ikot Kotbaasmodule: Hoe werkt het? Nieuwe kotbaas: eerste gebruik Stap 1: het on-line aanmelden Via de ikot startpagina, http://ikot.brik.be/ klik je op Nieuw account aanmaken. Werksessies IKot 2 april 2013 Brussel 1
Kotbaasmodule: Registreren op Ikot Stap 2: Gebruikers account aanmaken. Vervolgens vul je de verplichte velden in (*). Er wordt naar het ingevulde emailadres een mail verzonden met wachtwoord en verdere instructies. Klikken op Ik wil een kot verhuren Klikken op Nieuw account aanmaken en er wordt een mail naar jou verzonden! Werksessies IKot 2 april 2013 Brussel 2
Kotbaasmodule : de loginprocedure Stap 3: klikken op de link van de ontvangen mail en wachtwoord resetten Je ontvangt dan spoedig deze mail. Indien je hem niet snel zou ontvangen kijk dan ook je junkmail folder effen na. Klikken op de link in het blauw om naar je eigen huisbaasmodule te gaan, of inloggen met je mail en het Wachtwoord. Indien je klikt op de link krijg je deze pagina Wachtwoord resetten waar je klikt op de rode inloggen button Werksessies IKot 2 april 2013 Brussel 3
Kotbaasmodule : de loginprocedure Stap 4: Inloggen en een nieuw paswoord instellen Stel een nieuw veilig wachtwoord in, met letters en cijfers en klik op Opslaan. Je nieuw wachtwoord is nu opgeslagen. Noteer dit nieuwe wachtwoord voor je volgende login!!! Zeer belangrijk is dat je op dit moment je wachtwoord wijzigt, door op Wijzig wachtwoord te klikken en op een aparte pagina Wijzig wachtwoord je nieuw wachtwoord invoert. Werksessies IKot 2 april 2013 Brussel 4
Kotbaasmodule: maak je account aan Stap 5: Vul alle velden zo volledig mogelijk in Alle data (naam + adres) moeten ingevuld worden. Nieuwe velden, zoals geslacht, geboortedatum, foto, bankrekeningnr. kunnen toegevoegd worden. Bepaalde velden zijn verplicht, met het rode sterretje aangeduid* Sommige velden (telefoon) staan enkel een bepaalde vorm toe, zoals het telefoonnr., of je krijgt een foutmelding. De informatie van bepaalde velden worden gebruik voor het Br(ik modelcontract te vervolledigen, zoals bv. IBAN & BIC nr. Klikken op Opslaan om alle ingevulde data te be Werksessies IKot 2 april 2013 Brussel 5
Kotbaasmodule:toevoegen en bewerken van een pand 1. Voor je een kamer, studio of appartement wil toevoegen moet je in eerste instantie een pand/gebouw toevoegen. 2. Dit doe je door op de button KOTEN EN PANDEN te klikken en vervolgens op Pand toevoegen. 5. De eigenschappen kunnen interessant zijn voor de potentiële huurder, zoals bv. fietsenstalling, rokers, internet, andersvaliden, CV, etc.? 3.Je vult alle (verplichte*) velden in die betrekking hebben op het pand. De bereikbaarheid met het openbaar vervoer is zeker van belang! 6. Het veld met opmerkingen kan je zelf een aantal specifieke zaken vermelden over het pand. Er is hier wel een beperking in het aantal letters. 7.Belangrijk is het veld visible invisible, omdat je hier je pand (on)zichtbaar, offline plaatsen voor de bezoekers van Ikot. 4. Je voegt hier eveneens foto s toe, door te klikken op de button Bladeren. Je zoekt op deze manier de juiste foto op je PC en als je hem gevonden hebt klik je op Uploaden. Voeg max. 2-3 foto s toe ivm pand (voorgevel-tuin) Let op, er wordt max. 1MB per foto toegestaan. Bruikbare extenties: png gif jpg jpeg Je kan de foto s ook draaien en croppen 8.Vervolgens klik je op Opslaan, en is je pand toegevoegd en zichtbaar op je panden & koten pagina! Werksessies IKot 2 april 2013 Brussel 6
Kotbaasmodule: toevoegen en bewerken van een kot Er zijn 2 werkwijzen, om een kamer, studio of appartement toe te voegen aan een pand nl. 1. via de button Kot toevoegen, 2. of indien er al koten zijn aangemaakt via de button Bewerken (het podloodje) In principe zijn beide werkwijzen identiek om de verschillende velden van een kot in te vullen. Maar : Het 1 e kot zal steeds via Kot toevoegen aangemaakt moeten worden. Al de volgende koten kunnen aangemaakt via de Bewerken button van het 1 e aangemaakte kot, omdat men deze dan eenvoudig kan Dupliceren. Dit heeft het grote voordeel dat alle data, ook de foto s (van bv. gemeenschappelijke keuken/badkamer, etc.) onmiddellijk in je gevraagde veelvoud worden aangemaakt! Werksessies IKot 2 april 2013 Brussel 7
Kotbaasmodule: toevoegen en bewerken van een kot Dupliceren door het invullen van het aantal koten Je vult alle (verplichte*) velden in die betrekking hebben op het kot. Het Pand invoeren, de straat verschijnt automatisch. Kotnummer, start met 01, 02, etc Klikken op button Dupliceren om een veelvoud aan te maken. Oppervlakte = min. 8,6m²!! Type = kot-studio-appartemen max. personen = 1,2, 3 Periode: hier kan men de begin en einddatum die op Ikot verschijnt invoeren en/of een periode toevoegen en Vrij zetten. Deze data hebben geen effect op het PDF contract; Foto s toevoegen, van kamer, (gemeenschappelijke) keuken, badkamer, wc, living, etc. 1. Via de button Bladeren zoek je de juiste foto op je PC. 2. Als je hem gevonden hebt klik je op Uploaden. Voeg max. 4-5 foto s toe ivm kamer om het overzicht te behouden. Let op, er wordt max. 1MB per foto toegestaan. Bruikbare extenties: png gif jpg jpeg Je kan de foto s ook draaien en croppen Foto Verwijderen, via de button. Volgende foto s toevoegen via Nog een item toevoegen Waarborg = 1,2 of 3 + tekst mogelijk + aut. berekening Huurprijs = All-in of netto. Water-Gas-Elektriciteit TYPE = Inbegrepen Standaard = vast forfait Meter= met er op naam Meter min. standaard = meteropname maar met maandelijks forfait. Eigenschappen= gemeubeld en? personen delen gem. ruimten Opmerkingen Kot ; OPGELET!!! = deze opmerkingen verschijnen onmiddellijk in de lijst met koten, ook zonder registratie van student. (In)visible = (on)zichtbaar plaatsen voor Ikot. Na een maand zonder update moet je hier je kot opnieuw zichtbaar plaatsen Werksessies IKot 2 april 2013 Brussel 8 Opslaan = alle data bevestigen
Kotbaasmodule: toevoegen en bewerken van een kot Resultaat Pand op Ikot Resultaat kot op Ikot OPGELET: Nieuwe panden & wooneenheden moeten steeds door Br(ik worden bevestigd, voor dat ze on-line worden geplaatst! Bestaande panden en wooneenheden verschijnen onmiddellijk on-line en zichtbaar voor Ikot gebruikers. Werksessies IKot 2 april 2013 Brussel 9
Kotbaasmodule : Koten & panden nakijken en bewerken Klik STEEDS op de button Koten en panden voor het overzicht. Dit is de startpagina met de lijst van al je panden, bv. Brik Klikken op Koten & panden voor het overzicht Je kan je koten & panden toevoegen. Je kan je eigen koten filteren op oa adres, e.a. Hoeveel koten je wil zien op deze pagina De geselecteerde koten gezamelijk bewerken, nl verwijderen, verbergen (invisible), beschikbaarheid aanpassen & weergeven (zichtbaar maken/updaten) Dit is het overzicht met jouw pand(en) & koten en hoe je ze kan bewerken/verwijderen/contract genereren En de koten selectteren. Beschikbare & niet beschikbare periodes Zichtbaar & niet zichtbaar (visible & invisible) Werksessies IKot 2 april 2013 Brussel 10
Kotbaasmodule:beschikbaarheid van koten aanpassen 1.Je filtert de panden/koten die je wil aanpassen en duid aan hoeveel je er op je pagina wil zien (10,25 of 50) 2. Je selecteert je koten die moeten aangepast worden, door ze aan te vinken 3.Je klikt in het vak Geselecteerde items om via het drop down menu Beschikbaarheid aanpassen te selecteren. 4. Vervolgens klik je op de rode button Uitvoeren. Werksessies IKot 2 april 2013 Brussel 11
Kotbaasmodule:beschikbaarheid van koten aanpassen 5. Bevestigingspagina, klikken op de button Bevestigen. 1.Datum beschikbaarheid kot, simpel aanduiden via huidig of volgend academiejaar 6. Op het volgende scherm zie je de nieuwe beschikbaarheidsdata naast de beide koten verschijnen Vrij = geen schrapping, niet vrij = schrapping 2. Begindatum is standaard 01-09-XX & einddatum 31-08-XX. Je kan hier de datum aanpassen aan je werkelijke begin & einddatum op het Br(ik-huurcontract (pdf) 3.Je vinkt vervolgens of je de kamers Vrij of niet vrij (not available) aan. Belangrijk : Indien niet vrij, moet je exact de correcte datum aanduiden! 4, Klikken op Volgende om te bevestigen Belangrijk : hou er rekening mee dat na een maand je koten automatisch op invisible worden geplaatst en dus niet meer zichtbaar zijn! Werksessies IKot 2 april 2013 Brussel 12
Kotbaasmodule: tips & tricks ivm beschikbaarheid aanpassen. 1. Default zal er elk jaar vanaf 1/3/XX het volgende academiejaar reeds worden aangeduid als primaire zoekfunctie. 2. Men kan wel secundair zoeken op datum voor het lopende academiejaar. Hou er rekening mee dat hier enkel kan gezocht worden op een exacte begindatum. Bv. Je kot komt vrij op 01/05/13 en de student zoekt een kot vanaf 01/04/13, dan zal jouw kot niet verschijnen in de lijst Wil je dat wel, kan je best je begindatum op heden plaatsen of, nog makkelijker, huidig academiejaar selecteren,, zo wordt die wel altijd gevonden. Deze data hebben niets te maken met het PDF- Br(ikcontract dat kan worden gegenereerd! 3. Regelmatig updaten kan eenvoudig door de bewuste koten te selecteren en als actie weergeven te selecteren. Bevestigen en al je koten hebben een nieuwe datum en staan vanboven (zie p.14). 4. Hoe worden de periodes huidig & volgend academiejaar gedefinieerd? Deze periodes (zie beide streepjes hieronder) zijn steeds van 01-09-XX tot 31-08-XX. Periodes A t/m G zijn kamers die voor een bepaalde periode zijn vrij geplaatst. Op dit moment levert een zoekopdracht op het volgende academiejaar 2013/2014 de resultaten van nummers A,B,C,F & G Werksessies IKot 2 april 2013 Brussel 13
Kotbaasmodule: het updaten & opnieuw visible plaatsen van je vrije koten Het regelmatig updaten van je wooneenheden maakt deze meer zichtbaar bij de potentiële huurder via Ikot. Een pas geüpdatete kamer/studio/appartement staat steeds bovenaan de lijst van vrije wooneenheden. Dit is eveneens de actie die je moet ondernemen om je wooneenheden opnieuw zichtbaar weer te geven, indien ze na een maand automatisch op invisible zijn geplaatst. 4. Vervolgens klik je op Bevestigen in dit nieuwe scherm 1. Bij Geselecteerde items kies je voor Weergeven in het drop down menu 2.Vervolgens selecteer je alle te updaten kamers 5. De datum Laatst bijgewerkt is nu aangepast aan vandaag en verschijnt op Ikot aan de top van de lijst! De update is 30 dagen geldig voor de kamer automatisch op invisible wordt geplaatst. 3. Je klikt op Uitvoeren om je actie te bevestigen. Werksessies IKot 2 april 2013 Brussel 14
Kotbaasmodule:het genereren van het Br(ik-contract 1. Het genereren van een huurcontract kan enkel met het ikoontje van het contract achter elke wooneenheid 2. Je klikt op Contract en moet de volgende pagina aanvullen 3. Het heeft geen belang of je wooneenheid effectief beschikbaar staat of verschillende data als beschikbaarheid heeft. Deze data hebben geen enkele invloed op de data die je wil invoeren op het contract! Werksessies IKot 2 april 2013 Brussel 15
Kotbaasmodule: het genereren van het Br(ik-contract 1. Je kan 1 of 2 huurders die zich hebben geregistreerd op Ikot toevoegen. Door de eerste letters in te voeren in het veld Huurder 1 of 2 verschijnen de namen automatisch. Op deze manier worden de data van deze student toegevoegd aan het huurcontract. Door hier niets in te vullen blijven de velden blanco. 5. Terugbetaling waarborg IBAN & BIC = rekeningnummer van student! 6.Contractdata, start & einde academiejaar 2. Vink aan of je eigen huisbaasgegevens, de pandgegevens & kamergegevens moeten toegevoegd worden, anders blijven deze velden blanco. 3. Taal = Vink aan in welke taal je het huurcontract wil. 4. Account informatie = Je financiële gegevens die, indien nog niet ingevuld, hier rechtstreeks kunnen ingevuld worden via de link uw profiel. Vul hier je IBAN & BIC in, anders blijven deze blanco. 7. Contractdata = correcte start & einddatum van het huurcontract. Startdatum kan afwijken van de definitie van een huurmaand. Einddatum steeds op 30 e of 15 e houden. 8. Huurtermijn = de duur van het huurcontract, hier wordt de totale jaarlijks huurprijs van het contract automatisch op berekend. 9. De definitie van een huurmaand is zeer belangrijk en start meestal = 1 e of 15 e, eindigt op 30 e of 14 e. 9. Om alles te bevestigen klik je op Genereer contract. Werksessies IKot 2 april 2013 Brussel 16
Kotbaasmodule: Het PDF Br(ik-contract Je kan het PDF contract openen of opslaan. en eventueel verzenden naar de huurder. Start & einde academiejaar De huisbaasgegevens zijn toegevoegd vanuit de database De volledige gegevens van student 1of 2, vanuit de database Werksessies IKot 2 april 2013 Brussel 17
Kotbaasmodule: Het PFD Br(ik-contract De pandgegevens & kamergegevens (huurprijs + details) zijn toegevoegd, vanuit de database. Automtisch toegevoegd dat er 2 studenten verblijven. Correcte start & einddatum van het huurcontract. De definitie van een huurmaand is belangrijk voor de opzegging. De financiële gegevens ivm de huur zijn ingevuld, en berekend De waarborg is berekend (2 maanden) & alle data rond de waarborg zijn toegevoegd. De correcte huurtermijn & berekening van het huurcontract 350 * 9,5 = 3325 Terugbetaling waarborg IBAN & BIC = rekeningnummer van student! Werksessies IKot 2 april 2013 Brussel 18
Kotbaasmodule: functie v/h dashboard & notificaties Het is een samenvatting van wat er allemaal met jouw wooneenheden gebeurd, of juist niet. Je kan op je profiel gegevens aanduiden om een wekelijkse Email digest of bericht te krijgen met wat er nieuw is verschenen op je Dashboard. Indien een student een kot toevoegt aan zijn favorites of een reactie toevoegt ivm een kot. Het systeem houdt bij welke kamers worden bekeken & welke juist minder. Het zal ook zeggen, waar je nog een foto moet toevoegen en/of een update noodzakelijk is, of wanneer een kamer op onzichtbaar is geplaatst. Werksessies IKot 2 april 2013 Brussel 19