Casus 3: OK-planning Planningsafwijking en kans op uitloop in relatie tot de kans op afzeggingen Arnoud de Bruin 11 juni 2008 2e PICA mini-symposium 1
Inhoud 1. Context en probleem definiëring 2. Oorzaken van afgezegde operaties 3. Analyseren planningsafwijking (Draaitabellen) 4. Berekenen kans op uitloop (Kansrekening) 11 juni 2008 2e PICA mini-symposium 2
1. Context en probleem definitie Te veel afgezegde operaties, m.n. in de UMC s IGZ indicator Definitie Afgezegde operaties Teller: aantal electieve operaties dat binnen 24 uur voor de geplande operatietijd wordt afgezegd, dus niet op de afgesproken datum wordt uitgevoerd, ongeacht de oorzaak. Electieve operaties zijn operaties die op het definitieve operatieprogramma staan, wat minimaal 24 uur van tevoren gereed moet zijn. Noemer: totaal aantal gerealiseerde electieve operaties plus het totaal aantal afgezegde operaties zoals gedefinieerd in de teller [Bron: Benchmarking: een kwestie van leren, de resultaten van drie jaar Benchmarking OK, Arjan van Hoorn e.a.] 11 juni 2008 2e PICA mini-symposium 3
Afgezegde operaties (2006) [Bron: IGZ, het resultaat telt 2006] 8,00 Afgezegd door ziekenhuis Afgezegd door patiënt 7,00 UMCN VUmc % afzeggingen 6,00 5,00 4,00 3,00 UMCU AMC RdGG 2,00 1,00 0,00 11 juni 2008 2e PICA mini-symposium 4
2. Oorzaken van afzegging Medisch (bijv. patiënt meldt zich ziek, patiënt niet nuchter) Programma (bijv. uitloop dagprogramma, voorrang acute patiënt) Materieel (bijv. instrumentarium ontbreekt) Capaciteit (bijv. geen IC bed, geen verpleegbed) Personeel (bijv. geen operateur, geen anesthesioloog beschikbaar) Patiënt (bijv. no-show, patiënt ziet af van behandeling) Onbekend Excessen (bijv. brand) 11 juni 2008 2e PICA mini-symposium 5
Afzeggingen VUmc (2007) planning Doelstelling: reductie afzeggingen naar 3% 11 juni 2008 2e PICA mini-symposium 6
3. Planningsafwijking Analyse laat zien dat groot deel van de afgezegde operaties veroorzaakt worden door planningsproblemen Conclusie masterthesis F. Feenstra (2005) Er is sprake van structurele onderschatting v/d zittingsduur Bij 73% van de zittingen is sprake van onderschatting Gemiddelde geplande en gerealiseerde zittingsduur resp. 106 en 138 min Planningsafwijking Definitie opgesteld door NFU OK Benchmark Data: ZIS_OPERA Excel technieken: Draaitabellen/draaigrafieken 11 juni 2008 2e PICA mini-symposium 7
Definitie planningsafwijking Absolute planningsafwijking Gerealiseerde zittingsduur Geplande Geplande zittingsduur zittingsduur 100% Gemiddelde planningsafwijking Gerealiseerde zittingsduur Geplande Geplande zittingsduur zittingsduur 100% 11 juni 2008 2e PICA mini-symposium 8
Beschikbare data (Bron: OPERA) 11 juni 2008 2e PICA mini-symposium 9
Verdere analyse op specialisme niveau Optie 1: Autofilter (data filter autofilter) Erg bewerkelijk, voor elk specialisme acties herhalen Optie 2: Draaitabellen Iets meer voorbereiden, maar zeer handig in gebruik 11 juni 2008 2e PICA mini-symposium 10
Draaitabellen (1) Maak spreadsheet met data gebruiksklaar, doe berekeningen Menu Data Draaitabel- en draaigrafiekrapport 1 2 11 juni 2008 2e PICA mini-symposium 11 3
Gebruik van draaitabellen (2) Er wordt nu automatisch nieuw tabblad geopend Alle kolomlabels 11 juni 2008 2e PICA mini-symposium 12
Gebruik van draaitabellen (3) Sleep item Spec naar veld Rijvelden hier neerzetten 11 juni 2008 2e PICA mini-symposium 13
Gebruik van draaitabellen (4) Sleep item Datum naar veld Gegevensitems hier neerzetten In de kolom Totaal verschijnt nu niet de Datum, maar het aantal maal dat er een datum voorkwam voor ieder spec. M.a.w. dit is gelijk aan het aantal zittingen 11 juni 2008 2e PICA mini-symposium 14
Gebruik van draaitabellen (5) Sleep item Gereal. duur (uur) naar kolom Totaal (blauw omlijnd) Ook nu verschijnt default het aantal van... 11 juni 2008 2e PICA mini-symposium 15
Gebruik van draaitabellen (6) Met rechtermuisknop kunnen Veldinstellingen aangepast worden 11 juni 2008 2e PICA mini-symposium 16
Gebruik van draaitabellen (7) Na flink van trial & error ontstaat de juiste draaitabel Per specialisme: aantal zittingen gerealiseerde duur geplande duur In draaitabel kunnen evt. ook berekeningen worden toegevoegd (berekend veld) 11 juni 2008 2e PICA mini-symposium 17
Extra - draaigrafieken Dmv aan en uitvinken kunnen heel snel verschillende grafieken gemaakt worden 11 juni 2008 2e PICA mini-symposium 18
Conclusies (1) [Bron: posterpresentatie tijdens 3 e NFU Benchmark OK congres] Resultaten op centrum niveau OK-COMPLEX 2005 2006 2007 Gemiddelde planning (min) 106 119 121 Gemiddelde realisatie (min) 138 139 141 Absolute afwijking 40,6% 31,1% 30,7% Gemiddelde afwijking 30,2% 17,1% 16,5% % Onderschat 72,8% 63,5% 61,5% % Overschat 26,3% 36,0% 38,1% % Exact goed 0,9% 0,5% 0,4% Aantal zittingen (n) 7818 8520 7664 P lan n in g safw ijkin g [% ] 45,0% 40,0% 35,0% 30,0% 25,0% 20,0% 15,0% 10,0% 5,0% 0,0% Absolute afw ijking 40,6% Gemiddelde afw ijking 30,2% 31,1% 30,7% 17,1% 16,5% 2005 2006 2007 11 juni 2008 2e PICA mini-symposium 19
Conclusies (2) [Bron: posterpresentatie tijdens 3 e NFU Benchmark OK congres] 60 50 Absolute afwijking Gemiddelde afwijking % onderschat 90,0% 80,0% 70,0% Planningsafwijking [%] 40 30 20 60,0% 50,0% 40,0% 30,0% % onderschat 20,0% 10 10,0% 0 HLK KCH TRA VAT HGE MON HLO (+) OOG URO (+) HON CCH NCH (+) GYN (+) ORT PCH KNO URK (+) 0,0% 11 juni 2008 2e PICA mini-symposium 20
4. Berekenen kans op uitloop Overprogrammering dreigende kans op uitloop toenemende kans op afzegging Vraag: Hoe haalbaar is een bepaald OK-programma? Berekenen kans op uitloop van een OK-dagprogramma Data: Historische zittingsduren (ZIS_OPERA) Excel: Kansrekening 11 juni 2008 2e PICA mini-symposium 21
Elementen van een OK-sessie uitloop voorloop Kenmerk: grote mate van onzekerheid tav de zittingsduur 11 juni 2008 2e PICA mini-symposium 22
Excel tool om kans op uitloop te berekenen (M. van Schoonhoven, 2004) Invoer Starttijd sessie Eindtijd sessie Late start (gemiddelde en SD) Wisseltijd (gemiddelde en SD) Van alle in te plannen zittingen Uitvoer De gemiddelde duur De SD Kans dat OK-programma eindigt na... uur is niet altijd aanwezig 11 juni 2008 2e PICA mini-symposium 23
Interface : getallenvoorbeeld Invoer data: Late start = 21 min SD Late start = 10 min Wisseltijd = 13 min SD Wisseltijd = 15 min Drie identieke zittingen: Gemiddelde = 133 min SD = 100 min Bezettingsgraad = 95,9% (pré-op) Dagplanning Numerieke output Vaste invoer Grafische output 11 juni 2008 2e PICA mini-symposium 24
De wiskunde in het model Centrale Limietstelling: De som van een groot aantal onderling onafhankelijke en gelijk verdeelde stochastische variabelen met eindige variantie is bij benadering normale verdeeld Dit gegeven gebruiken we om eindtijd te schatten Eenvoudig te implementeren in Excel 11 juni 2008 2e PICA mini-symposium 25
Normale verdeling Verwachte eindtijd Einde sessie (15.30) Kans op uitloop Verdeling verwachte eindtijd 11 juni 2008 2e PICA mini-symposium 26
Berekeningen: verwachte eindtijd Verwachte eindtijd (in min. na aanvang) = som van de elementen 11 juni 2008 2e PICA mini-symposium 27
Berekeningen: standaard deviatie eindtijd SD eindtijd =Wortel (σ late start 2 + σ zitting1 2 + σ wissel1 2 + σ zitting2 2 +σ wissel2 2 +... ) 11 juni 2008 2e PICA mini-symposium 28
Kans dat sessie eindigt na 15.30 uur Eindtijd Parameters norm. verdeling 11 juni 2008 2e PICA mini-symposium 29
Kans dat sessie eindigt na 16.00 uur Eindtijd Parameters norm. verdeling 11 juni 2008 2e PICA mini-symposium 30
Grafische output 50% 45% 40% 46% 39% 35% 33% [%] 30% 25% 20% 15% 10% 27% 21% 17% 13% 10% 7% 5% 0% Kans OK eindigt > 15:30 Kans OK eindigt > 16:00 Kans OK eindigt > 16:30 Kans OK eindigt > 17:00 Kans OK eindigt > 17:30 Kans OK eindigt > 18:00 Kans OK eindigt > 18:30 Kans OK eindigt > 19:00 Kans OK eindigt > 19:30 De vraag: hoe groot mag de kans op uitloop zijn? 11 juni 2008 2e PICA mini-symposium 31
Extra : Effect karakteristieken zittingsduur op uitloop Programma 1 Programma 2 6 ingeplande zittingen gemiddelde duur van alle zittingen 60 min standaarddeviatie 10 min 3 ingeplande zittingen gemiddelde duur van alle zittingen 133 min standaarddeviatie 100 min RESULTATEN Beschikbare OK-tijd (min) 465,00 RESULTATEN Beschikbare OK-tijd (min) 465,00 Totaal ingeplande OK-tijd (min) 446,00 Totaal ingeplande OK-tijd (min) 446,00 Geplande bezettingsgraad 95,91% Geplande bezettingsgraad 95,91% Standaarddeviatie eindtijd (min) 42,72 Standaarddeviatie eindtijd (min) 174,79 Kans OK eindigt > 15:30 46% Kans OK eindigt > 15:30 33% Kans OK eindigt > 16:00 39% Kans OK eindigt > 16:00 13% Kans OK eindigt > 16:30 33% Kans OK eindigt > 16:30 3% Kans OK eindigt > 17:00 27% Kans OK eindigt > 17:00 1% Kans OK eindigt > 17:30 21% Kans OK eindigt > 17:30 0% Kans OK eindigt > 18:00 17% Kans OK eindigt > 18:00 0% Kans OK eindigt > 18:30 13% Kans OK eindigt > 18:30 0% Kans OK eindigt > 19:00 10% 11 juni 2008 2e PICA mini-symposium 32 Kans OK eindigt > 19:00 0% Kans OK eindigt > 19:30 7%
Bedankt voor uw aandacht Vragen? 11 juni 2008 2e PICA mini-symposium 33