P/F Centraal 1.1.160: Onderhoud rekeningschema 27-12-2004 A4 INLEIDING P/F Centraal 1.1 is de jongste versie van Projecta / Faktura. De functies in deze Windows-module werken heel gemakkelijk en gebruiksvriendelijk. Het onderhoud van het rekeningschema bijvoorbeeld, is nu een kwestie van klikken met de muis. Verplaats balansgroepen en rekeningen in seconden, maak nieuwe namen aan in een oogwenk, wijzig gegevens of haal lege groepen weg met een simpele muisklik. De nieuwe Jaarafsluiting Wizard werkt volledig stapsgewijs met automatische aanmaak van kopieën e.d. En dat is nog maar het begin. Er zijn al tal van andere nuttige functies aanwezig en meer op komst. Onderhoud rekeningschema, algemeen: De module Onderhoud rekeningschema vervangt grotendeels de functies 1 en 2 in het Service-menu van Projecta/ Faktura in DOS. Het gaat hier om het beheer, het aanmaken, wijzigen, toevoegen, van zogenaamde balansgroepen, vijftig voor de balans en vijftig voor de V&W, en om het beheer van de grootboeknamenlijst, 200 of meer. Hoewel die functies in het algemeen goed aan hun taak voldeden, waren er tenminste twee grote nadelen aan verbonden: inflexibel en te weinig geheugen voor het adequaat tonen van grotere boekhoudplannen. In P/F Centraal is dat nu ondervangen. Het rekeningschema is ook meer geintegreerd zoals het behoort te zijn: primair gebaseerd op balansgroepen met een onderverdeling naar grootboekrekeningen. De flexibilteit wordt o.a. verkregen door de drag & drop techniek waarmee groepen en rekeningen eenvoudig verplaatst kunnen worden, zodat een betere rangorde ontstaat. Dit is nu een kwestie van seconden waar het in DOS uren zou vergen om hetzelfde effect te bereiken. Samen met de nieuwe rapportage in P/F Centraal die, voor zover het grootboek-rapportage betreft, ook uitgaat van het principe van balansgroepen met daaronder de grootboekrekeningen, geven deze updates een nieuw cachet aan de Projecta / Faktura software die al sinds 1984 goede diensten doet. De nabije toekomst zal nog meer verbeteringen en nieuwe opties met zich meebrengen. Ook voor deze module geldt dat ze nog zeker niet is uit-ontwikkeld. Openen: Het Onderhoud rekeningschema venster kan worden geopend met het knopje op tab-pagina Lijst van accounts van het hoofdvenster van P/F Centraal 1.1.160, zoals hierboven vergroot afgebeeld of met de gelijknamige knop op het tabblad Bestandsbeheer. Als snelstart kan de toetscombinatie [Alt]+[G] gebruikt worden. Het is van belang te weten dat alle wijzigingen in de module plaatsvinden in een tijdelijke omgeving. Wijzigingen worden pas defintief naar de boekhouding doorgevoerd wanneer de module wordt verlaten en u nadrukkelijk voor verwerking kiest. In alle andere gevallen worden wijzigingen weer ongedaan gemaakt. Op die manier is het vrijwel uitgesloten dat onbedoelde en onherstelbare fouten aan een boekhouding worden toegebracht.
HET VENSTER ONDERHOUD REKENINGSCHEMA Bedieningsaanwijzingen: Er zijn verschillende manieren om door de lijst te navigeren: - Met de muiscursor kunt u op de [+] en [-] vakjes klikken om groepen te openen of te sluiten. - Gemakkelijker is wellicht om (ook) het toetsenbord te gebruiken: met de pijltjes omhoog en omlaag gaat u verticaal door de lijst, met de pijltjes links en rechts openen en sluiten de groepen zich. Hetzelfde kan met Enter. - U kunt alle groepen sluiten en het overzicht vernieuwen door de Ververs -knop te gebruiken. Het overzicht is verdeeld in Balansgroepen en V&W-groepen; deze worden dus apart getoond. Gebruik de knoppen onderaan de lijst om uw keuze te maken. Wijzigingen in groepsnamen, rubrieknummers en grootboeknamen moeten worden bevestigd door de knop voor Opslaan (het diskette-symbooltje). Lege groepsnamen en nieuw aangemaakte grootboekrekeningen kunnen worden verwijderd door de [Delete]-knop te gebruiken. Voor het oproepen van een actueel rekeningschema-rapport, met daarin de wijzigingen verwerkt, kunt u de Print -knop aanklikken.
Het verslepen van groepen en rekeningen: In dit voorbeeld wil ik de groep WAARDEPAPIEREN naar voren brengen zodat die dichter bij de groep FINANCIELE VASTE ACTIVA staat. Voor de balans geeft dat later een betere volgorde aan. Door de groepen te verslepen bereik ik dat resultaat in minder dan 20 seconden. Eerst versleep ik met de muis (cursor op de groep plaatsen, linker muisknop ingedrukt houden, etc) groep 15 naar 16, groep 14 naar 15, groep 13 naar 14, enzovoorts. En vervolgens sleep ik de groep WAARDEPAPIEREN naar plaats 11. Dat is alles! Op soortgelijke wijze kunnen snel nog meer wijzigen worden gemaakt. Er zijn echter enkele groepen, de vaste groepen, die niet van nummer (dus plaats) mogen veranderen. Wilt u tussentijds zien hoe het rekeningschema er in afdruk nu uitziet, druk dan op de Print -knop
Op vergelijkbare wijze kunnen grootboekrekeningen van plaats veranderd worden. Ik besluit dat de rekening 000401 Aandelen misschien maar beter onder de groep FINANCIELE ACTIVA kan vallen, want beide groepen hebben maar één rekening. Wat ik doe is dus dit: ik pak de rekening Aandelen met de cursor beet en sleep deze naar groep 10, zodanig dat de groepsnaam FINANCIELE ACTIVA oplicht. (Grootboekrekeningen bij verplaatsing altijd op de groepsnaam afdroppen.) Hier is het resultaat. Ik besluit nu dat de lege groep WAARDEPAPIEREN overbodig is geworden en weg kan. Ik plaats dus de cursor op de naam en druk op [Delete]. Het gat op 11 wil ik dichten, dus ik sleep groepen 12 t/m 15 stuk voor stuk een plaatsje terug. Tenslotte wil ik de nummers van de twee grootboekrekeningen onder FINANCIELE ACTIVA aanpassen. Dat doe ik door de cursor op de naam te plaatsen en rechts in het venster in het veld Rubrieknr het nummer te wijzigen. Daarna klik ik op Opslaan. Ik doe hetzelfde voor de andere grootboekrekening. Het resultaat ziet u hier. De hele operatie heeft ongeveer een minuut geduurd. Maar let op: de wijzigingen zijn nog niet definitief doorgevoerd in de boekhouding. Wilt u dat nu doen, klik dan op de knop Alle wijzigingen definitief opslaan. Antwoord vervolgens JA op de gestelde vraag zoals in de afbeelding getoond.
Namen wijzigen en nieuwe grootboekrekeningen bijmaken: Zoals rubrieknummers gewijzigd kunnen worden, zo kunnen ook namen van groepen en namen van grootboekrekeningen veranderd worden. Kies eenvoudigweg de naam van uw keuze door de cursor erop te plaatsen. Ga vervolgens ofwel naar het veld Naam bovenaan voor het wijzigen van een groepnaam, of naar het veld Naam in het midden voor het editen van de grootboeknaam. In beide gevallen dient de verandering te worden bevestigd met de knop Opslaan. U kunt de [Tab]-toets gebruiken om van veld naar veld te gaan en wanneer de Opslaan -knop gekozen is, kan u Enter indrukken. Op die manier hoeft u de muis niet te gebruiken. Een nieuwe groep wordt aangemaakt door in de lijst de cursor op een lege groep te plaatsen (heeft geen naam en er staat geen [+] voor omdat de groep geen rekeningen heeft ) en dan de naam in te vullen in het veld Naam bovenaan. Een nieuwe grootboekrekening wordt aangemaakt door in de lijst de cursor op de gewenste groep te plaatsen en daarna zowel het rubrieknummer als de grootboeknaam in te vullen. Bevestig de nieuwe rekening door de Opslaan -knop te gebruiken. Nieuw aangemaakte namen kunnen nog worden verwijderd met de [Delete]-toets zolang ze niet definitief in de boekhouding zijn opgenomen. Wanneer bepaalde namen niet gewijzigd mogen worden, dan worden ze in grijs getoond. Zijn er groepen waarin geen nieuwe grootboekrekening mag worden aangemaakt, dan zijn deze velden geblokkeerd. Velden lichten op in rood als er een niet toegestane drag & drop wordt gepleegd of wanneer onjuiste gegevens worden ingevoerd. Bij onjuiste sleepacties van grootboekrekeningen ziet u dat de naam weer terugspringt naar zijn eigen positie. Dat is een aanduiding dat de sleepactie niet geoorloofd is. Copyright 1984-2004 René Damen voor Global Topics Media. Casco, ME USA maandag, 27 december 2004