Inkijk Applicatie BRON (IKB) Handleiding Dienst Uitvoering Onderwijs Versie 2.4 Oktober 2015
Inhoud 1. Inleiding... 3 2. Inloggen... 3 3. Raadplegen persoon... 4 3.1. Zoeken leerling/deelnemer... 4 3.2. Meldingen.... 5 3.3. Raadplegen persoonsgegevens... 6 3.4. Raadplegen onderwijsdeelname... 6 3.5. Raadplegen opleidingsresultaten... 9 4. Uitloggen... 10 5. Contact... 11 Handleiding IKB, raadplegen persoonsgegevens, inschrijvingen en onderwijsresultaten 2
1. Inleiding In deze handleiding wordt uitgelegd hoe u namens uw school of instelling de onderwijsdeelname (inschrijvingen) en de onderwijsresultaten van uw leerlingen/deelnemers zoals die zijn vastgelegd in het Basisregister Onderwijs (BRON) kunt raadplegen. Tevens is het mogelijk om te zien of deze ingeschreven leerlingen/deelnemers (nog) bij een andere school staan ingeschreven en de studieresultaten die de leerling/deelnemer heeft behaald of nog gaat behalen. Onder studieresultaten wordt verstaan alle afgelegde examens zowel behaald als niet behaald voor de sectoren VO, VAVO en BO. U kunt dit doen op basis van een Burgerservicenummer (BSN) of een Onderwijsnummer. De raadpleegfunctie is voor scholen/instellingen uit de sector VO of BVE (sectordelen: VO, BO en VA ). Inschrijvingen en studieresultaten van de sector ED (Educatie) zijn tot 1 januari 2015 te raadplegen. 2. Inloggen Uw school of instelling en u moeten geautoriseerd zijn voor de beveiligde site van DUO. Voor nadere informatie/hulp kunt u met het Informatiepunt Onderwijs (IPO) contact opnemen (zie hoofdstuk 5). Voordat u inschrijvingen en resultaten van uw leerlingen/deelnemers kunt raadplegen moet u inloggen op de beveiligde site via de internetsite van DUO, tabblad zakelijk. De inlogprocedure kunt u vinden in de handleiding beveiligde site op dezelfde pagina. Scherm 1: Inloggen via de internetsite van DUO, tabblad zakelijk Handleiding IKB, raadplegen persoonsgegevens, inschrijvingen en onderwijsresultaten 3
Vervolgens moet u geautoriseerd zijn om de applicatie IKB te mogen gebruiken. Dit kan de beheerder van de beveiligde site van uw school of instelling voor u doen. De beheerder koppelt daarvoor de rol "IKB Gebruiker" en de gewenste kenmerken aan uw gebruikersgegevens. 3. Raadplegen Persoon 3.1. Zoeken leerling/deelnemer Klik in het linker menu op IKB en daarna op 'Inkijktool BRON om de leerling/deelnemer te zoeken, waarvan u inschrijvingen en resultaten wilt raadplegen. U moet in het scherm Persoon zoeken een BSN of Onderwijsnummer invoeren. Klik hierna op Zoek, waarna de betreffende persoon met inschrijving(en) zal worden getoond. De persoonsgegevens, de inschrijvingen en de opleidingsresultaten worden op afzonderlijke schermen (tabbladen) getoond. De schermen kunnen in willekeurige volgorde, maar niet tegelijkertijd worden geraadpleegd. Het is mogelijk genoemde gegevens van leerlingen/deelnemers van uw eigen maar ook van een andere school/ instelling te raadplegen. Scherm 2: Zoeken leerling/deelnemer Handleiding IKB, raadplegen persoonsgegevens, inschrijvingen en onderwijsresultaten 4
Als u hierop klikt en de betreffende persoon wordt in BRON gevonden, dan worden de inschrijvingen en resultaten van deze persoon getoond. Als de persoon niet wordt gevonden, dan wordt een melding getoond. 3.2. Meldingen. Controleer het BSN/Onderwijsnummer en probeer het nogmaals. Controleer het BSN/Onderwijsnummer van de leerling/deelnemer die u zoekt en probeer het nogmaals. Als u deze melding krijgt, is er meestal sprake van een (technische) storing. Probeer het dan nogmaals, eventueel op een later tijdstip. Als de storing aanhoudt en de oorzaak niet bij uw school of instelling ligt, kunt u met het Informatiepunt Onderwijs (IPO) contact opnemen. Zie onder Contact, hoofdstuk 5. Gebruikers van IKB mogen alleen leerlingen/deelnemers inzien waarvoor ze geautoriseerd zijn door de Beheerder VO of Beheerder BVE van de instelling. Het kan zijn dat u geen toestemming heeft tot inzage via IKB of het kan onterecht zijn. Is het onterecht dan moet u contact opnemen met de beheerder. Handleiding IKB, raadplegen persoonsgegevens, inschrijvingen en onderwijsresultaten 5
3.3. Raadplegen persoonsgegevens Als de leerling/deelnemer van uw school/instelling is gevonden in BRON, kunt u de persoonsgegevens raadplegen op het tabblad Persoon. Scherm 3: Persoonsgegevens 3.4. Raadplegen onderwijsdeelname Als de leerling/deelnemer van uw school/instelling is gevonden in BRON, kunt u de onderwijsdeelname (inschrijvingen) raadplegen op het tabblad Onderwijsdeelname. De gegevens van de sectoren BVE-VA, BVE-BO, BVE-ED en VO kunnen worden getoond. Hieronder ziet u enige voorbeeldschermen. In deze schermen ziet u standaard een driehoekje ( ) dat naar links wijst (scherm 4). Als u daarop klikt, ziet u dat het driehoekje naar beneden wijst ( ) en worden, indien van toepassing, nadere gegevens van de betreffende inschrijving getoond (scherm 5). Handleiding IKB, raadplegen persoonsgegevens, inschrijvingen en onderwijsresultaten 6
Scherm 4: Gegevens Onderwijsdeelname Scherm 5: detailgegevens Onderwijsdeelname BVE-BO Handleiding IKB, raadplegen persoonsgegevens, inschrijvingen en onderwijsresultaten 7
Scherm 6: detailgegevens Onderwijsdeelname BVE-ED Scherm 7: detailgegevens Onderwijsdeelname BVE-VA Scherm 8: detailgegevens Onderwijsdeelname VO Handleiding IKB, raadplegen persoonsgegevens, inschrijvingen en onderwijsresultaten 8
3.5. Raadplegen opleidingsresultaten Als de leerling/deelnemer van uw school/instelling is gevonden in BRON, kunt u, indien aanwezig, de opleidingsresultaten raadplegen op het tabblad opleidingsresultaten. Hieronder ziet u een aantal voorbeeldschermen. Scherm 9: Gegevens Opleidingsresultaten VO en BVE-VA Scherm 10: Gegevens Opleidingsresultaten BVE-ED Handleiding IKB, raadplegen persoonsgegevens, inschrijvingen en onderwijsresultaten 9
3.6 Raadplegen ontwikkelingsperspectieven en Verblijf OPDC Indien aanwezig, kunt u de ontwikkelings-perspectiefgegevens en de Verblijf OPDC gegevens binnen uw eigen instelling bekijken op het tabblad Onderwijsdeelname/ periodegegevens. Handleiding IKB, raadplegen persoonsgegevens, inschrijvingen en onderwijsresultaten 10
Opmerking: Ontwikkelings-perspectiefgegevens en de Verblijf OPDC gegevens bij een andere instelling zal niet worden getoond. 4. Uitloggen Als u in een menuscherm rechtsboven op UITLOGGEN klikt, verlaat u de beveiligde site. Scherm 11: Uitloggen 5. Contact Bij het Informatiepunt Onderwijs (IPO) kunt u terecht voor informatie en/of hulp met betrekking tot raadplegen van persoonsgegevens, inschrijvingen en onderwijsresultaten van leerlingen/deelnemers van uw school of instelling. Op werkdagen van 09.00 tot 17.00 uur. Telefoon: 050-599.90.00 E-mail: ipo@duo.nl Handleiding IKB, raadplegen persoonsgegevens, inschrijvingen en onderwijsresultaten 11