White Paper Op Cloud gebaseerde online werkplekken vanaf iedere locatie op elk apparaat Desktop-as-a-Service: wel de lusten, niet de lasten Organisaties zijn op zoek naar meer flexibele en kosteneffectieve manieren om aan de nieuwe behoeften van hun (mobiele) werknemers tegemoet te komen. Desktop as a Service (DaaS) biedt online werkplekken waarbij u geen rekening hoeft te houden met de complexiteit en kosten van hardware, software en management. Dat verklaart de sterk groeiende vraag naar deze desktop management oplossingen. Daar waar vooral het midden- en kleinbedrijf nog twijfelt, heeft dat te maken met zorgen over aspecten als veiligheid, privacy en beschikbaarheid. Maar is dat terecht? Wat is Desktop as a Service? En wat zijn de voordelen? Het nieuwe werken, stijgend gebruik van mobiele apparaten, kosteneffectiviteit en flexibiliteit. Het zijn slechts enkele redenen waarom de fysieke desktop steeds meer tot het verleden behoort en de online werkplek tot het heden. Maar wat houdt online werken eigenlijk in? Waar het simpel gezegd op neer komt is dat u vanaf een willekeurige werkplek, met elk device met een internetbrowser, waar ook ter wereld, via vast of mobiel internet, verbinding maakt met een server waarop uw eigen online bureaublad met uw documenten, software en gegevens staan. Deze gegevens zijn veiliger dan ooit doordat ze zijn opgeslagen op zeer goed beveiligde servers. U heeft geen omkijken naar het uitvoeren van updates, back-ups of het betalen van licentievergoedingen. Online werken is kostenefficiënt, flexibel en toekomstbestendig. Tel: +(0)88 053 6464 www..com
2/8 - DaaS: Online werkplekken vanaf iedere locatie op elk apparaat Welkom in het post-pc tijdperk De desktop (meestal Microsoft Windows) is de vergaarbak voor alle applicaties zoals onder andere Microsoft Office en Outlook. Het is uw persoonlijke werkomgeving met gegevens en informatie. Deze omgeving draait op persoonlijke hardware zoals een pc of laptop. Bij de kleinere mkb-ondernemingen wordt het desktopbeheer vaak zelf gedaan, vanwege het kleine aantal aan apparaten die onderhouden moeten worden. Maar al vanaf vijf medewerkers scheelt het aanzienlijk in tijd en kosten om het onderhoud van de werkplekken te automatiseren. Daarnaast krijgen bedrijven te maken met het feit dat hun medewerkers graag over de nieuwste applicaties willen beschikken of hun eigen mobiele telefoons of laptops op het netwerk willen gebruiken. Waarom is DaaS nieuw? De ICT-wereld kent een overvloed aan afkortingen. Met de doorbraak van Cloud Computing zijn er weer een aantal bijgekomen die eindigen met aas (as a service). Die afkorting verwijst naar de essentie van Cloud Computing: het als een service via internet beschikbaar stellen van hard- en software. Clouddiensten worden in de markt op vier niveaus aangeboden: IaaS (hardware/infrastructuur as a service), PaaS (platform as a service), SaaS (software as a service) en Daas (desktop as a service). Zowel SaaS en DaaS betreft software die op een externe server draait. Maar daar houdt de vergelijking ook wel op; bij SaaS neem je alleen software af als een dienst. Bij DaaS draait de gehele computeromgeving op de server. Het enige dat een onderneming voor DaaS nog nodig heeft zijn domme computers (waarop geen software geïnstalleerd staat) en een internetaansluiting. Online werken is kostenefficiënt, flexibel en toekomstbestendig. VDI: vaak verplaatsen van probleem Naast SaaS is het eerste niveau van geheel werkplekonafhankelijk werken de Virtuele Desktop Infrastructuur (VDI). Dit is een desktop waarbij de software draait op een externe server, maar meestal binnen de organisatie op een server in het eigen datacenter. Deze server based desktops zijn eigendom van en worden beheerd door de eigen IT-afdeling, die ervoor zorgt dat alle gebruikers toegang hebben tot hun desktop. VDI lijkt een veelbelovend alternatief. In werkelijkheid is het kostbaar en complex om te implementeren. VDI vereist nog steeds een fikse investering in servers, software en onderliggende infrastructuur om problemen met vertragingen te voorkomen. Investeringen die veel kleine en middelgrote bedrijven zich niet kunnen veroorloven. Eigenlijk komt het erop neer dat u de complexiteit en kosten van het beheer van fysieke desktops naar een andere complexe en dure infrastructuur verplaatst. Tel: +(0)88 053 6464 www..com
3/8 - DaaS: Online werkplekken vanaf iedere locatie op elk apparaat Wat is Desktop-as-a-Service? De Cloud hosted virtuele desktop gaat een stap verder. Deze desktop draait op een server in een datacenter dat buiten de eigen locatie staat. De data worden geleverd via internet. De leverancier van het datacenter is een Managed Service Provider (MSP) die onder contract staat bij de organisatie die de Desktops beschikbaar maakt en onderhoudt. De gebruiker heeft altijd dezelfde desktop en applicaties; alles bevindt zich in de Cloud. Dit model wordt Desktop-as-a-Service (DaaS) genoemd. Zo lang als Cloud Computing bestaat is er de behoefte om complete desktops op deze manier te hosten. We zijn nu zover omdat de netwerksnelheid en beschikbaarheid van de meeste internetverbindingen geschikt zijn voor DaaS. Daarnaast duurde het even voordat licentiemodellen geschikt waren om desktops via de Cloud te hosten en te leveren. Het goede nieuws is dat inmiddels aan alle eisen is voldaan. En naar tevredenheid van betrokkenen die steeds massaler de overstap maken. De voordelen zijn Uiteraard sluiten Software as a Service, VDI en Desktop as a Service elkaar niet uit. De verschillende technologieën kunnen geschikt zijn afhankelijk van specifieke behoeften en mogelijkheden van iedere klant en situatie. Welke benadering voor uw organisatie het meest geschikt is, steunt op de volgende factoren: kosten, complexiteit, onderhoud en betrouwbaarheid. Maar de reden dat steeds meer grotere en kleinere bedrijven de overstap naar DaaS maken, is dat het alle voordelen van bovengenoemde oplossingen en factoren in zich verenigt. DaaS is de meest actuele en optimale vorm van desktop virtualisatie. Laten we eens kijken wat die voordelen zijn: 1) Aanzienlijke kostenbesparing Een van de belangrijkste voordelen van DaaS is dat het de IT-kosten drastisch vermindert. Geen dure hardware meer die moet worden aangeschaft en vervangen, geen kostbare stroom- en klimaatvoorzieningen en minder kostbaar kantooroppervlak voor de serverruimte. De dagen van IT-professionals die marcheren van computer naar computer voor het uitvoeren van dezelfde taken op meerdere pc s zijn voorbij. Ook de hoge investeringskosten en management vraagstukken van een intern geïmplementeerd en beheerd datacenter dat voortdurend onderhouden moet worden, behoren tot het verleden. Tel: +(0)88 053 6464 www..com
4/8 - DaaS: Online werkplekken vanaf iedere locatie op elk apparaat 2) Uitbesteding beheer Het beheer van een desktop omvat niet alleen het installeren van nieuwe applicaties of updates, maar ook het beheer van patches, het inventariseren van de gebruikte hard- en software binnen het bedrijf, het backuppen en terugzetten van data, de migratie van data, het terugzetten van wachtwoorden van gebruikers, zorgen dat er geen virussen of andere malware op de desktops terecht komen en natuurlijk de helpdesk. Al deze aspecten en kosten worden u bij DaaS door de provider uit handen genomen. 4) Flexibel en met gebruik eigen software De licentie van het pakket betaalt u op abonnementsbasis. Dat geeft flexibiliteit; gebruikt u het pakket maar een jaar, dan betaalt u ook maar een jaar. Daarnaast is het mogelijk om uw eigen bedrijfsspecifieke software te (laten) installeren. Bijvoorbeeld het ERP systeem zoals Exact, Afas, Unit4, SAP of MS Dynamics of branche specifieke of maatwerkapplicaties. DaaS stelt bedrijven dus in staat om hun bestaande software te hergebruiken en de levensduur van de investering die zij reeds hebben gedaan te verlengen. 3) Geen licentiekosten en snelle upgrades Een ander belangrijk aspect is dat de aanschaf van dure softwarepakketten en licentiefees wegvallen. Als DaaS gebruiker heeft u de keuze uit alle applicaties die op kantoor ook gebruikt worden, zoals Microsoft Outlook, Word en Excel. U heeft geen omkijken meer naar dure upgrade-implementaties, want die gebeuren automatisch en snel. Implementatie van nieuwe software, toepassingen en updates duurt minuten in plaats van dagen. Toegang tot uw persoonlijke PC bureaublad vanaf elke locatie, maar ook met behulp van ieder apparaat. 5) Mobiliteit: bring your own device De toekomst is mobiel. Desktop as a Service houdt uw externe werknemers aangesloten en maakt daarmee Het nieuwe werken mogelijk. Maar naast het feit dat medewerkers plaats-onafhankelijk willen werken, doen ze dat ook steeds vaker met eigen apparatuur. Onder de noemer Bring your own device is de persoonlijk laptop al een vaste waarde en is de tablet bezig met een stevige opmars op kantoor. Met DaaS krijgt u toegang tot uw volledige persoonlijke pc bureaublad vanaf elke locatie, maar ook met behulp van ieder apparaat, waaronder ipads, Macbooks, tablets naast bestaande desktops, laptops en thin clients. Dit kan met een vaste internetverbinding of met mobiel internet. Tel: +(0)88 053 6464 www..com
5/8 - DaaS: Online werkplekken vanaf iedere locatie op elk apparaat Winstgevender Grote en invloedrijke organisaties maken om bovenstaande redenen gebruik van DaaS om de manier van werken te transformeren en winstgevender te maken. Het midden- en kleinbedrijf loopt hierin wat achter. En dit terwijl het Nederlandse mkb, technologie als cruciale voorwaarde ziet om te groeien. Volgens het onderzoek Cloud adoption Study onder mkb-directeuren in opdracht van Microsoft, geven zes op de tien bedrijven zelfs aan dat Cloud Computing essentieel is om het hoofd te bieden aan de economische crisis. Houd uw externe werknemers aangesloten en maak Het Nieuwe Werken mogelijk. Koudwatervrees mkb Ondanks deze overtuiging en aantoonbare voordelen lijkt de overstap naar diensten uit de Cloud zoals DaaS - voor sommige organisaties nog net een brug te ver. Waarom? Omdat Cloud Computing nog te vaak gezien wordt als een technologie in plaats van een business-model. Een technologie waarvan de één volledig overtuigd is en waar de ander nog steeds wat huiverig voor is. Dat laatste is vooral het onnodige gevolg van gebrek aan kennis. De koudwatervrees speelt vooral op het gebied van: veiligheid, privacy en het risico van de dienst afgesloten te worden. Is die vrees terecht? Toenemende veiligheid Om met de eerste te beginnen: de veiligheid van data neemt onder DaaS juist toe. Het probleem met personal computers in een zakelijke omgeving is dat ze kunnen worden gehackt, verloren of gestolen. In de tijd dat u alles nog in eigen huis hield werden lokale backups gemaakt. Dat was vaak een tape die bovenop de server bleef liggen of met iemand mee naar huis ging. Was dat veiliger? Met DaaS is er continu sprake van data back-up en synchronisatie op een externe locatie met behulp van de meest geavanceerde technieken. Ook worden traditionele pc s geconfronteerd met virussen die ook het interne netwerk schade kunnen toebrengen. Met DaaS behoren die tot het verleden. Certificeringen Toonaangevende DaaS platformen worden gehost op state-of-the-art servers met dezelfde beveiligingsmindset als on-premise hardware en wordt onderhouden met frequente updates om te zorgen dat de nieuwste veiligheidsnormen gelden. Ze treffen niet alleen maatregelen om aanvallen vanaf internet te voorkomen; ook fysieke 24-uurs beveiliging behoort tot de taken. Uiteraard worden de providers geselecteerd op alle mogelijke certificeringen. Toonaangevende providers onderschrijven internationale veiligheidsnormen zoals EU Safe Harbor Certification, SSAE-16, ISO 27001, Data Protection Act en SAS-70 Type II. Tel: +(0)88 053 6464 www..com
7/8 - DaaS: Online werkplekken vanaf iedere locatie op elk apparaat Uw succes centraal Het succes van een DaaS-aanbieder is sterk afhankelijk van uw succes. Faalt u, dan faalt hun businessmodel. Daarom hebben ze de beste IT-operationele teams beschikbaar om ervoor te zorgen dat dit niet gebeurt. Feit is dat grotere en gespecialiseerde partijen zoals een provider, beter kunnen voldoen aan normen en certificeringen op het gebied van veiligheid, privacy, continuïteit en innovatie. Omdat de investeringen die daarmee gemoeid zijn verdeeld worden over de vele klanten. Een kleinere onderneming zal die grote investeringen in beveiliging economisch niet kunnen verantwoorden. Daardoor zal het gebruik van diensten uit de Cloud zoals DaaS voor organisaties vaak niet alleen flexibiliteit en kostenbesparing opleveren, maar maken ze ook een sprong voorwaarts in hun informatiebeveiliging en beschikbaarheid. Cloud Computing wordt nog te vaak gezien als een technologie in plaats van een business-model. Service Level Agreement Ondanks alle bovengenoemde aspecten blijven beveiliging en backup van uitbesteedde data cruciaal. Het is belangrijk om hier met de externe dienstverlener heldere afspraken over vast te leggen in de vorm van een Service Level Agreement (SLA). Hierin kunnen zaken worden vastgelegd als Waar staat mijn data? Hoe lang duurt het voordat ik weer over mijn data kan beschikken bij storing? en Wat gebeurt er met mijn data wanneer de samenwerking beëindigd wordt? Een DaaS-aanbieder moet alle noodzakelijk informatie verschaffen die nodig is voor de afnemers om de voor- en nadelen in te schatten. De relatie tussen de aanbieder en de afnemer van de Clouddienst wordt voor een groot deel beheerst door de afspraken tussen beiden, die in de SLA moeten worden bevestigd. Beveiliging, transparantie, juridische zekerheid en exit spelen hierin een belangrijke rol. Tel: +(0)88 053 6464 www..com
8/8 - DaaS: Online werkplekken vanaf iedere locatie op elk apparaat Vertrouwen Vertrouwen en nog eens vertrouwen. Daar draait het uiteindelijk om bij het kiezen van een samenwerkingspartner aan wie u uw desktopbeheer uit handen geeft. Het toverwoord is proven technology en consultancy. Let er altijd op of de provider en de dienst zijn nut heeft bewezen. Hoe lang bestaat de provider? Wat is het trackrecord? Als een product zo goed is, dan moet er vast een andere klant zijn waarmee u kunt gaan praten? Of breng een bezoek en luister of een provider u en uw business begrijpt. Een goede provider definieert samen met u welke concrete waarde DaaS voor u kan hebben. Vervolgens kijkt hij naar de beste technische invulling, migratie en integratie van data, maar ook naar het veranderproces dat noodzakelijk is voor een succesvol resultaat. Het uitrollen van een Cloud-strategie is namelijk alleen interessant als het ook daadwerkelijk waarde toevoegt. Tot slot: DaaS is allesbehalve de nieuwste hype. Waar de markt zich doorgaans terughoudend opstelt ten aanzien van technologie, ontwikkelt deze vorm van Cloud Computing zich razendsnel. Cloud Computing is de logische volgende stap binnen de IT-wereld en het begin van een nieuw technologisch tijdperk. Voordelen online werkplekken - 24/7 beschikbaar, overal ter wereld - Schaalbaar naar de behoefte van de organisatie - Betrouwbaar en veilig in de Cloud werken - Geen investeringen in servers en IT infrastructuur - U betaalt alleen voor de capaciteit die u gebruikt - Geen kostbare Microsoft Office licenties - Hosting bedrijfsapplicaties in de Cloud omgeving Over Cloudshape levert sinds 2004 verschillende Cloud diensten, zoals Cloud infrastructuur (Infrastructure as a Service), de online werkplek (Desktop as a Service) en VoIP telefonie aan middelgrote en grotere organisaties. Redactie: Joost Arnold, algemeen directeur Cloudshape Kenneth Verhoeven, sales manager Cloudshape Contact Heeft u vragen, wilt u meer informatie over Cloudshape of direct een afspraak met ons maken? Neem dan vrijblijvend contact met ons op. www..com info@.com Taxandriaweg 8d 5141 PA Waalwijk t. +31 (0)88 053 6464 Auteur: Jens de Jongh, 2COM8 communicatie Tel: +(0)88 053 6464 www..com