Handleiding CrisisConnect app beheersysteem
Inhoudsopgave 'Welkom bij de handleiding van de CrisisConnect app' 1. Start 1.1. Vereisten gebruik 1.2. Inloggen 1.3. Wachtwoord wijzigen 2. Vullen 2.1 Dossiers 2.2 Processen 2.2.1. Tekst toevoegen 2.2.2. Bijlagen toevoegen 2.2.3. Link toevoegen 2.2.4. YouTube Filmpje toevoegen 2.2.5. Contacten toevoegen 2.2.5. To do list toevoegen 2.2.5. Afbeeldingen toevoegen 2.3 Contacten 3. Gebruiken 3.1. Groepen 3.2. Gebruikers 1
Start 1.1. Vereisten gebruik Het beheersysteem van CrisisConnect wordt ondersteund door de onderstaande webbrowsers. Wanneer je niet over één van deze browers beschikt, vragen we je deze op je computer te installeren: Minimaal Internet Explorer 9 Google Chrome Firefox 1.2. Inloggen Om in te loggen in het beheersysteem ga je naar www.crisisconnect.nl. Klik vervolgens bovenaan de pagina op Mijn CC. 2
Vervolgens verschijnt het onderstaande inlogscherm: Log in met de inloggegevens die je per e mail ontvangen hebt en klik op Inloggen. Je komt nu in je eigen omgeving terecht waar je zelf dossiers, processen, groepen, gebruikers en contacten kunt toevoegen. Bovenin het scherm staan deze termen genoemd. Via dit menu kom je bij de betreffende stap die je wilt uitvoeren. 1.3. Wachtwoord wijzigen Wanneer je ingelogd bent, is het mogelijk om je wachtwoord te wijzigen. Klik bovenaan de pagina op je accountnaam en klik op Wachtwoord wijzigen. Hierna kun je een nieuw wachtwoord invoeren. 3
Invullen 2.1. Dossiers De dossiers staan klaar. De dossiers vormen de 'bovenste laag' van de app. Onder deze dossiers hangen de processen. Om de naam van een dossier te wijzigen klik je op het onderstaande icoontje achter de dossiernaam: Vervolgens is het mogelijk de naam van het dossier te wijzigen. 2.2. Processen Je kunt zelf zoveel processen toevoegen als je wilt. Klik rechts naast de dossiermap op Proces toevoegen en voer de titel van het proces in. Klik op Opslaan en het proces komt onderaan de lijst met processen in het betreffende dossier te staan. Via de Sorteer knop kun je het proces naar boven en naar beneden verplaatsen. Om een proces te verwijderen klik je op Verwijderen achter het proces. Om een proces te vullen en te bewerken klik je op Bewerk achter het proces. Je komt op onderstaand scherm terecht: 4
Om de naam van het proces te wijzigen klik je op het identieke icoontje achter de procesnaam. Links zie je een menu met Widgets'. Binnen een proces kun je de volgende widgets toevoegen: Tekst Bijlagen Link Youtube filmpjes Contacten Afbeeldingen To do list Verplaats en orden dossiers en processen met het 'pijltje' dat naast de dossier of procesnaam wordt weergegeven. Hiermee kun je de volgorde van de dossiers en processen in jouw omgeving wijzigen. 2.2.1. Tekst toevoegen Klik op de tekst widget, houd de muis ingedrukt en sleep hem naar rechts het lege scherm in. Er verschijnt nu een tekstvak in het scherm: Je kunt nu een titel en tekst toevoegen. Let erop dat, wanneer je een tekst kopieert en plakt, je de tekst als platte tekst in de widget plakt. Zo kopieer je de opmaak van 5
de originele tekst niet mee. Dit kun je doen door de tekst via bijvoorbeeld kladblok te plakken. Het kladblok vind je op je computer onder: start, bureauaccessoires. Met het menu in de widget kun je de tekst opmaken. Je kunt de tekst dikgedrukt maken, onderstrepen, opsommingstekens toevoegen, laten inspringen, linkjes toevoegen en afbeeldingen toevoegen. Afbeeldingen kunnen vanaf je eigen computer of schijf toegevoegd worden. Upload de afbeelding bij de bijbehorende tekst. Het is mogelijk om meerdere tekstvakken toe te voegen onder één proces. Hierdoor kun je met meerdere kopjes (titels) werken, zodat je het betreffende proces overzichtelijk in kunt richten. 2.2.2. Bijlagen toevoegen Klik op de bijlagen widget, houd de muis ingedrukt en sleep hem naar rechts het lege scherm in. Er verschijnt een nieuw vak: Kies een titel voor de bijlagen en klik op de button Bestanden kiezen. Kies een bestand uit je eigen documenten en klik rechts bovenin naast de procesnaam op Opslaan. Je ziet het volgende scherm: 6
Het is mogelijk om meerdere bijlagen onder één titel onder te brengen. Klik nogmaals op Bestanden kiezen en herhaal de stappen zoals hierboven genoemd. Wil je een nieuwe titel voor je bijlagen? Dan is het ook mogelijk om nog een keer vanuit de widgets de bijlagen toe te voegen. 2.2.3. Link toevoegen Klik op de link widget, houd de muis ingedrukt en sleep hem naar rechts het lege scherm in. Er verschijnt een nieuw vak: 7
Maak een titel voor de link aan en voer de link in. Klik vervolgens rechts boven op Opslaan. De link staat nu in je proces. 2.2.4. YouTube filmpjes toevoegen Klik op de YouTube widget, houd de muis ingedrukt en sleep hem naar rechts het lege scherm in. Er verschijnt een nieuw vak: Maak een titel voor je filmpje aan. Vervolgens moet er een YouTube ID ingevoerd worden. De YouTube ID staat in de link in de adresbalk: 8
Een YouTube ID is het stukje van de link na www.youtube.com/watch?v=. In dit voorbeeld is het: wvxd6g2hkls Kopieer dit stukje van de link en zet dit in het betreffende proces van CrisisConnect. Klik vervolgens rechts boven op Opslaan. 2.2.5. Contacten toevoegen Om contacten toe te voegen aan een proces moeten deze contacten eerst toegevoegd worden binnen de CrisisConnect omgeving. Klik bovenaan de pagina op het kopje Contacten. 9
Vervolgens verschijnt het volgende scherm. Hier kunnen de contacten toegevoegd worden: Je hebt twee mogelijkheden om contacten toe te voegen. Importeren en handmatig toevoegen. Importeer contacten: Door middel van een excel bestand is het mogelijk om contacten te importeren. Zorg dat het excel bestand ingericht is zoals het voorbeeld hieronder: Let er op dat je het bestand via excel opslaat als CSV bestand. Dit doe je door in excel te gaan naar Bestand, Opslaan als en te kiezen voor CSV. Let hierbij op dat je alle velden goed ingevuld hebt en dat de eerste regel (gebruikersnaam, emailadres) verwijderd wordt, anders wordt deze ook meegenomen als contact. Klik in de CrisisConnect omgeving op Importeer contacten. Je ziet dan het onderstaande scherm: 10
Hierin staat nog eens hoe de tabel ingericht moet worden om de contacten te importeren. Bovenaan klik je op Bestand kiezen. Zoek vervolgens het juiste bestand en klik op Opslaan. Contacten handmatig invoeren Klik rechts in de CrisisConnect omgeving op Contact toevoegen. Je krijgt vervolgens het volgende scherm te zien: 11
Voer alle gegevens van het betreffende contact in. Scroll naar beneden om alle velden in te voeren. Wanneer contacten handmatig toegevoegd worden is het ook mogelijk om profielfoto's aan deze contacten toe te voegen. Klik vervolgens op Opslaan. Het contact staat nu in de lijst. Contacten in proces toevoegen De contacten staan nu in de CrisisConnect omgeving. Om ze onder een proces te hangen ga je naar het betreffende proces door bovenin de pagina op Dossiers te klikken en daarna achter het betreffende proces op Bewerk te klikken. Klik op de contacten widget, houd je muis ingedrukt en sleep de widget naar rechts het lege scherm in: Maak een titel aan en selecteer de contacten die onder het proces moeten komen door ze aan te vinken. Klik vervolgens op Opslaan. De contacten die je onder het proces ziet, zijn aangevinkt: 12
2.2.6. To do list toevoegen Maak een gezamenlijke takenlijst en zie wie, wanneer, welke taak heeft uitgevoerd. Klik in het widget scherm op de to do widget, houdt de muis ingedrukt en sleep hem naar rechts het lege scherm in. De widget verschijnt nu in het scherm. Geef de to do widget een titel en klik op de button 'opslaan' rechtsboven in het scherm. Hierna kunnen taken aan de widget toegevoegd worden. Vul nu een taak in. 13
Om meerdere taken toe te voegen druk je na het invoeren van een taak op het blauwe plus icoontje, er verschijnt nu een nieuw veld voor een volgende taak. Druk na het invoeren van alle taken op de button 'opslaan'. 2.2.7. Afbeeldingen toevoegen In de tekst widget is het al mogelijk om een afbeelding vanaf je computer of schijf te uploaden, met de afbeeldingen widget is het nogmaals mogelijk om een afbeelding te uploaden. Klik op de foto widget, houd de muis ingedrukt en sleep hem rechts het lege scherm in. Je kunt nu een foto selecteren en toevoegen. 14
Gebruiken 3.1. Groepen Het is mogelijk om de dossiers in verschillende groepen te plaatsen zodat bepaalde gebruikers meer (of minder) dossiers kunnen zien in tegenstelling tot andere gebruikers. Klik bovenaan de pagina op het kopje Groepen. Vervolgens verschijnt het volgende scherm: Klik op Groep toevoegen om een nieuwe groep toe te voegen. Geef de groep een naam en klik op Opslaan. De groep komt nu in de lijst te staan. Klik vervolgens achter de groep op Bewerk. 15
Vervolgens kun je aangeven welke dossiers zichtbaar moeten zijn en welke gebruikers aan deze groep gekoppeld moeten worden door de gebruikers en dossiers aan te vinken. Klik vervolgens op Opslaan. De groep is nu aangemaakt en klaar voor gebruik. 3.2. Gebruikers De laatste en belangrijkste stap is het toevoegen van gebruikers. Klik bovenaan de pagina op de button Gebruikers. Je komt nu op het volgende scherm: Gebruikers kunnen op twee manieren toegevoegd worden. Je kunt handmatig gebruikers toevoegen en gebruikers importeren. Gebruikers handmatig toevoegen Klik op de button Gebruiker toevoegen om een gebruiker toe te voegen. Onderstaand scherm verschijnt: 16
Gebruikers importeren Door middel van een excel bestand is het mogelijk om contacten te importeren. Klik op 'Importeer contacten'. Je ziet het volgende scherm: Het is belangrijk dat je het excel bestand inricht zoals aangegeven wordt op het scherm hierboven. Sla vervolgens het excel bestand op als CSV bestand. Dit doe je door in excel te gaan naar Bestand, Opslaan als en te kiezen voor CSV. Let hierbij op dat je alle velden goed ingevuld hebt en dat de eerste regel (gebruikersnaam, wachtwoord) verwijderd wordt, anders wordt deze ook meegenomen als contact. Gebruikersnaam aanmaken Maak een gebruikersnaam aan. Het wachtwoord wordt automatisch gegenereerd, hier zijn geen verdere stappen voor nodig. Voer als laatste een e mailadres in. De inloggegevens worden vervolgens direct naar dit e mailadres gestuurd. Let op dat de gebruikers aan een groep gekoppeld worden! Anders ziet de gebruiker geen dossiers! De CrisisConnect app is nu klaar voor gebruik! 17