Communicatienotitie rekenkamercommissie. Beleid en beleidsdoelstelling: De communicatienotitie rekenkamercommissie is bedoeld om toereikende informatieve interactie te garanderen over de actuele stand van zaken bij de commissie richting gemeenteraad, college, ambtelijke organisatie, inwoners van Borger-Odoorn en andere betrokken partijen. De commissie wil communiceren over haar eigen functioneren, zowel als over de resultaten van haar onderzoeken naar de doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid van de uitvoering van gemeentelijk beleid in Borger-Odoorn. Uitgangspunt is dat door goede communicatie het rendement van de inspanningen van de commissie ten dienste van de bestuurlijke en ambtelijke organisatie wordt vergroot en maximaal leidt tot effectieve verbeteringen, zowel bij kaderstelling en controle door de raad, als bij de uitvoering van beleid door college en ambtelijke organisatie. en en doelgroepen: 1. Communicatie over vaste onderwerpen: Algemeen over de rekenkamercommissie De berichtgeving in algemene zin over de rekenkamercommissie heeft vooral de bedoeling om duidelijkheid te geven over het waarom van de rekenkamercommissie, haar taken en werkwijze en waar zij actueel mee bezig is. Voorts wordt er informatie gegeven over de samenstelling van de rekenkamercommissie, de publicaties die van haar hand zijn verschenen en het bieden van de mogelijkheid tot contact.. Jaarverslag In het jaarverslag geeft de rekenkamercommissie een weergave van hetgeen zij het afgelopen jaar aan onderzoek en ontwikkeling van de rekenkamerfunctie heeft gedaan. Tevens wordt een korte vooruitblik geboden op de agenda van de commissie voor het komende jaar. - 1 -
Onderzoeksprogramma Het onderzoeksprogramma wordt jaarlijks opgesteld op basis van een brede inventarisatie van onderzoeksonderwerpen en wil bericht geven welke onderzoeken het komende jaar zullen worden uitgevoerd en welke onderwerpen voor onderzoek op korte en lange termijn op de voorkeurslijst staan. 2. Communicatie over een onderzoek: Bij de start van het onderzoek Bij de start tijdig alle betrokken partijen informeren over onderwerp en begintijdstip van het onderzoek. Zodra de onderzoeksopzet klaar is, betrokkenen nader inlichten over aard en doel van het onderzoek en de wijze van aanpak. Tevens hen dan de gelegenheid bieden om vragen voor te leggen. Berichtgeving bij afronding onderzoek Doelstelling is om na afloop van het onderzoek informatie te verlenen aan de verschillende betrokken doelgroepen over de resultaten van het ingestelde onderzoek. Concreet moet worden aangegeven of de uitvoering van het onderzochte beleidsonderdeel voldoet aan de wettelijke regels, of de voorbereiding en de uitvoering ervan efficiënt verloopt en of de resultaten van de gestelde beleidsdoelen worden behaald.. 5. In het kader van het onderzoek geïnterviewde personen en instanties. 6. e partijen als: NVVR, VNG, Binnenlands Bestuur, Drentse gemeenten, Gemeente Stadskanaal, etc. Berichtgeving over de implementatie van de onderzoeksresultaten Om te bevorderen dat de doorwerking van de onderzoeksresultaten zinvol en effectief zijn, wordt in de periode na de afronding van het onderzoek aandacht - 2 -
gegeven en gevraagd voor de ontwikkeling van de onderzoeksresultaten die door de raad zijn overgenomen. 3. Communicatie over variabele onderwerpen: e afstemming over lopend werk Doelstelling is onderlinge afstemming tussen interne partijen te realiseren over samenhang en samenwerking bij de controle op de uitvoering en handhaving van gemeentelijk beleid en duidelijk te maken wat de bijdrage van de rekenkamercommissie en rekenkameronderzoek daaraan is als eerst verantwoordelijke voor de controle op uitvoering en handhaving van gemeentelijk beleid. Actuele thema s bij de ontwikkeling van de rekenkamerfunctie Doelstelling is om de ontwikkelende rol van de rekenkamercommissie als toetser van gemeentelijk beleid op efficiëntie en effectiviteit en als adviseur van de raad, aan de hand van actuele onderwerpen transparant en duidelijk te maken en de impact van haar werk door brede informatie te versterken., afhankelijk van het onderwerp. Media/middelen: De communicatie over voornoemde onderwerpen vindt plaats met toepassing van de volgende middelen: 1. Communicatie over vaste onderwerpen: Algemeen over de rekenkamercommissie - schriftelijke berichtgeving aan raad en/of college - 3 -
- gemeentegids - burgerjaarverslag Jaarverslag - toezending jaarverslag aan raad en college Onderzoeksprogramma - toezending onderzoeksprogramma aan raad en college 2. Communicatie over een onderzoek: Bij de start van het onderzoek - schriftelijke berichtgeving aan raad en/of college over onderzoeksonderwerp en tijdstip aanvang onderzoek - toezending onderzoeksopzet aan de raad - mondelinge presentatie onderzoeksopzet aan college, DT en betrokken ambtenaren. Berichtgeving bij afronding onderzoek - eindrapport aan de leden van de raad, het college en het DT. - eindrapport + persbericht op intranet - eindrapport aan geïnterviewden - 4 -
- eindrapport + persbericht aan de pers - eindrapport + persbericht aan de drentse gemeenten (griffies) - eindrapport + persbericht aan NVVR, VNG en andere relevante externe partijen. - eindrapport + persbericht op de website van de gemeente Berichtgeving over de implementatie van de onderzoeksresultaten - auditcommissie - jaarverslag van de rekenkamercommissie. - jaarverslag van de rekenkamercommissie 3. Communicatie over variabele onderwerpen: e afstemming over lopend werk - auditcommissie. - incidenteel een aansluitende themavond te organiseren voor raad, college en DT. - geen berichtgeving Actuele thema s bij de ontwikkeling van de rekenkamerfunctie - auditcommissie. - bij gelegenheid een themavond organiseren voor relevante doelgroepen. - 5 -