Kenmerken van rampen- en crisisbestrijding Crisissen of rampen hebben een aantal gedeelde kenmerken die van grote invloed zijn op de wijze waarop ze bestreden worden en die tevens de voorbereiding erop bemoeilijken. Deze kenmerken zijn: Uniciteit: iedere ramp of crisis is uniek. Hoe goed men zich ook voorbereidt op mogelijke catastrofes, de ramp of crisis die optreedt is altijd anders dan een vorige of wijkt af van beoefende situaties. Tijd en timing: bij de bestrijding van rampen en crisissen spelen tijd en timing een cruciale rol. Een groot deel van het werk gebeurt onder hoge tijdsdruk, en in alle gevallen moeten besluiten en maatregelen tijdig (niet te laat, maar ook niet te vroeg) worden genomen. Multidisciplinair: een goede bestrijding van rampen en crisissen vraagt altijd samenwerking van verschillende disciplines die dagelijks niet altijd met elkaar samenwerken. De voorbereiding op rampen en crisissen is daarmee complex, want het is een moeilijk voorspelbare aangelegenheid. Toch vormt deze onvoorspelbaarheid geen excuus om maar af te wachten. Men kan zich namelijk in vele opzichten voorbereiden op mogelijke rampen en crisissen. Hiervoor zijn al talloze instrumenten ontwikkeld, die zich richten op één of meerdere aspecten van rampen- en crisisbestrijding. Vaak worden deze aspecten als fasen weergegeven in een rampenen crisisbeheersingsketen of -cyclus. Zie bijvoorbeeld onderstaand afbeelding. Afbeelding 1: Rampen- en crisisbeheersingscyclus Volgens Peak & Valley vormt het vanuit de fase Preparatie inventariseren en analyseren van de aanwezige risico s een belangrijk onderdeel van deze cyclus. Op grond van het aldus opgestelde risicoprofiel worden namelijk het zorgniveau en het veiligheidsbeleid vastgesteld. Beleid en zorgniveau zijn de grondslagen voor de planvorming, de inrichting van de organisatie en de afstemming tussen de bij de rampen- en crisisbestrijding betrokken diensten. Binnen deze organisatie en context zorgen wij ervoor dat de verschillende functionarissen worden getraind en geoefend. Vanuit het beleid en zorgniveau worden dus periodiek de leerdoelen en doelgroepen bepaald voor mensen en organisaties of teams die betrokken zijn bij rampen- en crisisbeheersing en de bestrijding daarvan. Op basis van de leerdoelen en doelgroepen stellen wij vervolgens specifieke trainingswensen vast, worden indien nodig trainingen ontwikkeld en oefeningen voorbereid. Daarna worden deze trainingen en oefeningen uitgevoerd. - 1 -
De prestaties die in oefeningen en tijdens daadwerkelijke inzet worden geleverd, zullen worden geëvalueerd en deze evaluatie zal leiden tot bijstelling van de opleidings- en trainingsbehoeften. Het in de fase Proactie doorvoeren van de resultaten van die evaluatie en het continu actualiseren van het opleidings- en trainingsplan maken de cyclus rond. Uit de ervaring die wordt opgedaan tijdens de opleidingen, trainingen en oefeningen, kunnen weer conclusies worden getrokken over de mate waarin organisatie, processen en hulpmiddelen toereikend zijn om rampen en crisissen effectief te bestrijden. Op grond van deze analyses kan dan weer besluitvorming plaatsvinden over het gewenste zorgniveau en veiligheidsbeleid. Eisen aan individuen en teams De hierboven beschreven kenmerken van rampen en crisissen betekenen ook iets voor de dominante bekwaamheden waarover de individuen en teams in de rampen- en crisisbestrijding volgens Peak & Valley moeten beschikken. Deze vaardigheden zijn daarmee mede bepalend voor de wijze waarop trainingen door ons worden ingericht. Afbeelding 2: Teamwork Teamleden moeten elk in hun rol gezamenlijk kunnen optreden om de beoogde doelen te kunnen realiseren. Om deze rollen naar wens uit te kunnen voeren, wordt er van elk teamlid specifieke competenties verwacht en is goede samenwerking en communicatie tussen de teamleden vereist. Ons trainingsprogramma is daarom gericht op het ontwikkelen van vaardigheden van de individuele teamleden enerzijds en het ontwikkelen van groepscompetenties anderzijds. Hieruit volgt ook dat het trainingsprogramma van Peak & Valley voorziet in specifieke competentie- en roltrainingen. - 2 -
Afbeelding 3: Evolutionaire trainingsaanpak Zoals gezegd: iedere ramp of crisis is uniek. Van te voren is het nooit bekend in welk opzicht en in welke mate de ramp of crisis afwijkingen of overeenkomsten vertoont met een eerdere ramp of crisis waarmee ervaring is opgedaan. Zodoende vraagt iedere ramp of crisis om een bepaalde mate van analyserend vermogen en improvisatie. Efficiënt gebruik van tijd speelt daarnaast een belangrijke rol bij het effectief bestrijden van een ramp of crisis. Optreden (en daarmee besluitvorming) tijdens rampen en crisissen vindt altijd plaats onder tijdsdruk. Stressbestendigheid is dus een belangrijk kenmerk van teams en individuen in de rampen- en crisisbestrijding. Tijdens een ramp of crisis zullen (multidisciplinaire) teams optreden, die onder de normale omstandigheden niet of nauwelijks met elkaar samenwerken. De effectiviteit van de samenwerking en informatie-uitwisseling in en tussen deze multidisciplinaire teams bepaalt volgens ons in hoge mate de effectiviteit van de rampen- en crisisbestrijding. Een crisis heeft betrekking op grote groepen buitenstaanders, zoals burgers, bedrijven en maatschappelijke organisaties. Bovendien zijn crisissen altijd onderhevig aan grote belangstelling van de nationale en internationale media. Effectieve communicatie met de buitenwereld beschouwen wij daarom ais een vereiste vaardigheid van individuen en teams in de rampen- en crisisbestrijding. Tijdens een crisis zullen bepaalde functionarissen een fundamenteel andere rol spelen dan tijdens hun dagelijkse werk. De mate waarin zij in staat zijn om voor deze andere rol het gewenste gedrag te vertonen, kan van grote invloed zijn op de effectiviteit van de crisisbestrijding. Flexibiliteit en inlevingsvermogen zijn dus belangrijke vaardigheden van individuen en teams in de rampen- en crisisbestrijding. Tijdens een ramp of crisis zullen op verschillende plaatsen, in verschillende teams, op verschillende momenten min of meer eigenstandig beslissingen genomen worden over de te volgen handelswijze. Besluitvaardigheid is daarom een belangrijke vaardigheid van individuen en teams in de rampen- en crisisbestrijding. - 3 -
De randvoorwaarden moeten echter ook zijn ingevuld: de beslissingen van individuen en teams in de crisisbestrijding zijn gebaseerd op het besef van de rol en daaraan verbonden verantwoordelijkheden en aan de dan bij de betreffende actoren beschikbare informatie. Beschikbaarheid van juiste (actuele en gedeelde) informatie en een goed taakbesef betekenen een veel grotere kans op juiste beslissingen. Wat moeten we trainen Bij de uiteindelijke bestrijding van rampen en crisissen moeten de verschillende disciplines in staat zijn effectief samen op te treden. Dat veronderstelt voldoende vaardigheid van iedere functionaris in de eigen discipline en vervolgens het vermogen om die kunde af te stemmen op anderen. Het gaat bij het trainen dus juist om de momenten waarin de verschillende disciplines samenkomen. Er zijn een aantal aspecten die op dat moment van belang zijn : De kwaliteit van de leider van het team. Op het moment dat het team voor het eerst samenkomt is de onzekerheid groot. Er heeft zich iets onverwachts voorgedaan, er is nog geen goed overzicht over de situatie en de collega s zijn niet zo vertrouwd omdat men er niet dagelijks mee samenwerkt. In een dergelijke situatie moet de leider in staat zijn het team snel en effectief door een aantal teamontwikkelfasen heen te begeleiden en daarnaast ook zorg te dragen voor de vereiste output tijdens het teamontwikkelproces. De vaardigheden van de teamleden en het team als geheel. In de vorige paragraaf hebben wij van de kenmerken van rampen en crisissen een aantal individuele en teamvaardigheden afgeleid die van groot belang zijn om rampen en crisissen effectief te kunnen bestrijden. Belangrijke vaardigheden zijn: analyserend vermogen, communicatieve vaardigheden, samenwerking, besluitvaardigheid, stressbestendigheid, probleemoplossend vermogen en flexibiliteit. De randvoorwaarden waaronder het team moet werken. Allereerst moeten de facilitaire zaken zijn ingevuld. Daarnaast moeten de processen, procedures, taken en verantwoordelijkheden voldoende helder zijn omschreven om snel aan de slag te kunnen gaan en moeten de mensen daarop voldoende zijn ingewerkt. Een cruciale factor tijdens rampen- en crisisbestrijding is een goede informatievoorziening. Het is van groot belang dat iedere instantie een actueel, eenduidig en gelijk beeld van de situatie heeft. Een goede informatievoorziening vereist goede informatiesystemen, goede verbindingen en voldoende getraindheid van de mensen op het gebruik van de systemen en middelen. In afbeelding 4 worden deze aspecten, die een sterke onderlinge relatie vertonen en elkaar beïnvloeden, schematisch en gedetailleerd weergegeven. - 4 -
Afbeelding 4: Wat moeten we trainen De exacte eisen voor ieder van deze aspecten zijn beschreven in en kunnen worden gemeten met de door ons ontwikkelde Crisis Management Development Toolkit (CMDT). Wie moeten we trainen Op basis van het voorgaande onderscheiden we, naast de doelgroepen voor de monodisciplinaire trainingen, drie doelgroepen voor de (multidisciplinaire) trainingen in het kader van het trainingsprogramma: De leiders van de multidisciplinaire teams. De leiders van deze teams moeten worden getraind in crisisbesluitvorming: hoe leid ik een efficiënt en effectief besluitvormingsproces. Daarnaast moeten zij worden bekwaamd in het begeleiden van teams van een onzekerheidsfase naar een fase waarin men in staat is zelfsturing toe te passen. Dit vereist een aantal vaardigheden die in de context van rampen- en crisisbestrijding voldoende moeten zijn ingetraind: directief vermogen, faciliterende vaardigheden, het vermogen om te steunen en te volgen en het vermogen om één te worden met de groep. De multidisciplinaire teams. Ieder lid van het multidisciplinaire team heeft een rol. Dat is niet alleen de rol die voortvloeit uit zijn of haar specifieke deskundigheid, maar ook een rol binnen het team die bijdraagt aan het bereiken van het resultaat van het team als geheel. Een belangrijk aspect hiervan is een voldoende inzicht in de informatiebehoefte binnen het team en van anderen buiten het team, en het vermogen om die behoefte adequaat te vervullen. De bedienaars en beheerders van de (informatie-) systemen. Zoals gezegd speelt de informatievoorziening tijdens rampen- en crisisbestrijding een cruciale rol. Dit betekent dat bedienaars van informatiesystemen te allen tijde in staat moeten zijn om op de juiste momenten de juiste informatie uit de systemen te halen en dat beheerders van informatiesystemen voldoende zijn getraind om onder moeilijke omstandigheden de systemen optimaal te verzorgen. - 5 -