Bijlage 2 Communicatie/participatieplan 1. Omschrijving Het riool in het Engelse Werk, Dwarsakkers en Royenstein verkeert in slechte staat en moet worden vervangen. Ook moet het regenwater worden afgekoppeld van het riool en moet de wegverharding worden vervangen. Dit maakt het mogelijk deze woonstraten opnieuw in te richten volgens het Gemeentelijk Verkeers- en Vervoersplan. Doel hiervan is het realiseren van een modern rioolsysteem waarmee het regenwater is afgekoppeld van het riool en rechtstreeks kan infiltreren in de bodem, en veilige, comfortabele en duurzame straten voor voetgangers, fietsers en auto s.. 2. Communicatieanalyse Op 24 februari 2014 heeft een bewonersavond plaats gehad, met een grote opkomst bewoners. De projectleider gaf informatie over het project, de kaders waaraan het project moet voldoen en nodigde de deelnemers uit om mee te denken over hoe de weg opnieuw in te richten en mogelijke knelpunten op te lossen. Met deze ideeën en oplossingsrichtingen gaat de gemeente aan de slag om een schetsontwerp te maken. Dat eveneens weer wordt voorgelegd en besproken met de deelnemers. De plattegrond van de betreffende straten werd besproken door bewoners en oplossingen ingetekend. Adviseurs en projectleider gaven toelichting op de mogelijkheden. Deelnemers hebben erg enthousiast meegedaan aan het bekijken van oplossingen met behoud van de huidig ervaren prettige woonomgeving. Ze bedachten oplossingen voor het parkeerprobleem en gaven aan knelpunten te ondervinden van de aanwezige groenstroken. Men wil graag het groene karakter en het rustige woonklimaat te behouden. Ook gaven bewoners aan mee te willen helpen de groene buitenruimte te beheren. Enkele vragen werden gesteld over de noodzaak van het vervangen van het riool en de mogelijke nadelen van loskoppelen. Men gaf aan hiermee geen problemen te hebben. 3. Communicatievoorstel Communicatiedoelen Belanghebbenden zijn goed geïnformeerd: over het doel van het project, de participatiemogelijkheden, het kader waarbinnen participatie plaatsvindt, de procedure en planning, de onderzoeksresultaten op divers gebied en overige informatie rond dit project. Informatie over het project is transparant, helder en actueel. Belanghebbenden vertrouwen erop dat hun ideeën en oplossingsrichtingen (voor zover die binnen het kader vallen) worden verwerkt in het ontwerp en dat de uitvoering op een goede manier (o.a. qua planning en bereikbaarheid) verloopt. Transparante, heldere en actuele communicatie en participatie moeten ertoe leiden dat ook pers en politiek goed op de hoogte zijn van de plannen, en vertrouwen hebben in een goed verloop van het hele proces. Doelgroepen De communicatie/participatie Herinrichting Het engelse werk, Dwarsakkers en Royenstein richt zich op de volgende belanghebbenden: Bewoners - bewoners/weggebruikers Het engelse werk, Dwarsakkers en Royenstein - inwoners van Amerongen
Andere Weggebruikers - (brom-)fietsers - voetgangers - autobezitters Belangenverenigingen - Verkeersberaad (adviesorgaan van de gemeente; bestaat uit vertegenwoordigers van belangengroeperingen als Veilig Verkeer Nederland, Platform mensen met een functiebeperking en Fietsersbond, en inwoners). Informeren en DO aan voorleggen. - Groenberaad (adviesorgaan van de gemeente; bestaat uit vertegenwoordigers van brancheorganisaties (IVN, Dorp en Natuur, Groei & Bloei etc.) en inwoners. Informeren en DO aan voorleggen. Gecombineerd overleg aan einde van het traject met het Verkeersberaad. Verkeersberaad en Groenberaad geven advies over DO. - Woningbouwvereniging Amerongen - Hulpdiensten Pers en politiek - Regionale media - B&W - gemeenteraad Interne adviseurs Strategie Door hoog in te zetten op participatie en belanghebbenden in een vroeg stadium te betrekken (voordat er sprake is van een schetsontwerp), wordt de kwaliteit van het ontwerp beter en wordt het draagvlak versterkt. De verwachting is dat meer participatie aan het begin van het traject leidt tot minder reparatie aan het einde van het traject en minder bezwaren Het kan ook leiden tot positievere beeldvorming van de gemeente: een gemeente die goed luistert naar zijn inwoners en samen met hen de planvorming opneemt. De doelen worden gehaald door belanghebbenden in elke fase van het project actief te betrekken en aan hen input te vragen. Ten behoeve van het schetsontwerp zijn de knelpunten, ideeën en oplossingen geïnventariseerd. Op basis hiervan wordt het schetsontwerp gemaakt. Dit krijgen belanghebbenden voorgelegd tijdens een bijeenkomst en digitaal. Op basis van de feedback van de belanghebbenden wordt het ontwerp aangepast. De diverse belangengroepen worden op dezelfde manier betrokken als de individuele inwoners. De gemeenteraad wordt op de hoogte gehouden door middel van raadsinformatiebrieven. Ook worden zij uitgenodigd voor de bijeenkomsten met belanghebbenden. Er wordt op heldere, transparante wijze gecommuniceerd met de diverse doelgroepen. De toon van de communicatie is positief, actief, open en realistisch. Er is vooral sprake van interactie: tijdens bewonersbijeenkomsten, maar ook digitaal. Er vindt terugkoppeling plaats over het waarom van wel/niet wensen opgenomen in het ontwerp. Er wordt actief en snel gereageerd op vragen en opmerkingen van belanghebbenden. Waar nodig wordt apart contact opgenomen met bepaalde individuen of belangenverenigingen. Boodschap Het engelse werk, Dwarsakkers en Royenstein krijgen een nieuw gescheiden infiltratieriool en een andere vloer! De riolering wordt vervangen en gemoderniseerd en de straten worden opnieuw ingericht. De straten worden na het vervangen van het riool en aanbrengen van het regenwaterriool
ingericht op basis van een ontwerp dat is gemaakt met uw inbreng: uw knelpunten, ideeën en oplossingen (binnen de wettelijke en andere kaders). Zo worden de straten veilig, overzichtelijk, voor alle bewoners en weggebruikers. De volgende kaders zijn tijdens de startbijeenkomst gecommuniceerd: Vervanging van het riool en het afkoppelen van het regenwater Gemeentelijk Verkeers- en Vervoer Plan De straten blijven woonstraten Inrichting is duurzaam en sluit aan op de omgeving geen groot onderhoud komende 20 jaar Leidraad Inrichting Openbare Ruimte (LIOR) Gemeentelijk Rioleringsplan (GRP) wet- en regelgeving zoals flora-/faunawet, archeologie, cultuurhistorisch erfgoed, wegenverkeersreglement, bestemmingsplan. budget planning Communicatiemiddelen Bijeenkomsten (interactief) Nieuwsbrief (ca. 1 per 6 weken) Brieven (aan individuen) Persberichten Raadsinformatiebrieven (gemeenteraad) Twitter en Facebook Gemeentenieuws (De Kaap) Website: projectpagina borden Communicatiematri Middelen Doelgroep Presentielijst, uitnodiging Bijeenkomsten (interactief) Nieuwsbrief (ca. 1 per 6 wkn)* Persberichten Belangenverenigingen Raadsinformatiebrieven Twitter en Facebook Gemeentenieuws (De Kaap) Website: projectenpagina Bewoners Andere weggebruikers Pers en politiek X X X X Interne adviseurs borden Brieven X X
* Indien met zich via de gemeentesite heeft aangemeld voor het ontvangen van de nieuwsbrief. Evaluatie/afrondend gesprek Na afronding van het project vindt er een evaluatie van de communicatie en participatie plaats, intern maar zeker ook etern. 4. Nadere afspraken met betrekking tot de uitvoering De projectleider is verantwoordelijk voor de communicatie en participatie. Hij wordt hierbij geadviseerd over de communicatie en participatie door Lonny Derwort (Communicatie). 5. Communicatie-activiteitenplan Activiteitenplanning Activiteit doelgroep wanneer Wie Uitnodiging, presentielijst en verslag Weggebruikers en omwonenden Bij bijeenkomsten voor SO, DO en uitvoerings planning Ad-hoc organiseert Bijzonderheden Gesprek Individuele bewoners Nieuwsbrief* belanghebbenden Nieuws en Ism c- procesinformatie adviseur Presentatie Weggebruikers en Bij bijeenkomst omwonenden belanghebbenden Bijhouden allen Maandelijkse controle c-adviseur Ism Website projectleider Persberichten Media/ gemeenteraad schrijft Bij aanvang werk, en bij belang-wekkend nieuws gemeentenieuws allen Bij belangwekkende zaken en aankondiging bijeenkomst B&W advies en B&W Bij SO, DO, gunning RIB gemeenteraad en, oplevering schrijft Infobord bij allen Bij start uitvoering Project werkzaamheden leider Socialintranet Interne adviseurs doorlopend projectleider Twitter en Facebook allen c-adv. Redigeert en zorgt voor verspreiding c-adv. Redigeert en zorgt voor plaatsing Passief :evt. reactie bezien door cluster communicatie ism projectleider en evt. wethouder datum