Inkoop- en aanbestedingsbeleid Versie 2016
Inhoudsopgave 1. INLEIDING 3 2. DOEL VAN HET INKOOP- EN AANBESTEDINGSBELEID 3 3. ETHISCHE UITGANGSPUNTEN & DUURZAAMHEID 3 4. KADERS VAN INKOPEN EN AANBESTEDEN 4 5. BEPALING AANBESTEDINGSPROCEDURE 4 6. EEN PROFESSIONELE INKOOPORGANISATIE 5 7. ALGEMENE INKOOPVOORWAARDEN 5 8. CONTRACTMANAGEMENT 5 2
1. Inleiding Het Inkoop- en aanbestedingsbeleid vormt als het ware het fundament onder het inkoopproces. Inkoop kan worden gedefinieerd als alle leveringen waar een bestelling, contract of overeenkomst bij een externe partij voor wordt opgemaakt. Het kan gaan om de inkoop van uiteenlopende zaken zoals software, leaseauto s, uitzendkrachten, adviesdiensten, kantoormeubilair en verzekeringen. Inkoop omvat het volledige spectrum van leveringen, diensten en werken. Binnen de overheidssector groeit de aandacht voor inkoop en aanbesteden. Daar is een aantal redenen voor aan te geven, die deels met elkaar verband houden: toenemende druk op rechtmatigheid van het handelen op het gebied van inkoop, en de daaraan gerelateerde (goedkeurende) accountantsverklaring; invoering van de Aanbestedingswet 2012; toenemende druk op budgetten; Bestuurlijke afspraken gemaakt door de waterschappen met het Ministerie van VROM over duurzaam inkopen. GBLT doet wat in haar vermogen ligt om deze afspraken eveneens te realiseren. 2. Doel van het inkoop- en aanbestedingsbeleid Het inkoop- en aanbestedingsbeleid van GBLT geeft sturing aan het inkoopproces binnen geheel GBLT. Het hoofddoel van het beleid is: Inkopen en aanbesteden moet de gewenste kwaliteit op rechtmatige en doelmatige manier en tegen een scherpe prijs leveren binnen een transparant proces. Het ontwikkelen en vervolgens implementeren van het inkoop- en aanbestedingsbeleid bevordert de verdere professionalisering van het inkoopproces. Subdoelen zijn: 1. Een handvat voor medewerkers voor het uitvoeren van een professionele inkoopfunctie. 2. Het naleven van relevante (Europese & nationale) wetgeving. 3. Het waarborgen van integriteit bij de aanbesteding. 4. Het realiseren van een doelmatig aanbestedingsbeleid. 5. Het afleggen van verantwoording over de besteding van publieke middelen. 6. Het streven naar transparante selectie opdat bedrijven gelijke kansen en gelijke behandeling krijgen in het proces van aanbestedingen. 7. Duurzaam inkopen als onderdeel van het MVO (maatschappelijk verantwoord ondernemen). 3. Ethische uitgangspunten & duurzaamheid Ethische beleidsuitgangspunten leggen een relatie tussen de normen en waarden die GBLT wil uitdragen. Het normen- en waardenpatroon van GBLT is gebonden aan de algemene beginselen voor behoorlijk bestuur (openheid, objectiviteit, zorgvuldigheid, enz.). Daarnaast is Duurzaam inkopen een belangrijk thema. Voorop staat dat het inkoopbeleid, met in achtneming van het voorgaande, zich primair richt op: - best passend bij de vraag - van hoge kwaliteit - met zo laag mogelijke kosten Uitvoeringsregels Specifiek voor het inkoop- en aanbestedingsbeleid is een aantal uitgangspunten van belang. Aan leveranciers en dienstverleners worden eisen gesteld met betrekking tot hun rol van werkgever. Zij moeten zich houden aan de gangbare normen en waarden op het gebied van 3
arbeidsvoorwaarden (o.a. geen gebruik van kinderarbeid, geen sprake van discriminatie, etc.). In beginsel worden ook milieuaspecten van te leveren producten als extra eis in de specificatie opgenomen. Het gaat hierbij om het integreren van Duurzaam inkopen en sociale criteria in het inkoopproces. Hiervoor wordt waar mogelijk de criteria van Agentschap NL aangehouden. Binnen GBLT wordt gebruik gemaakt van een Verplichtingen administratie die geïntegreerd is in de Financiële administratie. Bij het uitvoeren van het inkoopbeleid en het daadwerkelijk aangaan van verplichtingen dient deze module gebruikt te worden. 4. Kaders van inkopen en aanbesteden Het inkoop- en aanbestedingsbeleid is erop gericht de Europese en nationale regels te volgen. De flexibiliteit van inkoop en aanbesteden is hierdoor ondanks stringentere wet- en regelgeving niet verminderd. Het drempelbedrag voor enkelvoudig onderhandse aanbestedingen van leveringen en diensten wordt vast gesteld op 50.000,- (conform de Gids proportionaliteit gepubliceerd in de Staatscourant van 15-2-2013). Voor Voor een overzicht van alle drempelbedragen zie hoofdstuk 5 van deze nota. Daarnaast kunnen bepaalde dienstverleningen (bijvoorbeeld de inhuur van juridische diensten of cateringdiensten) eenvoudiger worden aanbesteed omdat de Europese richtlijn dit toestaat. Wettelijke kaders: Voor wat betreft de te kiezen aanbestedingvormen in het kader van de nationale aanbesteding van werken, leveringen en diensten wordt aansluiting gezocht bij de Aanbestedingswet 2012. Met deze wet wordt aan de organisatie de mogelijkheid geboden de aanbestedingsvorm te kiezen die het meest past bij het karakter van het werk, de levering of de dienst. Boven de Europese drempelbedragen voor werken, leveringen en diensten, dienen de daarvoor in acht te nemen procedures te worden gevolgd. Voor het aanbesteden van werken, leveringen en diensten is een keuze mogelijk uit diverse aanbestedingsvormen. De te kiezen aanbestedingsvormen en daarbij in acht te nemen voorwaarden zijn aangegeven in hoofdstuk 5. 5. Bepaling aanbestedingsprocedure Bij het bepalen van de aanbestedingsprocedure dient uitgegaan te worden van de volgende drempelbedragen (afkomstig uit de richtlijn 2014/24/EU) exclusief BTW: Aanbestedingsvorm Werken Leveringen Diensten Europees >= 5.225.000 >= 209.000 >= 209.000 Meervoudig onderhands 150.000 tot 5.225.000 50.000 tot 209.000 50.000 tot 209.000 Enkelvoudig onderhands < 150.000 < 50.000 < 50.000 Hierbij gelden de volgende uitgangspunten: 1. Van de Europese drempelbedragen mag in principe niet worden afgeweken. De relevante Europese aanbestedingsregels zijn bepalend (splitsing van opdrachten is bij hoge uitzondering toegestaan). 2. Bij eigen regelgeving mag alleen worden afgeweken met een besluit van het Dagelijks Bestuur. 3. Over Europese aanbestedingen en over afwijkingen van de drempelbedragen moet advies worden gevraagd aan de inkoopcoördinator. 4
4. Er zijn omstandigheden die een afwijking van Europese wet- en regelgeving rechtvaardigen. Deze worden in de uitvoeringsregels benoemd. Een besluit van het dagelijks bestuur is hiervoor vereist, waarin de motivering van de afwijking is vermeld. 5. Voor het uitvoeren van een inkoopproces zijn er in Europese en nationale wetgeving kaders geschapen op basis van drempelbedragen. Voor de bepaling van de aanbestedingsprocedure wordt geadviseerd (mede door de Unie van Waterschappen) geen eigen drempelbedragen aan de lijst toe te voegen. 6. Een professionele inkooporganisatie In een professionele inkooporganisatie zijn rechtmatigheid, doeltreffendheid, doelmatigheid en integriteit geborgd. De inkooporganisatie is gebaseerd op het gecoördineerde inkoopproces dat binnen GBLT is vastgesteld. Binnen dit proces is en blijft het budgethouder eindverantwoordelijk voor zijn budget, de inkoop en aanbestedingen. Hij zal zich laten ondersteunen op inkooptechnisch gebied door advies vanuit de inkoopcoördinator van het bedrijfsbureau. In conflicterende situaties heeft de budgethouder de uiteindelijke beslissingsbevoegdheid, maar het Bedrijfsbureau heeft de rapportageplicht en -bevoegdheid naar het hogere management / de directie. Bij aanbestedingen moet de inkoopcoördinatie om advies gevraagd worden, met name als het gaat om het beleid en de inkoopvoorwaarden die GBLT hanteert. Voor Europese aanbestedingen zal de inkoopcoördinator extern advies inwinnen. 7. Algemene inkoopvoorwaarden GBLT heeft algemene inkoopvoorwaarden opgesteld met betrekking tot inkopen en aanbesteden. Deze voorwaarden worden bij inkopen en aanbestedingen van leveringen toegepast. De algemene inkoopvoorwaarden zijn als bijlage bij dit beleid toegevoegd. In bijzondere gevallen is het toepassen van voorwaarden niet wenselijk en kan hiervan worden afgeweken. Er kan gekozen worden geen voorwaarden te hanteren of branche voorwaarden toe te passen. De inkoopcoördinatie belegd bij het Bedrijfsbureau wordt hierbij om bindend advies gevraagd en dit zal de inkoopstrategie bepalen. 8. Contractmanagement Binnen GBLT worden voornamelijk contracten afgesloten voor de inkoop van diensten of goederen en in principe nooit voor de uitvoering van een werk. Onder een contract wordt verstaan: een schriftelijke overeenkomst tussen GBLT en een leverancier, aannemer of dienstverlener. Contractmanagement van GBLT is het beheren van de verplichtingenadministratie van alle termijnafspraken welke middels contract zijn vastgelegd. Tevens behelst deze functie het actief voeren van contractbeheer door middel van het sturen op actieve contracten, het signaleren van contracten die niet voldoen of verbeterd kunnen worden en het voeren van gesprekken met leveranciers. Het doel van contractenmanagement is: risico s te vermijden, kosten te bewaken en te reduceren, en een bijdrage leveren aan het beleid betreffende aanbestedingen. 5