Programma Mastercourse Architectuur Archiefwereld Introductie Enterprise architectuur wordt in de digitale wereld steeds belangrijker. Archiefinstellingen werken steeds nauwer samen met archiefvormers en met andere erfgoedinstellingen. Er is steeds meer vraag naar open en toegankelijke informatie. Een goede aansluiting van processen, systemen en infrastructuur is onontbeerlijk. Architectuur kan daarbij helpen doordat het raakt aan alle facetten van organisaties. De bedrijfsarchitectuur houdt zich bezig met de diensten, de processen en de inrichting van een organisatie. Informatiearchitectuur richt zich op de informatie en de applicaties en de technische architectuur houdt zich bezig met de hardware, het netwerk enz. Architectuur heeft een beschrijvend aspect waarmee het vaststelt hoe een organisatie nu is ingericht en het heeft een richtinggevend aspect dat een gezamenlijk gedeeld beeld schetst van de toekomst en de kaders voor de ontwikkelingen aan kan geven. Architectuur is in de meeste publieke organisaties een bekend fenomeen, maar in de archiefsector is het nog vrij nieuw. Het kan een belangrijk hulpmiddel zijn om na te denken over de archieffunctie. Dit omdat het een hulpmiddel is waarmee overdracht van kennis en informatie op een gestructureerde manier kan plaatsvinden. Kortom: hoog tijd om eens nader in te zoomen op architectuur en haar rol binnen publieke organisaties en vooral ook de betekenis die architectuur heeft of kan hebben voor archiveren en voor archieven. De mastercoursereeks is een initiatief van BRAIN (Branchevereniging Archiefinstellingen Nederland) en Archief 2020. Het belang van architectuur voor archiefinstellingen en de medewerkers hiervan Onlangs verscheen Op weg naar 2020 en verder Het verhaal van de archieffunctie 1. In dit boekje wordt vooruitgeblikt naar de archieffunctie en de ontwikkeling hiervan in de toekomst. Hoe ontwikkelt zich de archieffunctie in het digitale tijdperk waar we inzitten? Dit wordt uitgewerkt in 3 horizonnen voor de archieffunctie in de toekomst. Horizon 1 beschrijft de situatie anno nu. Het is genoemd Passieve papieren openbaarheid. Horizon 2 richt zich op de periode tot 2020 en gaat in op wat wordt genoemd Het hybride archief. Deze stap is nodig om uiteindelijk uit te komen bij de meest vergaande horizon (tijdsframe tot 2025) waarin het archief wordt neergezet als de Goudmijn van de informatiesamenleving. In het voorwoord wordt er door de Algemene Rijksarchivaris Marens Engelhard, op gewezen dat de archieffunctie zich in het oog van de storm bevindt. De ontwikkelingen in de omgeving zijn turbulent en als men niets doet wordt men weggeblazen. De scenario s helpen om na te denken over de noodzakelijke veranderingen die nodig zijn als archieffunctie relevant te blijven,maar ook om meerwaarde te blijven hebben gezien toekomstige ontwikkelingen. Kortom: er moet en gaat veel veranderen de komende jaren. Architectuur kan een belangrijk hulpmiddel zijn om deze veranderen gestructureerd en gecontroleerd vorm en richting te geven. Het kan een stuurinstrument zijn dat helpt de slag te maken tussen wat er in de omgeving gevraagd wordt en het aanbod dat archieven kunnen bieden en het kan helpen om de organisatorische en beleidsmatige 1 Zie https://archief2020.nl/downloads/op-weg-naar-2020-en-verder-het-verhaal-van-de-archieffunctie. 1
uitdagingen op een goede manier te verbinden met ICT-vraagstukken. Maar dan moet binnen de archiefwereld wel duidelijk zijn wat Architectuur is en kan betekenen. Vandaar deze mastercourse. De doelgroep van de mastercourse De mastercourse richt zich op managers en strategisch adviseurs van instellingen die betrokken zijn bij de archieffunctie. Dit kunnen organisaties zijn die een archief opbouwen en (op termijn) moeten overdragen, maar uiteraard ook archiefinstellingen. De reeks is bedoeld voor iedereen die zich wil krijgen in de betekenis van ICT en architectuur voor de archieffunctie. Diepgaande kennis van architecturen zelf is niet nodig voor deelname. Het doel van de reeks We willen de deelnemers inzichten en kaders door middel van theorie en praktijkcases- aanreiken waar men in de praktijk mee verder kan. Men zal merken dat in de reeks verschillende sprekers ook verschillende visies hebben op uiteenlopende facetten van architectuur denken. Deze zullen niet altijd op een lijn zitten en dat hoeft ook niet. Waar het om gaat is dat ze de deelnemers een paar dingen meegeven waar ze over na kunnen denken. Interactie tijdens de bijeenkomsten wordt derhalve erg op prijs gesteld. Men wordt uitgedaagd telkens de koppeling naar de eigen wereld en eigen situatie te maken. Om dit verder vorm en inhoud te geven wordt gewerkt met een opdracht aan de deelnemer die tijdens de laatste bijeenkomst besproken zal worden (zie verder). De opzet De verkenning van de betekenis van architectuur voor de archiefwereld vindt binnen de mastercourse reeks plaats aan de hand van drie verschillende invalshoeken. Wel volgen we telkens dezelfde opzet. 17.00 18.30 Inleiding door master 18.30 19.00 Eenvoudige maaltijd (broodjes) 19.00 20.00 Practioner met case uit de praktijk 20.00 - Borrel (optioneel, voor de liefhebbers) De gespreksleider/moderator is prof.dr. Marcel Thaens. Hij is werkzaam bij PBLQ en daarnaast bijzonder hoogleraar ICT en strategische innovatie bij de vakgroep Bestuurskunde van de Erasmus Universiteit Rotterdam. Hij is ook de vaste organisator/moderator van de ibestuur mastercourses die regelmatig worden gehouden. Vanuit PBLQ wordt hij hierbij ondersteund door Drs. Marc de Rooij. Hij is eveneens verbonden aan de organisatie van de ibestuur mastercourses. 2
Opdracht aan deelnemers: bouwen aan je eigen leerdocument/manifest Gedurende de avonden krijgt u inzichten mee omtrent het nut, de werking en het vermogen tot sturen van en met architecturen. Uiteraard zullen we in de bijeenkomsten waar mogelijk - ook wel kijken naar de toepassing van ideeën en inzichten op de archieffunctie en natuurlijk kunt u hier tijdens de bijeenkomsten eventueel vragen over stellen aan de sprekers, maar voor een belangrijk deel zult u deze vertaling zelf moeten maken. Door op deze manier te werk te gaan blijft er ook het meeste hangen van de inhoud die voorbij komt gedurende de mastercourse. Om u daarbij te helpen vragen we u om gedurende de mastercourse een (bescheiden) opdracht uit te voeren en wel het schrijven van een eigen leerdocument oftewel manifest met daarin een visie op je organisatie en een visie op jezelf. Zie ook http://www.archiefbrain.nl/uitwisseling.php en dan het linkje naar Leren als Levensstijl. De opdracht bestaat uit een aantal stappen (die u gedurende de looptijd van de mastercourse in uw eigen tempo kunt zetten).. Begin met het lezen van het document Op weg naar 2020 en verder Het verhaal van de archieffunctie (voor zover u dit nog niet gelezen heeft). Zie het linkje in een eerdere voetnoot. En probeer dan een antwoord te formuleren op de volgende vragen: 1) Denk eens na over de horizon 2025 en breng dan voor je eigen organisatie de toegevoegde waarde in 2025 in kaart. Dus: welke diensten lever je in die tijd, rekening houdend met de kenmerken van het geschetste scenario, aan welke doelgroepen?. 2) Bespreek deze toegevoegde waarde eens intern met wat collega s om het zodoende aan te scherpen dan wel te verdiepen. Over welke punten zijn jullie het allemaal wel eens en wat zijn de punten die nog erg veel discussie opleveren? 3) Welke rol zie je weggelegd voor Architectuur in de transitie van de huidige positie van je eigen organisatie naar die in 2025? Dus: hoe en op welke terreinen kan Architectuur je helpen bij deze verandering richting de toekomst? 4) Wat ga je nu concreet als eerstvolgende stap doen en wat heb je hiervoor nodig? 5) Wat betekent dit voor je eigen rol, op zowel korte als langere termijn? We vragen u de bevindingen van deze vragen kort op te schrijven op een A4 tje. Dit hoeft helemaal niet uitgebreid te zijn, maar probeer wel alle vragen te beantwoorden. Tijdens de laatste avond van de mastercourse vragen we u uw bevindingen kort te presenteren in dan te vormen groepjes. Vervolgens komen we weer plenair bij elkaar en zal ik aan enkelen van u vragen om plenair nog even aan te geven wat uw bevindingen zijn geweest. De master van die avond, Richard van Breukelen kan daar dan nog op reageren. We vragen u ook het door u geschreven a4-tje te mailen aan ons, zodat ze desgewenst gepubliceerd kunnen worden op de website van Archief2020. Dit in de verwachting dat er een rijke oogst aan inzichten zal resulteren en dat dit inspirerend kan werken voor anderen die werkzaam zijn binnen de archiefwereld. Locatie De locatie waar de bijeenkomsten worden gehouden is Het Utrechts Archief. Dit archief is gelegen aan de Hamburgerstraat 28, 3512 NS te Utrecht. 3
Voor routeinformatie, zie http://www.hetutrechtsarchief.nl/contact/hamburgerstraat Het programma Avond 1: Introductie: wat is het en wat doet het? 9 november 2015 We starten de reeks met een eerste avond waarin wordt gekeken naar de vraag wat een Architectuur is. Wat verstaan we eronder? Hoe kun je ernaar kijken en waaruit bestaat een Architectuur? Wat voor soorten architectuur kunnen we eigenlijk onderscheiden? Waarom zouden we iets met architecturen moeten in een organisatie? Wat is de meerwaarde ervan? Hoe zijn de ervaringen in de praktijk met het werken onder architectuur? Dit soort verkennende vragen komen aan bod tijdens de eerste avond. Deze is dus nadrukkelijk bedoeld om het thema te verkennen en zicht te krijgen op wat het is en waarvoor je het kunt gebruiken. De master voor deze avond is dr.ir. Raymond Slot MBA Raymond is lector Architectuur van Digitale Informatiesystemen aan de Hogeschool Utrecht (HU). Hij heeft meer dan 25 jaar ervaring in de automatisering, en heeft in die tijd een groot aantal rollen vervuld, zoals software engineer, systeemarchitect, projectmanager en daarnaast ook een aantal commerciële en lijnmanagement rollen. De afgelopen 10 jaar heeft hij zich voornamelijk beziggehouden met enterprise architectuur. Hij is in januari 2010 gepromoveerd aan de Universiteit van Amsterdam op de waarde van enterprise architectuur voor de organisaties. Hij heeft meer dan 12 jaar ervaring als enterprise architectuur in diverse rollen bij organisaties. In deze hoedanigheid heeft hij zich beziggehouden met ontwikkelen van enterprise architectuur en projectarchitecturen, het verzorgen en ontwikkelen van opleidingen op het gebied van (enterprise)architectuur en het ondersteunen van bedrijven bij het verhogen van de architectuurvolwassenheid van hun organisatie en het ontwikkelen van architectuurraamwerken. Hij heeft veel ervaring met het toepassen van business architectuur (in kaart brengen van bedrijfsprocessen), informatie architectuur, applicatie architectuur. Daarnaast heeft hij zich nog gespecialiseerd in architectuur in het gebied van business continuity management en beveiliging. De case van deze avond is de Architectuur binnen de Schiphol groep. De Schiphol groep is een grote complexe organisatie waarin architectuur gebruikt wordt om greep te houden op de ICT infrastructuur. Vanuit de Schiphol groep zal Charles Hendriks ons meenemen in deze architectuur. Charles Hendriks is sinds 1998 Enterprise Architect bij Schiphol en heeft dus ruime ervaring binnen deze organisatie. Daarvoor was hij werkzaam bij onder andere Siemens en de SDU. Sinds 2012 is hij ook lid van de programmacommissie van het Landelijk Architectuur Congres (LAC). 4
Avond 2: Hoe werken architecturen 16 november 2015 De tweede avond staat in het teken van de vraag hoe architectuur werkt in de praktijk. Wat gebeurt er binnen de publieke sector allemaal om te zorgen dat organisaties op een goede manier aan de slag kunnen gaan met een architectuur en daarmee dus ook de potentiele voordelen kunnen realiseren? Welke ervaringen en lessen zijn hier nu de laatste jaren mee opgedaan? Op overkoepelend niveau is gewerkt aan zogenaamde referentiearchitecturen, zoals GEMMA en NORA en dergelijke. Hoe moeten we dit plaatsen en wat is de bedoeling hiervan? Verder is er ruimte om in te gaan op de vraag wat nu eigenlijk de plaats en de rol van de architectuur is binnen een organisatie en of we daar de laatste jaren nu eigenlijk veranderingen in zien optreden? De master van deze avond is dr.ir. Wim Bakkeren. Na zijn studie Civiele Techniek aan de Technische Universiteit Delft is Wim gepromoveerd op een proefschrift waarin de gegevensuitwisseling in de bouw centraal staat. Wim is thans zelfstandig gevestigd en heeft ruim 16 jaar ervaring in proces- en informatieanalyse, business-, proces-, enterprise- en informatie-architectuur in verschillende rollen. Hij is werkzaam geweest als lead architect, architect, teamleider en docent bij verschillende werkgevers en opdrachtgevers, zoals het ministerie van VROM, de Belastingdienst, de Dienst Landelijk Gebied, Logius, ICTU en KING. Wim is onder andere betrokken geweest bij de vernieuwing van de huursubsidie bij VROM en de herinrichting van het proces- en ICT-landschap van de Dienst Landelijk Gebied. Bij de Belastingdienst was hij lead architect voor de proces- en ICT-inrichting voor de nieuwe loonaangifte. De laatste jaren is Wim actief in de elektronische overheid. Als teamleider Architectuur bij Logius stond hij midden in de e-overheid en was betrokken bij het Nationaal Uitvoeringsprogramma dienstverlening en e-overheid, DigiD, Digipoort, Digikoppeling, Diginetwerk en andere landelijke ontwikkelingen. Als programma-architect in het i-nup-programma richtte hij zich op het Stelsel van Basisregistraties, de gegevensinfrastructuur voor de overheid. Hij heeft dus zowel ervaring met Architectuur binnen een organisatie, maar ook met Architectuur over organisaties heen. De Case van deze avond is op dit moment nog niet definitief. Nadere informatie hierover volgt later. Avond 3: Sturen met Architectuur (richting toekomst). Hoe kun je het gebruiken? 30 nov 2015 De eerste en tweede avond maken duidelijk dat de ambitie bij het werken met architecturen veelal is om te kunnen sturen of om richting te kunnen geven. Architectuur is dan te zien als een sturingsinstrument. Maar hoe werkt dat dan precies: sturen met architectuur? Weten we hoe dit werkt in de praktijk en tot welke voordelen dit leidt? En zijn er ook nadelen of aandachtspunten die je in de gaten moeten houden als je de ambitie hebt om de sturen op basis van een architectuur? En hoe communiceer je nu op basis van een architectuur en hoe krijg je deze geïmplementeerd of werkend? Welke ervaringen of hulpmiddelen zijn er om publieke organisaties hiermee verder te helpen? Kortom: op deze laatste avond verschuiven we het perspectief wat meer richting de bestuurder die moet sturen op basis van Architectuur. 5
De master voor deze avond is drs. Richard van Breukelen. Richard is thans werkzaam als adviseur bij PBLQ. Hij heeft meer dan 28 jaar ervaring als bestuurder binnen de publieke sector. Voor het grootste deel in rollen waar hij soms ook verantwoordelijk was voor de club binnen de organisatie die de Architectuur vorm en inhoud gaf. Daarnaast was hij actief als bestuurder die bediend werd met Architectuur om zodoende het sturen van de organisatie te ondersteunen. In de periode 2000-2007 was hij CEO van het Belastingdienst Centrum voor ICT. Daarna, vanaf 2007 tot 2013, was hij de CFO van Rijkswaterstaat. Hij was daarin verantwoordelijk voor de business operations en fungeerde als de Chief Information Officer (CIO) van Rijkswaterstaat. In die hoedanigheid vertegenwoordigde hij RWS in diverse afstemmingsgremia op interdepartementaal niveau. De laatste twee jaar is Richard nauw betrokken geweest bij het zogenaamde aanvalsplan, gericht op het integreren van de ICT, in het kader van de vorming van de Nationale Politie. Deze laatste avond werken we niet met een praktijk case. Dit om de tijd te hebben de inzichten die zijn opgedaan meer te vertalen naar de wereld van de archieven. In het tweede deel van de avond staan we stil bij de uitwerking van de opdracht door de deelnemers (zie eerder). 6