Notulen Algemene Ledenvergadering 2015 A.V. CIFLA Aanwezig 45 leden Afwezig met bericht: Frans de Waal, Johan de Bruin, Toon Verkerk, Pierre Lommen, Arthur Schramade. Notulist: Pieter Kuper, secretaris A.V. CIFLA 1. Opening om 20 u 48 2. Terugblik op activiteiten in 2014 door de voorzitter, Theo Terhaard. a. Allereerst Dank aan alle CIFLA vrijwilligers, zonder hen geen vereniging. Zo hebben we veel loopgroepen met elk een trainer. Er zijn veel vrijwilligers die zich inzetten bij de bij de organisatie van de CIFLA wedstrijden en/of op de wedstrijddag zelf, heel veel mensen doen werk achter de schermen, applaus voor vrijwilligers, b. Ledental: nu ongeveer 300 leden. Bij CIFLA kun je lopen met mensen die gelijkgestemd zijn en plezier in het lopen hebben, dit spreekt blijkbaar aan, er komen ook mensen van andere loopgroepen naar cifla. Wij groeien tegen de trend in. Hoewel wij geen actieve PR voeren, staan wij toch wel elke week in de krant c. Theo herdenkt Has van Cuijk (trainer Seven Hills Running Team. SHRT) Was voorbeeld voor b.v. Susan Cuijken 3 e bij de WK (Inmiddels lid van CIFLA). SHRT is opgeheven. Deel van de atleten heeft zich aangesloten bij CIFLA. d. Prestaties: Team Zeven Heuvelen zorgt voor goede prestaties en dus PR. Het team blijkt een gouden greep, er is een heel goede samenwerking tussen CIFLA en het bestuur T7H. Theo noemt wat prestaties worden opgenoemd, zie devbijlage voor details. 3. Vaststellen verslag Algemene Ledenvergadering 2014 a. Ilona Stevens: zin na 1 tegenstem (Ilona Stevens) s.v.p. schrappen. b. Voor de rest accoord. 4. Verslagen commissies (vragen naar aanleiding van) a. Brakkensteinloop OK. Ron van Offeren is gestopt met commissiewerk wegens verhuizing, 2 nieuwe mensen erbij in de organisatie. Ron wordt bedankt voor zijn inzet. b. Leemkuilcross OK c. Nieuwjaarsloop OK, (verslag wordt op de vergadering uitgedeeld door Herman Wegerif, deze licht dit toe). gaan o.a. verkeersregelaars inzetten, Opmerking Joop Geurts: is verkeersregelaar, kan hier evt bij helpen d. Wedstrijdorganisatiecommissie: is ondersteunende commissie, heeft geen verslag, doet coordinatie op de achtergrond, loopt goed, ngeen bijzonderheden. e. Activiteitenweekend. OK f. Clubkampioenschappen op de baan, OK g. Cifla-Website OK, Theo Veenhuis: vindt de site heel goed. 5. Financieel verslag over 2014 Geoffrey Schouten a. Wij zijn een gezonde vereniging, hebben ruim financieel buffer, zie de stukken. b. Christian Bakker: ziet ledengroei niet in groei inkomsten. c. Theo T: dit zal je pas over een langere periode zien. d. Vraag uit de zaal: All United, wat is dat? e. Geoffrey: ledenadministratiepakket, hiermee hebben we een efficiency slag gemaakt: Paul Dekker mbt reserve: gaan we investeren of gaan we erop zitten? f. Geoffrey nodigt leden uit voor ideeen. 1
g. Christian Bakker: verbaast zich erover dat wedstrijden als inkomsten bron worden opgevoerd, dit is toch geen doel? h. Geoffrey: is ook geen doel, doel is wel streven om niet met verlies te draaien. Er blijft nu toevallig iets over. i. Esmee Möricke: waaromkosten clubblad opgevoerd? j. Geoffrey er zit voor 2500 Euro in een potje, dit mogen we contractueel nog bij de uitgever besteden, kunnen we bijvoorbeeld in folders stoppen (promotiemateriaal) k. Vraag uit de zaal: Moet dit niet op de balans. l. TheoV: aanschaf materiaal waar is dat voor, m. Henk Jeukens: kijk naar de balans dan snap je het. Herman Wegerif: baanhuur T7H is meer dan op begroting. n. Goeffrey Licht balans toe: o. Annelies Dickhout: ziet bij reserveringen niets over reservering jubileum LKC, p. Geoffrey wil graag van te voren weten wat uitgaven zijn, dus ga van tevoren praten met de penningmeester q. Jan Fokke, 250 sponsor geld Lopercompany afgeschreven waarom, r. Geoffrey:is niet binnengekomen omdat geen enkele commissie dit gedeclareert heeft. s. Jan Fokke: moeten we niet een andere sponsor zoeken? t. Theo: LC sponsort veel (prijzen clubkampioenschappen b.v.) 250 Euro is geen verlies.. Henny: het is handig om een contract te maken en in de eindrekening op te nemen wat de sponsor heeft geleverd: u. Jan Fokke: run to day is mogelijk een alternatief,wil hiebij wel bemiddelen. v. Theo T: er is een sponsorcommissie nodig. w. Henny: deze sponsorcommissie moet wel devnijmeegse lopers verhoudingen kennen. Heleen Plaatzer: denkt dat we veel meer kunnen binnenhalen. x. Jordan : is geprobeerd. y. Belangstellenden voor sponsorcommissie: (doen alles wat sponsoring betreft) Paul Dekker en Jan-Fokke Oosterhof geven zich op. 6. Verslag kascontrolecommissie. a. Henk Jeukens, gedegen boekhouding, zit geen lucht tussen, applaus voor penningmeester, deze dankt weer Philip Roebroeck voor de ondersteuning. Henk verleent decharge aan de penningmeester. Applaus van de ALV. 7. Begroting 2015, a. Bestuur stelt voor: contributieverhoging voor leden met een wedstrijdlicentie. Dit om deze in lijn te brengen met de bijdrage aan de atletiekunie voor wedstrijdatleten. b. Michel Kallenberg: stelt alternatief voor: contributie voor niet wedstrijdlopers omlaag met 2 euro 50. i. Geoffrey: gaan we in stemming brengen c. Rob Bovens: wil dit pas volgend jaar laten ingaan. d. Jan-Willem Reuser waarom baanhuur zo omhoog: i. Goeffrey: is beleid gemeente, inflatie + afgesproken verhoging en wij betalen nu ook voor het SHRT. (want SHRT bestaat niet meer). e. Rob Bovens wil graag hogere reservering voor jubileum. f. Geoffrey: Er is weer negatief begroot: er is ruimte gereserveerd voor nieuwe activiteiten,onder oliebollenloop. g. Post onder clubblad: is voor communicatie etc. h. Jan Willem Reuser. Kan overschot besteed worden aan trainervergoedingen? 2
i. Geoffrey: is niet mogelijk vanwege regels belastingdienst. CIFLA levert nu al de maximale vrijwilligersvergoeding. i. Herman Wegerif: Stelt voor opdracht aan het bestuur te geven met voorstellen e komen wat te doen met het vermogen. j. Fred Lataster: We moeten het juist omdraaien: plannen maken en dan kijken wat het kost, eigen vermogen is geen probleem an sich i. Theo T: We gaan leden vragen om plannen te leveren via ledenraadplegingen. k. Stemming: i. Contributie 1. Leden met wl 2 u 25 meer betalen per dit jaar 26 voor 2. Leden zonder wl gaan 2 u 25 minder betalen 12 voor 3. Nu niets, pas volgend jaar 4. ALV accoord met contributieverhoging.. ii. Reservering 40 jubileum 1. Nu 1500 Euro per direct vanuit Overschot naar jubileum potje: aangenomen. l. Accoord met de begroting: accoord. 8. Benoeming kascontrolecommissie Kristian Peeters+ Jan Fokke Oosterhof. a. Afscheid Jordan, blijft bestuursondersteuner.. b. Afscheid Tia, c. Vertouwenspersonen: waren: Tia en Erik, Nieuwe Kandidaten d. Peter Koster (werkzaam in de ouderenzorg), Heleen Plaatzer (huisarts), stellen zich kandidaat: ALV accoord. 9. Bestuursverkiezingen a. Theo Terhaard (voorzitter) treedt af, stelt zich herkiesbaar: herkozen b. Pieter Kuper (secretaris) treedt af, stelt zich herkiesbaar: herkozen c. Geoffrey Schouten (penningmeester) treedt af, stelt zich herkiesbaar: Herkozen d. Jordan van IJsseldijk (gewoon bestuurslid) treedt af. e. Tia Roordink, (gewoon bestuurslid) treedt af. Reeds gemeld als kandidaten: 1. Jeanine Liebrand, gewoon bestuurslid: Gekozen 2. Frans de Bruijn, gewoon bestuurslid: Gekozen Zie bijlage voor schema verkiesbaarheidsstelling. Jordan en Tia worden bedankt voor hun inzet door de voorzitter onder applaus van de ALV. (Tia: vice voorzitter, vertrouwenspersoon, kleding, vrijwilligersdag, accommodatie 7H loop,nieuwjaarsborrel). Jordan: facebookpagina cifla, organisatie cifla borrel, verrassingsactiviteiten (mountainbike clinic,beach volleyballen, nieuwe leden enquete, sponsoring) Jordan blijft ondersteunende activiteiten doen. 10. Pauze 11. Plannen bestuur 2015 a. Zie bijlage. Geen commentaar uit ALV. b. Potje voor eigen initiatieven wie punten aandraagt moet er ook iets mee gaan doen c. Sponsoring: Hennie W. vertegenwoordigers sponsors uitnodigen bij wedstrijden. d. AU: wil ambassadeur voor EK, 2016 in ADAM, wie heeft interesse? e. Jan Fokke: giro komt naar Nijmegen er is dus geld i. Herman: via contacten: is al vergeven. Gaat naar wheelers. 12. Plannen commissies 2015 (zie bijlagen) a. Geen commentaar 13. Hoe verder met CIFLA: terugkoppeling ledenraadpleging 22 januari 2015 3
a. Ledenraadpleging 2015: Voorstel uit de zaal: Op de site zetten wat commissielidmaatschap inhoudt b. Geoffrey: accommodatie is door bestuur opgepakt, initiatief voor overleg met NA is gestart. c. Cifla digitaal: wordt opgepakt door ad-hoc commissie Uitstraling CIFLA d. Cifla kleding: ideen aangedragen door Marit.. en Ruud Gubbels, worden door bestuur opgepakt, Marit en Ruud zullen er ook en rol in krijgen. e. Vrijwilligersbeleid: nog geen opvolging aan gegeven. f. Trainerscoordatorschap is naar Jeannine Liebrand g. Annie Kampschreur: wil graag toegang tot mailadressen van de leden. Antw: ledenlijst komt op besloten gedeelte website. 14. W.v.t.t.k. a. Paul Dekker: doet voorstel om overschot cifla te steken in vergoeding vrijwilligers b. Geoffrey: wij geven al de maximale vergoeding die door belastingdienst wordt gestgeld bij meer krijgen we werkgevers verplichtingen (sociale lasten cao s etc). We moeten het zoeken in beloningen die binnen de belasting regels vallen. c. Ilona: wil vrijwilligers beleid oppakken. Andre Verstappen en Heleen Plaatzer sluiten zich hierbij aan. d. Voorstel Pierre Lommen: mastersrecords om de 5 jaar vastleggen. ALV accoord, vindt dit wel veel werk om bij te houden. Pierre komt met een voorstel. 15. Rondvraag a. Geen 16. Sluiting om 22:00 uur 4
Bijlagen Bijlage 1 Schema verkiesbaarheidsstelling bestuursleden Huidige jaar 2015 Naam bestuurslid Aangesteld in Volgende verkiesbaarstelling in Theo Terhaard 1994 2015 Pieter Kuper 2001 2015 Geoffrey Schouten 2013 2015 Tia Roordink 2013 2015 Jordan van Ijsseldijk 2013 2015 5