~~() gemeente Aá~en"unze Adviesnota College Besluit nr.: B&W d.d.: Zaaknummer: Datum Afdeling Behandeld door Telefoonnummer Portefeuillehouder Onderwerp 09 december 2015 Dienstverlening en Samenleving H. de Roo 710 Burgemeester H.F. van Oosterhout Vereenvoudigen vergunningprocedures in kader procesoptimalisatie WABO VHT L1~'hlle{QuY1njt'l~ Paraaf behandelend ambtenaar Overleg gevoerd met Team BO M.v.d.Berg & H. Brongers Team BMO M. de Koning Team Financiën F. Klaucke... araaf afdelingshoofd Conform H.F. van Oosterhout bu emeester la. Bespreken._._- Te behandelen in Aoendapunt Ter kennisname Datum verq~d Raad 0 ~.-._ - - -- Commissie 0 0 - OR 0 0.- GO 0 0 - ~....- Dit advies is: ~ openbaar o niet openbaar Motivering (indien niet openbaar): Onderwerp Het vereenvoudigen van vergunningprocedures (in het kader van de Wabo procesoptimalisatie VHT). Voorgesteld besluit 1. In te stemmen met de invoering van de flitsvergunning per 1 januari 2016 voor de bouw gerelateerde omgevingsvergunningen. 2. In te stemmen met het vereenvoudigen van toetsings- en indieningskaders voor kleine bouwwerken en flitsvergunningen. 3. In te stemmen met de ambtelijke mandatering van de welstandsbeoordeling bij flitsvergunningen.
4. Kennis te nemen dat door onderhavige besluiten de verantwoordelijkheid voor de bouwtechnische kwaliteit van bouwen nadrukkelijker bij de (private) marktpartijen komt te liggen. Inleiding Wet- en regelgeving op het terrein van bouwen en procedures zijn aan verandering onderhevig met de volgende doelen: terugdringen van administratieve lasten en regeldruk, verbetering van dienstverlening aan burgers en bedrijven en meer eigen verantwoordelijkheid voor de bouwer. Hiervoor worden op rijksniveau wettelijke belemmeringen weggenomen. Op lokaal niveau kunnen beleidskader (en werkprocessen) worden vereenvoudigd en waar mogelijk (deels) afgeschaft. Het team Wabo-vergunningverlening staat voor het leveren van kwalitatieve producten en diensten binnen wettelijk gestelde termijnen. De Wabo brede werkvoorraad is stijgend. De economie trekt aan en maakt dat medewerkers werklast steeds meer ervaren als werkdruk. Dit zijn signalen die voor het afdelingshoofd in 2014 aanleiding waren om een onderzoek te starten. Om veranderingen (intern) door te kunnen voeren is inzicht en bewustwording nodig. In 2014 heeft Rooêeek Advies een onderzoek uitgevoerd naar de werkwijze binnen team backoffice, taakgebied Wabo-vergunningverlening en het Kee "fysieke omgeving". In het rapport zijn aan de hand van onderzoeksvragen conclusies getrokken. Ook zijn meerdere aanbevelingen gedaan om te komen tot een beter vergunning management en (verdere) procesoptimalisatie voor de Wabo-vergunningverlening binnen de afdeling Dienstverlening en Samenleving. Eén van de aanbevelingen luidt: "De enkelvoudige en ontvankelijke Wabo-vergunning voor kappen, inritten en (ver)bouwen versnellen met toepassing van een zogenaamde flitsvergunning. Een vereenvoudiging van het proces zorgt dat een versnelling van 8 weken naar5 werkdagen haalbaar moet zijn. n De flitsvergunning heeft als ambitie te komen tot snelle afgifte van een (enkelvoudige reguliere) omgevingsvergunning, waarbij gestreefd wordt naar een wachttijd van 5 werkdagen. De kleine bouwwerken en verbouwingen, die (net) niet vergunningvrij zijn, komen in aanmerkingen voor een flitsvergunning, per 1 januari 2016. De ambitie is om de flitsvergunning te laten "groeien" en uit te bouwen voor het inzetten van meerdere bouwactiviteiten, waarbij niet wordt uitgesloten dat nieuw te bouwen woningen ook als flitsvergunning kan worden verleend. Ook de activiteit "kappen" en "inritten" zijn in potentie op korte termijn (na vaststelling van de APV begin 2016) voor een deel te flitsen (al dan niet via een melding). Op de vernieuwde websitepagina "bouwen en wonen" (die overigens praktisch gereed is voor de beschreven stappen in dit advies en binnenkort wordt gelanceerd) wordt uitvoerig aandacht besteed aan de flitsvergunning door een eenvoudig uitleg te geven in het "infoblad flitsvergunning" (zie bijlage). Zowel de "eigen verantwoordelijkheid" als de vereenvoudiging van de indieningskaders krijgen een prominent plekje op de websitepagina. Ervaringen in andere gemeenten In Drenthe is de gemeente de Walden een gemeente die ambitieus bezig is op dit vlak. Met de zgn. balievergunning, heeft men een klaar-terwijl-u-wacht product (maximaal 30 minuten). Dat de gemeente de Wolden een welstandsvrije gemeente is en de verantwoordelijkheid voor het bouwen volledig bij de private markt legt, zijn hier belangrijke voorwaarden. Gemeente Emmen had jaren terug een flitsvergunning maar is daar vanaf gestapt. Het succes van de flitsvergunning zat hem daar in personen (trekkers). Afgelopen maand is een motie in de Raad aangenomen. Naast politieke wens heeft de wethouder ook het doel om bepaalde vergunningen te willen versnellen. Emmen onderzoekt momenteel de mogelijkheden tot "flitsvergunning binnen 1 dag". Ervaringen in andere delen van het land laten zien dat het werkproces werkbaar is, efficiënt in te richten is, etc. en dus succesvol kan zijn. Maar laat ook zien dat het in aantallen soms tegenvalt. Aanvragers zitten niet altijd te wachten of maken er geen gebruik van. Het resultaat (vergunning; recht 2
[ om te mogen bouwen) is voor sommigen het wachten wel waard. Daarnaast houden bepaalde private partijen een cultuur in stand waarbij het leunen op de overheid "lekker" is. Daarom is krachtig communiceren en uitdragen welke rol wij innemen en welke kerntaken wij hebben belangrijk. Beoogd effect 1. Dienstverlening richting de burger verbeteren door enkelvoudige vergunningaanvragen echt eenvoudig te maken, waarbij wij veel sneller vergunningen kunnen verlenen voor onze aanvragers. 2. Ruimte creëren zodat het team zich meer en makkelijker kan bezig houden met andere kerntaken en accenten/prioriteiten kan leggen, zoals complexere vergunningaanvragen, toets Bouwbesluit, de aanstaande kwaliteitsborging, beleidsontwikkelingen, etc. Argumenten 1.1 Het vereenvoudigen van toetsings- en indieningskaders voor kleine bouwwerken en de flitsvergunning levert voordelen op voor de burger. Het vereenvoudigen van de bouwtechnische toets voor kleine bouwwerken en flitsvergunning, die net niet vergunningvrij zijn, levert voordelen op voor burger. Het vereenvoudigen van de procedure voor dit soort bouwwerken en constructief vooroverleg tussen klant en gemeente levert een positieve beoordeling op waarna in één keer een ontvankelijke aanvraag kan worden ingediend, die vervolgens snel verleend/geflitst kan worden. 1.2 Het vereenvoudigen van toetsings- en indieningskaders voor kleine bouwwerken en de flitsvergunning levert versnelling op voor de aanvragers. Het vereenvoudigen van toetsings- en indieningskaders voor kleine bouwwerken en de flitsvergunning kan een versnelling opleveren in de afhandeling van kleine bouwaanvragen van ca. 4 respectievelijk 7 weken. 1.3 Het vereenvoudigen van toetsings- en indieningskaders voor kleine bouwwerken en de flitsvergunning past bij het streven van uw college voor deregulering en verlichting van de administratieve lasten. Het Collegeprogramma 2014-2018 heeft als speerpunt een gemeentelijke dienstverlening, die gericht is op de behoeften van inwoners en bedrijven, waarbij de ambtelijke organisatie efficiënt en flexibel moet zijn. Eén van de activiteiten is het vereenvoudigen van vergunningprocedures. 1.4 De vereenvoudiging van de vergunningprocedure past in de verandering die het Rijk doorvoert. Het vereenvoudigen van vergunningprocedures en scherper omgaan met verantwoordelijkheden past in de veranderingen die het Rijk en de gemeente al vanaf 2008 doorvoert in het bouwproces. Ze zijn een gevolg van het rapport van de Commissie Dekker: "Privaat wat kan, publiek wat moet. Vertrouwen en Verantwoordelijkheid in het Bouwproces". De commissie stelt dat de overheid vertrouwen moet hebben in de kwaliteit die de bouwsector kan en wil leveren. Daar staat tegenover dat de bouwsector dat vertrouwen moet waarmaken en dus daadwerkelijk de verantwoordelijkheid hiervoor neemt. 1.5 Er ontstaat ruimte voor afhandeling van complexe en meervoudige vergunningaanvragen De werklast bij Wabo vergunningverlening is hoog. Veel producten en diensten vragen onze aandacht. De vraag die gesteld is of wij de juiste hoeveelheid tijd aan de juiste producten en diensten geven. Een vergunningaanvraag voor een erker of een garage behoeft een andere aandacht en prioriteit dan plannen voor Avebe, Hof van Saksen of een AZC. Door de vergunningaanvragen voor de kleine bouwwerken sneller af te handelen ontstaat er ruimte voor belangrijkere zaken die onze aandacht echt nodig hebben, zoals Bouwbesluit toetsen voor onderdelen veiligheid, gezondheid en energiezuinigheid. 1.6 Het vereenvoudigen van de vergunningprocedure leidt tot imagoverbetering, past bij een faciliterende overheid en geeft een betere dienstverlening naar de burger. 2.1 Vereenvoudiging in de aanpak leidt niet tot onrechtmatig handelen. Aan de wetsgeschiedenis kan worden ontleed dat in het vergunningenstelsel besloten ligt dat er bij aanvragen om omgevingsvergunning voor het bouwen een integrale toetsing moet plaatsvinden aan alle toetsingscriteria. Het achterwege laten van een deel van de toetsing is strijdig met de regelgeving. Het wettelijk kader biedt gemeente wel de ruimte om te variëren in intensiteit van 3
toetsing. Afhankelijk van de mogelijke risico's bij een bepaald aspect varieert het toetsniveau van herberekenen tot toets op aanwezigheid. 3.1 F/itsvergunning alleen mogelijk bij een ambtelijk mandaat. De welstandscommissie vergadert om de 2 weken. Door de afhandeling van de welstandsadviezen te mandateren aan de Wabo vergunningverleners (medewerker VHT A) kunnen de omgevingsvergunningen versneld worden tot flitsvergunningen. Een flitsvergunning heeft als voorwaarde dat het bouwplan als vooroverleg in de welstandscommissie is beoordeeld. In dat vooroverleg heeft de welstandscommissie het plan getoetst aan de welstandsnota. De definitieve uitwerking voor de vergunningaanvraag (flitsvergunning) moet gelijk zijn aan het bouwplan dat in een vooroverleg is beoordeeld, behoudens ondergeschikte wijzigingen zoals (vergunningvrije) wijzigingen van kleurstelling etc. 4.1Iedereen die bouwt is zelf verantwoordelijk voor de bouwtechnische staat en voor de constructieve veiligheid van het bouwwerk. Een verleende omgevingsvergunning vervangt immers geen spijkers. Vergunning aanvragers, architecten of aannemers rekenen er soms op dat de gemeente een bouwplan bouwtechnisch nog eens nakijkt. Dat is niet terecht: de gemeente controleert alleen of het aannemelijk is dat een plan voldoet aan de bouwtechnische eisen. Het is daarom belangrijk dat elke initiatiefnemer zijn plan zelf goed voorbereidt en laat toetsen. De (wettelijke) verantwoordelijkheid voor deugdelijke bouwwerken ligt bij de vergunninghouder. Bedrijven, ondernemers en burgers zijn zelf verantwoordelijk voor een kwalitatief goed bouwwerk, dat voldoet aan de eisen die de wet stelt aan bouwtechniek en veiligheid. Dat was zo en blijft zo. Dat is geen (kern}taak en verantwoordelijkheid van de gemeente. Kanttekeningen 1.1 Het verlenen van een flitsvergunning kan niet voor alle (bouw)activiteiten. Dit heeft te maken met de complexiteit van sommige aanvragen, het wettelijk kader, een deeladvies van de RudD nodig is of niet voldaan kan worden aan één of meer voorwaarden die expliciet gesteld worden bij flitsvergunningen. 1.2 Kritische succesfactor bij de flitsvergunning ligt bij de aanvragers Wij hebben ons werkproces strak georganiseerd, zodanig dat aanvragers (als zij dat willen; indienen flitsvergunning blijft een keuzevrijheid!) een vergunning binnen 5 werkdagen krijgen. Echter, dit bepalen de aanvragers zelf. Zijn aanvragers bereid een vooroverleg te voeren? Zijn ze bereid om een volledige vergunningaanvraag in te dienen? Willen ze wel verandering? Als lokale overheid ben je erom te faciliteren. Ons werkproces is er klaar voor! 1.3 & 2.1 Het werken met flitsvergunningen is een andere wijze van werken en houdt niet in dat er in verhouding tot de huidige werkzaamheden minder personeel nodig is. De kerntaak voor Wabo vergunningverlening blijft vergunningverlening van Wabo gerelateerde producten en dienstverlening bij vragen, verzoeken of andere samenwerkingsvormen. Mocht flitsvergunningen tijdbesparing opleveren, kan die tijd besteed worden aan de Bouwbesluit technische toets voor onderdelen veiligheid, gezondheid en energiezuinigheid van de complexe en meervoudige aanvragen. Maar ook beleidsontwikkelingen en toekomstige ontwikkelen zoals wijziging in wetgeving, zoals de wet private kwaliteitsborging, Omgevingswet en Wet Natuurbescherming hebben een impact voor de Wabo-casemanagers. 2.2. Het vereenvoudigen van de vergunningenprocedure werkt alleen als aanvragers zich houden aan de voorwaarden. Het vereenvoudigen van de vergunningenprocedure, de flitsvergunning, werkt alleen als aanvragers vooroverleg gebruiken en vervolgens een volledige/ontvankelijke aanvraag indienen. Het succes van de flitsvergunning zit hem in samenwerking tussen publiek en privaat. Onderdeel van dit proces is heldere communicatie naar inwoners, bedrijven en andere soorten vergunning aanvragers. Financiën 4
Deze verandering van de werkwijze heeft geen consequenties voor de leges inkomsten. De kostendekkendheid van leges is een continu punt van aandacht. Binnenkort kunt van de TL's van Ruimtelijk Beleid en Backoffice en afdelingscontrolier Femie Klaucke een voorstel verwachten om met name de leges voor bijzondere procedures te verhogen. Communicatie De gemeente Aa en Hunze geeft haar inwoners en bedrijveneen nog betere dienstverlening en introduceert de flitsvergunning. Vergunningaanvragers kunnen binnen 5 werkdagen een omgevingsvergunning ontvangen. Met het vereenvoudigen van het toetsing- en indieningskader voor kleine bouwwerken, zoals dakkapellen, uitbouwen, carports en bergingen, kan een versnelling van vergunningverlening plaatsvinden.. Het versneld afgeven van een vergunning maakt dat de vergunning aanvrager vrijwel direct in staat is om te starten met het bouwproces. Burgerparticipatie Uitvoering 1. Het concept b en wadvies is op 23.11.2015 besproken met de TL's. 2. Het concept b en wadvies is op 30.11.2015 besproken met MT. 3. Het advies wordt behandeld in de vergadering van 15.12.2015. 4. Op de vernieuwde websitepagina "bouwen en wonen" wordt uitvoerig aandacht besteed aan de flitsvergunning door een eenvoudig uitleg te geven in het "infoblad flitsvergunning" (zie bijlage). 5. Na besluitvorming zal een informatiebijeenkomst voor architecten, bouwkundige tekenaars en aannemers worden georganiseerd. 6. Na besluitvorming zal 10 weken lang een publicatie volgen in de Schakel. 7. Ook zal in overleg met communicatie een persbericht voor de media worden opgesteld. 8. De gemeenteraad zal per brief van uw besluit op de hoogte worden gesteld. Bijlagen 'nfoblad flitsvergunning Verklaring flitsvergunning Eerdere adviezen over procesoptimalisatie. BESLUIT: 5
Checklist Integraal werken o Niet van toepassing Afdeling Dienstverlening en Samenleving o Accommodaties/voorzieningen 0 o Kunst en Cultuur 0 o Sport 0 o Zorg/ Volksgezondheid 0 o Onderwijs 0 o Welzijn 0 o Brede Samenwerking 0 o Wet Maatschappelijke Ondersteuning (WMO) 0 o Sociaal Beleid 0 o Arbeidsmarktbeleid 0 o Leerplicht 0 o Bouw- en Woningtoezicht 0 o ~~ 0 o Geluid 0 gj Handhaving en toezicht 0 o KCC 0 o Buurt- en kerngericht weken 0 o Straatnaamgevinglvernummering 0 o Leerling-vervoer 0 o Begraafplaatsen 0 o Openbare orde en veiligheid 0 o Milieu 0 gj Adviseur VHT Afdeling Ruimte Recreatie en toerisme Economische zaken Stedenbouw Volkshuisvesting Milieu Archeologie/cultuurhistorie Ruimtelijke Ordening Gebiedsgericht beleid Drentsche Aa Gebiedsgericht beleid Veenkoloniën Groen Afval Landschappelijke inpassing Grondzaken/grondeigendom Grondbedrijf Flora en fauna Bouwkunde Civieltechniek Verkeer/Parkeren RioleringlWater Inritten Openbare Verlichting Beheer en inrichting Openbare Ruimte Afdeling Middelen o Budgetten/kredietbewaking/jaarrekening o Subsidies Verzekeringen o Grondbedrijf o Financiering grote projecten (> 1.000.000) o Accountantsverklaring o Belastingen o Leges Automatisering uitvoering o Inkoop/aanbestedingsbeleid o Automatisering beleid ~ AfdelingscontrolIer o Concerncontroller Financieel beleid o Team Bestuurs- en Management ondersteuning o Openbare orde en veiligheid o Juridisch o Brandweer o Bestuurssecretariaat Openbare orde en veiligheid Personeel & Organisatie (pao) o Voorlichting/communicatie Website/ intranet o Naam teamleider : Datum: H. Brongers 09.12.2015 6