BeN wijzer; Integer waarde creëren

BeN wijzer; Integer waarde creëren Realiseren van blijvende kwaliteit

Ballast Nedam BeN Wijzer

Inhoud Voorwoord 2 Waar wij voor staan 5 Onze medewerkers 7 In relatie tot onze klanten 13 In relatie tot onze leveranciers en onderaannemers 15 In relatie tot de samenleving 19 Subcodes 21 1

Voorwoord Erik van der Noordaa Bij een beursgenoteerd bedrijf als het onze is de zichtbaarheid van wat we doen extra groot. Een oud, maar waar gezegde luidt dat in de zakenwereld je reputatie je belangrijkste bezit is. De reputatie van Ballast Nedam hebben we in meer dan 100 jaar opgebouwd, die willen we niet verkwanselen. Het is de verantwoordelijkheid van ieder van ons om die reputatie te beschermen en verder te verbeteren. De manier waarop we met elkaar omgaan, onze gedeelde normen en waarden, vormen een belangrijke basis voor die reputatie. Hoe we werken bij Ballast Nedam. Waar we voor staan. Waar we trots op zijn. Het is natuurlijk vooral een kwestie van doen: samen, open en transparant. Onze medewerkers zijn een hele belangrijke succesfactor binnen ons bedrijf. Waardering en respect voor elkaar beschouw ik als een randvoorwaarde. Vanuit deze overtuiging richt onze organisatie zich op een gezonde, veilige en motiverende werkomgeving voor alle medewerkers. Door samen met onze klanten en onze partners na te denken over innovatieve en duurzame oplossingen kunnen we waarde creëren en het beste resultaat bereiken. We zijn daarbij kritisch en betrokken. Onze mentaliteit is er een van aanpakken en doen. Daar laten we ons graag op aanspreken. 2 Ballast Nedam BeN Wijzer

Peter van Zwieten In onze gedragscode staan onze kernwaarden en gedragsregels beschreven. De gedragsregels die samen onze gedragscode vormen, zijn niet nieuw. Ze zijn opnieuw opgeschreven met het uitgangspunt waarden te benoemen die wij het meest belangrijk vinden in onze relatie met onze medewerkers, onze klanten, onze onderaannemers en leveranciers en de samenleving. Verwacht niet dat in de gedragscode precies beschreven staat wat wel en niet mag, specifieke regels vindt je in de subcodes. De gedragscode gaat echt over de manier waarop we met elkaar om wensen te gaan. Wij verwachten dat medewerkers elkaar hierop zullen aanspreken. De titel BeN wijzer wil zeggen dat je wijzer bent als je met enige regelmaat stilstaat bij wat je doet, je over je gedrag nadenkt en je op een integere wijze handelt en werkt. De gedragscode geeft hier richting aan, wijst je zogezegd de weg. Met als doel integer waarde te creëren voor onze belanghebbenden, nu én in de toekomst. Deze gedragscode is tot stand gekomen door een brede werkgroep, bestaande uit medewerkers met zeer uiteenlopende functies uit verschillende bedrijfsonderdelen van de organisatie. Wij durven dan ook te zeggen; De gedragscode is van ons allemaal. Wij roepen iedereen op om aan onze gedragscode BeN Wijzer, concreet invulling te geven. Erik van der Noordaa Voorzitter Raad van Bestuur Peter van Zwieten Raad van Bestuur September 2014 3

Vitaal Betrokken Betrouwbaar WAARDECREATIE Trots Respectvol Oplossingsgericht De BN Waardencirkel Betrokken Wij zijn sociaal, gedreven en kritisch en voelen ons verbonden met en verantwoordelijk voor onze relaties. Betrouwbaar Wij zijn open, transparant en eerlijk in onze relaties. We werken samen, nemen onze verantwoordelijkheid en zijn consequent. Vitaal Onze mensen zijn de belangrijkste succesfactor. Een gezonde, veilige en motiverende werkomgeving voor alle medewerkers staat voorop. En daarmee ook de continuïteit van Ballast Nedam. Respectvol Wij waarderen elkaar en respecteren elkaars kennis en kunde en handelen daar ook naar. Trots Wij zijn trots op de manier waarop wij (samen)werken en waarde creëren door het realiseren van blijvende kwaliteit voor nu en voor later. Oplossingsgericht Wij begrijpen de complexe uitdagingen en belangen van onze relaties en bieden innovatieve en duurzame oplossingen op maat. Wij tonen daarin lef en daadkracht. 4 Ballast Nedam BeN Wijzer

Ballast Nedam: waar wij voor staan We werken samen aan een betere leefomgeving. Dit houdt een belofte in namelijk het realiseren van blijvende kwaliteit; dit is de rode draad die door al onze activiteiten is verweven. De Ballast Nedam cultuur laat zich samenvatten door de zes kernwaarden van Ballast Nedam. Waardecreatie is de kapstok waaraan deze kernwaarden zijn opgehangen. De kwaliteit van onze producten en diensten biedt toegevoegde waarde voor onze klanten, de samenleving, onze medewerkers en onze aandeelhouders; nu én in de toekomst. Ballast Nedam is trots op alles dat door zijn medewerkers wordt gerealiseerd. Wij bieden meerwaarde van begin tot het eind en van klein tot groot; van renovatie van een huis, het verzinnen van slimme oplossingen voor ofwel de ontwikkel- of de beheerfase, het aanbieden van een financieringsconstructie, tot het verbinden van stadsdelen. Een betrouwbare partner is open, transparant en eerlijk voor klanten, leveranciers en onderaannemers, medewerkers, aandeelhouders en de samenleving. Ballast Nedam wil een betrouwbare partner zijn en handelt daar ook naar. Diverse vormen van verspilling trachten te voorkomen en zo milieubewust mogelijk te werken binnen afgesproken kaders, vraagt om innovatieve en duurzame werkwijzen. Wij blijven steeds op zoek naar het kwalitatief beste resultaat door slimme oplossingen binnen de gegeven mogelijkheden te vinden. Wij realiseren blijvende kwaliteit door ondernemend te zijn. Ballast Nedam streeft daarom naar projecten met betrokkenheid in de gehele levenscyclus. Zo kunnen wij ons optimaal inzetten voor het realiseren van blijvende kwaliteit. 5

Het tonen van waardering en respect draagt bij aan een beter resultaat 6 Ballast Nedam BeN Wijzer

Ballast Nedam: onze medewerkers 1 BN Voor het realiseren van blijvende kwaliteit is het belangrijk dat wij integraal samenwerken: 1 Ballast Nedam. Medewerkers van Ballast Nedam zetten zich dagelijks in om de gestelde doelstellingen te realiseren. Iedere medewerker vervult een taak die nodig is om het geheel optimaal te laten functioneren. En verdient daarmee waardering en respect voor het vervullen van zijn of haar rol. Wij, medewerkers van Ballast Nedam, waarderen onze collega s en respecteren elkaars kennis en kunde. Ballast Nedam kiest voor levenscyclus denken en doen: wij ontwikkelen, realiseren en hergebruiken. We zijn langdurig betrokken bij beheer, onderhoud en exploitatie van projecten en organiseren financiële haalbaarheid. Op deze wijze kunnen we gezamenlijk de levenscyclus van een project besturen. Onze kracht is dat wij vanuit onze diversiteit toch een eenheid vormen en een gemeenschappelijk doel nastreven: het realiseren van blijvende kwaliteit bij ieder project. Onze medewerkers Medewerkers van Ballast Nedam zijn gedreven en verbinden elkaars kennis en kunde zo efficiënt en effectief mogelijk voor het bereiken van het beoogde resultaat. tok! is hét digitale idee- en discussieplatform van Ballast Nedam waar ideeën samenkomen om deze bewust samen te verbeteren. Een ander goed voorbeeld is het Bridging the Gaps initiatief voor het delen van kennis en ervaring geweest. Gestart door 2 personen met de intentie tenders te willen winnen, is dit initiatief indertijd uitgegroeid tot een serieus programma met meer dan 90 BN aanhangers. Zij hebben samen blijvende verbeteringen in het tenderproces handen en voeten gegeven. 7

In de eerste plaats voorkomen wij onveilige situaties. Wij sluiten iedere ontwerpfase af met een V&G ontwerpplan (Veiligheid & Gezondheid). Wij houden orde en netheid op de werkplek en spreken collega s direct aan op onveilige situaties en verhelpen ze. Stap bijvoorbeeld niet over het gat in de werkvloer maar leg er direct een afdekplaat op. Veiligheid is ieders verantwoordelijkheid in elke situatie. Correct en sociaal gedrag zowel intern als extern naar klanten, leveranciers, onderaannemers en anderen is voor ons vanzelfsprekend. Samenwerken is een essentiële vaardigheid. Iedere medewerker heeft zijn of haar eigen specialiteit, kennis, creativiteit en oplossingsgerichtheid, die gebundeld meerwaarde creëert. Samenwerking vraagt om samen nieuwe uitdagingen aangaan, samen leren en samen creëren. Dit voegt waarde toe voor onze klanten, de omgeving, onze organisatie en aan het persoonlijk welzijn en excelleren van onze medewerkers. Door regelmatig te reflecteren, ontwikkelen wij een professionele en kritische instelling waarmee wij onszelf en Ballast Nedam steeds op een hoger plan kunnen brengen. Iedereen binnen Ballast Nedam draagt de verantwoordelijkheid voor zijn werk en zijn daden. Medewerkers zorgen voor een sociaal veilige werkomgeving. Zonder voorbehoud respecteren en waarderen zij elkaar en laten elkaar in hun waarde. Er is ruimte om elke gewenste vraag te kunnen stellen. Medewerkers spreken elkaar aan op gedrag op een respectvolle wijze. 8 Ballast Nedam BeN Wijzer

Naleven van regels en normen is een onlosmakelijk onderdeel van de uitvoering van taken en de kwaliteit daarvan. Afspraak is afspraak geldt voor alle onderdelen van de taakuitvoering. De eerste verantwoordelijkheid daarvoor ligt bij de medewerker zelf. Zorgen voor eigen veiligheid en de veiligheid van de anderen is een belangrijk onderdeel van ons werk. Wij hebben maximale aandacht voor veiligheid in de ontwerp- en uitvoeringsfase. In de uitvoeringsfase verhelpen en melden wij onveilige situaties onmiddellijk. Wanneer de situatie niet direct kan worden verholpen, stoppen we die activiteit om zo spoedig mogelijk maatregelen te nemen die de onveilige situatie opheft. Ballast Nedam hecht waarde aan het creëren van onder meer een juist evenwicht tussen werkdruk en privéleven zodat het plezier in het werk behouden blijft. Alle bovenstaande onderwerpen gekoppeld aan doorlopende persoonlijke ontwikkeling, dragen bij aan een omgeving waarin al onze medewerkers vitaal zijn en blijven. Een belangenconflict hoeft niet altijd daadwerkelijk aan de orde te zijn. Zo kan het zijn dat je iemand inschakelt voor een zakelijke aangelegenheid die familie van jou is. Ondanks het feit dat je niets verkeerd doet, heeft het de schijn tegen je dat je vriendjespolitiek bedrijft. Om die schijn tegen te gaan maak je een andere keuze of meld je de samenwerking bij je leidinggevende. Wees hierover open en transparant. 9

Management Het management creëert een omgeving waarin de medewerker zonder gevaar voor zijn eigen positie zich kwetsbaar kan opstellen, vragen kan stellen, melding kan doen. Er is geen afrekencultuur, maar een oplossingsgerichte cultuur, waarin respect de boventoon voert. Dialoog tussen manager en medewerker is niet alleen mogelijk maar vindt daadwerkelijk plaats waardoor je als medewerker je eigen potentieel kan vergroten. Dit vraagt om leiderschap dat inspirerend, uitdagend en coachend is. Op verschillende niveaus binnen Ballast Nedam dienen managers over leiderschapskwaliteiten te beschikken om een diversiteit van medewerkers bij elkaar te brengen die goed kunnen samenwerken. Ons management is doordrongen van het feit dat zij een voorbeeldfunctie hebben in de organisatie. Zij zijn open, eerlijk en transparant. Zij handelen consequent en geven waardering voor geleverde prestaties. 10 Ballast Nedam BeN Wijzer

Belangenconflicten Iedereen binnen Ballast Nedam heeft de verantwoordelijkheid om situaties te herkennen waarin persoonlijke of zakelijke belangenconflicten ontstaan, of de schijn ontstaat van een mogelijk belangenconflict. Medewerkers van Ballast Nedam mogen nooit de bedrijfsbelangen in gevaar brengen. 11

Een betrouwbare en innovatieve partner voor oplossingen die waarde toevoegen 12 Ballast Nedam BeN Wijzer

Ballast Nedam in relatie tot onze klanten Door projecten op een slimme, creatieve en duurzame wijze te realiseren wil Ballast Nedam voor zijn klanten blijvende kwaliteit realiseren en een betrouwbare partner zijn. Innovatie is de hoeksteen voor het creëren van meerwaarde voor de klant. Ook bij korte termijnoplossingen gaan wij voor duurzaamheid. Wij voelen ons verbonden met onze klanten en komen onze afspraken na. Wij zijn eerlijk en betrouwbaar en verwachten dit ook van onze klanten. Onze ambitie is onze klanten te benaderen en te behandelen zoals wij ook zelf benaderd en behandeld willen worden. Om onze klanten optimaal te kunnen bedienen, moeten wij flexibel zijn. Binnen de grenzen van onze ethische normen houden wij niet halsstarrig vast aan uitgangspunten en proberen wij conflicten te voorkomen. Ballast Nedam medewerkers verplaatsen zich in de behoeften van de klant. Wij adviseren proactief wat de voor- en nadelen zijn van keuzes die de klant maakt en stellen alternatieven voor die passen binnen of buiten de afgesproken kaders. Wij zijn klantgericht en ontzorgen onze klanten met oplossingsgerichte innovaties. Een Ballast Nedammer zal gevraagd of ongevraagd voorstellen doen om een bijdrage te leveren aan het optimaliseren van een project in de levenscyclus. Dat kan gaan om ontwerpaanpassingen of een alternatieve bouwmethodiek maar ook om afvalvermindering of slimmer beheren. Denk aan de dubbele tunnel door Maastricht, een gevel van gerecyclede houten delen in plaats van nieuw hout of aan iqwoningen ten opzichte van traditioneel gebouwde woningen. 13

Optimale samenwerking ontstaat op basis van respect, kwaliteit en betrouwbaarheid 14 Ballast Nedam BeN Wijzer

Ballast Nedam in relatie tot onze leveranciers en onderaannemers Ballast Nedam hecht waarde aan een vrije markt waarin de concurrentie open en transparant is. Afspraak is afspraak. Wij zeggen wat we doen en doen wat wij zeggen. Zo wil Ballast Nedam een betrouwbare partner zijn. Dit betekent transparant zijn in de samenwerking en realistische overeenkomsten sluiten met leveranciers en onderaannemers, met naleving van de contractafspraken aan beide kanten. Vanuit wederzijds respect en met waardering voor ieders specialistische inbreng. Dit vraagt van ons een inspanning om na het sluiten van het contract de relatie met onze contractpartners zodanig te laten verlopen dat alle partijen zich daarbij goed voelen. Ballast Nedam is consequent. Het ethisch kader is leidend voor uitvoering van alle activiteiten en de vereisten voor onze onderaannemers en leveranciers. Wij doen geen zaken met partijen die zich niet houden aan algemeen aanvaarde ethische normen. De gedragscode voor onderaannemers en leveranciers is een onlosmakelijk onderdeel van alle contracten die Ballast Nedam sluit. In het Ballast Nedam inkoopcontract wordt sinds 2012 standaard verwezen naar de Gedragscode voor onderaannemers en leveranciers. De gedragscode biedt een basis om partijen aan te spreken op haar gedragingen en de partijen daarin te beïnvloeden tijdens het inkoopproces en de uitvoering. Indien een partij de normen overschrijdt en hierover de dialoog niet aangaat wordt deze op onze zwarte lijst geplaatst. 15

Deze zelf opgelegde en geëiste norm, eist Ballast Nedam ook van leveranciers en onderaannemers. Een medewerker van Ballast Nedam die ervaart dat een leverancier of onderaannemer de normen overschrijdt, meldt dit direct. Ook onze leveranciers en onderaannemers melden direct gevallen wanneer medewerkers van Ballast Nedam de integriteitsnormen overschrijden. Het melden van incidenten is op een efficiënte en effectieve wijze geregeld. Partnerschappen ontstaan op basis van respect, kwaliteit, betrouwbaarheid en prijs. Objectieve criteria in de contracten en aanbestedingen bepalen de beoordeling van onderaannemers en leveranciers. Iedere andere vorm van beoordeling is niet acceptabel. Medewerkers van Ballast Nedam accepteren geen geschenken, diensten of andere voordelen die de schijn van ongepastheid kunnen wekken. Zij informeren Ballast Nedam conform de interne procedure wanneer een (potentiële) zakenrelatie hun een geschenk, dienst, of ander voordeel toezegt, aanbiedt of geeft. 16 Ballast Nedam BeN Wijzer

Ballast Nedam verwacht van alle partijen met wie het bedrijf zaken doet dat zij, direct of indirect, geen steekpenningen of andere ongepaste voordelen vragen of verwachten van onze medewerkers, vertegenwoordigers of agenten. En deze zelf ook niet toezeggen, aanbieden of geven. Doen zij dat toch, dan informeren de medewerkers van Ballast Nedam de organisatie onmiddellijk conform de interne meldingsprocedure. Een vaste leverancier bood mij na afloop van een goed verlopen project een tablet/pc aan voor de prettige samenwerking. Leuk voor je zoon, zei hij nog. Ik heb hem hartelijk bedankt en gezegd dat ik dat niet kan aannemen conform onze interne gedragscode. De leverancier begreep dat eigenlijk ook wel. 17

Betrokken en sociaal gedrag draagt bij aan een positieve invloed op de omgeving 18 Ballast Nedam BeN Wijzer

Ballast Nedam in relatie tot de samenleving Wij zijn betrokken en sociaal. Onze visie op de inrichting en gebruik van de (gebouwde) omgeving heeft voor lange tijd invloed op mens en milieu. Door de juiste keuzes te maken aan het begin van de keten, kunnen wij de levenscyclus van projecten optimaliseren. Dit geeft ons een belangrijke verantwoordelijkheid, die wij ook willen nemen. Onze activiteiten in de vier werkgebieden: huisvesting, mobiliteit, energie en natuur spelen zich af midden in de samenleving. Door de sterke samenhang van onze werkgebieden oefenen wij daar een aanzienlijke invloed op uit. Wij zijn er op gericht om hinder en overlast rondom onze bouw- of productielocaties zoveel mogelijk te voorkomen. Dit doen wij door de lokale gemeenschap te betrekken, aandacht te hebben voor de omgeving en te innoveren. Als wij renovatiewerk doen in een woonwijk waar veel allochtonen wonen, dan doe ik altijd netjes mijn schoenen uit voordat ik binnenkom. Ik pas mij aan de waarden en normen van de bewoner aan en wil zo min mogelijk overlast bezorgen. Ballast Nedam wil over een lange termijn een substantiële en duurzame bijdrage leveren aan de gebouwde omgeving. Zowel op projectniveau als op maatschappelijk niveau. 19

In de subcodes lees je waar je je wel en niet aan moet houden 20 Ballast Nedam BeN Wijzer

Subcodes In aanvulling op de gedragsregels zoals die in de vorige hoofdstukken staan beschreven, heeft Ballast Nedam op een aantal onderwerpen subcodes gedefinieerd. Hierin staat in detail beschreven welke complianceregels Ballast Nedam hanteert waaraan alle medewerkers zich moeten houden. De subcodes zijn te vinden op de Compliance Insitepagina. Bezoek deze pagina regelmatig voor eventuele aanpassingen of uitbreiding van de codes. Hieronder lichten we de subcodes kort toe: Mededingingscode De Mededingingswet richt zich op bescherming van de vrije concurrentie op de markt. Om een vrije markt te kunnen garanderen zijn diverse handelingen verboden, zoals prijsafspraken of verdeling van klanten. Afspraken tussen ondernemingen, besluiten van brancheverenigingen en op elkaar afgestemde gedragingen die de concurrentie beperken, zijn niet toegestaan. Geschenken en entertainment Het aanbieden van een lunch of accepteren van kaarten voor een voetbalwedstrijd. Het lijkt goed bedoeld en vooral onschuldig. Toch willen we de schijn van ongepastheid voorkomen. Relatiegeschenken kunnen immers als tegenprestatie worden gezien, of bedoeld zijn om gunsten af te dwingen. Door open en transparant te zijn, voorkomen we misverstanden. Daarom kennen we binnen Ballast Nedam een aantal regels voor het aannemen en aanbieden van geschenken en diensten. 21

Het is niet toegestaan zonder voorafgaande toestemming van de leidinggevende geschenken met een waarde van meer dan 50 of het equivalent daarvan toe te zeggen, aan te bieden of te geven aan (potentiële) zakenpartners en/of ambtenaren of te accepteren. Sponsorbeleid In sommige gevallen kunnen sponsoring en donaties als omkoping worden beschouwd. In het sponsorbeleid staat precies beschreven aan welke criteria sponsoring moet voldoen. Toestemming wordt gegeven door de afdeling Communicatie & Investor Relations. Ballast Nedam staat donaties aan politieke partijen of politiek actieve groeperingen en individuen niet toe. Naast de spelregels ten aanzien van compliance kent Ballast Nedam ook een sponsor beleid. Meer hierover vind je op de Communicatie Insitepagina. Fraudeprotocol Bij Ballast Nedam kennen we een Fraudeprotocol. Hierin staat omschreven, hoe we omgaan met vermoedens van fraude of niet-integer gedrag. Bovendien staan hier de rechten en plichten beschreven en de regels omtrent een eventueel fraudeonderzoek. Centraal staat de bescherming van de belangen van Ballast Nedam, onze medewerkers en derden. 22 Ballast Nedam BeN Wijzer

Gedragscode computerfaciliteiten en social media In de gedragscode computerfaciliteiten staan de regels, voorwaarden en wederzijdse rechten en plichten voor het gebruik van computerfaciliteiten beschreven. Het doel is onder meer om misbruik en overbelasting van de computerfaciliteiten te voorkomen. Gebruik van social media is toegestaan. Social media zijn een goede methode om ons merk te versterken, informatie te delen en in contact te komen en te blijven met onze stakeholders. Let er hierbij ook op dat de regels van de mededingingswet en de privacy regels worden nageleefd. De do s en dont s staan beschreven op de Communicatie Insitepagina onder het kopje social mediabeleid. Gedragscode voor onderaannemers en leveranciers Het doel van de gedragscode voor onderaannemers en leveranciers is het doorleggen van verwachtingen van gedrag aan onderaannemers en leveranciers waarbij wij stellen dat de gedragscode tevens geldig is in de verdere keten. De gedragscode vormt de basis om partijen aan te spreken op hun gedragingen en de partijen daarin te beïnvloeden tijdens het inkoopproces en de uitvoering zodat er een bewustwordingsproces op gang wordt gebracht. In alle gevallen is het belangrijk dat geen schade aan de goede naam van Ballast Nedam wordt aangebracht. 23