Stichting Bevolkingsonderzoek Baarmoederhalskanker Twente Jaarverslag 2009 1. Inleiding Voor u ligt het laatste jaarverslag van de Stichting Bevolkingsonderzoek Baarmoederhalskanker Twente (SBBT) Per 1 januari 2010 is SBBT opgegaan in de nieuwe Stichting Bevolkingsonderzoek Oost, welke is ontstaan na de fusie van de vijf screeningsorganisaties in de provincies Gelderland en Overijssel. Naast aan deze fusie is in 2009 veel aandacht besteed aan uitbreiding van het werkgebied met Noord Overijssel. 2. Resultaten Ondanks de drukte rondom de fusie en de uitbreiding van het werkgebied zijn de werkzaamheden rondom het uitnodigingsproces volgens planning uitgevoerd. Dit heeft veel inzet gevraagd van de medewerkers van het SBBT kantoor. In 2009 zijn 27958 vrouwen uitgenodigd. 25.043 vrouwen (88%) werden uitgenodigd door de zelfuitnodigende huisartsen (zuha s), 2915 vrouwen door SBBT (12%). De opkomst bij uitnodigen door SBBT was 55%, de opkomst bij uitnodigen door zuha s 75,95%. De gemiddelde opkomst bedroeg 73,8%; dit is 1% lager dan in 2008. De (iets) lagere opkomst ten opzichte van voorgaande jaren wordt door de huisartsen verklaard door de drukte in de huisartsenpraktijken rondom de Mexicaanse griep, waardoor het bevolkingsonderzoek minder aandacht heeft gekregen. 3. Organisatie Het Bestuur van SBBT had in 2009, evenals in voorgaande jaren, de eindverantwoordelijkheid voor de organisatie van het bevolkingsonderzoek naar baarmoederhalskanker in Twente. De operationele verantwoordelijkheid voor de organisatie van het bevolkingsonderzoek ligt bij de regionaal manager. Zij zorgt voor afstemming binnen de netwerkorganisatie en de medewerkers van het centrale kantoor middels het uitvoerdersoverleg, waarin naast medewerkers van het SBBT kantoor, de RCP (Regionaal Coördinerend Patholoog), hoofd screening laboratorium, de preventieconsulent van ROSET (Regionale Ondersteuning Structuur Eerstelijn Twente) en de communicatiemedewerkster zijn vertegenwoordigd. De taken van de RCP betreffen evaluatie, kwaliteitscontrole en na- en bijscholing van de medewerkers in de cytopathologische diagnostiek van het bevolkingsonderzoek naar baarmoederhalskanker, conform de Praktijkrichtlijn van de NVVP (Nederlandse Vereniging voor Pathologie) Deze werkzaamheden werden uitgevoerd in afstemming en samenwerking met de regionaal manager. 4. Fusie Volgens de uitgangspunten van het landelijke traject Versterking Infrastructuur Kankerscreening (VIKS) moest Nederland per 1 januari 2010 zijn opgedeeld in vijf regio s van waaruit de bevolkingsonderzoeken borstkanker en baarmoederhalskanker worden georganiseerd. In een vroeg stadium is samenwerking gezocht met de vier andere screeningsorganisaties in de nieuw te vormen regio Oost. Deze organisaties waren de Stichting Bevolkingsonderzoek Baarmoederhalskanker Stedendriehoek (SBBS) in Beekbergen, de Stichting Bevolkingsonderzoek Oost in Arnhem (SBO), de Stichting Vroege Opsporing Borstkanker (SVOB) in Enschede en de Stichting Vroege Opsporing Kanker Oost Nederland (SVOKON) in Nijmegen. Op 2 juni 2009 hebben de bestuurders van de vijf stichtingen het fusiedocument ondertekend. In september 2009 zijn alle stukken gedeponeerd. Na het afgeven van de verklaring tot non-verzet door de rechtbank hebben alle fusiepartners het Besluit tot Fusie ondertekend. Op 31 december 2009 zijn de aktes bij de notaris gepasseerd.
In de regio Oost is gekozen voor een juridische fusie tussen de vijf instellingen. Daarbij worden alle bestaande rechten en plichten overgenomen door de nieuwe stichting en worden de lopende contracten gerespecteerd. In juni 2009 werd de Raad van Toezicht voor de nieuwe organisatie samengesteld. Ook startte de wervingsprocedure voor de eenhoofdige Raad van Bestuur. Alle partijen hebben ingestemd met de benoeming van de bestuurder van de SVOB tot nieuwe bestuurder van de Stichting Bevolkingsonderzoek Oost per 1 januari 2010. Vooruitlopend op de fusie is in 2009 de nieuwe huisstijl van de Stichting Bevolkingsonderzoek Oost voorbereid en geïmplementeerd. Voorbereiding Business Unit Baarmoederhalskanker Enschede / herverkaveling Door uitbreiding van het werkgebied met het gebied Noord Overijssel stijgt het aantal vrouwen in de doelgroep per jaar vanaf 2010 van rond de 29.000 naar 48.000. Bij de voorbereidingen voor de herverkaveling bleek het technisch niet mogelijk de CIS database, waarin de nieuwe doelgroep zich bevond, af te splitsen. Dit heeft veel extra inzet gevraagd op het gebied van de automatisering om dit op te lossen. Dankzij extra inspanningen van de SBBT medewerkers is het toch gelukt het mogelijk te maken de bestanden van de uit te nodigen vrouwen door de zelfuitnodigende huisartsen (zuha s), ook voor het nieuwe werkgebied eind 2009 te matchen. Om dit mogelijk te maken zijn de dienstverbanden van enkele medewerkers wat uitgebreid. 5. COS (Computer Ondersteund Screenen) In het najaar van 2008 heeft het Laboratorium Enschede het besluit genomen de cervixonderzoeken te gaan beoordelen met COS. Belangrijkste drijfveren waren de krapte op de arbeidsmarkt en de mogelijkheid die het systeem biedt om met minder mensen de werkzaamheden meer afwisselend te maken. Het screenen van de onderzoeken vergt veel concentratie; meer dan 90% van de onderzoeken bevat geen afwijkingen. Door de selectie van beelden wordt de screentijd korter. Het systeem dat wordt gebruikt is de BD Focal Point. Vanzelfsprekend moest het COS voorafgaand aan de implementatie grondig worden gevalideerd. In 2008 is door het bestuur van de NVVP een validatieprotocol opgesteld. Om de uitvoerbaarheid van het protocol te testen zijn door het bestuur van de NVVP in april 2009 twee laboratoria aangewezen om een proefvalidatie van dit protocol te gaan uitvoeren. Het Laboratorium in Enschede is hierbij aangewezen om het protocol te testen voor de Focal Point. De RCP is hierbij betrokken als arbiter. De RCP kon op 9 september 2009 mededelen dat het laboratorium Enschede de NVVP-validatietest COS met goed gevolg heeft doorstaan. Het laboratorium heeft de test geheel volgens protocol gedaan. Na berekening blijkt een overall Kappa behaald te zijn van 0,89 (very good). 6. Uitslagbrieven Vanaf 1 januari 2010 dienen de screeningsorganisaties hun clienten schriftelijk op de hoogte te stellen van de uitslag van het onderzoek. In 2009 heeft door het RIVM ism de programmacommissie onderzoek plaatsgevonden naar de wijze waarop en wanneer de uitslagen dienen te worden verzonden. Het CIS is eind 2009 aangepast om het verzenden van uitslagbrieven mogelijk te maken. In december zijn de huisartsen en de laboratoria geïnformeerd over de nieuwe procedure. Eind december hebben de laatste testen plaatsgevonden, waardoor het verzenden van de uitslagbrieven per januari 2010 van start kon gaan. 7. Personeel Het aantal fte s van de medewerkers op het SBBT kantoor is uitgebreid van 1,9 naar 2,34 fte. De personeelsfunctionaris is op afroep beschikbaar. Evenals in voorgaande jaren kon het ziektepercentage weer worden afgerond op 0%. Voor de inzet van de RCP is een detachering-overeenkomst afgesloten met het UMC St. Radboud te Nijmegen. Voor de voorlichting wa0s een dienstverleningsovereenkomst afgesloten met de GGD. (Deze laatste is beëindigd per 31 december 2009)
De preventieconsulent, die een dienstverband heeft bij ROSET voor de ondersteuning van de huisartsen, werkt vanuit het SBBT kantoor. Voor de ondersteuning van de huisartsen via de ROS en is een subsidie beschikbaar van 1,00/onderzoek. SBBT kiest ervoor dit bedrag geheel in te zetten. ARBO Het ARBO beleid is geformuleerd in het ARBO beleidsplan 2008-2010. In 2008 is gestart met de opzet en uitvoering van een risico inventarisatie en evaluatie (RI&E) De RI&E is een vast element in het kwaliteitsbeleid. Want goede kwaliteitsborging betekent ook risico s beheersen. SBBT en SVOB hebben een gezamenlijke ARBO advies commissie en een gezamenlijk BHV team. Voor SBBT heeft ook in 2009 de management assistent hierin deelgenomen. 8. Kwaliteitsbeleid SBBT heeft een goed functionerend kwaliteitsmanagementsysteem. De plan-do-check-act-cyclus is ingebed in de organisatie middels het Jaarplan Bewaken Kwaliteit. In 2009 is de aandacht verder uitgegaan naar de uitvoering van het (landelijk) clienttevredenheidsonderzoek. Eind 2009 zijn de resultaten hiervan bekend geworden. Hierbij bleek dat de clienten in de hele regio Oost het bevolkingsonderzoek positief beoordeelden. Uit het clienttevredenheidsonderzoek komen geen concrete voorstellen tot wijziging van de werkwijze. Zuha Over 2009 is een kwaliteitsonderzoek uitgevoerd onder de zuha s. Bij 50% van de zuha s in Twente zijn de uitnodigingssetjes en de zgn. afvinklijst gecheckt. Algemene indruk was dat e.e.a. er prima uitzag. Afvinklijst Op de afvinklijsten wordt bijgehouden wanneer en hoeveel uitnodigingen en herinneringen worden verstuurd. (vergelijkbaar met de registratie bij SBBT) Uit de ingestuurde lijsten blijkt dat de zuha s werken conform het door SBBT opgestelde oproepschema. 46 % van de praktijken hebben aangegeven (nog)niet met de afvinklijst te werken. Zij bleken na telefonisch overleg wel bereid dit te gaan doen vanaf 2010. Medicom gebruikers kunnen ook een statistiekuitdraai van de cervixmodule aanleveren met informatie Uitnodigingsset Alle uitnodigingssetjes waren voorzien van de juiste folder. (100%) Meest voorkomend probleem was een verouderde tekst in de uitnodigingsbrief (36 %). Het gaat hierbij wel om een landelijk voorgeschreven tekst, die jaren geleden in het HIS is ingevoerd. Deze praktijken zijn zowel telefonisch als per mail nog eens geattendeerd op de landelijk verplicht gestelde teksten. Het blijkt niet altijd even eenvoudig in de cervixmodule de teksten aan te passen Slechts 1 praktijk had een zelfopgestelde brief die totaal niet aan de eisen voldeed. Opkomst De zuha s ontvangen per op te roepen cohort een nieuwsbrief / reminder, waarin vermeld staat welk cohort moet worden uitgenodigd en herinnerd. Het gemiddelde bruto opkomstpercentage bij de zuha s in Twente was 75,95% in 2009. De opkomst onder SBBT-genodigden 55%: een verschil van ruim 20%! Opkomst zelfuitnodigende huisartsen in Twente 2005 2006 2007 2008 2009 Bruto opkomstpercentage 72,5 72,75 75,0 76,8 75,95 Beschermingsgraad 82,1 81,33 83,0 85,5 84,55 Netto opkomstpercentage 87,3 87,65 87,7 89,9 88,9 Laboratorium In 2009 heeft de RCP samen met de manager een werkbezoek gebracht aan het laboratorium in Enschede. Bij dit werkbezoek zijn de resultaten van de kritische kengetallen 2008 besproken en zijn de verbeterpunten uit de visitatie van 2008 afgehandeld. Kwaliteitscontrole en afstemming In 2009 is voor de laboratoria uit de drie regio s (SBBT, SBBS en SBO) één bijeenkomst gehouden door het RCP-bureau met het doel om tot een betere afstemming te komen. Onderwerpen die aan
bod kwamen in 2009 waren: HPV-testen in het natraject, computer ondersteunend screenen, dunne laag cytologie, eindrapportage van de pilot in Enschede over het combi-brush borsteltje, de vernieuwde opzet van het second opinion panel en de gang van zaken rondom de nieuwe labkaart. Ook werd afgesproken dat het RCP-bureau voor alle laboratoria uit Oost (SBBT, SBBS en SBO) over geheel 2009 een analyse zal doen van de B3-uitstrijkjes (onbeoordeelbare uitstrijkjes) omdat sommige laboratoria wel erg hoge B3-percentages hebben (sommige bijna 5%). De regionale laboratoriumbijeenkomsten worden één keer per jaar gehouden en gaan vooraf aan het Papendal symposium in november. Hierdoor wordt voorkomen dat er teveel moet worden gereisd. 9. Communicatie SBBT ziet voorlichting als een belangrijk instrument om het grote publiek en de individuele clienten te informeren over het bevolkingsonderzoek. SBBT heeft ook in 2009 weer gebruik gemaakt van de landelijke teksten voor de uitnodigingsbrieven, en van de landelijke informatie folder. Daarnaast zijn weer per op te roepen cohort artikelen verstuurd naar de redacties van de gemeentepagina s. Hierbij is aandacht besteed aan een speciaal artikel voor 30- en 60-jarigen en aan de uitwisseling van persoonsgegevens. Verder zijn posters verspreid onder huisartsen, ziekenhuizen, verloskundigen, bibliotheken, zorgloketten, allochtone ontmoetingspunten, consultatiebureaus en apotheken. Naar aanleiding van de uitnodiging en/of artikel op de gemeentepagina kan worden gebeld met de informatielijn, er kan worden gemaild, of de website kan worden bezocht. In 2009 valt weer een duidelijke stijging te zien mbt de aantallen vrouwen die de website hebben bezocht voor informatie. De website blijkt duidelijk in een behoefte te voorzien. In 2009 konden in totaal 6.131 pageviews worden geregistreerd. Het aantal telefonische vragen is in 2009 verder afgenomen. Konden in 2006/2007 nog bijna 700 telefonische vragen worden geregistreerd, in 2009 blijkt dit aantal afgenomen tot 300. Het aantal vragen per email neemt ook geleidelijk toe, in 2009 werden 72 vragen per email geregistreerd Tabel 1: overzicht raadplegingen website Verder is op het gebied van communicatie veel aandacht besteed aan de fusie. Medewerkers en contractpartners zijn op de hoogte gebracht middels een gezamenlijk fusiebulletin. Voorts zijn voorbereidingen gemaakt voor het invoeren van de nieuwe huisstijl van bevolkingsonderzoek Oost. De laboratoriumformulieren voor de zuha s voor het nieuwe oproepjaar 2010 zijn eind 2009 in de nieuwe huisstijl verspreid. Kwaliteit gemaakte uitstrijkjes Een belangrijke voorwaarde voor de kwaliteit van het cervixonderzoek ligt aan de bron: het maken van het uitstrijkje. Immers, zelfs met de beste apparatuur en de beste analisten kan geen adequate beoordeling plaatsvinden als het uitstrijkje niet de juiste cellen bevat.
Jaarlijks ontvangen de huisartsen per brief van de laboratoria informatie over de kwaliteit van de door hen aangeboden uitstrijkjes. Op de scholingsavonden is steeds veel aandacht besteed aan de kwaliteit van de uitstrijkjes. Dit heeft in Twente tot sterke verbetering geleid: in 2008 blijkt het gemiddelde percentage eccgedaald van 13% in 2005 naar 9,5% in 2008. Vanaf 1 juni 2008 worden in Twente uitsluitend uitstrijkjes gemaakt met de nieuwe verbeterde combibrush. Vanaf deze datum zijn gegevens verzameld voor onderzoek. De eerste resultaten van het onderzoek zijn bekend geworden eind 2009. Hieruit blijkt een lichte verbetering t.o.v. de klassieke uitstrijkborstel aantoonbaar mbt het percentage ecc- uitslagen en een licht verbeterde detectie van geringe afwijkingen. Opvallend is wel, dat praktijken die eerder slecht scoorden mbt de kwaliteit van de uitstrijkjes in 2009 wel betere resultaten hebben behaald. Complicerende factoren bij het onderzoek zijn: - door scholing en aandacht voor de kwaliteit van de uitstrijkjes was het percentage ecc- al voor de start van het onderzoek met de nieuwe brush gedaald tot een aanvaardbaar niveau (ecc- <10%) - alle praktijkassistentes zijn bij de invoering van de nieuwe brush persoonlijk geïnstrueerd (Dit verklaart de duidelijke verbetering van de kwaliteit gelijk na invoering en afname van de kwaliteit in de loop van het onderzoek) - extra aandacht van het laboratorium voor geringe afwijkingen Het percentage ecc- kwam in 2009 op 8%. Hiermee is een verbetering gerealiseerd t.o.v voorgaande jaren van 1,5% (9,5% in 2008 en 2007) 10. Na- en bijscholing De na- en bijscholing gebeurt door middel van het jaarlijkse symposium in november in Papendal en het second-opinion panel. In 2009 was het jaarlijkse Papendal symposium wederom multidisciplinair van opzet. Hierdoor was het mogelijk om voor alle beroepsgroepen die direct betrokken zijn bij de uitvoering van het BVO een boeiend en afwisselend programma te presenteren. Dit jaar werd het 11 e Papendal symposium voor de tweede maal onder auspiciën van de drie screeningsorganisaties SBBT, SBBS en SBO gehouden. Het RCP-bureau voor de gelegenheid aangevuld met de drie regiomanagers en vertegenwoordigers van de zeven laboratoria uit Oost wist een interessant programma te presenteren over de nieuwste ontwikkelingen binnen het BVO zoals de rol van HPV in de toekomst, dunne laag cytologie en computer ondersteunend screenen. Een Engelse gast, Dr. M. Desai praatte ons alvast bij over de voorlopige resultaten uit de Artistic en Mavaric studies t.a.v. deze nieuwe ontwikkelingen. De secretaris van de Gezondheidsraad, Dr. K. Groeneveld sprak over het uit te brengen advies van deze raad t.a.v. deze nieuwe testen. Het aantal deelnemers was 193 en daarmee het hoogste tot nu toe. De second-opinion panels worden in het voor- en najaar gehouden in het Alysis ziekenhuis. Deze zijn bedoeld voor cytologische analisten en pathologen van de laboratoria werkzaam voor het bevolkingsonderzoek. De second-opinion panels hebben kwaliteitsverbetering van de beoordeling van uitstrijkjes als doel. Elk laboratorium stuurt twee cases in. Alle 16 casus werden volgens een strak schema in twee cycli rondgestuurd aan alle deelnemende pathologielaboratoria, zodat de preparaten van te voren bekeken konden worden. In 2009 waren ca. 35 analisten en vijf pathologen aanwezig tijdens de panelbesprekingen van de rondgestuurde preparaten. De ingestuurde individuele diagnosen werden vergeleken met de consensus laboratoriumdiagnosen. Door deze opzet van te voren rondsturen van preparaten aan alle laboratoria en het tonen van de ingestuurde diagnosen ontstond over elke casus een interessante discussie. De nascholing voor huisartsen en assistentes werd georganiseerd op 5 februari onder de titel: Bevolkingsonderzoek: blik op de toekomst. Hierbij werd, ism SVOB, naast baarmoederhalskankerook aandacht besteed aan het borstkankeronderzoek. Op het programma stonden: de introductie van
het digitaal scannen bij het borstkankeronderzoek, de introductie van het COS (computer ondersteund screenen) bij het baarmoederhalskankeronderzoek, Pathologie en fysiologie van de cervix, HPV screening en vaccinatie, het belang van een goede uitstrijk en het onderzoek met de combibrush. Een interessante avond, die door de 175 deelnemers positief werd beoordeeld. 11. Productie en financiën Productie In 2009 werden door de SBBT 21.382 onderzoeken geregistreerd (2008: 22.854, 2007: 22.881) Hiermee is de taakstelling in de begroting van 21.888 onderzoeken niet gehaald. Uitgangspunt bij de begroting was een productie van 78% van de doelgroep (28.062). De productie komt op 76% in 2009. (2008: 81%, 2007:80%) De lagere productie/opkomst wordt door de zelfuitnodigende huisartsen verklaard door de drukte in de praktijken rondom de Mexicaanse griep, waardoor het bevolkingsonderzoek minder aandacht heeft gekregen. Daarnaast loopt het aantal onderzoeken jaarlijks terug door afname van het aantal vrouwen in de doelgroep door de bevolkingskrimp Financien SBBT heeft het jaar 2009 kunnen afsluiten met een klein negatief saldo van 61,00. Het resultaat was in de voorgaande jaren beduidend positiever. Verklaring voor het tegenvallende resultaat in 2009 zijn naast de lagere opkomst/productie in 2009 de kosten van de voorbereiding van de uitbreiding van het werkgebied. In september 2009 is in verband met de voorgenomen fusie een due dilligence-onderzoek uitgevoerd. Het ging om een actualisering van een soortgelijk onderzoek uit 2008. Dit due dilligence-onderzoek liet een consistente lijn zien en gaf geen aanleiding tot bijzondere acties. Nog toevoegen Financieel jaarverslag Kk en jaarverslag RCP