De leerarena in de praktijk Hoe organiseer ik een leerarena? NVBR Leerarena Kijfhoek Wat vertel jij je collega s als zij morgen worden ingezet bij zo n brand? NVBR Leerarena Moerdijk Wat vertel jij je collega s als zij morgen worden ingezet bij zo n brand?
Voorwoord Inhoudsopgave Sommige incidenten krijgen veel media-aandacht. Iedere burger heeft vervolgens wel een mening over de inzet van de brandweer. Ook volgen nog de nodige inspecties op de brandweerorganisatie. Maar wat heeft de brandweer zelf meegemaakt? Wat kunnen wij hier zelf van leren en wat willen de collega s vertellen aan hun brandweercollega die morgen voor zo n zelfde klus staat? 1 Inleiding 4 2 Wat is een leerarena? 5 De brand in Moerdijk (2011) heeft de NVBR de brand in Moerdijk aangegrepen om samen met de regionale brandweren Midden- en West Brabant en Zuid-Holland Zuid een methode te ontwikkelen om als brandweer te leren van zo n inzet met behulp van de kennis van de brandweermensen zelf. Dit resulteerde in een landelijke leerarena waarin zowel betrokken brandweercollega s als collega s uit het land de inzet hebben besproken en leeropgaven voor de regio en het land hebben benoemd. De positieve ervaringen hebben geleid tot nog een landelijke leerarena en diverse regionale leertafels. Gebleken is elke keer weer dat de organisatie en de dag zelf gedegen voorbereiding en ondersteuning vergen om de doelstellingen van de leerarena te kunnen halen. Dit boekje De leerarena in de praktijk is opgesteld om de opgedane ervaringen met de leerarena landelijk te delen. Het is een handreiking voor de voorbereiding en de uitvoering van een leerarena door concrete instrumenten, maar ook tips van collega s die al eens een leertafel hebben georganiseerd. Als portefeuillehouder leerarena heb ik genoten van het enthousiasme en de deskundigheid van de collega s die in belangrijke mate hebben gezorgd voor het succes van dit leerinstrument. Mijn bijzondere dank gaat uit naar Jacquelien van t Zand, Wendy Kiel en Leon Kerstjens. Bij het brandweerveld rust nu de uitdaging om dit instrument gedegen doch spaarzaam toe te passen waarbij uiteindelijk het ultieme doel moet zijn om de geoogste leerpunten over te brengen aan alle collega s. 3 Wanneer een leerarena? 6 4 Noodzakelijke ingrediënten 7 5 Tips en trucs 8 6 Presentatie van de uitkomsten 10 7 Meer informatie 11 8 Bijlagen 12 1 Eerste en tweede orde leren 12 2 Spelregels 13 3 Evaluatieformulier leerarena 14 4 Dagplanning 16 Anton Slofstra Portefeuillehouder leerarena
41 NVBR Inleiding Brandveilig Leven in de praktijk 2 Wat is een leerarena? De brandweer is de laatste jaren steeds meer bezig met het zogenaamde ervaringsleren. Er wordt niet meer alleen geleerd uit theorieboeken, maar ook door eigen ervaringen met anderen te delen (verhalen vertellen) en daar reflectie op te krijgen. De brand in Moerdijk heeft ertoe geleid dat vanuit de NVBR een methode is ontwikkeld om het ervaringsleren te stimuleren. Wat heeft de brandweer zelf ervaren tijdens dit incident en hoe zijn de mensen ter plaatse tot de genomen besluiten gekomen? En wat kunnen we hier van leren als Brandweer Nederland? Bij die ene leerarena is het niet gebleven. Landelijk is er dat jaar nog één gehouden en ook in diverse regio s is deze methode (dan leertafel genoemd) toegepast. Op basis van de ervaringen van het toepassen van deze nieuwe methode is dit boekje ontwikkeld. Hiermee wordt een handreiking geboden aan potentiële opdrachtgevers, kennisregisseurs en procesbegeleiders om een leerarena op een zodanige manier vorm te geven dat het beste resultaat wordt verkregen. De belangrijkste ervaring uit alle leerarena s is: De kracht van de leerarena zit hem niet in de instrumentele kant, maar vooral in de waarde van de mensen die deelnemen en de respectvolle wijze waarop gebruik wordt gemaakt van de kennis die aanwezig is binnen Brandweer Nederland. De leerarena is......een aanvulling op de evaluatie.... reflectie op het eigen optreden met als doel antwoord op de vraag: doen we de goede dingen goed?...het centraal stellen van de hoe-vraag.... het focussen op tweede orde leeropgaven (zie bijlage 1) en niet op oplossingen.... het vinden van rode draden in soortgelijke incidenten op basis van feiten, ervaringen, beelden en verhalen, zodat we ervan kunnen leren.... een reflectiemethode waarvoor tijd en ruimte vrijgemaakt moet worden zowel in de voorbereiding als op de dag zelf.... een reflectiemethode waarbij niet wordt veroordeeld of verantwoord.... een reflectiemethode dat een gedegen voorbereiding eist van organisatie, begeleiders en deelnemers.... een reflectiemethode die voor elke gelegenheid qua inhoud en deelnemers er anders uitziet, maar aan dezelfde basisprincipes voldoet....maatwerk en vraaggericht....een moment van aandacht en tijd voor vakmanschap. Basisprincipes 4 5
63 NVBR Wanneer Brandveilig Leven in de praktijk een leerarena? 4 Noodzakelijke ingrediënten Er zijn verschillende manieren om het eigen optreden van de Met behulp van onderstaand model is eenvoudig een keuze te Een aantal zaken is van essentieel belang om te zorgen dat de Mix van deelnemers brandweer te reflecteren. De meest gebruikte methodes binnen maken uit bovenstaande methodes. leerarena succesvol is. Veel zaken zitten in de voorbereiding. Nodig een dwarsdoorsnede uit van de mensen die betrokken de brandweer zijn: Onderstaand de meest belangrijke. zijn geweest bij het incident. Zij kunnen hun feiten, emoties After action review Een After Action Review (AAR) is een methode om, direct na het afronden van een inzet, oefening of activiteit, met een team op Landelijke leerarena / evaluatie Opdrachtgever Waarborg vertrouwelijkheid (veilige omgeving). Onderstreep de wil en het belang om te willen leren. en afwegingen vertellen en maken daarmee het verhaal. Nodig daarnaast collega s uit die niet betrokken waren bij het incident. Zij hebben de rol om goed te luisteren en verhelderende vragen te stellen. Daarnaast brengen zij hun een gestructureerde manier de uitvoering daarvan te analyseren en geleerde lessen te verzamelen. Een AAR zorgt voor het Afwijking Zeg toe dat er iets met de uitkomsten wordt gedaan. Opdrachtformulering eigen kennis en ervaringen in. De groep deelnemers gaat gezamenlijk op zoek naar voor de brandweer representatieve systematisch en gestructureerd verzamelen van nieuwe kennis Beschrijf de aanleiding en de doelen van de leerarena. leeropgaven. en ervaringen, zodat kennis en ervaringen binnen het team Organisatieteam Locatie beter (her)gebruikt kunnen worden, en is dus niet gericht op Formeer met verschillende mensen een team om de leerarena Zoek een onafhankelijke locatie waar mensen niet gestoord verantwoording. Rapportage eerste indruk (REI) Korte schriftelijke weergave van een inzet door leidinggevenden. Leertafel Regionaal georganiseerde leerarena. Principe is gelijk aan dat van een leerarena. De regio heeft zelf de coördinatie van de leertafel in handen. Leerarena Landelijk georganiseerd. De regie voor de landelijke leerarena s Procedures Standaard afwijking Standaard Leiderschap Regionale leertafel AAR, REI te organiseren. Feitenrelaas Zorg voor een feitelijk verslag van het incident. Maak hierbij ook gebruik van beeld en geluid. Op basis daarvan worden de thema s van de leerarena bepaald. Procesbegeleiders Benoem per thema een procesbegeleider. Deze heeft als taak de spelregels te bewaken, iedereen bij het gesprek te betrekken en eventuele blokkades te signaleren. Ondersteuner themagroep Zorg dat een ondersteuner een verslag maakt en de tijd bewaakt. Deze persoon neemt niet deel aan het gesprek worden door dagelijkse werkzaamheden of door collega s. Communicatie Stel deelnemers vooraf op de hoogte van het doel van de leerarena. Dit om onduidelijkheden te voorkomen en de juiste verwachting te scheppen. Ook kunnen deelnemers zich dan voorbereiden en eventueel voorafgaand aan de bijeenkomst vragen stellen. Wees voorbereid op mogelijke media-aandacht en wijs een woordvoerder aan. Hou de deelnemers na afloop van de leerarena op de hoogte van de voortgang van de acties die uit de leerarena voortkomen. ligt bij Brandweer Nederland. Zij zorgt (in overleg met de maar heeft een signaalfunctie. Op pagina 10 staan tips voor betrokken regio s) voor de coördinatie van de leerarena. verslaglegging van de bijeenkomst. Een dagplanning staat in bijlage 4 en een uitgebreid draaiboek is Ervaring te vinden op Brandweer Kennis Net. 6 7
85 NVBR Tips Brandveilig en Leven in trucs de praktijk In het land zijn diverse leerarena s en leertafels georganiseerd. De organisatoren hiervan geven je onderstaande tips en trucs. Besluit wel of geen leerarena Voorbereiding De leerarena Nafase Wees zuinig op het instrument, stel je zelf de vraag of een leerarena/-tafel leermomenten oplevert die nog niet eerder benoemd zijn Zoek naar diversiteit met betrekking tot de type incidenten waar je een leerarena voor inzet Zorg voor voldoende prioriteit bij zowel deelnemers als het management De organisatie moet open staan om te leren Formuleer de thema s scherp/prikkelend, dit komt het resultaat ten goede Maak voor de organisatie en coordinatie van de leerarena iemand volledig vrij Zorg dat in het team dat de leertafel begeleidt mensen zitten die in het natraject een rol kunnen spelen; daarmee hou je de regie op de leerpunten Regel voldoende ondersteuning voor, tijdens maar ook na de sessie Wees erop bedacht dat er emoties kunnen vrijkomen die voor het proces blokkerend kunnen werken. Voor direct betrokkenen bij een incident kan het een spannende dag zijn. Organiseer daarom een voorbespreking met deelnemers zodat ze vooraf weten wat ze kunnen verwachten van de leerarena Leg het dagprogramma niet te precies vast. Wees flexibel zodat afhankelijk van de discussie het programma tijdens de dag aangepast kan worden Maak vooral gebruik van je contacten/netwerken in het land om de geschikte deskundigen te vinden Benoem voor elk thema een procesbegeleider die kritisch kan doorvragen Maak de groepen van de thema s niet te groot (max 15 personen). Dit komt de interactie ten goede Ga de dialoog aan. Stel de geconstateerde dilemma s ter discussie Maak het leuk, ontspannen en niet gehaast Behandel niet teveel onderwerpen in één keer Zorg voor een open, vertrouwde sfeer door onder meer niet in uniform te komen Ga de emoties tijdens de leerarena niet uit de weg, benoem ze, toon begrip maar laat het niet leidend zijn Maak waar wat je belooft tijdens een leerarena Deel je leermomenten met collega s buiten het incident Probeer de uitkomsten van de leerarena te visualiseren 8 9
6 Presentatie van de uitkomsten 7 Meer informatie De leerarena resulteert in een verhaal bestemd voor de collega s In diverse regio s zijn al leerarena s gehouden. Mede dankzij Heb je ondersteuning op een regionale leertafel nodig of regie in het land. De manier waarop dit gepresenteerd wordt, varieert die ervaringen kon dit document worden opgesteld. Voor op een landelijke leerarena? en is aan de regio om te bepalen hoe zij dit doet. uitgebreidere informatie over de leerarena s en leertafels zie: Neem contact op met: info@brandweernederland.nl 10 NVBR Brandveilig Leven in de praktijk www.nvbr.nl/wat_doen_we/thema-lerende/leeragentschap en Brandweer Kennis Net. Bedenk vooraf hoe je het resultaat wilt presenteren aan alle collega s en gebruik daarbij onderstaande aandachtspunten. Beelden zeggen meer dan woorden. Hou het leesbaar en laat mensen een voorstelling krijgen van het verhaal door NVBR Leerarena Kijfhoek plaatjes, foto s, tekeningen. Wat vertel jij je collega s als zij morgen worden ingezet bij zo n brand? Hou rekening met copyright van gebruikte foto s en afbeeldingen. Voorkom herleidbaarheid naar personen. NVBR Leerarena Moerdijk Voorkom dat het eindproduct leidt tot beoordeling/ veroordeling. Communicatie is belangrijk. Wat vertel jij je collega s als zij morgen worden ingezet bij zo n brand? Behandel de conceptdocumenten als zijnde: voor intern beraad om te voorkomen dat nog niet geverifieerde documenten het land in gaan dan wel opgevraagd kunnen Leertafel Westvlietweg worden in het kader van lopende onderzoeken. Stukken die aangeboden worden aan het bestuur zijn opvraagbaar via de Wet Openbaarheid Bestuur. Wees je De leerarena heeft mede geleid tot de reconstructiefilm van de brand in Moerdijk waarin hiervan bewust. Laat je desnoods informeren door een jurist collega s hun verhaal vertellen. van je organisatie. Sluit aan bij je doelgroep waarvoor je het eindproduct maakt. Benoem de leerpunten concreet en beperk je tot enkele hoofdpunten. 10 11
8 Bijlagen 12 NVBR Brandveilig Leven in de praktijk Bijlage 1 Eerste en tweede orde leren Het doel van een leerarena is het inventariseren van de leereffecten die te halen zijn uit het brandweeroptreden bij de initiële brandbestrijding, met aandacht voor: 1 Doen we de dingen goed? Hierbij ligt de focus op de activiteiten en het resultaat en worden bestaande brandweersystemen zoals doctrines, planvorming et cetera niet ter discussie gesteld (het zogenaamde 1 e orde leren of Single loop learning ). 2 Doen we de goede dingen? Hierbij ligt de focus op het resultaat en de bestaande brandweersystemen en worden deze systemen zoals doctrines, planvorming et cetera juist wel ter discussie gesteld (2 e orde leren of Double loop learning ). Bijlage 2 Spelregels leerarena Spelregels We zijn bereid om met een open mind naar de vraagstukken te kijken. Dit betekent onbelast luisteren, checkvragen en verhelderende vragen stellen voordat een conclusie wordt getrokken. We hebben respect voor elkaar en voor elkaars grenzen. Alle deelnemers zijn gelijk: rangen, standen en functies laten we achter bij de deur. Het verhaal van.; Wij zijn hier om van elkaars ervaringen te leren. Wat ging goed en wat kan beter? Het proces De opdrachtgevers staan voor vertrouwelijkheid. Alle informatie documenten, presentaties en dat wat besproken wordt tijdens de leerarena is en blijft vertrouwelijk. Bij de informatie die na de leerarena wel naar buiten gaat, is anonimiteit het uitgangspunt en wordt eerst afstemming gezocht met de direct betrokkenen. Buiten de leerarena wordt door de deelnemers niet gecommuniceerd over de inhoudelijke aspecten van de leerarena. De tijd is beperkt. Omdat er veel waardevolle informatie te bespreken is moeten we effectief met de tijd omgaan. De procesbegeleiders zullen dit bewaken en waar nodig bijsturen. Leren mag ook leuk zijn. 12 13
Bijlage 3 Evaluatieformulier leerarena Graag willen we weten of deze bijeenkomst geslaagd was en wat bij een volgende keer beter zou kunnen. Hiervoor hebben we uw mening en aantal minuten van uw tijd nodig. Algemeen Is het doel van de leerarena/leertafel u vooraf duidelijk geworden? Hoe heeft u de communicatie voorafgaand aan de leerarena/leertafel ervaren? Hoe beoordeelt u het feitenrelaas dat u, ter voorbereiding, heeft ontvangen? Heeft u de omgeving als veilig ervaren? Hoe beoordeelt u de opzet van het programma? Hoe beoordeelt u de betrokkenheid van collega s uit het land bij de leerarena/leertafel? Hoe beoordeelt u de procesbegeleiding van de leerarena/leertafel? Hoe beoordeelt u het niveau van de presentaties? Organisatie Wat vond u van de locatie? Wat vond u van de catering? Wat vond u van de tijdsplanning? Zeer goed Goed Voldoende Matig Onvoldoende Reden Opmerkingen Wat heeft u bijzonder gewaardeerd? Wat heeft u gemist? Heeft u nog andere tips of opmerkingen? Zou u de volgende keer weer willen deelnemen aan een leerarena/leertafel? Ja / nee, reden:... Wat is uw oordeel over de leerarena/leertafel {naam} in het geheel? (Cijfer 1 t/m 10)... Bedankt voor uw medewerking!! Gelieve het ingevulde formulier uiterlijk {datum} per mail zenden aan: {naam en e-mailadres} 14 15
Ronde I Ronde II Bijlage 4 Dagplanning Indeling rondes Tijdstip Activiteit 08.30 09.00 uur Ontvangst 09.00 09.30 uur Opening door (commandant) en toelichting dag door dagvoorzitter Doel Spelregels Rollen Programma Kennismaking deelnemers 09.30 12.45 uur Ronde I (zie schema p. 17) 09.30 10.30 uur Feitenrelaas door (inclusief verhelderende vragen) 10.30 10.45 uur bepalen 10.45 10.50 uur Wisselen van zalen 10.50 11.50 uur Themasessies ronde I 11.50 12.00 uur Wisselen van zalen 12.00 12.45 uur Plenaire terugkoppeling 12.45 13.30 uur Lunch Tijdstip Activiteit 13.30 16.45 uur Ronde II 13.30 14.00 uur Feitenrelaas door (inclusief verhelderende vragen) 14.00 14.15 uur bepalen 14.15 14.20 uur Wisselen zalen 14.20 15.50 uur Themasessies ronde II 15.50 16.00 uur Wisselen zalen 16.00 16.45 uur Plenaire terugkoppeling 16.45 17.00 uur Pauze 17.00 17.15 uur Afsluiting Door dagvoorzitter en commandant. Samenvatting belangrijkste uitkomsten van de dag. Hoe gaan we verder? Dankwoord 17.15 -. uur Borrel Ronde 1: Het feitenrelaas wordt verteld. (10 minuten) Ronde 2: Onbelast luisteren, checkvragen en verhelderende vragen stellen. (15 minuten) Ronde 3: Wat leren we hier van? (15 minuten) Ronde 4: Wat werkt goed, wat moet anders (wat wordt de standaard) met daarbij de vraag: gaat het om een incident (standaard) of om een exemplaar (afwijking)? (15 minuten) Ronde 5: Samenvatting voor plenaire terugkoppeling. (5 minuten) Start incident tot... Alarmering Opschaling Leiding & coördinatie Techniek & tactiek Informatieuitwisseling (tijdsperiode benoemen) Alarmering Opschaling Leiding & coördinatie Techniek & tactiek Informatieuitwisseling 16 17
18 NVBR Brandveilig Leven in de praktijk Een organisatie waarin medewerkers op alle niveaus relevante informatie signaleren, verzamelen en interpreteren. Daar streven we naar. Dit maakt het voor de organisatie mogelijk om slim en effectief te handelen. Door beter te leren van eigen optreden, neemt de kennis en het veiligheidsbewustzijn van de brandweer toe en hiermee de veiligheid voor burgers en brandweermensen. Dit kunnen we gezamenlijk realiseren als iedereen in Brandweer Nederland hieraan een bijdrage levert. Door het initiëren, faciliteren en uitvoeren van verschillende activiteiten en projecten helpt Brandweer Nederland om het vergroten van het lerend vermogen van de brandweer te stimuleren. Meer informatie over Lerend Vermogen vindt u op de website van Brandweer Nederland: www.brandweernederland.nl/ lerendvermogen. Colofon Dit is een uitgave van Brandweer Nederland. Brandweer Nederland Kemperbergerweg 783 Postbus 7010 6801 HA Arnhem t (026) 355 24 55 f (026) 351 50 51 info@brandweernederland.nl www.brandweernederland.nl Illustraties: Brandweer Nederland en Gerben van den Boom Tekst en redatie: Brandweer Nederland Vormgeving: Carlo Polman, Oud.Zuid Ontwerp Druk: Rikken Print Brandweer Nederland, oktober 2012 18 19