Organisa(es werken beter met Workforce Ready De belangrijkste KPI s in workforce management KPI verbeteringen zijn scha?ngen gebaseerd op interviews met huidige klanten. Sponsored by SMB Group. Alle rechten voorbehouden. 1
Kronos Workforce Ready biedt cruciale KPI verbeteringen aan de klant Workforce Ready helpt organisa(es bij het beheren van hun personeel hun kostbaarste asset Kleine en middelgrote organisaees zijn de belangrijkste begunsegden van moderne technologische ontwikkelingen. Dit wordt gedreven door Cloud- gebaseerde oplossingen die geavanceerde en eenvoudige toepassingen leveren tegen redelijke kosten, en met een minimale impact op IT. Kronos Workforce Ready, één van deze workforce management oplossingen, speelt in op deze en andere technologische vooruitgangen. Deze uitgebreide, geïntegreerde suite met EjdregistraEe, HR, planning en vele andere mix- en- match modules, wordt aangeboden als een eenvoudig te gebruiken Cloud- gebaseerde dienst. Opgezet en geprijsd om in te kunnen spelen op de behoeten van organisaees met ongeveer 2500 of minder werknemers helpt Workforce Ready sinds het debuut in juni 2012 duizenden organisaees om processen te stroomlijnen, compliancerisico's te minimaliseren en de produceviteit van het personeelsbestand te verhogen. Ondertussen blijven duizenden organisaees worstelen met een onsamenhangende verzameling van processen en systemen om hun werknemers te beheren. Veel van deze oplossingen zijn verouderd (en daardoor vaak spreadsheet- of papier- gebaseerd), waardoor ze zeer inefficiënt en foutgevoelig zijn. Wanneer organisaees Workforce Ready implementeren, ervaren velen dramaesche verbeteringen in een heel scala aan key performance indicators (KPI's). Klanten die werden geïnterviewd door de SMB groep meldden vele KPI verbeteringen, zoals een 60% - 80% reduc(e in payroll fouten en de (jd die nodig is om ze te corrigeren; een 25%- 85% vermindering van de (jd die nodig is voor het beheer en de controle overuren; en een 3%- 5% s(jging van de winstgevendheid van bedrijven. De SMB Group interviewde vele Kronos Workforce Ready klanten om te bepalen wat hen dreef om deze oplossing te implementeren, hoe ze worden gebruikt en welke voordelen ze hebben gerealiseerd. De klanten varieerden in groo^e van ongeveer 170 tot 2500 medewerkers, en sommige hadden zeer complexe vereisten inzake planning en andere personeelsbeheerkwesees. Zoals beschreven in dit onderzoek, meldden alle ondervraagden dat Kronos Workforce Ready het beheer van hun personeel veel efficiënter en goedkoper heet gemaakt. 2
Verbeterde resultaten voor organisa(es zoals de uwe (1/3) PotenEёle besparingen door het gebruik van Kronos Workforce Ready Business Value Ne^o impact op winstgevendheid bedrijf Groei mogelijk gemaakt met zelfde of verminderde personeelsbronnen Algemene produceviteit van het bedrijf Tijd vereist voor het berekenen van salaris 3% - 5% 20% - 40% 4% - 6% 50% - 80% Arbeids kosten FoutenraEo in berekening salaris Het aantal gemiste inklokmomenten Tijd vereist om gemiste inklokmomenten te corrigeren 70% - 80% 30% - 50% 25% - 35% 3
Verbeterde resultaten voor organisa(es zoals de uwe (2/3) PotenEёle besparingen door het gebruik van Kronos Workforce Ready Tijd besteed aan het opstellen en updaten van personeelsplanningen om aan eisen te voldoen Tijd vereist om overuren te berekenen en managen 80% - 95% 20% - 85% Tijdig en accuraat uren doorgeven (online en via mobiel) 40% - 50% Arbeidskosten (vervolgd) Gebruik van personeelsbronnen Kosten geassocieerd met papieren processen 40% - 60% 80% - 95% Tijd vereist om onverwachte afwezigheid op te vangen Aantal fouten in salarissen en Ejd om deze fouten te corrigeren 60% - 80% 60% - 80% 4
Verbeterde resultaten voor organisa(es zoals de uwe (3/3) PotenEёle besparingen door het gebruik van Kronos Workforce Ready Personeels- produc(viteit Tijd vereist om rapporten op te ze^en Tijd vereist om verzuim, afwezigheid en verlof te managen Tijd vereist voor HR en administraeeve taken Betrokkenheid en tevredenheid van de medewerkers 50% - 80% 2% - 4% 25% - 35% 30% - 50% ProducEviteit bij in- dienst- tredingen 30% - 60% IT kosten 20% - 30% IT beheer en kosten Kosten voor aanschaf/beheer servers Business ConEnuity/Schadeherstel kosten 100% 50% - 75% 5
Tegemoetkomen aan de uitdagingen van workforce management Hoe stoomt u uw organisaee klaar om de uitdaging aan te gaan? Ongeacht de groo^e van de organisaee, de industrie, of het operaeonele model dat gehanteerd wordt, moet een organisaee een gevarieerde set aan medewerkers beheren. Het moet ook in staat zijn deze groep te plannen, te beoordelen en anderszins te managen. De meeste grote bedrijven, overheidsinstanees en onderwijsinstellingen hanteren al enige Ejd geautomaeseerde sotware- oplossingen om hun werknemers te beheren. Maar deze oplossingen zijn te duur, te complex en eisen te veel van de beschikbare IT bronnen. Daarom zijn ze vaak alleen beschikbaar voor bedrijven met de grootste budge^en. De meeste middelgrote en kleinere organisaees vertrouwden op spreadsheets, handmaege processen en een lappendeken aan uiteenlopende sotwarepakke^en voor EjdregistraEe, voor het naleven van wet- en regelgeving en voor het uitvoeren van andere HR- gerelateerde taken. Deze methoden zijn foutgevoelig, inefficiënt en niet flexibel. Bovendien leiden ze de aandacht af van kernaceviteiten, en kunnen ze het risico verhogen dat de organisaee niet in de pas loopt met de actuele wet- en regelgeving. Naarmate organisaees groeien, zijn ouderwetse oplossingen niet meer in staat te mee te schalen, en hun tekortkomingen kunnen significante negaeeeve effecten op de aceviteiten van een organisaee te hebben. Het nadeel van handmaege, intensieve en niet- geïntegreerde methoden is ook dat de mogelijkheid ontbreekt om leidinggevenden en managers real- Eme gegevens te bieden die ze nodig hebben om weloverwogen beslissingen te nemen op krieeke momenten. De opkomst van Cloud- gebaseerde abonnement diensten in de afgelopen jaren betekent dat organisaees zich nu meer geavanceerdere sotwareoplossingen kunnen veroorloven. Volgens de meest recente lijst van de Top 10 technologische trends voor kleine en middelgrote bedrijven, opgezet door de SMB Group, blijkt dat de grootste trend is dat de Cloud dé nieuwe kerninfrastructuur is geworden voor kleine en middelgrote bedrijven. Onderzoek van het bureau geet aan dat 92% van de kleine en middelgrote bedrijven al gebruik maken van ten minste één bedrijfsoplossing in de Cloud. Een andere Top 10 trend die de SMB Group ideneficeerde is dat kleine en middelgrote bedrijven kiezen voor incrementele, geïntegreerde oplossingen. Zoals opgemerkt door de SMB Group: "Hoewel 63% van de kleine en middelgrote bedrijven sommige toepassingen gedeeltelijk integreert, gebruikt 79% nog steeds handmaege Excel- bestanden. Dit onderstreept de ernst van het integraeeprobleem." Kronos Workforce Ready is een voorbeeld van een geïntegreerde oplossing in de Cloud, die kleinere, groeiende organisaees in staat stelt om hun HR- processen te automaeseren. Kronos al meer dan 35 jaar een toonaangevende leverancier van top- class workforce management oplossingen biedt met Workforce Ready een uitgebreide, geïntegreerde suite van modules, aangeboden als een cloud- based abonnementsdienst. Workforce Ready is ontworpen om zeer gemakkelijk te zijn in gebruik, ondanks de vele funceonaliteiten die het product biedt. Het is geprijsd op de behoeten en budge^en van organisaees met tot ongeveer 2.500 medewerkers. Het model van de levering in de Cloud betekent dat klanten de oplossing sneller kunnen implementeren, en tegen lagere kosten dan een lokale toepassing. En als ze eenmaal gestart zijn met het gebruiken van de oplossing kunnen ze rekenen op Kronos voor het beheren en updaten van de toepassing; en voor het beheer van de infrastructuur waar de toepassing op draait. De eenvoudig te gebruiken en geïntegreerde suite maakt het voor klanten eenvoudig de modules toe te passen die ze nodig hebben. Het maakt het ook eenvoudiger om nieuwe modules toe te voegen wanneer dit nodig is, en de oplossing configureren om aan specifieke eisen met betrekking tot rapportage en bedrijfsprocessen voldoen. 6
Zichtbaarheid en flexibiliteit van de organisa(e Creëer waarde voor de meeste belangrijke onderdelen van uw bedrijf. Ne^o impact of winstgevendheid 3% - 5% Groei mogelijk gemaakt met zelfde of verminderde personeelsbronnen 20% - 40% Algemene produceviteit van het bedrijf 4% - 6% Versnipperde toepassingen en data geven een incompleet beeld van de organisaee en van de medewerkers Fouten door een gebrek aan automaesering/integraee tussen systemen Het is niet mogelijk om de headcount van medewerkers gemakkelijk in te zien of aan te passen naar aanleiding van de vraag, de planning of poteneële groeimogelijkheden Het is moeilijk om snel en gemakkelijk rapporten te creëren. Vaak zijn rapporten veel te laat. Gebrek aan geautomaeseerd, geïntegreerd personeelsbeheer dat een wezenlijke impact heet op de produceviteit Significant verbeterd inzicht in real- Eme in alle aspecten van de organisaee. Dit stelt u in staat sneller, betere beslissingen ten nemen, en uw strategie op de lange termijn te verbeteren Beter inzicht in gegevens over uw personeel, en de impact van medewerkers op uw winstgevendheid Extra inzicht in personeelsdetails Significant verbeterde aanpassingsmogelijkheden om groei te ondersteunen zonder extra personeel in dienst te nemen Een significante verbetering van de produceviteit in het bedrijf door het automaeseren van personeelsbeheer dat inzichten biedt in real- Eme 7
Arbeidskosten meten (1/4) Put waarde uit het meten van de arbeidskosten Tijd vereist voor het berekenen van salaris 50% - 80% Er werd veel Ejd besteed aan handmaeg inklokken en de registraee ervan HandmaEge handelingen kos^en veel Ejd AutomaEsche Ejdsklokken verzamelen gegevens over werkejden, en er worden geen fouten gemaakt De verwerkingsejd van deze gegevens wordt verlaagd van 7 dagen tot 1-2 FoutenraEo in berekening salaris 70% - 80% Spreadsheets leidden tot veel fouten in het berekenen van salarissen Meer dan 20% van de werkuren klopte niet Aanpassingen met de hand kos^en veel Ejd Fouten worden vrijwel geëlimineerd door automaesche workflows Tijd vereist om gemiste inklokmomenten te corrigeren 25% - 35% HandmaEge processen om fouten te corrigeren kos^en veel Ejd en leidden tot extra fouten Excelprocessen zijn inefficiënt en Ejdrovend AutomaEsche systemen zorgen ervoor dat fouten gemakkelijk te zien zijn Managen kijken nu naar uitzonderlijke fouten in plaats van naar fouten door handmaege processen 8
Arbeidskosten meten (2/4) Put waarde uit het meten van de arbeidskosten Het aantal gemiste inklokmomenten 30% - 50% Tijd besteed aan het opstellen en updaten van personeelsplanningen om aan eisen te voldoen 80% - 95% Tijd vereist om overuren te berekenen en managen 20% - 85% HandmaEge EjdregistraEe is foutgevoelig Gemiste inklokmomenten zijn moeilijk te traceren Geen inzicht in planningen van werknemers Geen mogelijkheden om aan- en afwezigheid correct bij te houden of te corrigeren HandmaEge processen bieden geen enkel inzicht in overuren Personeelsplanning verloopt stroef Een geautomaeseerd systeem van Ejdklokken verzamelt en verwerkt gegevens Planningen en gewerkte uren staan in hetzelfde systeem Te laat komen of afwezig zijn wordt automaesch geregistreerd en gerapporteerd AlEjd de juiste medewerker op de juiste plek Real- Eme inzicht in gewerkte uren, en zo is het dus zichtbaar wie in overuren terecht komt Overuren kunnen door dit inzicht worden voorkomen 9
Arbeidskosten meten (3/4) Put waarde uit het meten van de arbeidskosten Tijdig en accuraat uren doorgeven (online en via mobiel) 40% - 50% Gebruik van personeelsbronnen 40% - 60% Kosten geassocieerd met papieren processen 80% - 95% Managers brengen elke maandagochtend 3 tot 4 uur door met het registreren van uren Een papier- gebaseerd systeem, waarbij elk formulier in het HR systeem moet worden gezet, is zeer foutgevoelig Niet mogelijk om handmaeg gegevens te updaten De meeste HR systemen zijn gebaseerd op papieren processen Het bijhouden en verwerken van papieren formulieren is laseg en kostbaar Het is mogelijk om via mobiele toestellen werkejden door te geven. Papieren processen worden vervangen door automaesche Ejdskokken en web- gebaseerde processen. GeautomaEseerde systemen dringen het gebruik van papier drasesch terug. Gegevens kunnen op verschillende manieren in het systeem gezet worden. Medewerkers zijn nu zelf verantwoordlijk voor hun eigen personeelsgegevens in Workforce Ready Alle formulieren zijn nu elektronisch Papierloos HR wordt mogelijk door elektronische handtekeningen in Workforce Ready 10
Arbeidskosten meten (4/4) Put waarde uit het meten van de arbeidskosten Tijd vereist om onverwachte afwezigheid op te vangen 60% - 80% HandmaEge processen maken verzuim, afwezigheid en te laat komen complex Zonder automaesering zijn deze processen avankelijk van menselijke afwegingen Afwezigheid en planningen zijn gemakkelijk te maken en aan te passen Te laat komen en verzuim wordt drasesch verminderd Aantal fouten in salarissen en Ejd om deze fouten te corrigeren 60% - 80% Er wordt veel Ejd besteed aan het spo^en en corrigeren van fouten in salaris en EjdregistraEe Alle gegevens zijn inzichtelijk door geautomaeseerde systemen Er worden minder fouten gemaakt en de correcees kosten ook minder Ejd SalarisinflaEe Qualita(ve Papieren verzoeken worden niet ingediend, niet geregistreerd of raken kwijt HandmaEge reportages leiden tot payroll inflaee Zelf- service mogelijkheden maken het gemakkelijk voor werknemers om zelf dingen te regelen in het systeem Managers hebben inzicht in de gewerkte uren en de te verwachte salarissen 11
De produc(viteit van het personeel (1/2) De business value van workforce management Tijd vereist om rapporten op te ze^en 50% - 80% Rapportages zijn kostbaar, moeilijk en foutgevoelig Gebrekkige gegevens zorgen voor te late reacees Tijd en moeite wordt bespaard door het elimineren van handmaege processen HR en managers communiceren beter Tijd vereist om verzuim, afwezigheid en verlof te managen 2% - 4% Papieren verzoeken raken kwijt of worden niet ingediend HandmaEge processen leiden soms tot onverdiende vakaneedagen Fouten met aanwezigheid worden niet gezien Zelf- service mogelijkheden bieden medewerkers inzicht in hun gewerkte uren en vakaneedagen OverEjd en vakaneedagen kunnen beter worden berekend Tijd vereist voor HR en administraeeve taken 25% - 35% HandmaEge processen leiden tot veel fouten en gebrek aan efficiënee Tijd gaat verloren aan het invullen van formulieren AdministraEelast wordt verminderd waardoor HR zich kan richten op strategische taken 12
De produc(viteit van het personeel (2/2) De business value van workforce management Betrokkenheid en tevredenheid van de medewerkers 30% - 50% ProducEviteit bij in- dienst- tredingen 30% - 60% HandmaEg en foutgevoelig HR beleid leiden tot gebrekkige betrokkenheid onder de medewerkers Indiens^redingen en inwerken zijn Ejdrovende processen Verbeterde medewerkerstevredenheid door snellere verlofverzoeken en andere voordelen Medewerkers hebben meer grip op de processen door zelf- service mogelijkheden Indiens^redingen en inwerken wordt gestroomlijnd door automaesering AutomaEsering verlaagt personeelskosten Papier- gebaseerde systemen zijn verleden Ejd PrestaEebeheer medewerkers Kwalita(ef Gebrek aan geautomaeseerde processen leidt tot fouten Beter inzicht in de prestaees van de medewerkers, effeceever management van prestaees en beter inzicht in details 13
IT beheer en bronnen Business value voor organisaeonele processen IT kosten 20% - 30% IT dienst nodig voor het implementeren van oplossingen IT moet hardware en sotware installeren en onderhouden Het beheer kost veel geld en Ejd Door oplossingen in de Cloud is het niet meer nodig personeel in dienst te hebben dat servers onderhoud Snel te implementeren Kosten voor aanschaf/ beheer servers 100% Business ConEnuity/ Schadeherstel kosten 50% - 75% Veel kapitaal is nodig voor het aanschaffen en onderhouden van servers op locaee ConEnue management- en onderhoudskosten IT bronnen nodig voor het implementeren van schadeherstel en conenuïteit in de organisaee ImplementaEe is complex en kostbaar 0 kapitaal vereist voor het aanschaffen van servers dat doet Kronos allemaal e management- en operaeonele kosten Geen upgrade kosten Kronos Workforce Ready draagt zorg voor volledige conenuïteit en voor schadeherstel indien nodig Data en toepassingen zijn vrijwel beschikbaar voor klanten omdat Kronos vele datacentra heet CV0570- NLv1 14