Netwerk Digitaal Erfgoed DIGITAAL ERFGOED HOUDBAAR Projectplan Duurzaamheidsbeleid Datum: 11-12-2015 Auteur: Barbara Sierman Projectmanager: Barbara Sierman Opdrachtgever: Marcel Ras
Introductie Doel van dit document Dit document beschrijft de grondslagen, waarop de initiatie van dit project rust. Het document vormt het contract tussen het projectmanagementteam en het programmamanagement. Iedere significante wijziging in de inhoud van het Projectvoorstel moet dan ook worden afgestemd met het betreffende programmamanagement. Het Projectplan is het basisdocument tot de decision to justify van het project. 2
Inhoudsopgave Achtergrond van het project... 4 Context van het project... 4 Aanleiding... 4 Projectdefinitie... 4 Probleem... 4 Doelstelling(en) van het project... 4 Bereik(scope) en afbakening... 5 Belangrijkste projectresultaten... 5 Randvoorwaarden... 6 Relaties met andere projecten... 6 Business Case in hoofdlijnen.... 7 Kwaliteitsverwachting van de Klant... 7 Acceptatiecriteria... 7 Onderkende risico s... 7 Projectorganisatie... 8 Overlegstructuur... 8 Planning... 8 Budget... 9 Projectcommunicatie... 9 Projectborging... 9 Colofon Projectvoorstel... 9 3
Achtergrond van het project Context van het project Het project wordt uitgevoerd door partners van de NCDD (Nationale Coalitie Digitale Duurzaamheid) Dit project maakt deel uit van het Programmaplan WP3 Digitaal Erfgoed Houdbaar van het Netwerk Digitaal Erfgoed en valt onder de Thema C Rollen en verantwoordelijkheden. Aanleiding De basis voor het duurzaam beheren en toegankelijk houden van digitale collecties is gelegen in een preservation policy, vrij vertaald duurzaamheidsbeleid. Hierin is het beleid van een organisatie op hoofdlijnen beschreven ten aanzien van duurzame toegang. Het duurzaamheidsbeleid moet onderdeel uitmaken van het algemene beleid van de instelling en ondersteunt het opstellen van kostenramingen In de praktijk blijken instellingen groot en klein moeite te hebben met het vastleggen van het beleid voor duurzaam behoud. Dit is een risico voor het beheer van digitale collecties. Projectdefinitie Probleem Veel organisaties hebben een probleem met het formuleren van de uitgangspunten bij het organiseren van de duurzame toegang tot hun digitale collecties. Vaak is impliciet wel beleid aanwezig (zich uitend in standaard werkwijzen bijvoorbeeld), maar is dit niet vastgelegd. Dit resulteert in gebrek aan transparantie naar depotgevers, subsidieverstrekkers en afnemers van digitale informatie, die immers willen weten op welke wijze de organisatie duurzame toegang zal garanderen. Daarnaast leidt het ontbreken van vastgelegd beleid en de vertaling naar concrete werkwijzen tot onduidelijkheid voor het personeel. Dit kan leiden tot ad hoc acties, willekeur of het nalaten van (impliciet) afgesproken werkzaamheden en dientengevolge tot risico s voor duurzame toegang. Doelstelling(en) van het project Dit project stelt zich ten doel het voor organisaties makkelijker te maken om een duurzaamheidsbeleid ( preservation policy ) op te stellen en te implementeren. Daartoe zal het project een hulpmiddel creëren om het impliciet aanwezige beleid zichtbaar te maken en te verwoorden, namelijk een sjabloon, gebaseerd op de Catalogue of Policy Elements van SCAPE. 1 Het sjabloon zal worden uitgebreid met advies hoe beleid te vertalen naar werkwijzen. Het is van belang dat het sjabloon in meerdere domeinen bruikbaar is. Het SCAPE model is met name door bibliotheken en data centers opgesteld, maar dit sjabloon moet breder toepasbaar zijn (bijvoorbeeld archieven, musea, universiteiten). Kennis over deze domeinen wordt onder meer verkregen via de projectparters. Een andere manier om dit te bereiken is de organisatie van enkele workshops met vertegenwoordigers uit verschillende domeinen. Daarnaast zullen mogelijk ook andere manieren worden ingezet. 1 Binnen het Europese project SCAPE is een overzicht samengesteld van elementen die in duurzaamheidsbeleid zouden moeten voorkomen. Deze catalogus is in 2014 gepubliceerd op http://wiki.opflabs.org/display/sp/catalogue+of+preservation+policy+elements 4
Om het belang van duurzaamheidsbeleid en de bruikbaarheid van het sjabloon te benadrukken zal speciaal voor het management een workshop worden georganiseerd aan het eind van het project. Bereik(scope) en afbakening Het project richt zich op erfgoed-organisaties die beschikken over een e-depot én collectie beherende instellingen die gebruik willen maken van een e-depotvoorziening. Immers ook bij het uitbesteden van werkzaamheden is het van belang een eigen beleid te ontwikkelen. Het implementeren van duurzaamheidsbeleid heeft een nauwe relatie met beschikbare financiële middelen, zowel voor instellingen die alles in huis doen als voor instellingen die bepaalde activiteiten aan derde partijen uitbesteden. Het aspect kosten valt buiten scope van dit project, aangezien daar een apart project voor is ingericht. Belangrijkste projectresultaten De belangrijkste projectresultaten zijn: 1. een sjabloon voor het opstellen van duurzaamheidsbeleid. De opbouw van het sjabloon zal dienen als een (stap voor stap) leidraad voor het inrichten van duurzaam beheer van digitale collecties. Dit sjabloon zal in het Nederlands worden opgesteld om de toegankelijkheid en gebruikersgemak voor met name kleinere instellingen te bevorderen 2. een overzicht van elementen die aan bod komen in duurzaamheidsbeleid Hierbij bouwen voort op de resultaten van het SCAPE project (URL), waarbij met name aandacht besteed wordt aan specifiek beleid voor verschillende domeinen, aangezien in SCAPE met name bibliotheken en data centers vertegenwoordigd waren. 3. Gekoppeld aan de elementen wordt een advies gegeven hoe het beleid te implementeren en te vertalen in activiteiten en werkwijzen. Dit kan betrekking hebben op activiteiten binnen een organisatie, maar ook op activiteiten die door een derde partij gedaan worden in geval van uitbesteding (met name bij kleinere instellingen) 4. Enkele workshops (zie hoofdstuk Planning) waarvan twee om het sjabloon met uitbreidingen voor verschillende domeinen toe te lichten en te valideren, en één om dit resultaat, uitgebreid met een koppeling naar werkwijzen - toe te lichten en te valideren. Daarnaast zal één workshop worden gegeven op managementniveau om nut en noodzaak van duurzaamheidsbeleid en de toepasbaarheid van dit sjabloon toe te lichten. Wellicht dat enkele workshops gecombineerd kunnen worden met andere projecten binnen NDE, bijvoorbeeld Certificering. 5. Het ontwikkelen van een sjabloon zal resulteren in een digitaal eindrapport dat ook uitgeprint kan worden. Het is belangrijk dat dit projectresultaat langer dan de duur van dit project bruikbaar blijft ( sustainable ). De voorkeur gaat uit naar een wiki. Zie hiervoor Projectborging. De projectgroep zal een voorstel hiervoor doen, de bouw en implementatie van deze wiki vallen buiten de scope van dit project. Uitgangspunt is dat instellingen die een duurzaamheidsbeleid opstellen ook over een basisniveau van kennis over digitale duurzaamheid en de daaraan gerelateerde begrippen en context beschikken. Binnen het project worden twee doelgroepen onderscheiden die binnen hun instelling het ontwikkelde sjabloon kunnen toepassen: 1. instellingen die zonder verdere hulp het sjabloon kunnen invullen 5
2. instellingen die met behulp van het sjabloon, de toelichting en het volgen van een workshop het sjabloon kunnen invullen en het duurzaamheidsbeleid naar acties in hun organisatie kunnen omzetten. Deze beide groepen vallen binnen de scope van dit project. Een derde groep instellingen, de groep die nog weinig kennis heeft van digitale duurzaamheid en geholpen moeten worden bij de invulling van het sjabloon, valt buiten scope en zal via het Expertisenetwerk ondersteund kunnen worden. Randvoorwaarden De werkzaamheden binnen het project lopen van januari 2016 tot 31 december 2016. Deelnemers zijn: Koninklijke Bibliotheek Nationaal Archief Instituut voor Beeld en Geluid Het Nieuwe Instituut De programmamanager zoekt nog naar een tweetal deelnemers op het gebied van museale collecties en wetenschap om de vertegenwoordiging van verschillende domeinen te borgen. Projectdeelnemers worden geacht de ingeplande werkuren en activiteiten uit te voeren. Relaties met andere projecten Het hebben van duurzaamheidsbeleid is een belangrijk criterium tijdens een audit en is een randvoorwaarde voor certificering van de instelling als een Trustworthy Digital Repository. Op grond hiervan is er een nauwe relatie met het project Certificering. Afstemming zal plaatsvinden tussen de projectleiders tijdens de reguliere Projectleiders overleggen en waar nodig op ad hoc basis. Daarnaast loopt er een project bij SURF/SARA voor het inrichten van een landelijk coördinatiepunt Research Data Management in opdracht van de VSNU (Roadmap Landelijk coördinatiepunt Research Data Management). Dit coördinatiepunt heeft als doel het voorbereiden, faciliteren en monitoren van ontwikkeling en uitvoering van research data managementbeleid voor wetenschappelijk onderzoek in Nederland. Dit is nauw gerelateerd aan duurzaamheidsbeleid zoals bedoeld in onderliggend project. Via de programmamanager en de projectleider zal informatie uitgewisseld worden met de kwartiermaker van het coördinatiepunt. Duurzaamheidsbeleid is nauw gekoppeld aan budget en kosten. Dit aspect valt buiten dit project, maar wordt opgepakt in het NDE project 3.2 Transparante Kostenstructuur. Ook hier zal via het reguliere Projectleidersoverleg relevante informatie uitgewisseld worden. Als onderdeel van het project Gedistribueerde voorzieningen voor duurzame toegang (A.1) wordt er in de case study uitgevoerd door HNI een leeromgeving opgezet die HNI en andere erfgoedinstellingen moet helpen bij het ontwikkelen van kennis en inrichten van proces met betrekking tot duurzaam beheer en behoud van hun collecties. Duurzaamheidsbeleid is onderdeel van deze leeromgeving en kan het onderliggende project ondersteunen. Daarnaast heeft dit project ook een relatie met C4 Ontwikkeling van een Preservation Netwerk in Nederland. 6
Business Case in hoofdlijnen. De resultaten van dit project leveren een bijdrage aan de professionalisering van collectie beherende instellingen in het erfgoed-domein en op die manier aan de blijvende toegankelijkheid van onze digitale collecties. Het ontwikkelen van een sjabloon voor duurzaamheidsbeleid dat in verschillende domeinen toepasbaar is, biedt de volgende kansen: Instellingen zijn beter in staat het (impliciet) aanwezige duurzaamheidsbeleid vast te leggen door het gebruik van het sjabloon. Omdat verschillende domeinen in de project vertegenwoordigd zijn, wordt getracht te borgen dat het sjabloon breed toepasbaar zal zijn. Het sjabloon legt een relatie tussen beleid en gerelateerde werkzaamheden in de vorm van een advies. Hierdoor kan een instelling het beleid koppelen aan concrete acties. Door het gebruik van de Nederlandse taal zal het sjabloon beter toegankelijk zijn dan de SCAPE Catalogue of Policy Elements, die in het Engels is geformuleerd. Het hebben van een duurzaamheidsbeleid creërt belangrijke randvoorwaarde voor alle Trustworthy Digital Repository certificeringstrajecten De werkzaamheden van dit project leveren een bijdrage aan de rationalisering van bedrijfsprocessen en ondersteunen het leggen van een basis voor rationele kostenmodellering van digitale preservering Transparantie bedrijfsvoering t.b.v. subsidiegever, depotgevers, gebruikersgroepen Basis voor duidelijke werkinstructies t.b.v. personeel. Kwaliteitsverwachting van de Klant Er zijn geen kwaliteitsverwachtingen opgesteld door de opdrachtgever (NDE). Het project heeft zelf wel een aantal kwaliteitseisen geformuleerd: Het te ontwikkelen sjabloon moet worden opgesteld in goed begrijpelijk Nederlands, met als kanttekening dat standaard terminologie uit het OAIS model niet vertaald wordt omdat de voertaal binnen digitale duurzaamheid nu eenmaal Engels is. Het te ontwikkelen sjabloon zal een omvang hebben die praktisch hanteerbaar is. Het te ontwikkelen sjabloon zal zo generiek en flexibel moeten zijn dat dit binnen verschillende domeinen toegepast kan worden en bij instellingen met verschillende aard en omvang van collecties. De workshops dienen praktisch te zijn. Acceptatiecriteria Opdrachtgever (NDE) heeft geen specifieke acceptatiecriteria gedefinieerd. De Stuurgroep van het werkprogramma Digitaal Erfgoed Houdbaar neemt de voortgangsbewaking en acceptatie van de resultaten voor haar rekening, in samenhang met de Werkprogramma coördinator. De beoogde resultaten zijn opgenomen in het programmaplan. Onderkende risico s 1. Risico dat het sjabloon voor opstellen van duurzaamheidsbeleid niet voldoende herkend wordt in verschillende domeinen en dus niet goed bruikbaar is. Dit wordt opgevangen door het organiseren van workshops binnen diverse doelgroepen om het concept-sjabloon te valideren. 7
2. Risico dat het sjabloon niet praktisch genoeg is. Dit wordt opgevangen door tijdens verschillende workshops de validatie van het sjabloon te toetsen. Projectorganisatie Het project Duurzaamheidsbeleid (C.2) is een onderdeel van werkpakket Digitaal Erfgoed Houdbaar (WP3) van het NDE programma. Werkpakket 3 wordt uitgevoerd door de Nationale Coalitie Digitale Duurzaamheid (NCDD). Marcel Ras fungeert als programmaleider voor dit Werkpakket 3 binnen NDE en is opdrachtgever voor het project Duurzaamheidsbeleid. De projectleiding ligt bij Barbara Sierman (KB). Overlegstructuur Projectleider neemt deel aan projectleidersoverleg Project 3 NDE: 1x / ca. 6 weken Projectleider organiseert face-to-face of virtuele voortgang overleggen binnen het project: 1 x / ca. 4 weken. Daarnaast zal de Basecamp omgeving gebruikt worden om projectdocumentatie uit te wisselen. Planning Het project kent een doorlooptijd van 12 maanden, van januari 2016 tot december 2016 Kwartaal Q1 Mijlpaal Vaststelling domeinen die onderdeel uitmaken van dit project Ontwerp layout sjabloon iteratie 1 Vulling sjabloon met beleidselementen op basis domeinkennis deelnemers project en de Catalogue of Policy Elements SCAPE Workshop 1 ter validatie sjabloon iteratie 1 Q2 Uitbreiding elementen naar andere domeinen Iteratie 2 van sjabloon Workshop 2 ter validatie sjabloon iteratie 2 (uitbreiding doelgroep t.o.v. workshop 1) Q3 Iteratie 3 sjabloon. Uitbreiding sjabloon met koppeling naar activiteiten en werkwijzen, in eerste instantie voor kleinere instellingen met en zonder uitbesteding werkzaamheden. Workshop 3: werken met sjabloon iteratie 3 Q4 Finale versie sjabloon, koppeling naar activiteiten en werkwijzen voor grotere instellingen. Workshop management 8
Budget Projectleiding begroot op 260 uren. Materiële kosten 4.000 euro ten behoeve organisatie workshops. Projectinzet 90 uur per projectpartner, plus 30 uur matching voor NCDD partners dus totaal 120 uur per partner. Projectcommunicatie De projectgroep zal op reguliere basis fysiek bijeen komen om de projectresultaten te bespreken en erop voort te bouwen, daarnaast zullen concept-resultaten per e-mail nader uitgewerkt worden. De Basecamp omgeving wordt gebruikt om project documentatie bijeen te houden en uit te wisselen. Projectborging De projectresultaten, en met name het sjabloon, moeten na afronding van het project belegd worden bij de meest gerede partij, zodat de bruikbaarheid en verdere ontwikkelingen gegarandeerd kunnen worden. Bij voorkeur gekoppeld aan het in te richten expertisenetwerk preservation (eveneens een project onder WP3). Colofon Projectvoorstel Overzicht van wijzigingen Datum wijziging 21-11- 2015 25-11- 2015 11-12- 2015 Samenvatting van wijzigingen Eerste uitgave Feedback van M.Ras, P.Lucker, A. de Jong en T. de Boer Wijzigingen nav bespreking in WP3 Stuurgroepvergadering 1-12- 2015 Status concept concept definitief Goedkeuringen Voor dit document zijn de volgende goedkeuringen nodig. In het Managementdeel van het projectbestand worden ondertekende goedkeuringsformulieren opgenomen. Naam Handtekening Functie Datum uitgifte Marcel Ras Programmacoördinator Versie 9
Verspreiding Dit document is verspreid aan: Naam Functie Datum Versie Status Uitgifte Marcel Ras Programmacoördinator 21-11-2015 0.1 concept Pepijn Lucker (NA) projectmedewerker 21-11-2015 0.1 concept Behrang Mousavi (hni) projectmedewerker 21-11-2015 0.1 concept Annemieke de Jong (B&G) projectmedewerker 21-11-2015 0.1 concept Tanja de Boer (KB) projectmedewerker 21-11-2015 0.1 Concept Marcel Ras Programmacoördinator 25-11-2015 0.2 concept Pepijn Lucker (NA) projectmedewerker 25-11-2015 0.2 concept Behrang Mousavi (hni) projectmedewerker 25-11-2015 0.2 concept Annemieke de Jong (B&G) projectmedewerker 25-11-2015 0.2 concept Tanja de Boer (KB) projectmedewerker 25-11-2015 0.2 Concept Basecamp Nvt 11-12-2015 1.0 Definitief 10