Automatisering voor Financiële Dienstverleners UBizz & Systeembeheer
Historie Revisie Datum Door Wijzigingen 1.0 12 sep 2005 JvdL Eerste versie
UBizz is een veelomvattend BedrijfsInformatieSysteem dat binnen een commercieel bedrijf vaak de belangrijkste ondersteunende software applicatie vormt. Het is zaak dat BedrijfsInformatie als een schat wordt bewaard en gekoesterd. Veel van die informatie bevindt zich alleen maar in UBizz. UBizz wordt geleverd door Pyrrho. Na oplevering door Pyrrho wordt het gebruikende bedrijf verantwoordelijk voor het systeembeheer van UBizz. Ter ondersteuning van systeembeheer levert Pyrrho de applicatie UBizzAdministrator die enkele systeembeheertaken vereenvoudigt.
1 Systeembeheer: BedrijfsBelang Wat is van belang om te weten voor een systeembeheerder? Alles draait erom dat de medewerkers en klanten van het bedrijf 24/7 toegang tot de BedrijfsInformatie hebben. Zonder deze informatie kan het bedrijf zijn diensten niet of onvoldoende leveren, hetgeen uiteraard zeer ongewenst is. Hoe kan gecontroleerd worden dat het BedrijfsBelang zo goed mogelijk wordt behartigd?
2 Systeembeheer: Backups Backups Backups Systeembeheer moet ervoor zorgen dat backups worden gemaakt van data en systeembestanden. In overleg met de bedrijfsleiding wordt de frequentie bepaald. Met het nemen van een backup-frequentie-besluit is de kous niet af. Hoe krachtig en glorieus dat moment in de vergadering ook voelt, de ware kracht ligt in de uitvoering. Er moet backup-hardware en software in stelling gebracht worden. Als wordt besloten om 1 maal per dag een backup te maken, dan kan maximaal 1 dag BedrijfsInformatie verloren gaan. Er moet 1x per dag gecontroleerd worden dat backup is gemaakt en juist is gemaakt. Bij voorkeur net nadat backup is gemaakt. Hoe langer gewacht wordt, des te groter de bedrijfsschade. Als wordt besloten om 1 maal per week een backup te maken, dan kan maximaal 1 week BedrijfsInformatie verloren gaan. Er moet 1x per week gecontroleerd worden dat backup is gemaakt en juist is gemaakt. Bij voorkeur net nadat backup is gemaakt. Hoe langer gewacht wordt, des te groter de bedrijfsschade. Als wordt besloten om 1 maal per jaar een backup te maken, dan kan in een klap BedrijfsInformatie van een jaar verloren gaan. Er moet 1x per jaar gecontroleerd worden dat backup is gemaakt en juist is gemaakt. Bij voorkeur net nadat backup is gemaakt. Hoe langer gewacht wordt, des te groter de bedrijfsschade. Dit klinkt misschien allemaal vanzelfsprekend, maar hoogstzelden wordt de gewenste en voorgenomen situatie ook daadwerkelijk aangetroffen. Twee willekeurige aangetroffen situaties: 1 Klant komt er na een crash achter dat hij geen systeembeheerder heeft, en dat de backup procedures die zijn neefje een jaar geleden ingesteld had wel draaiden, maar geen enkele data op het fraaie backup medium wegschreven. (Remedie: net als bij een brandoefening, periodiek een backup restore oefening uitvoeren. De eerste direct na maken van de eerste backup) 2 - Systeembeheerder komt erachter dat de UBizzAdministrator die data backups voorbereid, al 2 maanden geen van haar taken uitvoerde omdat bij opstarten 2 maanden geleden geen licentie beschikbaar was. (Remedie: bekijk resp 1x per dag, 1x per week of 1x per jaar met de Verkenner of er dagelijks nieuwe bestanden worden klaargezet. Open regelmatig de UBizzAdministrator systeemlog om te zien of alle taken met succes uitgevoerd worden. Als je niet weet waar je kijken moet, is het zaak om persoonlijke instructie bij Pyrrho te halen.)
3 Systeembeheer: Systeem Monitoring Systeembeheer moet controleren of UBizz naar behoren draait, en bij calamiteiten bereid en in staat zijn om effectief te handelen. Hiervoor moet een aangewezen medewerker, een eigen systeembeheerder, of een systeembeheerder van een extern bedrijf systeem monitoring uitvoeren. (Deze dienst wordt NIET standaard door Pyrrho geleverd, evenmin als het controleren van de houdbaarheidsdatum van melk in uw koelkast door Albert Heijn wordt verzorgd. Dat is de verantwoordelijkheid van de systeembeheerder.) Als UBizz goed draait, is het BedrijfsBelang naar beste weten gediend. Als UBizz NIET goed draait, dan is het BedrijfsBelang in gevaar. Dit kan onder meer in de volgende situaties: 3.1 UBizz applicatie of data is door storing van de hardware en/of software beschadigd. (Foutmeldingen MySQL returned error of iets dergelijks in UBizzServer-window of systeemlog) Remedie: restore backup van UBizz applicatie en/of data, vervang of repareer defecte hardware. 3.2 UBizz functionaliteit lijkt bij eerste of gewijzigde gebruik ernstige fouten te genereren Remedie: restore backup van UBizz applicatie en/of data. Stuur een foutenrapport naar Pyrrho. 3.3 Een update van het UBizz systeem werkt helemaal niet of genereert ernstige fouten Remedie: restore backup van UBizz applicatie en/of data. Stuur een foutenrapport naar Pyrrho.
3.4 In geisoleerde gevallen, bijvoorbeeld alleen bij wijzigen adres van bedrijf, crasht UBizz. Remedie: A: restore backup van UBizz applicatie en/of data. Stuur een foutenrapport naar Pyrrho. of B: Instrueer gebruikers om deze handeling tijdelijk niet uit te voeren en Stuur een foutenrapport naar Pyrrho. 3.5 Door een gebruikersfout kan een gebruiker bepaalde data niet benaderen of opslaan, of juiste resultaten terugkrijgen bij een actie. Remedie: corrigeer de gebruiker. Stuur gebruiker op cursus naar Pyrrho, of stuur een suggestie naar Pyrrho met uitleg hoe deze gebruikersfout te voorkomen is. 3.6 Systeem wordt na langer en intensiever gebruik trager. Begrijp dat een systeem dat snel draait voor 1 gebruiker, minder snel wordt bij gebruik door 100. Hetzelfde geldt voor data. Een bijna lege database geeft sneller zijn informatie terug dan een jarenlang gevulde. Remedie: Overweeg in overleg met Pyrrho om hardware investeringen te doen. Plotselinge vertraging (van het ene op het andere moment) kan duiden op een systeemfout. Herstart server en of restore backup van UBizz applicatie en/of data. Stuur een foutenrapport naar Pyrrho.