Brussel, COMMISSIE VOOR DE BESCHERMING VAN DE PERSOONLIJKE LEVENSSFEER BERAADSLAGING Nr 22 / 2004 van 9 augustus 2004



Vergelijkbare documenten
Brussel, COMMISSIE VOOR DE BESCHERMING VAN DE PERSOONLIJKE LEVENSSFEER BERAADSLAGING Nr 24 / 2004 van 9 augustus 2004

Sectoraal comité van het Rijksregister

Gelet op de aanvraag van het Belgische Rode Kruis ontvangen op 11/10/2011;

Brussel, COMMISSIE VOOR DE BESCHERMING VAN DE PERSOONLIJKE LEVENSSFEER BERAADSLAGING Nr 02 / 2004 van 15 maart 2004

Brussel, De Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer;

van de verwerking van persoonsgegevens (hierna WVP), inzonderheid artikel 31bis;

Het Sectoraal comité van het Rijksregister, (hierna "het Comité");

BERAADSLAGING RR Nr 27 / 2007 van 12 september 2007

BERAADSLAGING RR Nr 25 / 2007 VAN 18 JULI 2007

Brussel, COMMISSIE VOOR DE BESCHERMING VAN DE PERSOONLIJKE LEVENSSFEER BERAADSLAGING RR Nr 26 / 2005 VAN 6 JULI 2005

Het Sectoraal comité van het Rijksregister, (hierna "het Comité");

Gelet op de aanvraag van het Parlement van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest ontvangen op 15/10/2013;

Brussel, COMMISSIE VOOR DE BESCHERMING VAN DE PERSOONLIJKE LEVENSSFEER BERAADSLAGING RR Nr 52 / 2005 van 21 december 2005

Gelet op de aanvraag van het intern verzelfstandigd agentschap met rechtspersoonlijkheid Kind en Gezin ontvangen op 04/02/2011;

Het Sectoraal comité van het Rijksregister, (hierna "het comité");

BERAADSLAGING RR Nr 26 / 2007 van 12 september 2007

Brussel, De Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer;

van de verwerking van persoonsgegevens (hierna WVP), inzonderheid artikel 31bis;

Gelet op de aanvraag van het Vlaams Subsidieagentschap voor Werk en Sociale Economie ontvangen op 25/10/2011;

van de verwerking van persoonsgegevens (hierna WVP), inzonderheid artikel 31bis;

Brussel, COMMISSIE VOOR DE BESCHERMING VAN DE PERSOONLIJKE LEVENSSFEER BERAADSLAGING RR Nr 51 / 2005 van 21 december 2005

BERAADSLAGING RR Nr 12 / 2006 van 24 mei 2006

Gelet op de aanvraag van het Vlaams Energieagentschap ontvangen op 18/08/2017;

van de verwerking van persoonsgegevens (hierna WVP), inzonderheid artikel 31bis;

De Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer;

Brussel, De Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer ;

Gelet op de aanvraag van de Chef Defensie ontvangen op 23/08/2010; Gelet op de bijkomende informatie ontvangen op 16 en 24/11/2010;

Brussel, COMMISSIE VOOR DE BESCHERMING VAN DE PERSOONLIJKE LEVENSSFEER ADVIES Nr 39 / 2006 van 27 september 2006

Sectoraal comité van het Rijksregister

Het Sectoraal comité van het Rijksregister (hierna "het Comité");

Brussel, De Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer;

Brussel, COMMISSIE VOOR DE BESCHERMING VAN DE PERSOONLIJKE LEVENSSFEER BERAADSLAGING Nr 35 / 2004 van 25 november 2004

Brussel, COMMISSIE VOOR DE BESCHERMING VAN DE PERSOONLIJKE LEVENSSFEER BERAADSLAGING Nr 17/2004 van 14 juni 2004

van de verwerking van persoonsgegevens (hierna WVP), inzonderheid artikel 31bis;

Brussel, COMMISSIE VOOR DE BESCHERMING VAN DE PERSOONLIJKE LEVENSSFEER DELIBERATIE Nr 04 / 2004 van 15 maart 2004

Brussel, COMMISSIE VOOR DE BESCHERMING VAN DE PERSOONLIJKE LEVENSSFEER BERAADSLAGING Nr 014 / 2004 van 26 april 2004

Gelet op de aanvraag van de Vlaamse Overheid, het Agentschap Binnenlands Bestuur ontvangen op 02/03/2016;

Brussel, COMMISSIE VOOR DE BESCHERMING VAN DE PERSOONLIJKE LEVENSSFEER BERAADSLAGING RR Nr 47 / 2005 van 30 november 2005

De Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer;

Gelet op de aanvraag van het Instituut voor Gerechtelijke Opleiding ontvangen op 15/03/2012;

Brussel, COMMISSIE VOOR DE BESCHERMING VAN DE PERSOONLIJKE LEVENSSFEER BERAADSLAGING RR Nr 02 / 2005 van 14 februari 2005

Sectoraal comité van het Rijksregister. Beraadsiaging RR nr 62/2013 van 31 juli 2013

Gelet op de aanvraag van de Vlaamse Vervoersmaatschappij De Lijn, ontvangen op 14/07/2014;

Brussel, COMMISSIE VOOR DE BESCHERMING VAN DE PERSOONLIJKE LEVENSSFEER DELIBERATIE Nr. 03/2004 van 15 maart 2004

Vlaamse Toezichtcommissie voor het elektronische bestuurlijke gegevensverkeer. Beraadslaging VTC nr. 37/2013 van 11 september 2013

van de verwerking van persoonsgegevens (hierna WVP), inzonderheid artikel 31bis;

Het Sectoraal comité van het Rijksregister (hierna "het Comité");

BERAADSLAGING RR Nr 32 / 2005 VAN 15 JUNI 2005

Gelet op de aanvraag van het Vlaams Agentschap Kind en Gezin ontvangen op 16 mei 2017;

Sectoraal comité van het Rijksregister

Brussel, De Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer;

Gelet op de aanvraag van het Agentschap Ondernemen, afdeling Inspectie Economie, ontvangen op 13/07/2009;

Brussel, De Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer;

van de verwerking van persoonsgegevens (hierna WVP), inzonderheid artikel 31bis;

Brussel, COMMISSIE VOOR DE BESCHERMING VAN DE PERSOONLIJKE LEVENSSFEER BERAADSLAGING RR Nr 15 / 2007 van 23 mei 2007

BERAADSLAGING RR Nr 28 / 2007 van 12 september 2007

Gelet op de aanvraag van het Vlaams Woningfonds van de Grote Gezinnen cvba ontvangen op 27/06/2011;

Het Sectoraal comité van het Rijksregister, (hierna "het Comité");

Het Sectoraal comité van het Rijksregister (hierna "het Comité");

Sectoraal Comité van de Sociale Zekerheid en van de Gezondheid Afdeling «Sociale Zekerheid»

Gelet op de aanvraag van het Fonds voor bestaanszekerheid van de metaalverwerkende nijverheid, ontvangen op 02/10/2014;

Sectoraal comité van het Rijksregister

Gelet op de herwerkte aanvraag van FAMIFED, ontvangen op 26/02/2018;

BERAADSLAGING RR Nr 27 / 2006 VAN 18 OKTOBER 2006

Brussel, COMMISSIE VOOR DE BESCHERMING VAN DE PERSOONLIJKE LEVENSSFEER BERAADSLAGING FO Nr 01 / 2005 van 10 januari 2005

Gelet op de aanvraag van de Directie Huisvesting van de Gewestelijke Overheidsdienst Brussel ontvangen op 08/07/2015;

Gelet op de aanvraag van de Vlaamse Toezichtcommissie (ten behoeve van Vlabel) ontvangen op 21/01/2014;

Gelet op de aanvraag van de Orde van Vlaamse Balies, ontvangen op 31/07/2015;

Het Sectoraal comité van het Rijksregister, (hierna "het Comité");

Gelet op de aanvraag van het Agentschap Inspectie RWO ontvangen op 12/09/2011;

Betreft: aanvraag tot herziening van de beraadslaging RR nr. 34/2012 (RN-MA )

van de verwerking van persoonsgegevens (hierna WVP), inzonderheid artikel 31bis;

Gelet op de aanvraag van de provincie Luik ontvangen op 11/02/2013;

ADVIES Nr. 12 / 2004 van 21 oktober 2004

De Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer;

Gelet op de aanvullende informatie ontvangen op 18 april 2017, 8 juni 2017, 26 en 28 september 2017;

Sectoraal Comité van de Sociale Zekerheid en van de Gezondheid Afdeling «Sociale Zekerheid»

Gelet op de aanvraag van de Federale Overheidsdienst Justitie, ontvangen op 07/05/2013;

Gelet op de aanvraag van de FOD Mobiliteit en Vervoer, ontvangen op 08/11/2013;

Betreft: aanvraag van de Vlaamse Vervoermaatschappij De Lijn tot uitbreiding van de beraadslaging RR nr. 39/2007 (RN-MA )

Het Sectoraal comité van het Rijksregister, (hierna "het Comité");

De Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer;

Gelet op de aanvraag van het Autonoom Provinciebedrijf Provinciaal Onderwijs Antwerpen, ontvangen op 15/01/2014;

Gelet op de aanvraag van de Vlaamse Landmaatschappij ontvangen op 03/11/2011;

van de verwerking van persoonsgegevens (hierna WVP), inzonderheid artikel 31bis;

Het Sectoraal comité van het Rijksregister, (hierna "het Comité");

van de verwerking van persoonsgegevens (hierna WVP), inzonderheid artikel 31bis;

Gelet op de aanvraag van Eandis System Operator cvba, ontvangen op 04/05/2016;

van de verwerking van persoonsgegevens (hierna WVP), inzonderheid artikel 31bis;

Het Sectoraal comité van het Rijksregister (hierna "het comité");

Het Sectoraal comité van het Rijksregister, (hierna "het comité");

Gelet op de aanvraag van het Universitair Medisch Centrum Sint-Pieter ontvangen op 28/10/2013;

Gelet op de aanvraag van de FOD Mobiliteit en Vervoer ontvangen op 03/11/2011;

Brussel, COMMISSIE VOOR DE BESCHERMING VAN DE PERSOONLIJKE LEVENSSFEER BERAADSLAGING RR Nr 25 / 2005 van 15 juni 2005

Gelet op de aanvraag van Centrum voor Informatica voor het Brusselse Gewest (CIBG), ontvangen op 18 januari 2016;

Gelet op de aanvraag van Parko AGB ontvangen op 25 augustus 2016; Gelet op de bijkomende informatie, ontvangen op 19 en 22 september 2016

van de verwerking van persoonsgegevens (hierna WVP), inzonderheid artikel 31bis;

voorkoming van het gebruik van het financiële stelsel voor het witwassen van geld en de financiering van terrorisme (RN/MA/2010/130)

Gelet op de aanvraag van het technisch en juridisch advies gericht aan de Federale Overheidsdienst Binnenlandse Zaken op 11/09/2013;

Het Sectoraal comité van het Rijksregister (hierna "het Comité");

Transcriptie:

KONINKRIJK BELGIE Brussel, Adres : Hallepoortlaan 5-8, B-1060 Brussel Tel. : +32(0)2/542.72.00 E-mail : commission@privacy.fgov.be Fax.: : +32(0)2/542.72.12 http://www.privacy.fgov.be/ COMMISSIE VOOR DE BESCHERMING VAN DE PERSOONLIJKE LEVENSSFEER BERAADSLAGING Nr 22 / 2004 van 9 augustus 2004 O. Ref. : SA2 /RN / 2004 / 014bis BETREFT : Beraadslaging betreffende de aanvraag van het Ministerie van de Vlaamse gemeenschap om de Huizen van het Nederlands te machtigen om het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken met het oog op administratieve opvolging van de leerloopbaan Nederlands tweede taal van de cursist. De Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer; Gelet op de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen; Gelet op de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens, inzonderheid artikel 31bis; Gelet op de wet van 25 maart 2003 tot wijziging van de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen en van de wet van 19 juli 1991 betreffende de bevolkingsregisters en de identiteitskaarten en tot wijziging van de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen, inzonderheid art. 19, 3; Gelet op het koninklijk besluit van 17 december 2003 tot vaststelling van de nadere regels met betrekking tot de samenstelling en de werking van bepaalde sectorale comités opgericht binnen de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, inzonderheid artikel 18; Gelet op de aanvraag van het Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap, Afdeling Volwassenenonderwijs, ontvangen op 4 juni 2004 en de bijkomende informatie ontvangen op 25 juni 2004; Gelet op het juridisch en technisch advies van de Federale Overheidsdienst Binnenlandse Zaken, ontvangen op 23 juli 2004; Gelet op het verslag van de voorzitter; Brengt op 9 augustus 2004 volgende beslissing, na deliberatie uit: Ber 22 / 2004-1 / 9

I. VOORWERP VAN DE AANVRAAG. ------------------------------------------------------ De aanvraag heeft tot doel 8 Huizen van het Nederlands te machtigen om het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken met het oog op administratieve opvolging van de leerloopbaan Nederlands tweede taal van de cursist. II. ONDERZOEK VAN DE AANVRAAG. ----------------------------------------------------------- A. TOEPASSELIJKE WETGEVING. A.1. Wet van 8 augustus 1983 (WRR). Overeenkomstig art. 8, eerste lid, WRR, dat verwijst naar art. 5, eerste lid, 2, WRR, wordt de machtiging om het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken, verleend door het sectoraal comité van het Rijksregister (de Commissie) aan de openbare en private instellingen van Belgisch recht voor de informatie die zij nodig hebben voor het vervullen van taken van algemeen belang die hen zijn toevertrouwd door of krachtens een wet, een decreet of een ordonnantie of voor taken die uitdrukkelijk als zodanig erkend worden door het sectoraal comité. Artikel 4, 2, van het decreet van 7 mei 2004 betreffende de Huizen van het Nederlands bepaalt dat de Huizen van het Nederlands worden opgericht onder de vorm van een openbare instelling met rechtspersoonlijkheid. Krachtens artikel 3, 1, van dit decreet hebben de Huizen van het Nederlands als doelstelling: 1. het optimaliseren van de dienstverlening ten aanzien van anderstaligen die aan de voltijdse leerplicht hebben voldaan en die Nederlands willen leren gericht op sociale, professionele en educatieve zelfredzaamheid. De Huizen van het Nederlands oriënteren deze anderstaligen op een deskundige en neutrale wijze naar het meest gepaste aanbod Nederlands tweede taal en dragen zo bij tot de integratie van anderstalige volwassenen en tot de inburgering van anderstalige nieuwkomers in de Vlaamse samenleving; 2 het bijdragen tot het optimaliseren van het aanbod door: a) het verwerven van een zo volledig mogelijk overzicht van de vraag, aanbod, uitval (en reden tot uitval), doorstroom en wachtlijsten; b) het signaleren van knelpunten, behoeften en oplossingen aan de overheid; c) het optimaliseren van de afstemming van het aanbod Nederlands tweede taal tussen de verschillende centra; 3 het ontwikkelen en opvolgen van een objectief meet- en registratieinstrumentarium. Ber 22 / 2004-2 / 9

Deze taken kunnen bestempeld worden als zijnde van algemeen belang. Dit betekent dus dat de Huizen van het Nederlands in aanmerking komen om gemachtigd te worden om het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken. A.2. Wet van 8 december 1992 (WVP). Op grond van art. 4 WVP vormen de informatiegegevens van het Rijksregister persoonsgegevens, waarvan de verwerking slechts is toegelaten voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden. De persoonsgegevens dienen bovendien toereikend, ter zake dienend en niet overmatig te zijn, uitgaande van de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt. B. FINALITEIT. De taken van de Huizen van het Nederlands worden, zoals hierboven werd aangestipt, omschreven in artikel 3 van het decreet van 7 mei 2004. Daarnaast bepaalt artikel 6 van het besluit van de Vlaamse regering van 30 januari 2004 betreffende het Vlaams inburgeringsbeleid: 2. Na registratie verwijst het onthaalbureau de meerderjarige persoon van de doelgroep door naar het Huis van het Nederlands voor testing en doorverwijzing naar een passend cursusaanbod Nederlands als tweede taal. Het onthaalbureau verwijst deze persoon eveneens door naar de VDAB.. 3. Het onthaalbureau bepaalt na overleg met de meerderjarige persoon van de doelgroep het vormingsprogramma. Het onthaalbureau laat zich hierbij leiden door de resultaten van de testing door het Huis van het Nederlands en door de resultaten van het onderzoek door de VDAB.. Artikel 8 van het besluit van de Vlaamse regering van 30 januari 2004 zegt daarenboven: 1. Het Huis van het Nederlands informeert het onthaalbureau via het cliëntvolgsysteem over de resultaten van de testing bedoeld in artikel 6, 2. In het licht van deze bij decreet en besluit vastgestelde taken en werkstructuur, wensen de Huizen van het Nederlands het identificatienummer van het Rijksregister, als unieke code, te gebruiken om optimaal gegevens te kunnen delen en uitwisselen. Hieruit volgt dat het nagestreefde doeleinde een welbepaald, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigd doeleinde betreft in de zin van art. 4, 1, 2 van de wet van 8 december 1992. C. PROPORTIONALITEIT. C.1. Gebruik van het identificatienummer C.1.1. De Huizen van het Nederlands zullen de cursisten die deelnemen aan een leerloopbaan Nederlands tweede taal administratief opvolgen. Het omvat zowel cursisten die over geen getuigschrift Nederlands tweede taal beschikken als cursisten die wel reeds over een dergelijk getuigschrift beschikken. De Huizen van het Nederlands zullen de kandidaat-cursisten zonder getuigschrift Nederlands tweede taal testen, registreren en volgen. Na de test wordt de cursist georiënteerd naar het voor Ber 22 / 2004-3 / 9

hem meest geschikte aanbod. De aanbieder van Nederlands tweede taal informeert het Huis van het Nederlands over de effectieve inschrijving van de betrokken cursist. De cursisten die reeds over een getuigschrift Nederlands tweede taal beschikken kunnen een vervolgtraject aanvatten. Dit kan zowel een zuiver aanbod Nederlands tweede taal zijn als een opleiding in het kader van een latere tewerkstelling. In dit laatste geval kan de inschrijving via het Huis van het Nederlands gebeuren maar ook rechtstreeks of via de VDAB. Door het gebruik van het identificatienummer van het Rijksregister, dat een uniek nummer is, is de administratieve opvolging van de cursisten - ongeacht of ze door een Huis van het Nederlands, de VDAB of op persoonlijk initiatief werden ingeschreven - door de Huizen van het Nederlands eenvoudiger. Wanneer een Huis van het Nederlands wil controleren of een persoon die naar een bepaald aanbod werd georiënteerd ook daadwerkelijk werd ingeschreven, is de kans op vergissing door het gebruik van het identificatienummer van het Rijksregister quasi uitgesloten dit in tegenstelling wanneer men dit moet doen aan de hand van de naam. C.1.2. Het uniform computergestuurd cliëntvolgsysteem dat krachtens artikel 22 van het decreet van 28 februari 2003 door de Vlaamse regering ter beschikking wordt gesteld van de erkende onthaalbureaus en het registratiesysteem dat krachtens artikel 7, eerste lid, 4 van het decreet van 7 mei 2004 door de Vlaamse Gemeenschap ter beschikking wordt gesteld van de Huizen van het Nederlands is eenzelfde software pakket Matrix genaamd. Dit software pakket geeft toegang tot een gecentraliseerde databank waarin de gemeenschappelijke gegevens over de cliënten de Huizen van het Nederlands en van de erkende onthaalbureaus (die het voorwerp uitmaken van een aparte aanvraag om gemachtigd te worden om het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken) geregistreerd worden. Het gebruik van het identificatienummer van het Rijksregister, dat toch een uniek identificatiegegeven is, moet ertoe bijdragen dat onder meer de gemeenschappelijke gegevens die in de databank worden ingebracht ten overstaan van de juiste persoon worden ingebracht. Een persoon die zich bij een erkend onthaalbureau aanmeldt, wordt geregistreerd in het cliëntvolgsysteem. Daarna verwijst het erkend onthaalbureau deze persoon door naar een Huis van het Nederlands voor een test en doorverwijzing naar een passend cursusaanbod Nederlands als tweede taal. De resultaten van die test worden door de Huizen van het Nederlands aan het erkend onthaalbureau meegedeeld via het cliënt volgsysteem (artt. 6, 1 en 8, 1, van het besluit van de Vlaamse regering van 30 januari 2004). Het is cruciaal dat o.a. die resultaten correct worden ingebracht omdat dit een weerslag heeft op het concrete inburgeringstraject van de betrokken persoon. Indien het erkend onthaalbureau op basis van deze testen oordeelt dat de betrokkene over voldoende vaardigheden beschikt om meteen in het secundair inburgeringstraject te stappen, dan zal dit onthaalbureau een attest van inburgering afleveren. Oordeelt het dat de betrokkene onvoldoende vaardigheden heeft, dan zal in overleg met deze laatste een vormingsprogramma afgesproken worden dat wordt opgenomen in een inburgeringscontract (art. 6, 3, van het besluit van de Vlaamse regering van 30 januari 2004). C.1.3. Het gebruik van het identificatienummer van het Rijksregister is daarenboven naar de doelgroep van het leertraject Nederlands tweede taal toe klantvriendelijk in die zin dat hun begeleiding op basis van één enkele registratie gebeurt waardoor de administratieve lasten voor hen tot het absolute minimum worden beperkt. C.1.4. Door het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken wordt tevens vermeden dat er dubbele registraties plaats grijpen, wat vanuit budgettair oogpunt belangrijk is. Artikel 12 van het decreet van 7 mei 2004 zegt dat de Vlaamse regering de voorwaarden bepaalt waaronder zij het globaal krediet, na aftrek van de forfaitaire bedragen, onder de Huizen van het Ber 22 / 2004-4 / 9

Nederlands verdeelt, evenredig met het aantal cursisten dat werd doorverwezen naar een centrum en rekening houdend met het aantal antennes. C.1.5. Krachtens artikel 3, 1, 2, a), van het decreet van 7 mei 2004 moeten de Huizen van het Nederlands bijdragen tot een optimalisering van het aanbod door het verwerven van een zo volledig mogelijk overzicht van vraag, aanbod, uitval, doorstroom en wachtlijsten. Daartoe moeten de Huizen van het Nederlands kunnen beschikken over exacte gegevens wat onder meer impliceert dat iemand slechts een keer in het systeem mag voorkomen, zoniet geven bijvoorbeeld de wachtlijsten een vertekend beeld. Uit dit alles blijkt dat de aanvraag voor wat het gebruik van het identificatienummer betreft, in overeenstemming is met artikel 4, 1, 4, WVP. C.2. Ten opzichte van de duur waarvoor gebruik gevraagd wordt C.2.1. Het gebruik van het identificatienummer van het Rijksregister wordt voor onbepaalde duur gevraagd. Noch het decreet van 07 mei 2004 betreffende de Huizen van het Nederlands, noch door het decreet van 28 februari 2003 betreffende het Vlaams inburgeringsbeleid, beperkt opdrachten van de Huizen van het Nederlands in de tijd. De Commissie stelt vast dat in het licht van het doeleinden waarvoor het gebruik wordt gevraagd, de aangegeven duur noodzakelijk is voor de verwezenlijking van het doeleinde (art. 4, 1, 3 WVP). C.2.2. Naar het individu toe wordt het gebruik van het identificatienummer gevraagd tot de cursist het traject Nederlands tweede taal afsluit. Het is immers de taak van de Huizen van het Nederlands om de cursist administratief te volgen tot hij dit traject afsluit. In hoofde van de cursist zal het traject kunnen afgesloten worden omdat: - hij de beoogde doelstelling en dus een certificaat van een bepaald niveau heeft behaald; - hij wordt ingeschreven in een beroepsgericht traject zonder bijkomend aanbod Nederlands tweede taal; - hij wordt ingeschakeld in de arbeidsmarkt waarbij geen nood meer is aan een Nederlands tweede taal aanbod; - hij de Nederlands tweede taal traject definitief verlaat. In die optiek is het gebruik het gebruik van een individueel identificatienummer totdat de betrokken cursist het traject Nederlands tweede taal afsluit aanvaardbaar. C.3. Ten opzichte van de bewaartermijn In de aanvraag wordt geen melding gemaakt van de bewaartermijn van de gegevens. Gelet op het feit dat Huizen van het Nederlands niet alleen in hetzelfde systeem zullen werken als de onthaalbureaus, maar er tevens een wisselwerking tussen deze beide instanties bestaat is het aangewezen dat eenzelfde bewaartermijn wordt aangehouden. In de aanvraag van 25 juni 2004 m.b.t. de onthaalbureaus wordt vooropgesteld dat de gegevens, dus het identificatienummer en de eraan gekoppelde gegevens, gedurende 5 jaar bijgehouden Ber 22 / 2004-5 / 9

worden, termijn die ingaat vanaf het ogenblik dat de betrokkene bij het onthaalbureau wordt ingeschreven. De periode van 5 jaar is de termijn binnen dewelke het inburgeringstraject waarschijnlijk zal voltooid zijn. Er zijn momenteel nog geen cijfers beschikbaar omtrent de gemiddelde duur van een voltooid inburgeringstraject. Aan de Huizen van het Nederlands is, in het kader van het inburgeringstraject, ook een rol toebedeeld Deze termijn is in het licht van artikel 4, 1, 5, WVP aanvaarbaar als maximale termijn met deze correctie dat de hiervoor vermelde gegevens vroeger moeten gewist worden wanneer het Huis van het Nederlands ze niet langer nodig heeft voor de uitoefening van de haar bij decreet van 7 mei en bij besluit van de Vlaamse regering van 30 januari 2004 toevertrouwde taken. C. 4. Netwerkverbindingen Binnen de Huizen van het Nederlands zal het identificatienummer van het Rijksregister enkel gebruikt worden als identificatiemiddel in de dossiers, bestanden en repertoria die door hen worden bijgehouden voor het vervullen van de hen bij decreet van 7 mei 2004 en besluit van de Vlaamse regering van 30 januari 2004 toevertrouwde taken. Bij extern gebruik zal het identificatienummer van het Rijksregister enkel gebruikt worden in de betrekkingen met: - de onthaalbureaus; - de VDAB; - de reguliere voorzieningen binnen het onderwijs. Deze netwerkverbindingen zijn aanvaardbaar in de mate dat deze instellingen zelf de in artikel 8 van de wet van 8 augustus bedoelde machtiging hebben verkregen en voor zover dit geschiedt overeenkomstig de modaliteiten van die machtiging. C.5. Intern gebruik en/ of mededeling aan derden De Huizen van het Nederlands zullen het identificatienummer van het Rijksregister in de eerste plaats voor interne doeleinden gebruiken namelijk het eenduidig opvolgen van de cursisten en dubbeltellingen vermijden. Het identificatienummer van het Rijksregister zal extern enkel gebruikt worden in relatie met: - de natuurlijke personen op wie de informatiegegevens betrekking hebben en hun wettelijke vertegenwoordigers; - de openbare overheden en de instellingen die op basis van art. 8 WRR eveneens gemachtigd zijn het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken binnen de grenzen van die machtiging. De Commissie stelt vast dat in het licht van het doeleinden waarvoor de toegang wordt gevraagd, het vooropgestelde gebruik en de eventuele mededeling aan derden in het licht van art. 4, 1, 3 WVP aanvaardbaar is. D. BEVEILIGING. D.1. Algemeen De aanvrager bezorgde wel een toelichting met betrekking tot de technische veiligheidsmaatregelen die werden genomen (zie punt D.2). Dit is evenwel niet voldoende. De Commissie herinnert eraan dat overeenkomstig artikel 10 van de WRR, de begunstigde van een machtiging een consulent inzake informatieveiligheid en bescherming van de persoonlijke Ber 22 / 2004-6 / 9

levenssfeer moet aanwijzen die onder meer de functie vervult van aangestelde voor de gegevensbescherming (artikel 17bis WVP). Dit kan zowel een personeelslid als iemand extern aan de organisatie zijn. De identiteit van deze consulent moet meegedeeld worden aan het sectoraal comité. Naast de identiteit van die consulent inzake informatieveiligheid moet nog de volgende informatie met betrekking tot deze consulent worden verstrekt: - zijn functieprofiel met vermelding van zijn plaats in de organisatie, de te bereiken resultaten en de vereiste competenties; - de gevolgde of te volgen opleiding; - de tijd die de betrokkene kan besteden aan de functie; - de andere functies die eventueel door de consulent worden uitgeoefend en die niet onverenigbaar mogen zijn met deze van consulent inzake informatieveiligheid. Het begrip informatieveiligheid is ruimer dan louter technische veiligheidsmaatregelen. Ook in het kader van het personeelsbeheer moeten er maatregelen genomen worden naar informatieveiligheid toe (denken we bijvoorbeeld aan een vertrouwelijkheidsclausule in het arbeidsreglement/ - contract, deontologische code, gedragscode, maatregelen die zullen genomen worden in geval van inbreuken, sensibiliseringsaktie naar het personeel toe om hen bewust te maken van de problematiek van het toegang hebben en werken met persoonsgegevens, ) Het is de taak van de consulent inzake informatieveiligheid om alle maatregelen die betrekking hebben op de informatieveiligheid (zowel technisch als m.b.t. personeel als m.b.t. fysieke omgeving) in een gedetailleerd veiligheidsplan onder te brengen. De aanvragers dienen tevens op te geven welk budget wordt uitgetrokken met het oog op het verzekeren van de informatieveiligheid. D.2. Technische veiligheidsmaatregelen Voor elke gebruiker die toegang heeft tot de databank van het registratiesysteem Matrix wordt een profiel opgemaakt dat beheerd wordt via een securitybeheerder. Bij het toekennen van het profiel wordt een onderscheid gemaakt tussen leesrechten en wijzigingsrechten. De server wordt geplaatst in een beveiligde omgeving die door de aanvrager werd geïdentificeerd zodat er voor onbevoegde geen fysieke toegang tot het systeem is. De toegang tot het systeem voor de bevoegde dienstverleners wordt steeds gecontroleerd door de hosting firma. De server is beschermd door een geclusterde dedicated firewall met PPTP (VPN) aan de voorzijde. De Huizen van het Nederlands verbinden zich via VPN/PPTP met de geclusterde VPN/PPTP server. Daar deze communicatie via tunnels gaat is de veiligheid van de gegevensstromen verzekerd. Het beheer van de servers door de beherende firma gebeurt via een beveiligd out of band netwerk. De database is modulair opgebouwd en voorziet slechts toegang tot de gegevens van het respectievelijke Huis van het Nederlands waar de gebruiker deel van uitmaakt. De Commissie neemt er akte van dat deze maatregelen die volgens de aanvragers voldoende zijn om de informatieveiligheid op technisch vlak te verzekeren. Ber 22 / 2004-7 / 9

D.3. Personen die het identificatienummer van het Rijksregister mogen gebruiken en lijst van deze personen De aanvrager vestigt er de aandacht op dat de coördinator van het Huis van het Nederlands krachtens artikel 7 van het decreet van 7 mei 2004 verantwoordelijk is voor: - het registreren van de resultaten van de intake, desgevallend testing en doorverwijzing en het administratief opvolgen van de cursisten die zich voor een opleiding Nederlands tweede taal inschrijven - het verstrekken van informatie aan de onthaalbureau overeenkomstig de artikelen 8 en 25 van het decreet van 28 februari 2003 In dit verband stipt de Commissie aan dat het de voorkeur verdient dat de personen die concreet zullen gemachtigd zijn om het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken, niet meer op basis van organieke criteria zouden worden aangeduid, maar dat hiervoor functionele criteria worden aangewend. Dit betekent dat alleen de personen die ingevolge hun ambtsuitoefening en hun functieomschrijving genoodzaakt zijn het identificatienummer te gebruiken, dit ook concreet mogen gebruiken. Dit houdt bijvoorbeeld in dat de machtiging kan gelden voor bepaalde (ondergeschikte) medewerkers binnen een organisatie, maar niet voor het diensthoofd. De Commissie wijst op de verplichting verwoord in de bepalingen van art. 12 WRR en herinnert eraan dat de lijsten van de personen voor wie de machtiging geldt ter beschikking van de Commissie moeten worden gehouden. De personen die voorkomen op de lijst van de personen die het identificatienummer van het Rijksregister voor hun ambtsuitoefening gebruiken, moeten daarenboven een verklaring ondertekenen waarin zij zich ertoe verbinden de veiligheid en het vertrouwelijk karakter van de informatiegegevens waartoe zij toegang krijgen, te bewaren. Deze lijst zal voortdurend geactualiseerd worden. OM DEZE REDENEN, De Commissie Machtigt de hierna vermelde Huizen van het Nederlands: - Huis van het Nederlands Stad Antwerpen - Huis van het Nederlands Brussel - Huis van het Nederlands Gent - Huis van het Nederlands provincie Antwerpen - Huis van het Nederlands provincie Limburg - Huis van het Nederlands provincie Oost-Vlaanderen - Huis van het Nederlands provincie Vlaams-Brabant - Huis van het Nederlands provincie West-Vlaanderen om het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken met het oog op het verrichten van taken van die hun bij decreet van 7 mei 2004 betreffende de Huizen van het Nederlands en de erbij horende uitvoeringsbesluiten evenals bij besluit van de Vlaamse regering van 30 januari 2004 betreffende het Vlaams inburgeringbeleid werden toevertrouwd. Ber 22 / 2004-8 / 9

Deze machtiging zal evenwel slechts uitwerking krijgen nadat: - het decreet van 7 mei 2004 betreffende de Huizen van het Nederlands in het Belgisch Staatsblad werd bekendgemaakt; - de oprichtingsbesluiten van de hiervoor vermelde Huizen van het Nederlands worden meegedeeld aan de Commissie ; - de Commissie vanwege de aanvrager/ gemachtigden een schriftelijke, gedagtekende en ondertekende verklaring (heeft) (hebben) ontvangen waarin (h)(z)ij zich er uitdrukkelijk toe verbind(t)(en) de door de Commissie toegestuurde lijst met betrekking tot de minimale veiligheidsvereisten waarheidsgetrouw in te vullen en ondertekend terug te bezorgen aan de Commissie; - de identiteit van de consulent inzake informatieveiligheid en bescherming van de persoonlijke levenssfeer, zoals voorgeschreven door artikel 10 WRR, evenals de bijkomende informatie met betrekking tot die consulent vermeld onder punt D.1. van de beraadslaging, werd meegedeeld aan de Commissie; - het informatieveiligheidsplan en het budget voor informatieveiligheid zoals bedoeld in punt D.1. aan de Commissie wordt meegedeeld De secretaris De voorzitter (get.) J. BARET (get.) P. THOMAS Ber 22 / 2004-9 / 9