UNIT4 MULTIVERS EXTENDED MODULE OVERZICHT

UNIT4 MULTIVERS EXTENDED MODULE OVERZICHT Een white paper van UNIT4 2011

Inhoud UNIT4 multivers Extended 4 1. FINANCIËLE MODULES 4 1.1. Financiële basis 4 1.2. Rekening Courant 4 1.3. Valutabeheer 4 1.4. Vaste Activa 4 1.5. Incasso 4 1.6. 4D-Verbijzondering 5 1.7. Belgische administratie 5 2. LOGISTIEKE MODULES 6 2.1. Logistieke Basis 6 2.2. Projecten 6 2.3. Assemblage 6 2.4. Uitbesteed werk 6 2.5. Intercompany / Interfiliaal leveringen 7 2.6. Distributie 7 2.7. Vervoerderslabels 7 2.8. Verkoopoffertes 7 2.9. Inkoopoffertes 8 2.10. Warehousing 8 2.11. Verladingen 8 2.12. Prijsbijstellingen 9 2.13. Vendor Rating 9 2.14. Agentverkopen 9 2.15. Retouren 10 UNIT4 Multivers Extended Module Overzicht.docx VERSIE 1.0 PAGINA 2 van 20

3. SERVICE EN ONDERHOUD MODULES 11 3.1. Werkorders 11 3.2. Installatiebeheer 12 3.3. Contracten 13 3.4. Call Registratie 13 4. CUSTOMER RELATIONSHIP MANAGEMENT 15 4.1. CRM 15 5. WEBSOLUTIONS 16 5.1. Complete W ebwinkel 16 6. ADDITIONELE MODULES 18 6.1. Modules RF (inslag, uitslag, verplaatsingen, inventarisatie) 18 6.2. Module Electronic Output 18 6.3. EDI-verkoop 18 6.4. EDI-inkoop 18 6.5. Import 20 6.6. Office 20 6.7. Query 20 6.8. Webservices (SOAP) 20 6.9. Andere Taal 20 6.10. Multi-user per gebruiker 20 UNIT4 Multivers Extended Module Overzicht.docx VERSIE 1.0 PAGINA 3 van 20

UNIT4 MULTIVERS EXTENDED 1. FINANCIËLE MODULES 1.1. Financiële basis De financiële administratie vormt de ruggengraat van uw informatievoorziening. Met UNIT4 Multivers Extended krijgt u snel een analyse van de huidige stand van zaken van uw organisatie, waarbij u direct de juiste maatregelen kunt nemen en tijdig kunt bijsturen. Hierdoor bent u in staat effectiever en efficiënter te werken en daardoor geld en tijd kunt besparen. Maar UNIT4 Multivers Extended Financieel kan meer. Naast de dagelijkse administratieve activiteiten zijn er ruime mogelijkheden voor de veeleisende financieel manager. 1.2. Rekening Courant Met deze module kunt u tijdens het inboeken van facturen het bedrag uitsplitsten over verschillende administraties. Dit kan zowel op grootboekniveau al ook op sub administratieniveau (Crediteuren/Debiteuren) 1.3. Valutabeheer Het onderdeel Valutabeheer houdt uw valutapositie nauwkeurig in de gaten. UNIT4 Multivers Extended zorgt ervoor dat u meer kunt dan facturen in valuta boeken en een bankrekening in valuta bijhouden. Analyse van koersverloop: Openstaande posten en bankrekeningen kunt u eenvoudig herwaarderen naar de actuele koers, zonder informatieverlies. UNIT4 Multivers Extended houdt namelijk van alle valuta's die niet aan de euro gekoppeld zijn de begin- en einddatum van de koersverandering bij. Zo hebt u continu inzicht in het koersverloop. UNIT4 Multivers Extended ondersteunt ook valuta-termijntransacties. Uw valutapositie op termijn wordt berekend op basis van de banksaldi, de openstaande posten en de lopende orders. U hebt hiermee een goed instrument in handen om tijdig te kunnen bijsturen en eventuele koersrisico's af te dekken. 1.4. Vaste Activa UNIT4 Multivers Extended geeft u nauwkeurig inzicht in de waarde en het waardeverloop van uw activa. Aankopen en vervreemding legt u vast en deze worden vervolgens automatisch financieel verwerkt. Uw administratie wordt hierdoor beter beheersbaar en u krijgt daarnaast zeer tastbare informatie over de status van uw investeringen. 1.5. Incasso Per debiteur kunt u bepalen of u de vorderingen mag innen via de automatische incassoprocedure. U kunt hiervan desgewenst per factuur afwijken. Bij het genereren van de incasso-opdracht - waarvan een overzicht wordt afgedrukt - zijn meerdere selectiecriteria aan te leggen. Het is ook mogelijk de incasso-opdracht, voordat de definitieve opdracht wordt aangemaakt, eerst te fiatteren. UNIT4 Multivers Extended Module Overzicht.docx VERSIE 1.0 PAGINA 4 van 20

Is de opdracht gefiatteerd, dan wordt het bestand gemaakt, dat u vervolgens kunt aanbieden aan uw bank. Ontvangt u daarna het betreffende bankafschrift, dan boekt u in één handeling de ontvangst van alle geïncasseerde posten in. 1.6. 4D-Verbijzondering Met de module 4D-Verbijzondering kunt u grootboekmutaties sneller verbijzonderen. Met name als u facturen inboekt waar bij de verbijzondering het hele bedrag ten laste komt van één kostenplaats en één kostendrager. Het standaardverbijzonderenscherm werkt dan vertragend voor de invoer. Daarom kunt u hier per administratie aangeven of u standaard wel of niet als voorzet de éénregelige uitsplitsing wilt krijgen. 1.7. Belgische administratie Met de module Buitenlandse Administraties kunt u in UNIT4 Multivers Extended uw financiële en logistieke administratie (s) conform de Nederlandse of de Belgische wetgeving voeren, met onder andere aangepaste BTW-afhandeling en afhandeling van de ICT-aangifte. De module Buitenlandse Administraties bevat de volgende functionaliteiten: Administraties volgens Nederlandse of Belgische wetgeving BTW- & ICT-aangifte Dagboeken, grootboekrekeningen en rapportage volgens geldende wetgeving UNIT4 Multivers Extended Module Overzicht.docx VERSIE 1.0 PAGINA 5 van 20

2. LOGISTIEKE MODULES 2.1. Logistieke Basis Voorraadbeheersing is in elk handelsbedrijf een voorwaarde voor succes. Daarom biedt UNIT4 Multivers Extended u optimaal inzicht in de drie bepalende factoren voor uw voorraad: inkoop, verkoop en logistiek. Zo helpt Multivers u bij het bepalen van uw voorraadniveau op basis van actuele, toekomstige en historische verkoop- en inkoopgegevens. Met UNIT4 Multivers Extended krijgt u de beschikking over de kerngegevens én aanvullende informatie die u kunt delen met uw verkoopgroep, met het management en - als extra service bij de levering - met uw klanten. 2.2. Projecten De module Projecten biedt de mogelijkheid om projecten te definiëren, alle voor het project gemaakte kosten te registreren en te beheren op een rekening 'Onderhanden werk' en deze op basis van regie (nacalculatie) of op basis van vooraf gedefinieerde termijnen te factureren. 2.3. Assemblage Assemblage van UNIT4 Multivers Extended biedt de mogelijkheid bij assortimentsproducten aan te geven dat deze binnenshuis worden geassembleerd. Een te assembleren product bestaat uit één of meerdere componenten, die al dan niet voorraad registrerend zijn. Geassembleerde producten zelf zijn altijd voorraad registrerende producten en kunnen op voorraad beschikbaar zijn. Als bij het ingeven van een verkooporder voor een te assembleren product onvoldoende voorraad beschikbaar is, wordt de mogelijkheid geboden hier direct een assemblageopdracht voor aan te maken en deze te koppelen aan de betreffende verkooporder. Een assemblage vindt altijd plaats in een assemblagemagazijn. Via verplaatsingsopdrachten kunnen componenten naar een assemblagemagazijn worden verplaatst en eindproducten worden teruggeplaatst. Alle producten die zich in een assemblagemagazijn bevinden, worden tot de geblokkeerde voorraad gerekend, zodat deze niet kunnen worden betrokken in andere logistieke processen. Een assemblageproduct kan worden opgenomen als component (halffabricaat) van een ander te assembleren product. 2.4. Uitbesteed werk Het proces start bij het aanmaken of genereren van een of meerdere assemblageopdrachten. Een assemblageopdracht kan automatisch of handmatig als uitbesteed werk aangemerkt worden. Dit impliceert dat een derde partij waarde toevoegt aan het product, waardoor een eindproduct ontstaat. De waarde toevoeging kan bestaan uit het toevoegen van een component of het verrichten van een of meerdere handelingen. De waarde toevoeging gebeurt op basis van een opdracht en komt tot uiting in de kostprijs van het eindproduct. Door middel van verschillende parameters en stamgegevens bij assemblageproducten, componenten, leveranciers, magazijnen en leveranciersproducten wordt sturing gegeven aan het standaardproces. Door middel van de variabalen verliespercentage en seriegrootte wordt sturing gegeven aan het standaard verlies dat optreedt bij het verrichten van bepaalde handelingen en de standaard assemblagerun ten behoeve van het toekennen van vaste kosten componenten aan de eindproducten. UNIT4 Multivers Extended Module Overzicht.docx VERSIE 1.0 PAGINA 6 van 20

Per leverancier per product kunnen de standaardtarieven van de te verrichten handelingen geregistreerd worden. In de uitbesteed werk opdracht kunnen deze aangepast worden. De handelingen (kostencomponenten) kunnen een vast of een variabel karakter hebben. De onderhanden opdrachten uitbesteed werk kunnen onderling afhankelijk zijn doordat verschillende componenten een onderdeel vormen van verschillende samenstellingen. Het kan ook voorkomen dat sprake is van zogenaamde halffabricaten. De kostprijs van componenten, de variabele en vaste kostencomponenten en de kostprijs van halffabricaten vormen tezamen de kostprijs van een eindproduct. 2.5. Intercompany / Interfiliaal leveringen Intercompany is specifiek voor bedrijven met meerdere administraties of meerdere vestigingen. Binnen deze module zijn twee hoofdgroepen te onderkennen: Interfiliaal verkeer en Intercompany verkeer. Interfiliaal verkeer zorgt ervoor dat de afhandeling van logistieke zaken tussen de onderlinge filialen, binnen één administratie kan plaatsvinden. Heeft bijvoorbeeld een filiaal te weinig voorraad om een order te verwerken, dan biedt UNIT4 Multivers Extended 3.0 de mogelijkheid, goederen uit de voorraad van een ander filiaal te betrekken. Intercompany verkeer regelt tussen verschillende administraties het goederenverkeer, zoals dit voorkomt bij een organisatie met verschillende werkmaatschappijen. 2.6. Distributie Hiermee vindt het samenstellen van zendingen grotendeels automatisch plaats. In deze module kunnen de gebruikers de transportmiddelen registreren, die zij ter beschikking hebben, inclusief laadvermogen, in volume en gewicht. Op basis van een indeling van klanten, geeft deze module advies bij het maken van een distributieplan. Daarbij kunnen zowel eigen als externe vervoerders worden ingezet. Ook is het mogelijk verkooporders per regio te groeperen. Bij het uitleveren houdt het systeem dan vanzelf rekening met de gebruikelijke routeschema s van vervoerders. Het afmelden van de complete (verzamel)magazijnbon kan in één handeling, waarna Extended de vrachtbrief produceert. Zo kunnen wijzigingen nog tot op het laatste moment worden meegenomen. Dat biedt flexibiliteit in optima forma. 2.7. Vervoerderslabels Met de module Vervoerderslabels kunt u etiketten uitprinten voor de vervoerder DHL, DPD, GLS en TNT. 2.8. Verkoopoffertes Via de offertefunctie kunt u aanbiedingen voor uw afnemers opstellen op basis van de gegevens die in UNIT4 Multivers Extended zijn vastgelegd. U kunt zelfs een offerte maken voor een organisatie die nog geen debiteur van uw bedrijf is, of van een artikel dat nog niet is vastgelegd binnen UNIT4 Multivers Extended. Ook bij verkoopoffertes hebt u de beschikking over relevante extra informatie, bijvoorbeeld over prijzen, kortingen, historie en voorraden. Net als bij verkooporders kunt u aanvullende gegevens vastleggen, zoals een extra beschrijving van een artikel voor uw klant. UNIT4 Multivers Extended Module Overzicht.docx VERSIE 1.0 PAGINA 7 van 20

2.9. Inkoopoffertes Het proces start bij het opstellen van een offerteaanvraag voor een of meerdere producten bij een of meerdere leveranciers. De producten en de leveranciers hoeven nog niet bekend te zijn in UNIT4 Multivers Extended. Voor de producten is een omschrijving voldoende; de leverancier hoeft slechts als organisatie bekend te zijn. Een offerteaanvraag kan, onder hetzelfde aanvraagnummer, aan verschillende organisaties verstuurd worden. De offerteaanvraag is een formulier in UNIT4 Multivers Extended dat met behulp van de module Electronic output automatisch gefaxt, gemaild of geprint kan worden. De ontvangen inkoopoffertes worden geregistreerd in een inkoopofferte. Na vergelijking van de resultaten (prijzen, kortingen, condities) kunnen de inkoopoffertes omgezet worden naar een inkooporder. Alle historische offerteaanvragen en geregistreerde inkoopoffertes worden op detailniveau bewaard en zijn inzichtelijk door middel van informatieprofielen en rapportages. 2.10. Warehousing Hiermee kunnen bedrijven nog beter gebruikmaken van hun opslagcapaciteit en bijdragen aan de effectiviteit van magazijnmedewerkers. De module maakt het mogelijk het magazijn in te delen naar vaste en bulklocaties. Vaste locaties zijn dan grijplocaties, terwijl bulklocaties vrij kunnen worden toegewezen. Bovendien berekent deze module op verzoek de omloopsnelheid van de voorraad en de vulgraad van het magazijn. Iedere grijplocaties kent zijn vaste artikelen, waarvan de maximum- en minimumvoorraad wordt geregistreerd. Hierdoor is ook duidelijk, hoeveel artikelen per keer uit de bulkvoorraad moeten worden bijgeleverd. Deze berekening gebeurt continu waardoor Warehouse Management ook automatisch verplaatsingsopdrachten aanmaakt. UNIT4 Multivers Extended weet daardoor altijd waar voorraden zijn; het neemt eventuele reserveringen op de voorraad gewoon mee in de rapportage. Met Optimale magazijnindeling voegt u restpartijen samen op één locatie. Extended 3.0 analyseert aan de hand van goederenstromen, wat de beste magazijnpositie voor ieder artikel is. Courante artikelen staan daardoor altijd vooraan. Daarnaast kan de indeling plaatsvinden aan de hand van het goederenvolume en gewicht. Artikelen verzamelen kan op verschillende manieren. Het kan natuurlijk per order maar eveneens via het verwerken van een aantal orders op één magazijn bon. Alle betreffende artikelen worden dan in één keer uit het magazijn geloodst en daarna op de paktafel per order of klant gesorteerd. Dit levert een aanzienlijke tijdsbesparing op. 2.11. Verladingen Het proces start bij het aanmaken of genereren van een of meerdere inkooporders of het overnemen van een inkoopofferte naar een inkooporder. De inkooporder(s)(regels) kunnen opgenomen worden in een verlading en de verlading kan bestaan uit meerdere containers. U geeft zelf tot op detail aan welke orderregels aan welke container en aan welke verlading zijn toegewezen. Documenten: Bill of Lading, pakbonnen, facturen, Letter of Credit, importdocumenten, etc. Door UNIT4 Multivers Extended Module Overzicht.docx VERSIE 1.0 PAGINA 8 van 20

middel van de signaaldatum is het eenvoudig te monitoren of bepaalde documenten nog te ontvangen of nog te verzenden zijn. De kosten kunnen toegewezen worden aan de verlading en aan de containers. Per kostensoort wordt bepaald hoe de kosten naar de producten omgeslagen worden. Dit kan bijvoorbeeld op basis van volume of op basis van het aandeel in de inkoopwaarde. De kosten kunnen bestrekking hebben op invoerrechten, bankkosten, vrachtkosten, transportkosten, etc. Per kostensoort kan aangegeven worden of deze kostprijs verhogend is. Zo kan u in een vroeg stadium bepalen welke verkoopprijzen en kortingen u gaat hanteren. 2.12. Prijsbijstellingen Bij de verkoop van een product spelen meerdere factoren een rol bij de netto prijsbepaling. Diverse kortingen en toeslagen beïnvloeden de uiteindelijke prijs. Deze invloeden, hierna aangeduid als prijsbijstellingen, kunt u vastleggen in UNIT4 Multivers Extended. Te denken valt hierbij aan verwijderingsbijdragen, stibat, logistieke toeslagen etc. 2.13. Vendor Rating De module Vendor Rating is bedoeld om uw leveranciers met elkaar te vergelijken op het gebied van leverbetrouwbaarheid, prijsafwijking en kwaliteitsbetrouwbaarheid. Door middel van een zelf in te richten scorebepaling zorgt UNIT4 Multivers Extended voor een heldere analyse en een advies. 2.14. Agentverkopen Agentverkopen hebben betrekking op verkooporders die op basis van provisie worden doorgestuurd naar een externe leverancier. De organisatie die deze verkopen doorstuurt, wordt een agent genoemd. Een afnemer die bij de agent en bij de uiteindelijke leverancier van de goederen bekend is, plaatst bij de agent een order. De agent dient dus op de hoogte te zijn van met name de prijzen en van de leverings- en betalingsvoorwaarden die de leverancier hanteert. De order wordt in het geautomatiseerde systeem ingevoerd. Wanneer de klant de order heeft geplaatst, wordt deze doorgegeven aan de leverancier. Deze draagt verder zorg voor het complete logistieke en financiële traject. Met andere woorden: de agent heeft geen bemoeienis meer met de order vanaf het moment dat deze is doorgegeven aan de leverancier, met uitzondering van het incasseren van de provisie voor de geleverde dienst. Op basis van de vastgelegde orders kan een overzicht worden afgedrukt. Op deze lijst worden het bruto goederenbedrag, de toegekende provisie en het netto goederenbedrag getoond. De toegekende provisie wordt hier beschouwd als de bruto winst. UNIT4 Multivers Extended Module Overzicht.docx VERSIE 1.0 PAGINA 9 van 20

2.15. Retouren Bij retourzendingen zorgt de module Retouren voor het in goede banen leiden van deze transactie en ondersteunt het de gebruiker bij de administratieve verwerking ervan. Het beheer van deze transacties verloopt via de in- of verkooporder. Door een negatieve orderregel in te voeren, merkt UNIT4 Multivers Extended dat er sprake is van een retour. Hierdoor komt een tabblad Retouren beschikbaar, waarmee de gebruiker eenvoudig door alle noodzakelijke registraties heen wordt geleid. UNIT4 Multivers Extended Module Overzicht.docx VERSIE 1.0 PAGINA 10 van 20

3. SERVICE EN ONDERHOUD MODULES 3.1. Werkorders De module Werkorders vormt de centrale spil in de Service en Onderhoudfuncties van UNIT4 Multivers Extended. De servicemedewerker kan voor zijn activiteiten worden aangestuurd door een klantmelding (een call) of vanuit een contractverplichting (preventief onderhoud als onderdeel van een servicecontract). Er zijn verschillende typen werkorders te definiëren afhankelijk van de functie van de opdracht. Hieraan kunnen verschillende zaken gekoppeld worden die betrekking hebben op de financiële en logistieke afwikkeling van de opdracht zoals: Betalingscondities; Prioriteit van de betreffende werkorder; Kredietlimietcontrole (vooraf of achteraf) op de debiteur; Voorraadcontrole van service artikelen; Toekennen van magazijnen voor servicetoepassingen (bijv. servicewagen); Toekennen van medewerker(s) voor bepaalde type werkzaamheden; Response- en hersteltijden; Kostensoorten. Bij on-site serviceverlening kan door een aparte adressoort (materiaal, arbeid, kosten), een (eenmalig) serviceadres, een scheiding worden aangebracht in dienstverlening en facturatie. In de logistieke goederenstroom is het mogelijk om gebruik te maken van de optie om producten vooruit te verzenden naar het serviceadres. Per type werkorder kunnen instructies en andere vrije teksten vastgelegd worden die de servicemedewerker terugleest op zijn werkopdracht. Als de werkorder voortkomt uit een contract is in de werkorder zichtbaar wanneer het laatste bezoek plaatsgevonden heeft en wanneer een eventueel volgend bezoek gepland staat. Zo kunnen opdrachten in geval van calamiteiten gecombineerd worden met de regulier geplande onderhoudsactiviteiten. De werkorders worden uitgevoerd op basis van een aantal selectiecriteria zoals de installatie, servicemedewerker, servicemagazijn en uitvoerdatum. Als gevolg hiervan ontstaat een logistieke stroom die op het juiste moment, de benodigde servicecomponenten bij de betrokken medewerker bezorgt. Wanneer de servicemedewerker zijn werkorder afmeldt, worden de werkelijk verbruikte producten, uren en kosten geregistreerd. Indien er sprake was van een storing kunnen de melding en de eventuele oplossing vastgelegd worden. Zo ontstaat een kennisdatabase van foutmeldingen en mogelijke oplossingen. UNIT4 Multivers Extended Module Overzicht.docx VERSIE 1.0 PAGINA 11 van 20

3.2. Installatiebeheer Met deze module hebt u de mogelijkheid om (technische) installaties te administreren ten behoeve van serviceopdrachten of preventief onderhoud. Iedere installatie die wordt vastgelegd vanuit bijvoorbeeld een verkooporder krijgt een unieke code en een omschrijving. De installatie bevat één of meer componenten (apparaten), heeft een eigenaar, een gebruiker en heeft een serviceadres. Een reeds bestaande installatie kan uitgebreid worden met nieuwe of andere componenten. De module Installatiebeheer kent een bijzonder uitgebreide zoekfunctie op uiteenlopende criteria als: Installatiecode Omschrijving Debiteur Organisatie Persoon Kenmerk Zoeksleutel adres Plaatsnaam Groepsindeling Verkooporder Leverancier Leveranciersproduct Partijcode Serienummer Contractcode Productcode Component UNIT4 Multivers Extended Module Overzicht.docx VERSIE 1.0 PAGINA 12 van 20

3.3. Contracten De module contractmanagement biedt geautomatiseerde ondersteuning aan het beheer van al uw servicecontracten. In de basisadministratie is een vrij aantal contractsoorten te definiëren, die gerelateerd is aan twee typen serviceverlening (preventief of correctief). Per contractsoort kunnen veel workflow-parameters worden ingesteld. Deze instellingen bepalen de logistieke- en administratieve afhandeling voor de serviceopdrachten die onderdeel uitmaken van het contract. De volgende gegevens kunt u bij uw contracten vastleggen: Looptijd van het contract Prijsscenario's Contractkorting BTW-scenario's Factuurscenario's (definitie, frequentie, datum volgende factuur) Referenties naar de dagboekadministratie Vaste dekking voor Kosten, Uren en Materiaal Vaste response- en hersteltijden Prioriteitsstelling Op basis van de indeling in contractsoorten kunnen de feitelijke contracten worden ingericht. Bij invoer van het contract kan nog afgeweken worden van de standaardwaarden die horen bij de contractsoort. Er kunnen tevens notities worden toegevoegd. Per contract wordt vastgelegd welke specificaties horen bij de installatie waarop het servicecontract van toepassing is. Daarnaast is er een gedetailleerde vastlegging van de losse componenten/producten die behoren tot de installatie met serienummerregistratie, garantietermijn en prijsgrondslag. 3.4. Call Registratie De module call-administratie biedt ondersteuning aan een organisatie die naast preventief onderhoud ook reactief service verleent op basis van klantmeldingen. Hierin registreert de serviceorganisatie iedere binnenkomende klantmelding die betrekking heeft op een specifieke component van een uitstaande installatie. De call-module maakt hiervoor gebruik van de informatie die opgeslagen is de module installatiebeheer. Bij het vastleggen van de melding wordt inzichtelijk of er een servicecontract afgesloten is op de aangemelde installatie en of het defecte component nog onder de garantiebepalingen valt. Ten aanzien van het eventueel onderhoud wordt inzicht gegeven in het laatste bezoek, contactreden en het geplande volgende bezoek. Zo kunnen klantmeldingen goed gecombineerd worden met het preventief onderhoud. UNIT4 Multivers Extended Module Overzicht.docx VERSIE 1.0 PAGINA 13 van 20

Aan een melding kan een storingscode met bijbehorende omschrijving gekoppeld worden. Op basis hiervan geeft het servicesysteem een (mogelijke) oplossing voor de component of de storingscode. De servicemedewerker kan in de call een tijd, een call-actie, en een vrije omschrijving vastleggen. Er zijn twee soorten acties op basis waarvan een call wordt afgehandeld, te weten: de werkorder of zelf gedefinieerde serviceacties. De terugkoppeling van de servicemelding in het systeem vindt plaats door het vastleggen van een omschrijving van de geboden oplossing. UNIT4 Multivers Extended Module Overzicht.docx VERSIE 1.0 PAGINA 14 van 20

4. CUSTOMER RELATIONSHIP MANAGEMENT 4.1. CRM De rol van handelsbedrijven verandert in snel tempo. De wijze waarop zakelijke transacties tot stand komen, stelt steeds hogere eisen aan verkooporganisaties en haar werknemers. Afnemers zijn in het algemeen goed geïnformeerd over marktconforme prijzen, leveranciers, kwaliteit en beschikbaarheid. Met deze kennis gaan zij voortdurend op zoek naar leveranciers met de beste prijs-kwaliteitsverhouding. U kunt hier op inspelen door meer klantgericht te ondernemen. Klantgericht houdt in dat u er naar streeft uw afnemers nog beter te leren kennen. Het is noodzakelijk voor uw verkoopstaf om te weten wat er bij een relatie speelt. Automatisering kan hier een ondersteunende functie in vervullen door het beheer van contactpersonen, contactmomenten en activiteiten te standaardiseren. Dit is CRM-software, die dient om uw relatiebeheer te verbeteren en uw marketing- en verkoopacties succesvoller te laten zijn. Volgende zaken worden ondersteund: activiteiten- en trajectenbeheer geïntegreerde e-mailfunctionaliteit documentbeheer directmarketingacties campagnebeheer noteren orders orderinformatie openstaande posten Verkoopstatistieken UNIT4 Multivers Extended Module Overzicht.docx VERSIE 1.0 PAGINA 15 van 20

5. WEBSOLUTIONS 5.1. Complete Webwinkel De belangrijkste functionaliteiten op een rijtje: Self-service: Interactief raadplegen assortiment Uitgebreide zoekfuncties Actief inzicht in assortimentswijzigingen (nieuwe artikelen, prijzen, specificaties, etc) Inzicht in 'Available to promise' (ATP) Tracking & Tracing Inzicht in lopende orders per klant Inzicht in backorders van de klant Inzicht in zendingen onderweg per klant Inzicht in historische orders per klant Inzicht in historische prijzen/kortingen per klant Inzicht in actuele prijzen/kortingen per klant Inzicht in staffels & acties (al direct op de voorpagina) Inzicht in speciale berichten per klant Inzicht in kredietinformatie per klant Inzicht in openstaande posten per klant UNIT4 Multivers Extended Module Overzicht.docx VERSIE 1.0 PAGINA 16 van 20

Beveiliging, controle & autorisatie: Bestellen: Wachtwoord per contactpersoon per debiteur Aanmaak ordersoort Internet / validatie t.b.v. afhandeling via aangepaste workflow Vanuit historische orders Vanuit assortimentslijst per klant Op basis van de eigen artikelnummers debiteuren met gebruik van klantspecifieke prijsstaffels, klantspecifieke prijzen en/of klantspecifieke kortingen met gebruik van klantspecifieke valuta Inclusief invoer van klantspecifieke opmerkingen / referenties Met opgave van de juiste afleveradressen (op regelniveau) en tevens invoerfaciliteit van tijdelijke afleveradressen Met opgave van het juiste factuuradres (klant kan kiezen en/of wijzigen) Tijdens order-entry tevens direct inzicht in Available to Promise (ATP) Additioneel: Centrale inkoop Online Betalingen Themawebshops Retourenafhandeling UNIT4 Multivers Extended Module Overzicht.docx VERSIE 1.0 PAGINA 17 van 20

6. ADDITIONELE MODULES 6.1. Modules RF (inslag, uitslag, verplaatsingen, inventarisatie) Deze modules zijn in te zetten om bijvoorbeeld koppeling te leggen met uw logistieke dienstverlener. U kunt voorontvangsten aanmelden in XML formaat bij deze dienstverlener. De uiteindelijk door de dienstverlener ontvangen goederen kunt u ook weer in een bestandsformaat ontvangen waardoor uw voorraad wordt bijgewerkt. 6.2. Module Electronic Output Deze module maakt het mogelijk om elk intern gericht en extern gericht formulier door middel van een zogenaamde uitvoerwijze te versturen per e-mail en per fax. Tevens kan geprint worden naar bestand in pdf-formaat. De traditionele printafdruk naar de printer blijft mogelijk en in combinatie met eerdergenoemde uitvoermedia inzetbaar. Er wordt gesproken over een formulier indien de layout naar eigen inzicht bepaald kan worden met behulp van UNIT4 Multivers Extended Formulieren. Een aantal voorbeelden zijn assemblage bon, inkooporder, magazijn bon, backorderlijst, offertes, etc? Het gebruik van de module Electronic Output brengt de volgende technische specificaties met zich mee: Electronic Output maakt gebruik van UNIT4 Multivers Extended Formulieren. Deze ondersteunt Simple MAPI, Extended MAPI en SMTP en Simpel MAPI (system dialog). Default ondersteunen wij de Outlookversies die ook nog door Microsoft ondersteund worden. Het versturen van een e-mail kan ook gebeuren als de Outlook cliënt offline is. Op het moment dat Outlook wordt gestart en de client online is, staat de te verzenden e-mail in de out box en wordt deze verstuurd. Electronic Output ondersteunt ten behoeve van het faxen van documenten Microsoft Fax en Zetafax. UNIT4 Agresso levert de reader van Adobe mee met deze module. Het automatisch omzetten van het te versturen document naar pdf-formaat maakt onderdeel uit van Electronic Output. 6.3. EDI-verkoop Extended is als modern informatiesysteem geschikt voor elektronisch berichtenverkeer. Vanuit UNIT4 Multivers Extended kunt u elektronisch verkooporders ontvangen en facturen en zendingen aanleveren. Omdat deze gegevens rechtstreeks vanuit de UNIT4 Multivers Extended-bestanden afkomstig zijn, is de foutkans minimaal. Deze functie bespaart niet alleen tijd, maar ook heel veel papier. Als u gebruik wilt maken van de EDI-mogelijkheden van UNIT4 Multivers Extended, moet u beschikken over de benodigde communicatiesoft- en hardware. De software zorgt ervoor dat de gegevens in UNIT4 Multivers Extended verwerkt en gecontroleerd worden. De hardware zorgt voor de communicatie. Het is goed om te weten dat het elektronisch versturen van berichten dezelfde juridische status heeft als een geschreven bericht. 6.4. EDI-inkoop In aanvulling op de module EDI-Verkoop is het met UNIT4 Multivers Extended ook mogelijk om de inkoopbestelberichten elektronisch aan uw leveranciers te versturen. Op deze wijze kunt u nieuwe en bestaande inkooporders en geplande afleverdata direct aan uw leveranciers bevestigen. Dit UNIT4 Multivers Extended Module Overzicht.docx VERSIE 1.0 PAGINA 18 van 20

verkort niet alleen de doorlooptijd in uw inkoopordertrajecten maar beïnvloedt ook op een gunstige wijze de leverbetrouwbaarheid van uw leveranciers, met als gevolg dat ook de servicegraad van uw eigen organisatie verhoogd wordt. Als u gebruik wilt maken van de EDI-mogelijkheden van UNIT4 Multivers Extended, moet u beschikken over de benodigde communicatiesoftware en -hardware. De software zorgt ervoor dat de gegevens in UNIT4 Multivers Extended verwerkt en gecontroleerd worden, de hardware zorgt voor de communicatie. Het is goed om te weten dat het elektronisch versturen van berichten dezelfde juridische status heeft als een geschreven bericht; als u elektronisch een order plaatst die door beide partijen elektronisch bevestigd wordt, heeft deze order dezelfde rechtsgeldigheid als een schriftelijk bevestigde order. UNIT4 Multivers Extended Module Overzicht.docx VERSIE 1.0 PAGINA 19 van 20

6.5. Import Journaalboekingen - met eventuele uitsplitsingen naar kostenplaatsen en kostendragers - zijn vanuit een ASCII-bestand in te lezen. Zo koppelt u eenvoudig een ander softwareprogramma aan UNIT4 Multivers Extended of verwerkt u automatisch periodieke journaalposten uit de salarisadministratie. 6.6. Office Veel organisaties gebruiken naast een administratief systeem ook andere softwareproducten, zoals programma's voor tekstverwerking en spreadsheets. Tot vrij recent moesten administratiegegevens worden overgetypt voordat ze verder verwerkt konden worden in de tekstverwerker of het spreadsheet. UNIT4 heeft uw probleem snel onderkend, en biedt u een oplossing, die de volledige integratie van gegevens op kantoor weer een stap dichterbij brengt: UNIT4 Multivers Extended Office, een zeer speciale module van UNIT4 Multivers Extended. Hiermee bezit u dynamische koppelingen met alle Windows-producten die gebruik maken van ODBC (Open DataBase Connectivity). Zo kunt u bijvoorbeeld op eenvoudige wijze adresgegevens van uw relaties combineren met uw mailbrief in Word. 6.7. Query UNIT4 Multivers Extended Query is de rapportagemodule van UNIT4 Multivers Extended waarmee u overzichten en rapporten naar eigen inzicht ontwikkelt, gebruik makend van de moderne clientserver techniek. UNIT4 Multivers Extended Query gaat een stuk verder dan de standaardoverzichten van UNIT4 Multivers Extended: u bent nu in staat uw managementinformatie geheel naar wens samen te stellen 6.8. Webservices (SOAP) Simple Object Access Protocol (kortweg: SOAP) is een computerprotocol dat wordt gebruikt voor communicatie tussen verschillende software componenten. SOAP is het protocol dat in systeemonafhankelijkheid voorziet - onafhankelijkheid van taal, technologie, device en technische implementatie. De webservices kunnen worden gebruikt in combinatie met de verkoopfunctionaliteit binnen de backoffice. Dus het vanuit derden applicaties inlezen van orders (webshop, mobiele verkooptoepassingen). 6.9. Andere Taal UNIT4 Multivers Extended is tevens verkrijgbaar in andere talen. 6.10. Multi-user per gebruiker Standaard beschikt UNIT4 Multivers Extended over 5 gelijktijdige gebruikers. Indien het nodig blijkt dat u extra gebruikers nodig heeft dan zijn deze per stuk bij te bestellen. UNIT4 Multivers Extended Module Overzicht.docx VERSIE 1.0 PAGINA 20 van 20