Incura Boekhouding: debiteurenbeheer Inleiding Ook al wil natuurlijk iedere ondernemer dat zijn klanten op tijd betalen, de werkelijkheid is helaas anders. Sommige klanten die de mogelijkheid hebben om op rekening te betalen, hebben de neiging om een factuur (te ) lang onbetaald te laten. Soms is dat het gevolg van onachtzaamheid, soms een opzettelijke actie. Dat laatste kan omdat de klant het niet eens is met de rekening, soms omdat de klant niet kan betalen. In alle gevallen is het belangrijk dat een klant weet wat er open staat en, ook belangrijk, weet dat u het weet. De ervaring leert dat u als ondernemer in deze gevallen het meeste resultaat boekt als u er dicht op zit. U moet zeker van uw zaak zijn om overtuigend uw geld te incasseren. Zorg dus dat u: Op tijd factureert Juist factureert Klachten op tijd verwerkt en afhandelt Uw bankmutaties tijdig, juist en volledig bijwerkt. Pas dan zijn uw openstaande posten zuiver en heeft u een goed beeld van de zwakke betalers. Vervolgens is het zaak deze te herinneren en zo nodig aan te manen. Houd wel altijd in de gaten dat het persoonlijk aanspreken van klanten nog steeds het beste werkt, hetzij op de eerstvolgende afspraak, hetzij telefonisch. Een combinatie van een herinnering en persoonlijk aanspreken is de beste werkwijze. Deze handleiding leidt u door het aanmaningsproces binnen Incura Boekhouding. Ook laat de handleiding zien hoe u de lay-out van de verschillende betalingsherinneringen kunt wijzigen. Betalingsherinneringen bestaan in veel soorten en maten. Zo kan dit variëren van een betalingsverzoek tot een formele ingebrekestelling. Vanuit praktisch oogpunt wordt in deze handleiding zoveel mogelijk gesproken over herinneringen. Datum:02-12-2012 1
Aanmaken herinneringen! Zorg voordat u gaat herinneren dat uw herinneringslay-out naar wens is. Wilt u deze raadplegen of wijzigen? Zie de handleiding Lay-out herinneringen. Om te bepalen welke openstaande debiteurenvorderingen u wilt herinneren klikt u op de rug van de rode map Openstaande posten debiteuren (zie groene cirkel). In het scherm van de opengeslagen map ziet u aan de rechterzijde een tabblad met het rode duiveltje (zie groene cirkel). Als u daarop klikt komt u in een scherm waar u de selectiecriteria kunt vastleggen voor de te verzenden herinneringen. U kunt selecties aangeven op het gebied van: Peildatum: U kunt bijvoorbeeld besluiten om facturen te herinneren die pas over een aantal dagen vervallen, bijvoorbeeld om alvast zaken voor te bereiden. In dat geval legt u de peildatum vast op een datum in de toekomst. Relatie: Hier kunt u een naam of nummer ingeven van een debiteur als u specifiek alleen die debiteur wilt herinneren. Factuurdatum: Gebruik deze selectie als u alleen die facturen wilt herinneren die zijn gemaakt op een bepaalde datum of gedurende een bepaalde periode. Datum:02-12-2012 2
Vervaldatum: Gebruik deze selectie als u alleen die facturen wilt herinneren die zijn vervallen op een bepaalde datum of gedurende een bepaalde periode. Vervallen betekent dat de afgesproken betaaltermijn is overschreden. Totaalbedrag: Hier kunt een bedrag (of een bereik van bedragen) invullen. Betaalmethode: Standaard worden die facturen geselecteerd die een betaalmethode kennen waar klanten op rekening kunnen betalen. Alle andere zouden in principe op een manier al zijn betaald door middel van uw eigen initiatief, bijvoorbeeld via credit card, via Vecozo of middels automatische incasso. Als u de selectiecriteria heeft ingevuld, of u wijzigt niets aan de standaardinstellingen, klikt u op de knop OK. In het linker scherm worden die openstaande facturen getoond die voldoen aan de door u ingegeven criteria. Bij elke openstaande factuur staat een voorstel voor het type betalingsherinnering dat u kunt versturen. Achter de verschillende data ziet u tussen haakjes het aantal dan staan dat is verstreken sinds die datum. Is er een deelbetaling gedaan door de debiteur, dan is dat bedrag zichtbaar in de kolom betaald. Het bedrag Open is dan het verschil tussen het oorspronkelijke factuurbedrag in de kolom Origineel en het betaalde bedrag. In het rechter scherm ziet u een totaaltelling van het aantal herinneringen per type dat u heeft geselecteerd en een totaal van het bedrag dat daarmee gemoeid is. Datum:02-12-2012 3
Wanneer de juiste herinneringen zijn ingesteld klikt u op de knop Aanmaken. U ziet een leeg wit scherm dat automatisch verdwijnt wanneer de herinneringen succesvol zijn aangemaakt. Als u besluit om het type herinnering te wijzigen kunt u dat doen door in het linker scherm te klikken op het type herinnering met uw rechter muisknop. U ziet dan een keuzeschermpje. Daar kunt u bijvoorbeeld ook kiezen om helemaal geen herinnering te sturen door op het lege veld te klikken. Als u uw keuze gemaakt hebt zult u zien dat de tabel op de rechterpagina automatisch wordt aangepast met de juiste aantallen. Vervolgens klikt u op de knop Afdrukken. Ook dan ziet u een leeg scherm dat automatisch verdwijnt wanneer de herinneringen succesvol zijn afgedrukt. Dat gebeurt in pdf-formaat om later daadwerkelijk te worden afgedrukt. Datum:02-12-2012 4
Afdrukken herinneringen Om de herinneringen af te drukken kunt u in het menu kiezen voor Algemeen>Intelly printers>printers. Incura Boekhouding kan aan verschillende afdruktaken een specifieke printer toewijzen. Standaard worden de betalingsherinneringen geplaatst in de printer PRN002 Papier met logo. Klik op het zwarte icoontje op de regel (zie rode cirkel). Er verschijnen twee extra icoontjes. Klik op het icoontje met het groene pennetje. Nu verschijnt een scherm met de printereigenschappen en in de regels alle aangemaakte pdf-bestanden van de herinneringen. Elke regel is een afzonderlijke herinnering. U kunt per regel op de link ( Document.pdf ) klikken in de kolom bestand (zie rode cirkel). Datum:02-12-2012 5
Er opent dan een scherm waarin u de af te drukken herinnering ziet welke u vervolgens daadwerkelijk kunt afdrukken op uw printer. Bij veel herinneringen is het niet praktisch dat u dit proces per herinnering moet doen. Er is een mogelijkheid om de afzonderlijke documenten te 'verzamelen' tot één grote pdf. Onderaan het scherm ziet u een daarvoor een gele knop met de tekst Batch afdrukken. Met deze functie kunt u alle nog niet opgehaalde documenten (dus alle nieuwe) in één pdf-document verwerken zodat u ze allemaal in één keer kunt afdrukken. Als u op deze knop klikt vraagt het systeem om een bevestiging. Klikt op Start om de verwerking te beginnen. Vervolgens opent een scherm met alle geselecteerde pdf-bestanden gecombineerd tot één groot document, welke u kunt afdrukken op uw printer. Wanneer u klaar bent met afdrukken klikt u onderin het scherm op de rij ordners om terug te keren naar het hoofdscherm van Incura Boekhouden. Datum:02-12-2012 6