Notitie Van : Directeur HRM Aan : AMT Datum : November 2013 Onderwerp : Beleid omtrent eigen wachtgelders Doel : Ter kennisgeving Opgesteld door : Marja van den Ouden/ Linda Nolst Trenite Kopie aan : Bestuur Bijlage : Inleiding. In de CAO PO staat in artikel 2.5, lid 3, dat de werkgever vrijkomende vacatureruimte aan werknemers met een deeltijdbetrekking en een dienstverband voor onbepaalde tijd moeten aanbieden, tenzij voorrangsbepalingen zich hiertegen verzetten of de bevindingen van een beoordeling dit ongewenst doen zijn. In bijlage IE van de CAO PO staan de voorrangsbepalingen. Hierin zijn ook de eigen wachtgelders opgenomen (lid 3 van de bijlage). Lid 3 verwijst naar artikel 138 lid 2 van de WPO. Tijdens de jaarlijkse accountantscontrole 2012 is gewezen op het ontbreken van een beleid en procedure voor wachtgelders van Aloysius. In deze notitie wordt het voorgeschreven wettelijk beleid uiteengezet en de te nemen acties benoemd. Eigen wachtgelders Definitie eigen wachtgelder Personeel dat in het genot is van een ontslaguitkering op basis van het BWOO, de WW en/of het BBWO (voorheen wachtgeld of andere ontslaguitkering) en direct voorafgaand aan die uitkering langer dan 1 jaar onafgebroken in dienst is geweest. Kort gezegd:eigen wachtgelders zijn voormalige werknemers die een werkloosheidsuitkering genieten en die direct voorafgaand aan die uitkering langer dan een jaar in dienst zijn geweest. Dit kunnen dus ook werknemers zijn die een tijdelijk dienstverband, vervangingsbetrekking of werknemers die een tijdelijke uitbreiding hebben gehad. 1
Gevolgen van handelen i.s.m. herbenoemingsverplichting De gevolgen van het in strijd handelen met deze herbenoemingsverplichting zijn verstrekkend. Indien een schoolbestuur iemand benoemt met voorbijgaan aan een eigen wachtgelder die een gelijksoortige functie 1 uitoefent, wordt het salaris (inclusief toelagen, uitkeringen etc) van degene die is aangesteld en iedereen die daarna is aangenomen (met voorbijgaan aan de eigen wachtgelder) in mindering gebracht op de bekostiging van de betreffende instelling 2. Uitzondering Op de herbenoemingsverplichting zijn twee uitzonderingsmogelijkheden 3 : 1) Een ontheffingsaanvraag indienen bij DUO (ontheffing herbenoemingsverplichting eigen wachtgelder) via een aanvraagformulier op www.cfi.nl. 2) Via het systeem van de automatische ontheffing. In dit geval hoeft er dus geen aanvraag te worden ingediend. De voorwaarden voor deze automatische ontheffing zijn vastgelegd in de ministeriele regeling van 1 juni 2005 (gele katern). Ad1) Indienen van een aanvraag bij DUO. Er moet wel voldaan worden aan de bepaling eigen wachtgelders. Als er geen sprake is van een automatische ontheffing van de herbenoemingsverplichting kan er toch door het bevoegd gezag een verzoek worden gedaan om de kosten van personeel, dat is aangesteld met voorbijgaan van een eigen wachtgelder, niet op de vergoeding in mindering te brengen. Dit kan alleen wegens gewichtige redenen. Dit is het geval als benoeming van de eigen wachtgelder zou leiden tot onoverkomelijke onderwijskundige en/of organisatorische knelpunten. Hierbij moet een verklaring van de betrokken wachtgelder aanwezig zijn waaruit blijkt dat die op de hoogte is van het verzoek en de gronden die tot dat verzoek hebben geleid. De gewichtige redenen kunnen samenhangen met de organisatie van het onderwijs, met de persoon van de wachtgelder of met een combinatie van beide. http://duo.nl/zakelijk/klantenservice/formulieren_po.asp Ad2) Ministeriele regeling van 1 juni 2005 De verplichting tot voorrangsbenoeming van ex-personeelsleden kan versnippering van banen tot gevolg hebben of leiden tot onderwijskundige en organisatorische problemen in de school. Daarom is er de mogelijkheid tot het verkrijgen van een ontheffing. In de regeling is een automatische ontheffing van de herbenoemingsverplichting opgenomen indien het ontslag heeft plaatsgevonden op grond van: 1 Gelijksoortige functie is een functie waarvoor gelijksoortige objectieve kwalificaties en bevoegdheidseisen gelden. 2 Artikel 138 lid 1 WPO en art. 132 van de WEC 3 Artikel 138 lid 6 WPO 2
a) Onbekwaamheid of ongeschiktheid voor de functie (anders dan ziekte). De ontheffing is permanent en geldt voor vacatures van gelijksoortige functies bij alle scholen van de Aloysius. (art. 3.8 lid 2 cq 4.7 sub g CAO PO) b) Een vonnis waarbij de ex-werknemer is veroordeeld tot een vrijheidsstraf. De ontheffing is permanent en geldt voor vacatures van gelijksoortige functies bij alle scholen van de Aloysius. (art. 34 lid7 sub h CAO PO) c) Ontslag of ontbinding van de arbeidsovereenkomst; wegens een van de vlg. gewichtige redenen (art 3.8 sub 7 cq 4.8 sub k CAO PO): - Onverenigbaarheid van karakters - Onherstelbaar verstoorde werkrelatie of - Onoplosbare verschillen van inzicht waarop de taken moeten worden uitgevoerd. In deze gevallen, onder c, is de ontheffing tijdelijk en geldt alleen voor vacatures van gelijksoortige functies bij de school waar de ex-werknemer laatstelijk werd ontslagen. d) Ziekte of arbeidsongeschiktheid die tenminste 24 mnd heeft geduurd en waarvan herstel binnen 6 maanden niet te verwachten was. De ontheffing is permanent en geldt voor vacatures van gelijksoortige functies bij alle scholen van de Aloysius. Er zijn nog 3 andere ontheffings-situaties (zie de regeling) bij ontslag, die echter niet vaak voorkomen. Helaas hebben we in toenemende mate te maken met bezuinigingen, teruglopende leerlingaantallen, etc. In dat verband is het relevant om op te merken dat bij ontslagen wegens opheffing van de betrekking er geen mogelijkheid bestaat tot automatische ontheffing van de herbenoemingsverplichting. Zij zullen dus bij voorrang moeten worden herbenoemd indien zij langer dan1 jaar in dienst zijn geweest (of er kan een ontheffings- aanvraag bij DUO worden ingediend). Administratieve vereisten Voor de ontheffing moeten in het personeelsdossier (en bij Groenendijk) aanwezig zijn: - een (afschrift) van een akte van benoeming en - akte van ontslag (met ontslagredenen) of de uitspraak van de kantonrechter (waarbij de ontbinding wordt uitgesproken) - verklaring van ex-werknemer waarin hij/zij aangeeft op de hoogte te zijn van de inhoud van de regeling. 3
Kosten Aloysius Stichting - Groenendijk levert een lijst aan van onze wachtgelders waarbij aangegeven wordt of er een verklaring ontheffing herbenoemingsverplichting aanwezig is. - Uit het overzicht d.d 6 februari 2013 blijkt dat van alle eigen wachtgelders tot nu toe een verklaring in het dossier is opgenomen. Er van uitgaande dat ook voldaan is aan de overige administratieve vereisten, zal er als het goed is geen vermindering van de bekostiging plaatsvinden op grond van het niet aanwezig zijn van de verklaring ontheffing herbenoemingsverplichting. Controllersrapportage Op grond van de Leidraad voor de accountantscontrole is de Aloysius verplicht om een inzichtelijke administratie te voeren. De administratie moet zodanig worden gevoerd dat daaruit kan worden afgelezen, dat de vacature aan de wachtgelder is aangeboden (als er geen ontheffing is verkregen of wanneer er geen verklaring aanwezig is). Een vacante betrekking moet schriftelijk worden aangeboden aan de eigen wachtgelder. Uit de inrichtingsvoorschriften 4 blijkt op welke wijze de instellingsaccountant moet controleren. De instellingsaccountant moet de toepassing van bovenstaande procedures jaarlijks integraal controleren. Als blijkt dat een bevoegd gezag zich niet aan de wachtgeldregelgeving heeft gehouden, neemt de instellingsaccountant dit op in een rapport van bevindingen zoals dat is vermeld in Accountantsproducten / rapportering. De instellingsaccountant vermeldt de financiële gevolgen van het niet-naleven van de wachtgeldbepalingen. In het rapport van de accountant van de Aloysius d.d. 12 april 2012 staat vermeldt: Op grond van het onderwijscontroleprotocol OCW/EL & I 2011 dienen wij hier specifieke aandacht aan te besteden. Wij hebben vastgesteld dat de wachtgeld bepalingen zijn nageleefd. Daarnaast hebben over de jaren 2006, 2007 en 2008 inhoudingen plaatsgevonden inzake negatief getoetsten. In de jaarrekening 2011 heeft u rekening gehouden met de mogelijke inhoudingen over de jaren 2009, 2010 en 2011. We achten de schatting van het in te houden bedrag als reëel. Met ingang van 2012 heeft u het risico afgedekt voor de periode na 2011. Advies 1. Op grond van de cao (bijlage IE) is Aloysius in ieder geval verplicht zich te houden aan de voorrangsbenoemingen. Het is wenselijk om een notitie omtrent het vacaturebeleid te schrijven. Daarbij is tevens van belang om te registreren welke vacatures er per sector maandelijks zijn en of die functies worden vervuld en door wie. 4 Beleidsregel: Toepassing bepaling eigen wachtgelders d.d. 1 november 1995; kenmerk: CFI/fPV- 95/1680 hfst 4 4
2. Er worden nu verschillende lijsten aangeleverd door het PF en door Groenendijk (gebaseerd op de gegevens van het UWV). Deze lijsten geven onvoldoende zicht op een evt. risico van vermindering van de bekostiging. Hoewel Groenendijk een lijst bijhoudt van eigen wachtgelders is het aan te bevelen om ook maandelijks per sector op basis van een gegeven format een administratie cq. registratie bij te houden van de eigen wachtgelders omdat hieraan financiele consequenties zijn verbonden. In het format moet o.a. de grond van het ontslag worden aangegeven omdat dit de basis is voor de bepaling of er sprake is van een automatische ontheffing van de herbenoemingsverplichting. Ook moet worden aangegeven of er een ontheffing van de herbenoemingsverplichting aanwezig is en of het PF de kosten vergoed. 3. In alle ontslagsituaties die genoemd zijn in de ministeriele regeling is het wenselijk om een verklaring ontheffing herbenoemingsverplichting te laten tekenen door de exmedewerker die langer dan een jaar onafgebroken in dienst is geweest. In de administratie bijhouden of de ontheffing permanent is of tijdelijk (en wanneer de tijdelijke ontheffing afloopt) is ook wenselijk. 4. Ook indien er sprake is van een beëindiging van het dienstverband via een beëindigingsregeling (vaststellingsovereenkomst ed.) met de medewerker is het van belang af te spreken dat hij/zij een verklaring afgeeft. Samenvatting en acties hrm: 1. Bespreken in HRM overleg. Toelichting ontwikkelen voor (S) Ld s en schooladministraties. 2. personeelsdossiers checken op aanwezigheid documenten ( getekende ontheffing herbenoemingsverklaring. (afronding eind november 2013) 3. Check lijst uit personeelsadministratie Groenendijk op wel/niet aanwezige eigen wachtgelders. ( afronding eind november 2013) 4. Vast punt op agenda periodiek HRM overleg ( per direct) 5. Procedure opstellen voor aanbieden vacatures (ook in relatie tot triade en gedragpunt) aan (eventuele) wachtgelders (notitie vacaturebeleid in amt december 2013) 5