FUNCTIONERINGS- EN BEOORDELINGSGESPREKKEN IN DE WOONBRANCHE Nieuwegein, januari 2012 Jeroen Kleingeld EN HOE GAAT HET NOU? LEUK DAT JE DAT VRAAGT! WW_kaft gesprekken.indd 1 16-01-2012 13:50:13
Inhoud 1. Inleiding... 2 1.1 Aanleiding... 2 1.2 Respons... 2 2. Resultaten werknemers... 3 2.1 Beoordelingsgesprekken... 3 2.2 Functioneringsgesprekken... 6 3. Resultaten werkgevers... 10 3.1 Beoordelingsgesprekken... 10 3.2 Functioneringsgesprekken... 11 3.3 Personeelswijzer wonen... 14 4. Conclusies en aanbevelingen... 15 1
1. Inleiding 1.1 Aanleiding WoonWerk, opgericht door de werkgeversorganisatie CBW-MITEX en de werknemersorganisaties FNV Bondgenoten en CNV Dienstenbond, stimuleert de arbeidsmarkt wonen met ondersteunende maatregelen. Inzicht verkrijgen in de huidige en toekomstige arbeidsmarktontwikkelingen is hierbij essentieel. Fuctionerings- en beoordelingsgesprekken zijn belangrijke instrumenten voor zowel werknemers als werkgevers. Het houdt werknemers en werkgevers scherp en prikkelt de motivatie. Hier profiteren zowel de werknemers en de werkgevers van. Dit onderzoek gaat in op het gebruik en beleving van deze instrumenten binnen de woonbranche. 1.2 Respons WoonWerk heeft de beschikking over twee panels. Een panel met werkgevers uit de woonbranche en een panel met werknemers uit de woonbranche. Onderstaande tabel geeft de respons van beide panels weer. Door het hoge aantal panelleden in het werknemerspanel zijn deze uitspraken representatief voor de gehele woonbranche. Bij de werkgevers ligt de respons aanzienlijk lager, dus hier is meer voorzichtigheid geboden bij het doen van de uitspraken. Tabel 1. Respons percentages Panel N* n** Responspercentage Werkgeverspanel 400 88 20% Werknemerspanel 3343 485 15% *Het totale aantal panelleden in het bestand. **Het aantal panelleden dat deelnam aan dit onderzoek. 2
2. Resultaten werknemers Aan dit onderzoek hebben 485 werknemers deelgenomen. De resultaten zijn hiermee representatief te noemen. In dit hoofdstuk komen eerst de vragen over beoordelingsgesprekken aan bod, daarna wordt het functioneringsgesprek behandeld. 2.1 Beoordelingsgesprekken Met slechts 41% van de ondervraagde werknemers worden beoordelingsgesprekken gehouden, blijkt uit figuur 1. Een beoordelingsgesprek is een gelegenheid om de werknemer te laten weten hoe zijn of haar functioneren wordt ervaren door de leiding. Hoewel het niet verplicht is, is een beoordelingsgesprek toch de gelegenheid voor een werkgever om terug te kijken op de prestaties van de werknemer. Voor de werknemer op zijn beurt geeft het aan waar hij staat. Een nuttig instrument dus. Figuur 1. Worden er beoordelingsgesprekken met je gehouden? 59% 41% Ja Het initiatief voor beoordelingsgesprekken komt in driekwart van de gevallen van de leidinggevende, 5% van de werknemers moet er zelf om vragenvraagt er zelf om en in 1 op de 5 gevallen herinnert men elkaar. Figuur 2 geeft het overzicht. Figuur 2. Wie heeft het initiatief genomen voor het beoordelingsgesprek? 21% Mijn leidinggevende 5% Ikzelf 74% Beiden 3
Naarmate het aantal personen in een bedrijf toeneemt, neemt ook het percentage werknemers dat een beoordelingsgesprek heeft toe, van 31% bij bedrijven tot 5 werknemers naar 65% bij bedrijven met meer dan 100 werknemers. Figuur 3 laat het nog eens zien. Figuur 3. Worden er beoordelingsgesprekken met je gehouden? (naar bedrijfsgrootte) 100 en meer 51 tot 99 26 tot 50 11 tot 25 6 tot 10 0 tot 5 65% 54% 46% 38% 40% 31% 35% 46% 54% 62% 60% 69% Ja 0% 20% 40% 60% 80% 100% Figuur 4 leert ons dat vooral de inkoop-, HRM-, en marketingfunctiegroep regelmatig beoordelingsgesprekken heeft. Veel van deze functies zitten bij de grotere bedrijven die sowieso vaker een dergelijke beoordelingsstructuur hebben. Bij leidinggevende- en verkoopen adviesfuncties is in krap de helft van de gevallen een beoordelingsgesprek standaard, terwijl werknemers in de woonbranche met een styling en ontwerpfunctie en een ambachtelijke functie in slechts 1 op de 5 gevallen regelmatige beoordelingsgesprekken voert met zijn of haar werkgever. Figuur 4. Worden er beoordelingsgesprekken met je gehouden? (naar functiegroep) Inkoop-, HRM-, marketingfunctie 79% 21% Leidinggevende functie 48% 52% Verkoop- en adviesfunctie 46% 54% Parketvloerlegger/ Parketteur 43% 57% Logistieke functie 40% 60% Badkamer- keukeninstallateur 33% 67% Woningstoffeerder 32% 68% Adm., automatisering of fin. functie 31% 69% Styling en ontwerp 22% 78% Overige amb./ technische functie 21% 79% 0% 20% 40% 60% 80% 100% Ja Voor verreweg het grootste gedeelte van de werknemers (81%) met wie beoordelingsgesprekken worden gevoerd geldt dat het 1 keer per jaar plaatsvindt. 17% doet dit tweejaarlijks. Zie ook figuur 5. Figuur 5. Hoe vaak per jaar worden er beoordelingsgesprekken met je gehouden? 17% 1 keer per jaar 2 keer per jaar 81% 4
Figuur 6 geeft alle onderwerpen weer die in beoordelingsgesprekken aan bod komen. Het meest besproken zijn prestaties, (niet) behaalde resultaten en samenwerking met collega s. Opleidingen, verzuim en loopbaan zijn de minst besproken onderwerpen. Figuur 6. Welke onderwerpen zijn in je beoordelingsgesprek aan de orde gekomen? prestaties (niet) behaalde resultaten samenwerking met collega's werksfeer werkzaamheden komende periode werkbelasting/ werkdruk arbeidsomstandigheden ambities salaris opleidingen verzuim loopbaan 35% 32% 30% 26% 21% 21% 74% 72% 68% 60% 56% 52% 0% 20% 40% 60% 80% 5
2.2 Functioneringsgesprekken Anders dan bij beoordelingsgesprekken, die eenrichtingsverkeer zijn, is er bij een functioneringsgesprek ruimte om met elkaar van gedachten te wisselen over werk en loopbaan. In bijna de helft van de gevallen, 46%, vinden jaarlijks functioneringsgesprekken plaats, zo laat figuur 7 ook zien. Figuur 7. Worden er functioneringsgesprekken met je gehouden? 54% 46% Ja Figuur 8 geeft eenzelfde beeld als de vergelijkbare figuur van hoofdstuk 1, figuur 3. Ook hier geldt, hoe meer werkzame personen, des te hoger het percentage functioneringsgesprekken. Uit de geschreven toelichtingen blijkt wel dat ook werknemers in kleinere bedrijven behoefte hebben aan een officieel moment waarop gekeken kan worden naar de arbeidsverhoudingen, getuige onder andere het volgende citaat: Ik mis deze gesprekken enorm en heb ze al diverse keren voorgesteld. Mijn werkgever vind het team te klein om zoiets te organiseren en is van mening dat er iedere dag ruimte is voor een gesprek. Ik deel deze mening niet omdat ik nu met zaken blijf lopen die ik liever tijdens een rustig gesprek naar voren zou willen brengen. Ook mis ik op deze wijze doelstellingen en dingen waar je aan kan werken, etc. Figuur 8. Worden er functioneringsgesprekken met je gehouden? (naar bedrijfsgrootte) 100 en meer 51 tot 99 26 tot 50 11 tot 25 6 tot 10 0 tot 5 68% 61% 64% 49% 41% 32% 32% 39% 36% 51% 59% 68% Ja 0% 20% 40% 60% 80% 100% 6
Bij een derde van de werknemers zijn er naast de officiële functionerings- en beoordelingsmomenten ook nog andere momenten waarop de voortgang wordt besproken. Uit de toelichtingen blijkt dat het hier gaat om regelmatige terugkoppeling van hoe projecten verlopen. Werknemers zijn hier doorgaans heel tevreden mee. Zie ook figuur 9. Figuur 9. Zijn er, naast je officiële functionerings- en of beoordelingsgesprek, nog andere momenten waarop je voortgang wordt gesproken? 3% 65% 32% Ja, Weet niet De top vijf van onderwerpen die aan bod komen in functioneringsgesprekken zijn vooral prestaties, samenwerking met collega s, (niet) behaalde resultaten, werksfeer en de werkzaamheden voor de komende periode. Opvallend in figuur 10 is dat bij 27% het onderwerp salaris ook aan bod komt, terwijl dit in principe in het beoordelingsgesprek thuishoort. De enige twee onderwerpen die een significante invloed hebben op de beoordeling van het gesprek door de werknemer zijn de werkzaamheden de komende periode en de werkdruk. Deze twee onderwerpen vinden werknemers het belangrijkst bij het functioneringsgesprek. Figuur 10. Welke onderwerpen zijn in je functioneringsgesprek aan de orde gekomen? prestaties samenwerking met collega's (Niet) behaalde resultaten werksfeer werkzaamheden komende periode werkbelasting/ werkdruk ambities arbeidsomstandigheden opleidingen salaris loopbaan verzuim 84% 75% 74% 65% 55% 49% 43% 37% 31% 27% 26% 24% 0% 20% 40% 60% 80% 100% 7
Het initiatief voor het functioneringsgesprek wordt doorgaans door de werkgever genomen, hoewel in een kwart van de gevallen het een gezamenlijke afspraak is. Figuur 11 geeft het overzicht. Figuur 11. Wie heeft het initiatief genomen voor het functioneringsgesprek? 7% 25% 69% Mijn leidinggevende Ikzelf Beiden Met drie stellingen is achterhaald hoe werknemers naar functionerings- en beoordelingsgesprekken kijken. Ten eerste of de laatste beoordeling een goede afspiegeling is geweest van het functioneren. Slechts een klein percentage, 12% (9%+3%), is het daar niet mee eens. De tweede stelling vraagt of werknemers het gevoel hebben dat er naar ze geluisterd wordt. Slechts 18% (11%+7%) is het niet eens met de stelling. De laatste stelling uit figuur 12 vraagt of het functioneringsgesprek concreet van aard was. 14% (9%+5%) is het daar niet mee eens. Figuur 12. Stellingen Mijn laatste beoordelingsgesprek was een goede afspiegeling van mijn functioneren. Tijdens mijn functioneringsgesprek had ik het gevoel dat er naar me geluisterd werd. Mijn laatste functioneringsgesprek was concreet van aard. 14% 19% 24% 50% 48% 48% 24% 9% 3% 16% 11% 7% 15% 9% 5% 0% 20% 40% 60% 80% 100% Geheel mee eens Mee eens Noch mee eens, noch mee oneens Mee oneens Geheel mee oneens Nog lang niet iedereen krijgt een kopie van het verslag mee na het gesprek. Dat is jammer, want met een dit verslag weten zowel werknemer als werkgever waar ze aan toe zijn, en hebben ze altijd een document om op terug te vallen. Figuur 13. Heb je een kopie van de resultaten of het verslag van je functioneringsgesprek gekregen? 4% 32% 65% Ja Weet niet 8
Figuur 14 laat zien dat het meest gegeven cijfer voor het functioneringsgesprek een 8 is. Toch is het gemiddelde een 6,6. De figuur leert ons dat de (zware) onvoldoendes aan de linkerkant het gemiddelde flink drukken. Figuur 14. Tevredenheid functioneringsgesprek in rapportcijfer 30% 25% 20% 15% 10% 5% 0% 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 9
3. Resultaten werkgevers Aan dit onderzoek hebben 88 werkgevers deelgenomen. Ondanks dat dit strikt genomen wat mager is om uitspraken over te doen, wordt dat toch gedaan in het komende hoofdstuk. De getallen in dit hoofdstuk moeten daarom ook als indicatief worden beschouwd. 3.1 Beoordelingsgesprekken Beoordelingsgesprekken worden in 43% van de gevallen gehouden. Het is dus nog geen normale praktijk in de woonbranche. Voor een klein gedeelte wordt dit verklaard door de aanwezigheid van eenmanszaken in de steekproef. Daarnaast zie je dat een aantal kleinere bedrijven het niet nodig vinden omdat men al zo intensief samenwerkt.. Zie ook figuur 15. Figuur 15. Worden in uw onderneming beoordelingsgesprekken gehouden? 43% Ja 57% De bovenste stelling in figuur 16 is eigenlijk een strikvraag. Wanneer de structuur van functioneringsgesprekken en beoordelingsgesprekken wordt gebruikt, is het beoordelingsgesprek eenrichtingsverkeer. Tijdens de functioneringsgesprekken is er dan ruimte voor discussie. Slechts een klein gedeelte 19% (16%+3%) zegt expliciet dat beoordelingen eenrichtingsverkeer zijn. Beoordelings- en functioneringsgesprekken lopen hier dus enigszins door elkaar heen. Figuur 16. Stellingen beoordeling 1 In het beoordelingsgesprek is ruimte voor discussie met de werknemer. 21% 45% 16% 16% 3% Beoordelingsgesprekken zijn een effectief instrument om de prestatie van werknemers te verhogen. 24% 58% 13% 0% 20% 40% 60% 80% 100% Geheel mee eens Mee eens Noch mee eens, noch mee oneens Mee oneens Geheel mee oneens De onderste stelling van figuur 16 laat zien dat vrijwel alle werkgevers beoordelingsgesprekken een effectief instrument vinden om de prestatie van werknemers te verhogen. 10
3.2 Functioneringsgesprekken In bijna de helft van de bevraagde bedrijven worden functioneringsgesprekken gehouden. Figuur 17 geeft het overzicht. Figuur 17. Worden in uw onderneming functioneringsgesprekken gehouden? 51% 49% Ja In de ruim driekwart van de gevallen worden de functioneringsgesprekken jaarlijks gehouden. Bij de rest wordt dit meerdere keren per jaar gedaan, zoals ook blijkt uit figuur 18. Figuur 18. Aantal functioneringsgesprekken per jaar. 23% 1 77% 2 of meer Volgens de werkgevers zijn vrijwel alle functioneringsgesprekken concreet van aard. Uit eerder onderzoek blijkt dat hoe concreter een gesprek is, des te meer werknemer en werkgever eraan hebben. De tweede stelling in figuur 19 laat goed zien dat er open en gelijkwaardig gesproken wordt tijdens functioneringsgesprekken, ook een belangrijk gegeven. Figuur 19. Stellingen functioneren 1 Functioneringsgesprekken zijn concreet van aard. 19% 72% 9% Tijdens de functioneringsgesprekken hangt er een gelijkwaardige sfeer. 12% 65% 16% 7% 0% 20% 40% 60% 80% 100% Geheel mee eens Mee eens Noch mee eens, noch mee oneens Mee oneens Geheel mee oneens 11
Figuur 20 geeft weer dat er goed naar elkaar wordt geluisterd en ook werknemers voldoende ruimte krijgen om te zeggen wat er op hun hart ligt. Ook hier gaat het dus prima, aldus de werkgevers. Figuur 20. Stellingen functioneren 2 Ik heb het gevoel dat er naar me geluisterd wordt tijdens functioneringsgesprekken. 12% 74% 14% Tijdens de functioneringsgesprekken hebben mijn werknemers voldoende ruimte om hun zegje te doen. 40% 58% 2% 0% 20% 40% 60% 80% 100% Geheel mee eens Mee eens Noch mee eens, noch mee oneens Mee oneens Geheel mee oneens Figuur 21 laat zien dat er in veel gevallen, naast functioneringsgesprekken, nog andere momenten zijn waarop de voortgang wordt besproken. In 60% van de van gevallen, zo laat figuur 21 zien. Figuur 21. Zijn er, naast de officiële functionerings- en beoordelingsgesprekken, nog andere momenten waarop de voortgang wordt besproken? 4% 36% 60% Ja, Weet niet 12
Onderwerpen die het meest aan bod komen zijn prestaties, de samenwerking met collega s en de werksfeer. Loopbaan, verzuim en salaris zijn minder gangbare onderwerpen. Figuur 22 geeft het overzicht van alle onderwerpen die aan bod komen. Figuur 22. Welke onderwerpen komen aan de orde tijdens functioneringsgesprekken? prestaties samenwerking met collega's werksfeer (niet) behaalde resultaten werkbelasting/ werkdruk ambities werkzaamheden komende periode arbeidsomstandigheden opleidingen loopbaan salaris verzuim 86% 81% 81% 70% 67% 67% 63% 63% 60% 51% 49% 47% 0% 20% 40% 60% 80% 100% Het initiatief wordt veelal genomen door de werkgever, in 74% van de gevallen is dit het geval. In een kwart van de gevallen herinneren werknemer en werkgever elkaar eraan dat het weer tijd is voor functioneringsgesprekken. In een klein gedeelte van de gevallen (2%) moet de werknemer de werkgever zelf herinneren aan het functioneringsgesprek, zie ook figuur 19. Figuur 23. Wie neemt het initiatief voor functioneringsgesprekken? 2% 24% 74% Ikzelf De werknemer Beiden 13
3.3 Personeelswijzer wonen De personeelswijzer wonen, (www.personeelswijzerwonen.nl) waar onder andere alle informatie over beoordelings- en functioneringsgesprekken staat, is nog niet zo bekend, slechts 33% van de bevraagde werkgevers kent het. Figuur 24. Bent u bekend met de personeelswijzer wonen? 67% 33% Ja Onder de werkgevers die de personeelswijzer wonen kennen is het gebruik voor beoordelingsgesprekken ook nog erg laag, slechts 17% gebruikt het. Er valt hier dus nog een hoop te winnen. Figuur 25 geeft het overzicht. Figuur 25. Gebruikt u de personeelswijzer wonen voor beoordelingsgesprekken en functioneringsgesprekken? 17% 83% ja nee Helaas moet hier geconcludeerd worden dat de persoonswijzer wonen nog maar mondjesmaat wordt gebruikt. 14
4. Conclusies en aanbevelingen Functioneringsgesprekken zijn bij grote organisaties veel meer ingeburgerd dan bij kleine bedrijven Bij slechts 41% van de ondervraagde werknemers worden functioneringsgesprekken gehouden. Naarmate het aantal personen in een bedrijf toeneemt, neemt ook het percentage medewerkers dat een functioneringsgesprek heeft toe: van 31% bij bedrijven tot 5 werknemers naar 65% bij bedrijven met meer dan 100 werknemers. Hoewel het niet verplicht is, is een functioneringsgesprek toch de gelegenheid om open met elkaar van gedachten te wisselen over het werk. Daarom alleen al is het zinnig voor werknemer en werkgever. Uit de resultaten blijkt dat twee onderwerpen essentieel zijn in een functioneringsgesprek, de werkzaamheden voor de komende periode en de werkdruk. Onderwerpen die meestal ook aan bod komen zijn prestaties, samenwerking met collega s en de werksfeer. Andere overlegmomenten Bij een derde van de werknemers zijn er naast de officiële functionerings- en beoordelingsmomenten ook nog andere momenten waarop de voortgang van het werk wordt besproken. Uit de toelichtingen blijkt dat het hier gaat om regelmatige terugkoppeling van hoe projecten verlopen. Werknemers zijn hier doorgaans heel tevreden mee. Als er gesprekken worden gehouden, zijn ze volledig De top vijf van onderwerpen die aan bod komen in een functioneringsgesprek zijn: prestaties, samenwerking met collega s, (niet) behaalde resultaten, werksfeer en de werkzaamheden voor de komende periode. Het gesprek zelf wordt door werknemers vaak met een hoge waardering beoordeeld, gemiddeld met een 6,6 als voldoende beoordeeld, doordat er ook zware onvoldoendes vallen. Opvallend is dat bij 27% het onderwerp salaris ook aan bod komt, terwijl dit in principe in het beoordelingsgesprek thuishoort. en lijken ze sprekend op beoordelingsgesprekken Hoewel de inhoud van beoordelingsgesprekken wezenlijk anders zou moeten zijn dan die van een functioneringsgesprekken, zijn de cijfers voor beoordelingsgesprekken ongeveer hetzelfde. 46% van de werknemers heeft deze en naarmate het aantal personeelsleden groeit, groeit het percentage dat beoordelingsgesprekken heeft ook. De top vijf van onderwerpen is - op werksfeer na - ook hetzelfde bij de beoordelingsgesprekken. Beoordeling en functioneringsgesprekken gaan bijna altijd samen De enige twee onderwerpen die van invloed zijn op het rapportcijfer van de werknemers over het gesprek, zijn de werkdruk en de werkzaamheden voor de komende periode. Met andere woorden, wanneer deze twee onderwerpen regelmatig met de werknemers worden besproken ben je als werkgever al een heel eind op weg. 15
en kunnen ook heel goed samen! Een methode die veel wordt gebruikt integreert het beoordelingsgesprek en het functioneringsgesprek, waarbij eerst door de werkgever eenzijdig aan de werknemer wordt verteld hoe het functioneren wordt ervaren en daarna in het functioneringsgedeelte de dialoog plaatsvindt. Dit heeft als voordeel dat er geen apart moment ingelast hoeft te worden en dat beoordelingsgesprekken ook worden gehouden als de werknemer goed functioneert. Nu wordt het instrument beoordelingsgesprek nogal eens ingezet als een werknemers niet naar behoren functioneert. Het gevaar bestaat dat het dan een afrekengesprek wordt. Maar moeten niet door elkaar heen lopen. Het grote verschil tussen het beoordelingsgesprek en het functioneringsgesprek is dat het eerste eenrichtingsverkeer van de werkgever is. Hier vertelt de werkgever hoe het functioneren wordt ervaren. Het is van belang dat het ook eenrichtingsverkeer is. Dan kan de werkgever zijn zegje doen en is het helder voor de werknemer. Werknemers en werknemers eensgezind Werknemers en werknemers lopen niet uiteen in de antwoorden. In andere panelonderzoeken hadden werkgevers en werknemers soms uiteenlopende waarnemingen, dit is bij dit onderwerp niet zo. Er zijn weliswaar kleine verschillen, maar dit kan niet toegewezen worden aan het onderzoek. Er worden niet één op één werknemers en werkgevers van dezelfde bedrijven bevraagd, vandaar dat er vrijwel altijd kleine verschillen zullen zijn. Personeelswijzer wonen Voor degene die beoordeling- en functioneringsgesprekken houden is dit een zeer waardevol instrument dat heel serieus gebruikt wordt. En werknemers waarderen het dan ook zeer bij hun werkgevers. Mede om deze reden heeft WoonWerk de personeelswijzer wonen (www.personeelswijzerwonen.nl) gemaakt die door iedereen in de woonbranche gratis kan worden gebruikt. Op de website vindt u informatie over personeelsbeleid, functionering en beoordeling van medewerkers, het organiseren van (mede)zeggenschap, checklisten, tips en tools. Er is een aparte tab voor werkgevers en werknemers met specifieke informatie voor beiden doelgroepen. 16
HOZELE FVOGANDANJE? HET NOU, WEL GOED EIGENLIJK! 647 227 PROFESSIONALISERING & ARBEIDSMARKT WOONBRANCHE WW_kaft gesprekken.indd 2 Symfonielaan 1 3438 EW Nieuwegein Tel.: 030-60 20 170 info@woonwerk.nl E-mail: info Postbus 7207 3430 JE Nieuwegein Fax: 030-60 20 179 www.werkeninwonen.nl 16-01-2012 13:50:15