/ Departement Cultuur, Jeugd, Sport en Media zoekt straffe medewerker Administratief medewerker Uitleendienst voor kampeermateriaal Contract bepaalde duur tot en met 31/12/2016 Niveau: C Rang: C1 Graad: medewerker Standplaats Nossegem / Bied je graag ondersteuning op vlak van administratie en kan je vlot werken met cijfers? Ben je klantvriendelijk, nauwkeurig en communicatief? Dan ben jij de persoon die we zoeken! JE TAKENPAKKET De Uitleendienst Kampeermateriaal voor de Jeugd staat in voor het uitlenen van kampeermateriaal, voornamelijk aan het jeugdwerk. De ULDK heeft meer dan 5100 tenten in stock (patrouille- en senior tenttypes). Jaarlijks worden er ongeveer 1200 aanvragen ingediend en behandeld door de ULDK. De ULDK staat onrechtstreeks in voor de overnachting van minstens 85000 jongeren, jaarlijks. Je werkt rechtstreeks onder de verantwoordelijke van de ULDK. Je staat in voor de personeelsadministratie en de boekhouding ten einde bij te dragen tot een vlotte, efficiënte administratieve werking van de ULDK. Tevens sta je in als back up voor de verantwoordelijke die instaat voor de administratieve organisatie van de uitleningen en leveringen van het kampeermateriaal. Resultaatsgebied 1: informatieverzameling en verwerking Verzamelen, invoeren, verwerken en actueel houden van gegevens met betrekking tot een duidelijk omlijnd onderwerp of vraagstuk teneinde op elk ogenblik correcte en recente informatie ter beschikking te hebben. Enkele voorbeelden van activiteiten: - Periodiek verzamelen en invoeren van gegevens - Nagaan of de gegevens correct en volledig zijn - Een adressenbestand van contactpersonen en organisaties bijhouden - Nakijken van documenten op volledigheid, correctheid en wettelijkheid - Bijhouden van afwezigheden en ziektedagen www.werkenvoorvlaanderen.be
Resultaatsgebied ebied 2: informatiebeheer Verzorgen en ontsluiten van een klassement teneinde zichzelf en anderen in staat te stellen snel de gevraagde informatie terug te vinden. Enkele voorbeelden van activiteiten: - Aanleggen van een inventaris van beschikbare documenten, rapporten en naslagwerken - Klasseren van facturen, brieven, rapporten, etc. in het kader van het dossierbeheer - Document- en archiefbeheer (papier en elektronisch) (voorbeeld: opvolgen van de parlementaire vragen) Resultaatsgebied 3: dossierbehandeling ondersteunen Dossiers helpen opmaken, administratief verwerken en aan de verantwoordelijke bezorgen teneinde bij te dragen tot een correcte en volledige afhandeling van een dossier Enkele voorbeelden van activiteiten: - Berekenen van gegevens in dossiers - Administratief opvolgen van dossiers: bv. opvolgen van timing, tijdig versturen van documenten, etc. - Voorbereiding van boekhouding - Nagaan welke formulieren ontbreken in een dossier en eventueel vervolledigen - Doorsturen van gegevens naar de centrale administratie - Beantwoorden van vragen met betrekking tot een bepaald dossier - Dossiers inschrijven in opvolgingssysteem - Bestellingen plaatsen en opvolgen Resultaatsgebied 6: onthaal en telefoon Verzorgen van een vriendelijk en correct onthaal teneinde bij te dragen tot een positief en klantgericht imago van het team of afdeling. Enkele voorbeelden van activiteiten: - Ontvangen en begeleiden van bezoekers - Verschaffen van algemene inlichtingen en standaardinformatie - Uitdelen en verspreiden van informatie - Beantwoorden en gericht doorgeven van telefonische oproepen JE PROFIEL FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN pagina 2 van 8
Je hebt een diploma van secundair onderwijs of een ander diploma of getuigschrift dat toegang geeft tot niveau C binnen de Vlaamse overheid. De volledige lijst vind je hier: https:www.bestuurszaken.be/bijlage02. Aan deze voorwaarden moet voldaan zijn op de uiterste inschrijvingsdatum. De kandidaten die niet aan de voorwaarden voldoen, worden uitgesloten van deelname. JE TECHNISCHE COMPETENTIES Je hebt goede kennis van MS Office tools. Kennis van boekhoudkundige principes Affiniteit met de jeugdsector is een pluspunt Je hebt ervaring met het uitvoeren van administratieve taken JE PERSOONSGEBONDEN COMPETENTIES Verantwoordelijkheid nemen Handelen in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie Niveau 1 Neemt verantwoordelijkheid voor zijn werk Accepteert de doelen, waarden en normen van de organisatie en gedraagt zich ernaar Respecteert geldende afspraken, regels, procedures en werkwijzen Doet wat hij zegt, komt afspraken en beloften na Is aanspreekbaar op zijn acties (komt voor fouten uit, staat open voor feedback) Reageert correct en loyaal als anderen kritiek uiten op zijn werk, entiteit of organisatie Flexibiliteit Zijn werkwijze, aanpak of stijl veranderen om doelen te bereiken. In verschillende situaties of ten aanzien van verschillende personen op een efficiënte wijze zijn gedrag kunnen aanpassen. Niveau 1 Past zijn aanpak of gedrag aan als de concrete situatie dat vereist Schakelt gemakkelijk tussen verschillende werkzaamheden Handelt doelmatig en effectief bij tijdsdruk, wijzigende prioriteiten, nieuwe gegevens, dringende vragen of behoeften Is bereid taken uit te voeren die niet tot het normale pakket behoren, als de omstandigheden dat vereisen Zoekt tijdig een alternatieve oplossing of aanpak als blijkt dat de gekozen aanpak niet geschikt is Staat open voor andere werkwijzen en is bereid zijn aanpak bij te stellen Samenwerken Een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is Niveau 1 Informeert, pleegt overleg en werkt mee Stemt zijn inbreng/prioriteiten/aanpak af op de behoeften van de groep Vacaturebericht administratief medewerker pagina 3 van 8
Deelt kennis, informatie en ervaringen en vraagt anderen naar hun mening Biedt hulp aan bij problemen, ook al valt de taak niet onder zijn opdracht Houdt rekening met de gevoeligheden en met de verscheidenheid van mensen Draagt bij aan een positieve werksfeer en teamgeest (toont enthousiasme, geeft complimenten, ) Klantgerichtheid Wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie onderkennen en er adequaat op reageren Niveau 1 Reageert vriendelijk, adequaat en correct op vragen van belanghebbenden Helpt anderen op een beleefde en vriendelijke wijze voort Neemt vragen van klanten (intern en extern) ernstig en reageert er gepast op Onderneemt concrete acties om de problemen en klachten van klanten op een adequate manier op te lossen Zet zich in om, rekening houdend met de bestaande procedures en planning, de wensen en behoeften van belanghebbenden te vervullen en zelfs te overtreffen Gaat expliciet na of de klant tevreden is met de aangeboden oplossing en dienstverlening Zorgvuldigheid Handelen met aandacht voor kwaliteit en gericht op het voorkomen van fouten Niveau 2 Blijft onder verhoogde druk kwaliteitsvol werk afleveren Blijft onder tijdsdruk op details letten Combineert snelheid met nauwkeurigheid, combineert kwantiteit met kwaliteit Kiest de exacte methode of procedure op basis van de gevraagde nauwkeurigheid Gebruikt hulpmiddelen om zijn werk te controleren Maakt gebruik van instrumenten of technieken om fouten te vermijden Plannen en organiseren Op effectieve wijze doelen en prioriteiten bepalen en de nodige acties, tijd en middelen aangeven om deze op een efficiënte wijze te kunnen bereiken Niveau 1 Plant en organiseert zijn werk effectief Brengt orde, structuur en regelmaat aan in de uit te voeren werkzaamheden en verkrijgt zo overzicht Legt doelen, prioriteiten en tijdsbesteding vast Houdt in zijn planning rekening met de begrippen dringend en belangrijk Gaat systematisch en stapsgewijs te werk Controleert de voortgang van zijn werk en stuurt bij wanneer nodig TOELATINGSVOORWAARDEN Op datum van aanwerving dien je te voldoen aan de volgende voorwaarden: 1. Je gedrag is in overeenstemming met de eisen van de beoogde betrekking; 2. Je geniet van de burgerlijke en politieke rechten; 3. Je voldoet aan de dienstplichtwetten; pagina 4 van 8
4. Je bent medisch geschikt voor deze functie; 5. Je voldoet aan de voorwaarden vermeld onder paragraaf formele deelnemingsvoorwaarden; 6. Je slaagt in de selectieprocedure. Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het divers Vlaanderen van morgen! ONS AANBOD Je wordt aangeworven in een contract van bepaalde duur tot en met 31 december 2016. Je komt terecht in een dynamische organisatie die oog heeft voor innovatie en die een permanente verbetering van de dienstverlening nastreeft. Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICT-middelen betreft. Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar. Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en je hospitalisatieverzekering worden vergoed door je werkgever. Alle personeelsleden ontvangen maaltijdcheques (van 7 euro per gewerkte dag) Je wordt aangeworven in de graad van medewerker (rang C1) met de bijbehorende salarisschaal. Relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige kan worden erkend door de lijnmanager op basis van de functievereisten en kan tot maximaal 20 jaar worden verloond. Je aanvangssalaris is minimaal 22.485,43 euro (brutojaarsalaris, aangepast aan de huidige index), reglementaire toelagen niet inbegrepen. Je bruto maandsalaris is dan 1.873,09 euro. Je eerste maand vormt een inloopperiode met een individueel programma. Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? www.werkenvoorvlaanderen.be HOE SOLLICITEREN? Solliciteren kan tot en met 5 juni 2016 Je stuurt het sollicitatieformulier naar: sollicitaties@cjsm.vlaanderen.be Indien per post, stuur je het naar: Departement Cultuur, Jeugd, Sport en Media t.a.v. Tina Boriau Vacaturebericht administratief medewerker pagina 5 van 8
Arenbergstraat 9 1000 Brussel SELECTIEPROCEDURE CV-SCREENING Aan de hand van het door jou ingevulde sollicitatieformulier gaan we na of je aan de formele deelnemingsvoorwaarden voldoet. Dit zijn de volgende criteria: Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. Deze selectiefase is eliminerend en wordt afgerond in de week van 13 juni 2016 (timing onder voorbehoud). VOORSELECTIE Op basis van de antwoorden in het sollicitatieformulier wordt een selectie gemaakt naar motivatie, technische competenties en je troeven voor deze functie. Het is belangrijk dat je in dit formulier duidelijk aangeeft in welke mate je beschikt over de nodige vaktechnische competenties. Motiveer ook duidelijk waarom je geïnteresseerd bent in en wat je troeven zijn voor deze job. Om een objectieve vergelijking tussen alle kandidaten mogelijk te maken, zullen enkel sollicitaties via het opgelegde formulier in aanmerking komen. Deze selectiefase is eliminerend en wordt afgerond in de week van 13 juni 2016 (timing onder voorbehoud). Enkel kandidaten met een score van minstens 60% die behoren tot de tien beste kandidaten mogen deelnemen aan de volgende selectiefase. Bij een gelijkheid van de stand kunnen er meer kandidaten toegelaten worden. JURYGESPREK Tijdens deze selectiefase worden aan de hand van een gesprek en een zelfinschatting volgende punten beoordeeld: - Vaktechnische competenties - Persoonsgebonden competenties - Je motivatie voor deze functie - Je verwachtingen en inzetbaarheid - Je ervaringen - Je past in het team Deze selectiefase wordt gevoerd met afgevaardigden van de afdeling Jeugd en een selectieverantwoordelijke. pagina 6 van 8
Deze selectiefase is eliminerend en gaat door in Nossegem op 21 juni 2016. (data onder voorbehoud) Op basis van het verkregen totaalbeeld word je geschikt of niet geschikt bevonden voor de functie. Het is de lijnmanager die beslist wie in aanmerking komt voor een concrete vacature. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon onderaan vermeld in de vacature. NOG VRAGEN? Voor extra informatie over de inhoud van de functie kun je contact opnemen met: Kristof Gaublomme, verantwoordelijke Uitleendienst Kampeermateriaal voor de jeugd Departement Cultuur, Jeugd, Sport en Media Adres: Arenbergstraat 9, 1000 Brussel Tel: 02 553 68 88 kristof.gaublomme@cjsm.vlaanderen.be Voor extra informatie over de selectieprocedure en arbeidsvoorwaarden kun je contact opnemen met: Machteld Aelbrecht, HR medewerker Departement Cultuur, Jeugd, Sport en Media Adres: Arenbergstraat 9-1000 Brussel Tel: 02 553 06 28 machteld.aelbrecht@cjsm.vlaanderen.be OVER HET DEPARTEMENT CULTUUR, JEUGD, SPORT EN MEDIA Het Departement CJSM staat in voor de voorbereiding, de opvolging en de evaluatie van het Vlaamse beleid betreffende cultuur, jeugd, sport en media en voor de opvolging van beleidsitems die raakpunten hebben met andere departementen. Het Departement Cultuur, Jeugd, Sport en Media heeft als missie: Als Vlaamse overheidsorganisatie werken wij aan een creatief en open Vlaanderen waar iedereen, op zijn manier, cultuur kan beleven. Het Departement Cultuur, Jeugd, Sport en Media bestaat uit: Staf van de secretaris-generaal Stafdienst Internationaal Stafdienst Infrastructuur Vacaturebericht administratief medewerker pagina 7 van 8
Stafdienst Informatie en Kennismanagement Algemene Dienst ondersteuning en beheer Afdeling Jeugd Afdeling Sociaal-Cultureel Werk Afdeling Kunsten Afdeling Cultureel Erfgoed Afdeling Media, Film en e-cultuur Koninklijk Museum voor Schone Kunsten Antwerpen (KMSKA) De Vlaamse overheid werkt elke dag aan een beter en mooier Vlaanderen. Wil jij daaraan meewerken? Solliciteer dan vandaag nog. pagina 8 van 8