pagina 1 van 5 16-002 - Pootlaan, Huibert (86/244), gevestigd te Alkmaar Notulen extra (buitengewone) ledenvergadering van 19 november 2007. Aanwezig/afwezig Verslag van de vergadering Besluitenlijst Actiepunten Aanwezig/afwezig Aanwezig Mevrouw A. Agounter De heer B. van Baar en/of Mevrouw D.M.M. Breetveld De heer M. Bakker De heer N. Blokker De heer A. Bos De heer C.J. Dolle en/of Mevrouw E. Erents De heer L.J. van Eeten De heer C. van der Graaf De heer S.M.N. de Groot De heer R.J.H. de Haan De heer M.C.H. Hoedjes De heer J. Hoekmeijer Mevrouw W. Hoekmeijer De heer M. Hoekmeijer Mevrouw L. Janneman De heer J.H. Jaspers De heer P.E. Kerkhoven Mevrouw A.S.K. van Loon Mevrouw M. van der Molen De heer K. Munnik Mevrouw A.E. Nater De heer R. Nijhuis De heer Th.J. Nooij De heer W.A. van Ofwegen De heer B. Pancras en/of Mevrouw L.I. Pancras-Canliel De heer M.A.J. Plomp De heer D. Posch Mevrouw H.A. de Prijker De heer R.J. de la Rie De heer P.W.J. van Roermund en/of Mevrouw G.M.J. van Roermund-Vrugt Mevrouw L. Schuit De heer R.M. Smit Mevrouw A.L. Spier De heer W.A. Stoker De heer M. Tijsen De heer R.H. van Vliet De heer M. Voerman De heer M. Zijlstra De heer R. Zomerdijk Volmacht afgegeven Mevrouw M. Frans Mevrouw J. van der Heide Mevrouw P.P. Huitinga Mevrouw R.L. Jong De heer T. de Jong De heer W.O. Tanger De heer A. Vink De heer H.J. Zomerdijk Afwezig De heer M. Blom De heer W. Bodenberger De heer / mevrouw M.R.E. Broers De heer J.G. Brons De heer M.G.P. van der Eng
pagina 2 van 5 Mevrouw H.M.H. Evers Mevrouw F.H.I. Fabies De heer D. Kacarevic De heer A.C. Klaver en/of Mevrouw M. Pureveen Mevrouw I.M.L. Ko De heer N. Koc De heer R.G.P. Lute De heer T. Madencioglu Mevrouw E. Marcus De heer J.C.A. Meischke De heer K. Meischke Mevrouw L.J.J. Neefjes Mevrouw H. Pankras- de Jong De heer F.L. Pankras De heer R.M. Slegt De heer C.B. Tamis Mevrouw M.S. Uluer De heer M.S.P. de Vries De heer H. Zaidi De heer M.P.G. Zentveldt De heer J. Zoon Verslag van de vergadering 1. Opening door de voorzitter De voorzitter, Peter Kerkhoven opent de vergadering en heet allen welkom. Het betreft een gezamenlijke vergadering van de "korte en lange" flat. Het bestuur heeft veel tijd gestoken in de renovatie maar gezien de complexiteit is begeleiding gevraagd aan Woonwaard. Daardoor blijven reguliere bestuurszaken liggen. Marnette Vroegop van Woonwaard heeft Michiel Wolf naar voren geschoven als projectleider. Het bestuur is uitermate blij met dit aanbod en maakt dan ook graag gebruik van de diensten van Michiel, die als een contactpersoon namens het bestuur zal fungeren. Hij heeft het mandaat van het bestuur om alle zaken te regelen die nodig zijn bij het renovatieproces. In dit kader heeft de afdeling van Michiel Wolf de afgelopen periode huisbezoeken gedaan om verdere uitleg te geven over de renovatie en de SVn leningen. Ook is er een spreekuur geweest van het SVn. In deze vergadering probreren alle aanwezigen eventuele onduidelijkheden te verhelderen. 2. Vaststellen aantal stemmen Aan de hand van de getekende presentielijst blijkt dat er voldoende stemgerechtigden aanwezig zijn voor het nemen van rechtsgeldige besluiten. Er blijken niet voldoende stemgerechtigden aanwezig te zijn voor het nemen van rechtsgeldige besluiten aangaande de renovatie. Dit houdt in dat er een tweede vergadering komt op 10 december 2007, aanvang 19.30 uur, locatie Trefpuntkerk. 3. Voorstelronde Vanavond zijn de volgende personen aanwezig: Bestuur VvE H. Pootlaan: Peter Kerkhoven (voorzitter van beide flats), Aijcha Agounter, Wendy Hoekmeijer, Kim Munnik en renovastiecommissie Fred v.d. Groef. Woonwaard: Michiel Wolf (zal de vergadering verder voorzitten) en Marnette Vroegop en Ton Bos. Pilaster VvE Beheer: Vincent Ramaekers en Liesbeth Hoekstra. BBA : Nico Doornberg en Ed Abbink. Gemeente Alkmaar: Godfried Sluijter en Yvonne? Projektleider Overdie: Jan Visser Actus notarissen: Hans Erkamp. 4.A Toelichting renovatie proces Vanaf maart 2002 is officieel bekend dat de flats aan de Huibert Pootlaan in slechte staat verkeren en dringend groot onderhoud nodig hebben. In mei 2003 wordt een kleine noodzakelijke renovatie (balkons) uitgevoerd. Dit als gevolg van een aanschrijving van de gemeente. De kosten waren 3.500 per flat-eigenaar, de gemeente heeft 1.500 bijgedragen.
pagina 3 van 5 Na de eerste kleine renovatie werd duidelijk dat een grote renovatie onontkoombaar werd. Hiervoor is 1.45 miljoen Rijkssubsidie beschikbaar gekomen, in eerste instantie voor sloopnieuwbouw. Een nieuw voorstel voor een 15-jaars ingreep met een eigen bijdrage van 10.000 is door VROM afgewezen; zij gingen wel akkoord met een 25-jaars ingreep. Dit resulteerde in een eigen bijdrage van 18.000. Een van de eisen was dat er een duurzaam programma werd ontwikkeld. Iedereen, ook alle Alkmaarse makelaars, zijn over het voorgaande steeds geïnformeerd. In overleg met de VvE is gekozen voor een Bouwteam. De begroting van de aannemer is gemaakt op basis van de gegevens die zijn aangeleverd. De prijs is vastgelegd tot 31-12-2007. Voor 2008 wordt een prijsstijging van 5% verwacht. Binnen deze prijs zijn bij 3 bedrijven offerten opgevraagd voor de kozijnen. Er is nog niets van de renovatiewerken opgedragen. 4.B Toelichting renovatie proces technisch In de vergadering van 31 mei 2007 is er al veel informatie gegeven, zowel op papier als via beeld. Om de subsidie te verkrijgen dient het Programma van Eisen aan diverse voorwaarden te voldoen. Deze zijn gericht op milieu, geluidsnormen, ventilatie en binnenklimaat. - Boeidelen welke aansluiten op het dak worden vervangen. - Gevelmetselwerk van alle appartementen wordt gereinigd. - De voegen worden uitgehakt en hersteld aan de Vondelstraat. Aan de H. Pootlaanzijde is niet nodig. - De houten kozijnen worden vervangen door kunststofkozijnen. De keuze is gemaakt door het projectteam met de bedoeling het huidige model zoveel mogelijk te benaderen en het is onderhoudsarm. De indeling wordt gehandhaafd. De reservering voor schilderwerk wordt daardoor nagenoeg nihil. Reeds geplaatste kunststofkozijnen worden bekeken of ze onder de huidige regelgeving vallen in verband met de subsidieverstrekking. BBA zal deze adressen bezoeken. - De balkondeur wordt vervangen. Een punt van aandacht is het keukenraam. Deze valt onder het aanrecht en de ramen draaien naar binnen. - Op dit moment komen er 2 deuren uit op het balkon; na de renovatie alleen nog maar de keukendeur. BBA zal dit bekijken. - Aan de Vondelstraatzijde komt isolatieglas met een hogere isolerende waarde dan aan de H. Pootlaan. Dit om het woongerief te verhogen. Ventilatieroosters worden geplaatst met een geluidsnorm welke is vereist in verband met de subsidie. - De spouw wordt aan voor- en achterzijde gevuld om de warmte in huis te houden. Dit heeft een lager gasverbruik tot gevolg. - De centrale entree wordt vernieuwd zoals centrale voordeur (+ draairichting), intercom, bellenpaneel, schilderwerk hekwerk in de hallen. Ook worden de garagedeuren geschilderd. Al deze maatregelen komt de marktwaarde van het gebouw en appartementen ten goede. 4.C Toelichting renovatie proces in de woning Een van de voorwaarden voor het verkrijgen van de subsidie is het optimaliseren van de ventilatie. -Er komen nieuwe standleidingen waarop de wc/douche/keuken worden aangesloten. Tevens centraal rookgaskanaal voor de cv.ketel. - Er komt zowel horizontaal als verticaal een nieuwe binnenriolering voor de aansluiting keuken/toilet/douche. Deze loopt door de kast in de woning en door de kast in het buitenhalletje en komt uit in de garage, vanwaar het weer aansluit op het gemeenteriool. Tijdens de werkzaamheden kan men gebruik maken van een wisselwoning. Bewoners worden vooraf op de hoogte gesteld van de start en de duur van de werkzaamheden. Voor de werkzaamheden in de woning moeten er mogelijk zaken worden gesloopt. Wie gaat de herstelkosten betalen? BBA zal dit met de betreffende bewoner bespreken.
pagina 4 van 5 Ook aanwijsbare schade, welke is veroorzaakt door de werkzaamheden, wordt geregeld. 4.D Toelichting renovatie proces financieel Indien een lening wordt verstrekt door SVn dan behoeft de 1e 6 jaar geen rente+aflossing te worden betaald. Dit wordt betaald vanuit de subsidie. Na deze 6 jaar wordt gestart met het betalen van de rente+aflossing. Hiervoor geldt het huidige rentepercentage en is voor 20 jaar rentevast. De aanvraag voor een SVn lening moest voor 15 september ingediend zijn; wanneer krijgt men hier antwoord op? Antwoord is bekend op 10 december. Rente van het gestortte geld in het bouwdepot komt weer ten goede aan de bewoners. Het geld wordt op hun bankrekening teruggestort. Worden de extra kosten vergoedt voor het zelf financieren van een hypotheek? Dat kan mogelijk betaald worden uit de subsidiepot, maar zal verder uitgezocht worden. Het is voordeliger om alle hypotheekakten te laten passeren via een projectnotaris. Actus notarissen zal offerte uitbrengen. 5. Stemming besluit tot uitvoering renovatie 6. Pauze Er wordt geen gebruik gemaakt van de pauze. 7. Uitslag stemming 8. Voortgang renovatie proces 9. Besluit VvE bijdrage per 1 januari 2008 Als het besluit tot renovatie vanavond was gevallen dan wilde het bestuur een tegemoetkoming in de VvE bijdrage voorstellen voor een nader te bepalen periode. Het idee om de bijdrage tijdelijk te verlagen naar 50 voor de appartementen wordt door Pilaster VvE Beheer ten sterkste afgeraden. Immers er wordt dan totaal niet meer gereserveerd. Er moet voorkomen worden dat men terugvalt op de situatie van voor 2003. Het bovenstaande zal verder worden uitgewerkt voor de volgende vergadering. Bekeken zal worden of het inzichtelijk kan worden gemaakt middels een meerjarenbegroting. 10. Rondvraag Dhr. Jaspers merkt op dat de kwaliteit van isolatie en geluidsreducerende maatregelen belangrijk is. Dit ook in verband met het energielabel wat met ingang van 2008 verplicht wordt. Andere onderdelen zijn meer van estetisch belang. Schotelantennes en screens moeten worden verwijderd. Dit mag niet volgens Modelreglement en Huishoudelijk Reglement. Na afronding van de renovatie zal eerst een eindinspectie worden gehouden met de aannemer. Klachten worden dan eerst opgelost. In het contract met de aannemer zal een onderhoudsperiode worden opgenomen. Voor de uitgevoerde werkzaamheden zijn diverse garantietermijnen van toepassing b.v kozijnen 1 jaar en glas 10 jaar. Het contract met de aannemer zal voor iedereen inzichtelijk zijn via de internetsite van Pilaster. Op de site van Pilaster zijn ook de andere gegevens van de VvE in te zien. Iedereen ontvangt een eigen inlogcode. Wat als de aannemer tussentijds failliet gaat? Hiervoor is een verzekering en bankgarantie. Wat gebeurd er als maar 1 flat stemt vóór de renovatie? Dan zal er geen subsidie verstrekt worden; mogelijk zal dit ook van invloed zijn op de prijs van de aannemer. Dit zal voor de volgende vergadering nog uitgezocht worden. Bouwleges worden eerst voldaan uit de reservering van de VvE. Is er na afronding van de renovatie
pagina 5 van 5 subsidiegeld over, dan krijgt de VvE dit geld terug. Kan de bijdrage voor de garages omlaag, omdat er buiten het schilderen van de gargedeur, geen werkzaamheden worden uitgevoerd? Zal in de volgende vergadering worden besproken. 11. Sluiting De voorzitter sluit de vergadering om 22.00 uur. Besluitenlijst Tweede vergadering De tweede vergadering wordt vastgesteld op 10 december om 19.30 uur. Locaktie Trefpuntkerk. Aanpassing VvE bijdrage woningen en garage's Het besluit tot aanpassen van de VvE bijdrage zal worden genomen na het besluit over wel/of niet renoveren. Actiepunten Kunststof kozijnen BBA zal gesprekken voeren met de eigenaren van appartementen waar al kunststof kozijnen zjn gepalatst. Status: Afgehandeld; Balkondeur en naar binnen draaiende ramen Indeling van de deur is anders waardoor het aanrecht zichtbaar wordt. De ramen draaien naar binnen over de vensterbank. Actie: BBA Status: Afgehandeld; SVn lening Wanneer krijgt men antwoord op het ingediende verzoek voor de lening. Nr. 134 informatiepakket renovatie toesturen Status: Afgehandeld; Datum afgehandeld: 23-NOV-07; Internetsite Pilaster Gegevens van de VvE, zoals contract met aannemer, notulen etc. voor iedereen toegangkelijk maken. Status: Afgehandeld; Datum afgehandeld: 23-NOV-07; Eén flat akkoord met renovatie Wat is de invloed op prijs en subsie als er maar 1 flat voor stemt. Vergoeding bij het zelf financieren van de hypotheek De inhoud van deze pagina is met de grootste zorg samengesteld.