volume regel toets voor het regelen van het volume van de handset, headset, hand free speaker en wektoon Lijnen op het toestel, waarop gesprekken binnen kunnen komen. Ondersteuning tot in totaal 4 lijnen. Toets voor switchen tussen Hands free en de hoorn. Indien een headset is aangesloten switchen tussen hands free en headset. Mute knop voor het aan en uit schakelen van de microfoon. Navigatieknop voor het doorlopen van berichten en menu s.

6 Verklaring toetsen 57i Toets voor beëindigen telefoongesprek 13 Toets voor wijzigen van instellingen van het toestel (beveiligd met password). Hold toets om bellers in de wacht te zetten ReKies toets voor het opnieuw bellen van de laatst gekozen nummers (tot 100 nummers) Volume regel toets voor het regelen van het volume van de handset, headset, hand free speaker en wektoon Lijnen op het toestel, waarop gesprekken binnen kunnen komen. Ondersteuning tot in totaal 4 lijnen. Toets voor switchen tussen Hands free en de hoorn. Indien een headset is aangesloten switchen tussen hands free en headset. Mute knop voor het aan en uit schakelen van de microfoon. Navigatieknop voor het doorlopen van berichten en menu s.

7 Contactgegevens Helpdesk Bij vragen of problemen kunt u terecht bij Adatum. Wij zijn bereikbaar op telefoonnummer 0575 51 15 74 of via email info@ipbusinessmanager.com 14

Zonnehorst 17 7207 BT Zutphen tel: 0575 51 15 74 fax: 0575 56 48 32 info@ipbusinessmanager.com www.ipbusinessmanager.com