Vaccinnet Elektronisch bestel- en registratiesysteem voor vaccins N. Van de Vyver korte samenvatting Om de bestelling en levering van vaccins voor de Vlaamse basisvaccinatiekalender beter te laten verlopen, werd in 2005 Vaccinnet geïntroduceerd. Dit elektronisch bestel- en registratiesysteem maakt het mogelijk om de voorraad gratis vaccins beter te beheren en een juister beeld te vormen van het aantal gevaccineerde personen. Om Vaccinnet nog gebruiksvriendelijker te maken zal dit in de toekomst ook aan het elektronisch medisch dossier gekoppeld kunnen worden. N. Van de Vyver, huisarts, groepspraktijk Fruithof, wetenschappelijk medewerker Domus Medica. Van de Vyver N. Vaccinnet. Elektronisch bestel- en registratiesysteem voor vaccins. Huisarts Nu 2009:38:116-20. Inleiding Voor de introductie van Vaccinnet konden alle vaccins van de basisvaccinatiekalender gratis besteld worden bij de buitendiensten van de afdeling Toezicht Volksgezondheid (de vroegere Provinciale Gezondheidsinspectie) van de Vlaamse overheid. Dit gebeurde via fax, e-mail en uitzonderlijk telefonisch. De verwerking van al deze individuele bestellingen op deze diensten was een tijdrovende bezigheid en bovendien erg gevoelig aan fouten. Elke vaccinleverancier had een ander computersysteem en bijbehorende software, en elke bestelling werd één voor één ingevoerd in het respectieve computersysteem en naar de leverancier doorgestuurd. Een bijkomend nadeel van deze werkwijze was de afwezigheid van een stock van vaccins bij de huisartsen met gemiste kansen voor vaccinatie tot gevolg. Overigens liep er bij de levering van de vaccins ook weleens iets mis: het adressenbestand was niet altijd adequaat bijgehouden of er was een gebrek aan duidelijke afspraken over de levertermijn met koudeketenincidenten tot gevolg. Vaccinnet: eenvoudig, eenvormig, e-based Prioritair in het oplossen van deze problemen was voor de Vlaamse overheid vooral de eenvormigheid van de bestellingen en het voorraadbeheer. Een bijkomende ambitie was om de bestellingen elektronisch te laten uitvoeren. Logischerwijze werd voor dit verbeterproject voortgebouwd op de positieve ervaringen met het Ikaros-registratiesysteem, de vaccinatiedatabank voor kleine kinderen van Kind & Gezin. Deze databank werd in 1996 ontwikkeld om de registratie van toegediende vaccins binnen hun setting te vereenvoudigen en beter toegankelijk te maken. Bestelling en registratie gekoppeld: nadruk op voorraadbeheer Waar voor Kind & Gezin vooral de registratie prioritair was, legde de Vlaamse overheid bij de ontwikkeling van Vaccinnet het accent op het voorraadbeheer ter voorkoming van vaccinverlies door fouten in de bestellingen en leveringen. Alle artsen die vaccineren, vertrekken van een voorraad vaccins in de praktijk. Na de registratie op naam van de patiënt van een toegediend vaccin vermindert de voorraad die elke arts heeft, met één eenheid. Zo bouwt zich een tegoed of bestelkrediet op. Dit tegoed kan in een bestelling worden omgezet bij een tegoed van ten minste drie vaccins. De leveringen gebeuren rechtstreeks, zonder omweg via de apotheek, door een gespecialiseerde firma om koudeketenincidenten te beperken. Bovendien is het in Vaccinnet mogelijk om een tijdsvork aan te geven waarbinnen de vaccins in ontvangst kunnen worden genomen. Hoewel artsen alle op de Belgische markt beschikbare vaccins kunnen registreren, kunnen uiteraard enkel die vaccins besteld worden die de overheid gratis ter beschikking stelt. Meerwaarde: creatie van een gegevensdatabank Hoewel het niet de belangrijkste doelstelling van de Vlaamse overheid is, zorgt de registratie van vaccinaties op persoon voor een zeer interessant nevenproduct : een databank waarin de vaccinatiestatus van de bewoners van Vlaanderen en het Brussels hoofdstedelijk gewest kan worden geraadpleegd. De vaccinatiegegevens van de door Kind & Gezin gevaccineerde kinderen zijn sinds 1998 in Vaccinnet geregistreerd. Ook de vaccins die binnen de setting van de centra voor leerlingenbegeleiding (CLB) zijn toegediend, zijn in Vaccinnet sinds september 2005 terug te vinden. Hoe meer artsen via Vaccinnet hun vaccins bestellen en vaccinatiegegevens invoeren, hoe vollediger de databank zal worden en hoe interessanter en betrouwbaarder ze ook wordt voor huisartsen. Vaccinnet: Teach-the-teacher-project voor Lok s Evaluatie in Lok s en kringen Na een uitgebreide testperiode werd Vaccinnet in het najaar van 2005 geïntroduceerd bij alle vaccinatoren. Dit was de aanzet voor Domus Medica (toen nog WVVH) om in samenwerking met de Vlaamse overheid, de Ondersteuningscel Logo s (OCL) en de Logo s een teach-the-teacher-project op te zetten. 116 Huisarts Nu april 2009; 38(3)
Uitgaande van een piramidestructuur van kennisoverdracht werden 38 huisartsen opgeleid om aan geïnteresseerde Lok s en kringen een aangepast programma over Vaccinnet te begeleiden. De coördinatie van de aanvragen van Lok s en kringen en het zoeken naar een beschikbare spreker gebeurden via het secretariaat van Domus Medica. Deze methode maakte het mogelijk om in een korte tijdspanne zoveel mogelijk huisartsen op weg te helpen met Vaccinnet. Van de 102 aanvragen voor navorming over Vaccinnet vonden er 95 presentaties plaats in 2006 en 7 in 2007. Op basis van de teruggestuurde aanwezigheidslijsten zijn naar schatting meer dan 1 120 huisartsen bereikt met de Vaccinnetsessies. Van de evaluatieformulieren na de sessie werd 67% teruggestuurd (N=749). De beoordelingen over het nut van Vaccinnet voor de praktijk (zie figuur 1) en het nut van Vaccinnet voor de huisarts in kwestie scoorden over de hele lijn positief. Meer dan 70% van de huisartsen achtte zich na de presentatie in staat om Vaccinnet daadwerkelijk te gebruiken (zie figuur 2). Bovendien zei een meerderheid van de bereikte huisartsen reeds plannen te maken om Vaccinnet in de nabije toekomst te gebruiken (zie figuur 3). Cijfermateriaal van het Vlaams Agentschap tussen december 2004 en december 2006 toont een cumulatieve registratie op Vaccinnet vanaf januari 2006. Het aantal nieuw geregistreerde artsen per maand kende een verhoging tussen januari en december 2006, de periode waarin de Vaccinnetpresentaties plaatsvonden (zie figuur 4). Uit de meest recente informatie van de Vlaamse overheid (februari 2008) blijkt dat 3 760 huisartsen in de loop van 2006 en/of 2007 vaccins hebben besteld bij de Vlaamse overheid (zie tabel). Bijna een derde deed dit elektronisch via Vaccinnet. Conclusies en verder verloop Het initiatief kende een groot succes, niet alleen in het vinden van geïnteresseerde kandidaat-sprekers, maar ook in het aantal beantwoorde aanvragen van Lok s en kringen. Het initiatief Kernpunten Door de registratie van vaccinaties op persoon bestaat er nu een databank waarin de vaccinatiestatus van de bewoners van Vlaanderen en het Brussels Hoofdstedelijk Gewest geraadpleegd kan worden. De beoordelingen over het nut van Vaccinnet voor de praktijk en de huisarts scoorden bij toetsing in 5% de Lok s en de kringen over de hele lijn positief. 3 Uit de meest recente informatie van de Vlaamse overheid (februari 2008) blijkt dat bijna een derde van de huisartsen die vaccins bestelden, dit elektronisch deed via Vaccinnet. 32% Er wordt momenteel volop gewerkt aan de realisatie van de automatische gegevensuitwisseling tussen Vaccinnet en de EMD s van artsen. Nooit genereerde een pool van 38 sprekers en bereikte, in 2006, Ooit met Later deze maand 95 presentaties meer dan 1 120 artsen. Vanaf nu Hoewel 33% van de huisartsen de gratis vaccins van de 3 Vlaamse overheid via Vaccinnet bestelde, bleef de meerderheid van de huisartsen dit op de ouderwetse manier doen. Figuur 1: Het nut van Vaccinnet in de medische 23% praktijkvoering. 35% Aantal 400 300 200 100 0 4 Slecht 4 Matig Goed Heel goed Figuur 2: In staat om Vaccinnet te gebruiken na de sessie? Figuur 3: Wanneer van plan om Vaccinnet te gebruiken? 5% 35% 23% 3 32% 4 3 Nooit Ooit Later deze maand Vanaf nu Huisarts Nu april 2009; 38(3) 117 5% 400
Figuur 4: Aantal nieuwe artsen per maand die Vaccinnet gebruikten. 120 Aantal nieuwe artsen per maand 100 80 60 40 20 0 dec/04 feb/05 apr/05 jun/05 aug/05 okt/05 dec/05 feb/06 apr/06 jun/06 aug/06 okt/06 dec/06 feb/07 Tabel: Bestellende artsen in 2006-2007. Huisarts Kinderarts Totaal Totaal 3 760 363 4 123 Via Vaccinnet 1 225 120 1 345 % actief via Vaccinnet 32,58% 33,06% 32,62% Om de niet-gebruikers over de streep te halen, zullen nog enkele hinderpalen moeten worden opgeruimd. De belangrijkste is de dubbelregistratie. Er is immers geen automatische link tussen de registratie van een vaccinatie in het Elektronisch Medisch Dossier (EMD) en Vaccinnet. Dit heeft voor gevolg dat de huisarts twee keer moet registreren: eerst in zijn EMD en daarna nog eens in Vaccinnet. De performantie van Vaccinnet zou zeker toenemen als men de erkenning van een softwarepakket afhankelijk maakt van het al of niet beschikbaar zijn van een automatische link met Vacinnet. Voor de praktijk Voor de huisartsen die nog niet met Vaccinnet werken, hebben we een handleiding gemaakt die kan worden geraadpleegd op www.domusmedica.be/vaccinnet-vaccinaties-207. html. Ook op de website van Vaccinnet is een helpfunctie beschikbaar. Stap 1: Registratieprocedure voor huisartsen Voor de huisarts echt aan de slag kan, moet hij eerst een registratieproces doorlopen. Dit is nodig om als beroepsbeoefenaar van de gezondheidszorg geïdentificeerd te worden. Het registratieproces bestaat uit drie delen (zie scherm 1): 1 Registratie op het federaal portaal www.belgium.be. 2 Aanvraag van een token op het federaal portaal. 3 Identificatie als huisarts en opmaak van zijn profiel op www.vaccinnet.be. Is de huisarts in het bezit van een elektronische identiteitskaart en een kaartlezer, dan kan deze registratie gebeuren zonder dat een token aangevraagd moet worden (dus onmiddellijk bij stap 3). Stap 2: Bestellen registreren consulteren De huisarts zal een bevestiging van toelating op Vaccinnet krijgen per e-mail. Vanaf dan kan hij inloggen op Vaccinnet. Wanneer hij dit voor de eerste keer doet, zal men vragen om de gegevens over de bestaande stock aan te leveren. De huisarts kan de eerste keer ook al meteen zijn eerste vaccins bestellen: dit zal dan de eerste stockvoorraad zijn. Hij kan uiteraard ook kiezen om geen vaccins te bestellen en enkel gebruik te maken van Vaccinnet om de vaccinatiestatus van jonge kinderen na te kijken (zie scherm 2). Wanneer de huisarts een vaccin uit zijn stock toedient, moet hij dit op naam registreren in Vaccinnet. Er zal bovendien één vaccin worden afgetrokken van zijn voorraad (zie scherm 3). Perspectieven Sinds de start van het project zijn er al aanpassingen gebeurd die de gebruiksvriendelijkheid van Vaccinnet hebben verhoogd. Zo is het voortaan dus mogelijk zich te registreren voor het gebruik van Vaccinnet en in te loggen met de elektronische identiteitskaart (e-id). Als men met een e-id (via een kaartlezer) inlogt, moet men geen gebruik meer maken van de codes op de tokenkaart. Het voordeel van deze methode is dat men niet 118 Huisarts Nu april 2009; 38(3)
Scherm 1: Registratieprocedure voor huisartsen (eerste stap via federaal portaal kan worden overgeslagen indien e-id en kaartlezer). Scherm 2: Vaccinatiestatus. Scherm 3: Voorraadbeheer. Huisarts Nu april 2009; 38(3) 119
telkens opnieuw moet inloggen na de time-out. Zolang de e-id-kaart in de kaartlezer zit, volstaat een eenvoudige druk op de knop log-in om weer actief te kunnen werken binnen Vaccinnet. De groepspraktijkmodule is eveneens beschikbaar, waardoor groepspraktijken hun vaccinstock gemeenschappelijk kunnen beheren, terwijl er toch een registratie gebeurt volgens de individuele leden van de groep. Ondertussen wordt volop gewerkt aan de realisatie van de automatische gegevensuitwisseling tussen Vaccinnet en de EMD s van artsen. Hiervoor wordt het volgende stappenplan gevolgd: fase 1: de rechtstreekse toegang vanuit het EMD naar dezelfde persoon in Vaccinnet op rijksregisternummer (mits ingelogd); fase 2: de mogelijkheid om de geregistreerde vaccinatie in Vaccinnet automatisch te downloaden voor integratie in het EMD, met de mogelijkheid om historische vaccinatiegegevens ook selectief te downloaden; fase 3: de mogelijkheid om de vaccinatiegegevens in het EMD uit te voeren naar het Vaccinnet, zowel wat recent toegediende vaccinaties betreft, al of niet uit eigen voorraad, als de historische vaccinaties. Nog vragen over Vaccinnet? Neem dan contact op met het Domus Medica-secretariaat: tel. 03 281 16 16, Martine De Raedt of via e-mail naar: martine.deraedt@domusmedica.be. HUISARTS & NAVORMING 120 Huisarts Nu april 2009; 38(3)