Programma van eisen accountant De accountant dient om zijn controletaak adequaat te kunnen uitvoeren over voldoende kennis en ervaring te beschikken op voor gemeenten specifieke wet- en regelgeving op een breed terrein. Er wordt uitgegaan van onderstaande criteria. 1. Algemeen De accountantsfunctie is gericht op de certificering en daarmee samenhangende advisering en ondersteuning. Voor deze functie is ruime kennis en ervaring op het gebied van wet- en regelgeving met betrekking tot de gemeenten noodzakelijk. Het gaat hier om het brede terrein van het gemeentelijke beleid en beheer. De accountant dient over brede kennis en ervaring te beschikken over het functioneren van gemeentelijke organisaties met een vergelijkbare grootte, met complexe bouwprojecten en die een fusie achter de rug hebben. De accountant is bereid de accountantsfunctie af te stemmen op het bedrijfsconcept van de gemeente Kaag en Braassem. Met de uitoefening van deze functie wordt een bijdrage geleverd aan de kwaliteitsontwikkeling van de gemeentelijke organisatie. Ook de wijze waarop de accountant vorm gaat geven aan de inhoud van de uitoefening van de accountantsfunctie maakt hier onderdeel van uit. Verwacht wordt dat de offerte ingaat op de te hanteren methoden en technieken en de wijze waarop met de ambtelijke en bestuurlijke organisatie wordt gecommuniceerd. Er moet sprake zijn van een directe (ook fysieke) bereikbaarheid van de teamleiding, duidelijkheid moet bestaan over responstijden bij spoedvragen en het werken met vaste aanspreekpunten. Voor zowel de certificerende als de adviesfunctie beschikt het accountantskantoor over: - een open en tevens kritische houding ten opzichte van de organisatie; - goed ontwikkelde adviesorganisatie die in staat is de genoemde processen met kennis en mankracht te ondersteunen; - sterk ontwikkelde kennis op het gebied van grondexploitaties, gelet op de specifieke problematiek van Kaag en Braassem en haar grondexploitatieprojecten, met name Braassemerland; - sterk ontwikkelde kennis op het gebied van EDP-audit en ICT; - goede sociale vaardigheden en het vermogen om te kunnen communiceren met alle actoren in het proces. 2. Controles De vereiste controles zijn controles op hoofdlijnen en op de administratieve organisatie en interne controle, waarbij gebruik gemaakt wordt van moderne controletechnieken. Naast de jaarrekeningcontrole wordt een interim-controle verwacht met als doel het vergroten van de efficiency en het versnellen van de eindejaarscontrole, onder meer door het creëren van mogelijkheden voor een versnelde bijsturing. Tijdens de interim-controle wordt ook aandacht besteed aan de SISA-verantwoording. 3. Brede ervaring Degenen die de controle uitvoeren hebben ruime ervaring met de controle van gemeenten en zijn goed op de hoogte van de specifieke gemeentelijke kenmerken. In het Pagina 1 van 7
selectietraject toont de aanbieder aan dat hij ervaring heeft met de reguliere controle van gemeenten. Hoewel de gemeentelijke ervaring het belangrijkste is, is ervaring in andere lagen van de overheid en in het bedrijfsleven ook relevant. Om aan te geven dat de accountant over voldoende kennis en ervaring met betrekking tot voor gemeenten specifieke wet- en regelgeving op een breed terrein (waaronder fiscale zaken) beschikt, wordt een overzicht verstrekt met daarin de gemeenten en hun omvang van het inwonertal, die de accountant op dit moment controleert. Ook de aanwezige expertise, binnen het kantoor belast met de controle, moet aantoonbaar aanwezig zijn om op adequate wijze verklaringen binnen de daarvoor geldende termijnen af te kunnen geven. De aanbieder geeft duidelijk inzicht in het kwaliteitsniveau van de functionarissen die ingezet worden bij de uitvoering van het controlewerk binnen de diverse organisatieonderdelen, blijkende uit C.V. s. Dit geldt met name voor de kwaliteit van de controleleiders, die tevens contactpersonen zijn voor de verschillende organisatieonderdelen binnen de gemeente. 4. Rapportages De accountant is in de rapportages kritisch naar de organisatie toe. Hij stelt de rapportages transparant op, d.w.z. dat de bevindingen duidelijk te volgen zijn, een consistente gedragslijn te volgen is, tekortkomingen en risico s tijdig worden gesignaleerd en hierbij oplossingsgerichte adviezen worden verstrekt. Uit het rapport moet duidelijk blijken dat de accountant de gemeente kent. Tevens neemt de accountant positieve ontwikkelingen die in het oog springen in zijn rapportage op. 5. Adviespotentieel Adviespotentieel is van belang als maatstaf voor kennis en ervaring op het terrein van bedrijfsmatige ontwikkelingen in de gemeentelijke praktijk. Adviespotentieel is de maat voor de verscheidenheid aan gekwalificeerde adviesdiensten waarop de accountant in zijn eigen organisatie kan terugvallen en die van belang kunnen zijn in de gemeentelijke praktijk, zoals deskundigheid op het gebied van belastingrecht, automatisering, diepteonderzoeken naar bijvoorbeeld rechtmatigheid, bedrijfsvergelijking tussen gemeenten, administratieve organisatie, EDP-audits, grondexploitatie, enz. De accountant dient: - een vaste accountmanager aan te stellen, waarmee alles met betrekking tot de accountant besproken wordt; - zijn onafhankelijke, onpartijdige en kritische rol te waarborgen; - professioneel te zijn: d.w.z. kennis van zaken te hebben, ervaring uit te stralen, afspraken na te komen, communicatief goed onderlegd te zijn, een zakelijke en open houding ten opzichte van de gemeente te hebben; - belangenverstrengeling te voorkomen. 6. Samenstelling controleteams Bij samenstelling van het team is deskundigheid van het te controleren organisatieonderdeel vereist. Binnen het team vindt een goede kennisoverdracht plaats en is de rolverdeling duidelijk. Het team dat de interim-controle uitvoert, voert uit efficiencyoogpunt ook de eindcontrole uit. Zoveel mogelijk is de samenstelling van het team voor de volgende jaren gelijk aan de samenstelling van het eerste jaar. 7. Controlefilosofie Als maatstaf voor een stimulerende bijdrage aan de verdere verfijning van het planning- en controle-instrumentarium geldt de mate waarin de controle- en advieswerkzaamheden gericht zijn op de ontwikkeling van een zoveel mogelijk zichzelf controlerende organisatie, die niet alleen zicht heeft op zijn risicomarges maar deze risico's ook adequaat beheerst. Een en ander blijkt onder meer uit de bereidheid van de accountant om gedurende de contractperiode zijn contractprijs neerwaarts bij te stellen naarmate het zelfcontrolerend Pagina 2 van 7
vermogen toeneemt of als gevolg van eventuele nieuwe ontwikkelingen. 8. Continuïteit De factor continuïteit geeft de zekerheid aan waarmee verwacht mag worden dat de betrokken accountant de gemeentelijke overheid duurzaam als een van zijn primaire markten zal beschouwen. 9. Communicatie / coördinatie Interne communicatie (uitwisseling van kennis en ervaring) tussen controlemedewerkers is een noodzakelijke voorwaarde voor het uitvoeren van een efficiënte en effectieve controle. Er wordt uitsluitend gewerkt volgens een van tevoren met de organisatie afgesproken planning. De offerte De offerte bevat minimaal de volgende elementen: 1. Algemeen a. de filosofie over controle op rechtmatigheid b. de filosofie over partnership c. de perceptie van de 'natuurlijke adviesfunctie' d. de eventuele betrokkenheid en aantoonbare ervaring bij actuele ontwikkelingen, zoals single audit en EDP-audit e. de ervaring bij gemeenten, toegespitst op grootte van de gemeentelijke organisatie, complexiteit van bouwprojecten en fusiegemeenten, en eventuele referenties f. ervaring met toezichthoudende organen g. methoden en technieken en de wijze van communicatie met de ambtelijke en bestuurlijke organisatie h. continuïteit 2. Specifiek a. de controlefilosofie (de controleaanpak, de eisen / wensen met betrekking tot interne controle en administratieve organisatie, etc.) b. een overzicht van de samenstelling en kwalificatie van het dienstverleningsteam voor de reguliere controle en deelverklaringen, waaruit de in dit programma opgenomen brede ervaring kan worden afgeleid 3. De prijs De uitvoering van de taak vindt tegen een vooraf vastgestelde totaalprijs voor alle werkzaamheden plaats. De aanbieder offreert één prijs (per jaar voor de eerste twee jaar, excl. BTW, inclusief andere kosten, met een optie tot verlenging voor nog eens twee jaar), met daarbinnen onderscheid in de algemene certificerende functie (inclusief de natuurlijke adviesfunctie en de bestuurlijke ondersteuning) en de certificerende functie voor het totale pakket van deelverklaringen. Daarbij wordt tevens de prijs per deelverklaring verstrekt. Indien het pakket van werkzaamheden substantiële veranderingen ondergaat, wordt de prijs bijgesteld op basis van een open calculatie van het meer- of minderwerk. Op basis hiervan stellen partijen in overleg een bijstelling van het geoffreerde tarief vast. Voor de certificerende functie wordt uitgegaan van de percentages voorgeschreven in het Besluit accountantscontrole gemeenten. Deze percentages zijn ook van toepassing op de deelverklaringen. De te hanteren rapporteringstoleranties zijn gelijk aan de goedkeuringstoleranties. Pagina 3 van 7
Er is een vastgesteld controleprotocol voor de controle op de jaarrekening 2012, waarin die percentages zijn opgenomen. De raad kan op basis van de controleverordening lagere goedkeurings- en rapporteringstoleranties vaststellen. Ten behoeve daarvan wordt verzocht aan te geven of er sprake is van prijsverandering indien de gemeenteraad bepaalt dat de goedkeuringstoleranties lager worden vastgesteld, bijvoorbeeld op 0,9% voor fouten in de jaarrekening en 2,5% voor onzekerheden in de controle. Deze percentages zijn dan ook van toepassing op de te hanteren rapporteringstoleranties. Eventuele prijsrisico s worden vermeld. 4. De aanbieder benadert de leden van de gemeenteraad en het college van burgmeester en wethouders niet persoonlijk over de offerte. 5. De raad gunt de controlewerkzaamheden aan het kantoor op grond van de economisch meest voordelige aanbieding. De mate waarin wordt voldaan aan de voorwaarden in dit programma van eisen (0,3), de ervaringen en referenties (0,1), de prijs (0,5) en de presentatie (0,1) zijn factoren die bij de beoordeling van de offerte meewegen. 6. De gemeente kan in voorkomende gevallen de controle van specifieke financiële verslagen opdragen aan een andere accountant. 7. De raad behoudt zich het recht voor om bij onvoorziene omstandigheden het aanbestedingstraject tijdelijk of geheel te stoppen. De werkzaamheden die van de accountant worden verwacht: 1. De ingevolge artikel 213 van de Gemeentewet in opdracht van de raad uit te voeren algemene controle van de jaarrekening. 2. De interim-controle. 3. De natuurlijke adviesfunctie. Gedacht kan worden aan adviezen die direct voortvloeien uit controlebevindingen en/of het gevolg zijn van de uitkomsten van besprekingen van (concept)rapportages. 4. Het periodiek onderzoeken van de opzet en de werking van de belangrijkste administratieve en organisatorische processen en de daarin opgenomen maatregelen van interne controle. Ad 1, 2, 3 en 4 Ten behoeve van de controle stelt de accountant elk jaar een controleplan op en voert hierover overleg met (een vertegenwoordiging van) de raad. Tevens vindt functioneel overleg plaats met een vertegenwoordiger van het college van burgemeester en wethouders en het ambtelijk apparaat. De controlewerkzaamheden vinden in principe tegen een maximumprijs plaats. Alleen in bijzondere gevallen kan er, in overleg met en na toestemming van de afdelingsmanager Middelen meerwerk worden afgesproken. Alleen op deze manier wordt geaccepteerd dat de eindafrekening hoger uitvalt dan het oorspronkelijke bedrag. Het resultaat van de werkzaamheden wordt gevormd door het afgeven van een managementletter, een controleverklaring en een verslag van bevindingen. In het kader van de oordeelvorming over de jaarrekening zijn goedkeuringstoleranties, zoals bepaald in artikel 2 van het Besluit accountantscontrole provincies en gemeenten van Pagina 4 van 7
toepassing. Los van de goedkeuringspercentages kunnen ook kwalitatieve gebreken leiden tot een andere dan een goedkeurende accountantsverklaring. In overleg zullen planningen inzake controlemomenten worden afgesproken. 5. Het uitbrengen van een controleverklaring en een verslag van bevindingen aan de raad. Het verslag bevat in ieder geval bevindingen over: a. de vraag of de inrichting van het financiële beheer en de financiële organisatie een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken; b. onrechtmatigheden in de jaarrekening. De rapporteringstoleranties ten behoeve van het verslag van bevindingen zijn de bedragen die voortvloeien uit de goedkeuringstoleranties. 6. Het minimaal eenmaal per jaar, na de interim-controle, uitbrengen van een managementletter aan burgemeester en wethouders en het managementteam. De managementletter wordt tevens ter kennis gebracht van de raad. 7. Periodiek overleg met een vertegenwoordiger van burgemeester en wethouders en het verantwoordelijk management. 8. Overleg met (een vertegenwoordiging van) de gemeenteraad tijdens een politiek forum na het uitbrengen van de rapportage over de interim-controle en ter gelegenheid van de controle van de jaarrekening. De vergaderdata daarvan liggen vast. 9. Het afgeven van specifieke accountantsverklaringen bij bestedingsverslagen ten behoeve van provincie, rijk, Europese Unie etc. De gemeente moet regelmatig financiële verslagen opstellen ter verantwoording over de besteding van van subsidiegevers ontvangen middelen. Veelal dienen de desbetreffende financiële verslagen te worden voorzien van een specifieke accountantsverklaring. De betreffende accountantsverklaringen dienen binnen de daarvoor geldende wettelijke termijn te worden afgegeven. De gemeente draagt zorg voor een tijdige en zo volledig mogelijke aanlevering van de te controleren stukken aan de accountant. De te volgen procedure 1. Algemeen Het in behandeling nemen van deze offerteaanvraag houdt in dat de aanbieder met de bepalingen van de offerteprocedure instemt. De aanbieder mag de gegevens die de opdrachtgever hem in verband met deze offerteaanvraag ter beschikking stelt alleen gebruiken voor het doel waarvoor ze zijn verstrekt. De offerte dient een geldigheidsduur te hebben van minimaal drie maanden, gelet op het tijdstip van besluitvorming door de gemeenteraad. Gedurende deze periode is de offerte onvoorwaardelijk en bindend. Correspondentie en ontvangen aanbiedingen zullen na afloop niet worden geretourneerd. Uitsluitend offertes waarvan alle gegevens aangeleverd zijn, benodigd voor de beoordeling, worden in behandeling genomen. Aan het uitbrengen van een offerte kunnen geen rechten worden ontleend. De offerteaanvraag is geen opdracht, impliceert het niet en kan ook niet als zodanig worden uitgelegd. 2. Schriftelijke vragenronde De aanbieders krijgen de gelegenheid om vooraf schriftelijk (via de mail) vragen te stellen (griffie@kaagenbraassem.nl). Deze vragen moeten uiterlijk op 24 mei 2012 zijn gesteld en worden uiterlijk op 4 juni 2012 schriftelijk (via de mail) beantwoord met een kopie aan alle aanbieders. Pagina 5 van 7
3. Ondertekening van de offerte De offerte dient rechtsgeldig ondertekend te zijn en in tweevoud schriftelijk te worden geleverd. De offerte dient uiterlijk op maandag 18 juni 2012 in het bezit van de gemeente Kaag en Braassem te zijn. Bij te late inlevering wordt de offerte van verdere deelname uitgesloten. Tevens moet de offerte digitaal worden verzonden aan griffie@kaagenbraassem.nl en ook uiterlijk op 18 juni 2012 op dat e-mailadres zijn ontvangen. 4. Wijze van aanbieden van de offerte Alleen offertes waarvan alle gegevens aangeleverd zijn, benodigd voor de beoordeling, worden in behandeling genomen. Door de opdrachtgever worden geen kosten vergoed voor het uitbrengen van de offerte. 5. Wijze van beoordelen Over de offerte kan niet meer worden onderhandeld. Dit heeft als consequentie dat een offerte uitgebracht dient te worden die de beste condities weerspiegelt. Beoordeling geschiedt aan de hand van de selectiecriteria en de gunningscriteria. 6. Nadere informatie Indien een offerte onduidelijkheden bevat, kan de opdrachtgever schriftelijk aanvullende informatie opvragen bij de aanbieder. De aanvullende informatie wordt schriftelijk verstrekt en maakt deel uit van de offerte. 7. Presentatie De aanbieders die voldoen aan alle kwalificaties worden uitgenodigd zich te presenteren aan de begeleidingscommissie. Tijdens deze presentatie lichten zij hun offerte mondeling toe. Het wordt zeer op prijs gesteld als de leden van het dienstverleningsteam voor de reguliere controle bij de presentatie aanwezig zijn. Die zal plaatsvinden op 25 of 26 juni. 8. Gunning De gunningscriteria in willekeurige volgorde zijn: a. tijdige inlevering van de offerte (volledig, in tweevoud en digitaal); b. gesteld in de Nederlandse taal; c. de mate waarin voldaan wordt aan de eisen in deze offerteaanvraag; d. de algemene indruk van de offerte; e. de economisch meest voordelige aanbieding, gelet op onder meer de prijs, de ervaring met gemeenten en de contacten / ervaringen met belangrijke departementen (SZW, I&M, OCW, BZK), de kwaliteit en continuïteit van het controleteam, de bereikbaarheid, de beschikbaarheid, de beschikbare specialismen, de controlefilosofie, de kennis van wet- en regelgeving, alsmede referenties van gemeenten. Tevens wordt hierbij betrokken de omvang van de aanbieder in relatie tot de veronderstelde flexibiliteit enerzijds en mogelijke kwetsbaarheid (financieel / personeel) anderzijds. 9. Nadat de beslissing is genomen aan welke aanbieder de opdracht voorlopig wordt verstrekt, wordt het benoemingsvoorstel in de gemeenteraad behandeld. 10. Gelijktijdig met het bekendmaken van het besluit aan degene met wie de overeenkomst gesloten wordt, worden de afgewezen aanbieders van dat besluit in kennis gesteld. Zij ontvangen daarover een korte brief met motivering voor de reden van de afwijzing, de verschillen ten opzichte van de uitgekozen offerte en de naam van de begunstigde. Door iedere belanghebbende kan voorts nadere informatie worden ingewonnen bij de opdrachtgever. Pagina 6 van 7
Resultaat Een raadsvoorstel waarin op grond van artikel 213 Gemeentewet een voorstel wordt gedaan voor de benoeming van een accountant voor een periode van twee jaar met een optie tot verlenging van nog eens twee jaar. Pagina 7 van 7