MEERJARENBELEIDSPLAN Ronald McDonald Huis Utrecht 2016-2020
Inhoudsopgave Inhoudsopgave pag. 2 Hoofdstuk 1. Missie en Visie pag. 3 Hoofdstuk 2. Gasten pag. 4 Hoofdstuk 3. Huis pag. 6 Hoofdstuk 4. Vrijwilligers pag. 7 Hoofdstuk 5. Fondsenwerving pag. 8 Hoofdstuk 6. Ontwikkelingen in de zorg pag. 9 Hoofdstuk 7. Bestuur pag. 10 2
Hoofdstuk 1. Missie en visie Ronald McDonald Huis Utrecht maakt deel uit van het netwerk Ronald McDonald Huizen en Ronald McDonald Kinderfonds. De missie en visie voor Huis Utrecht is dan ook afgeleid van de missie en visie van het Ronald McDonald Kinderfonds. Missie Het Ronald McDonald Kinderfonds wil, samen met de Ronald McDonald Huizen in het land, er voor zorgen dat een ziek kind of een kind met een beperking zich geborgen en veilig voelt door de aanwezigheid van de ouders. Daarom bieden wij gezinnen met een ziek of gehandicapt kind een warm en gastvrij verblijf in logeerhuizen bij ziekenhuizen, huiskamers in de ziekenhuizen en vakantiehuizen. Visie Voor een ziek kind of een kind met een beperking moet de aandacht, warmte en nabijheid van ouders vanzelfsprekend zijn. Dit geeft het kind vertrouwen en kracht wat een goede ontwikkeling bevordert. Daarbij zijn de kernwaarden: 1. Focus op welzijn van kinderen 2. Waarderen van mensen in onze organisatie (vrijwilligers en betaalde krachten) 3. Trouw aan onze partners en hoofdsponsor McDonald s 4. Transparant, verantwoordelijk en ethisch Voor Huis Utrecht zijn deze kernwaarden als volgt vertaald: 1. Gastvrij: binnen een veilige omgeving waarborgen van waardering, respect en integriteit voor zowel de externe gasten (families van zieke kinderen die opgenomen zijn in het WKZ) alsmede de interne gasten; onze medewerkers, vrijwilligers, leveranciers, donateurs en sponsoren. 2. Anticiperend 1 : in een snel veranderende samenleving staan we open voor nieuwe ontwikkelingen en veranderingen. We zijn flexibel, nemen initiatief en willen onze diensten continu verbeteren en daarmee zo goed mogelijk voldoen aan de behoeften van onze gasten. 3. Professioneel: we zijn transparant, nemen onze verantwoordelijkheid, zijn eerlijk en trouw aan onze normen en waarden. We gaan ethisch verantwoord te werk en onze medewerkers en vrijwilligers vertonen professioneel gedrag en zijn daarop ook aanspreekbaar. 1 Een andere term zou kunnen zijn flexibel, ondernemend, pro-actief, initiatiefrijk of dynamisch. 3
Hoofdstuk 2. Gasten Het belang van de Ronald McDonald Huizen en de Huiskamers voor de toerusting en het fit houden van ouders en gezinnen in hun complexe situatie vormt één van de krachtigste resultaten uit het onderzoek onder ouders. Ook professionals onderschrijven dit als een belangrijke impact van het verblijf in een Huis of Huiskamer (ARGO, 2014) Tevredenheidsonderzoek Uit het in 2014 door ARGO uitgevoerde tevredenheidsonderzoek onder gasten van het Ronald McDonald Huis Utrecht en Huiskamer blijkt een positieve waardering voor de dienstverlening in Huis Utrecht met een 8,7. Daar zijn we uiteraard zeer blij mee, maar het geeft ons geen reden om achterover te gaan leunen. Het rapport biedt ons aanknopingspunten voor optimalisatie van onze dienstverlening. Als aandachtspunten voor het Huis werden een soepele verwijzing door ziekenhuis en het in- en uitchecken genoemd. In de contacten met het partnerziekenhuis zal het eerste punt onderwerp van bespreking zijn. Ook wordt de mogelijkheid onderzocht om de verplichte eindschoonmaak van de kamer te kunnen afkopen zonder dat dit ten koste gaat van de huisfunctie. Daarnaast zal Ronald McDonald Huis Utrecht aandacht besteden aan gastvrijheid en behulpzaamheid huismanagement en vrijwilligers met behulp van een gericht trainingsaanbod (zie ook paragraaf vrijwilligers). Thema daarbij kan zijn Afstand en nabijheid. Ten aanzien van de kamers werden als aandachtspunten hygiëne, comfort en rust genoemd. Er is lichtoverlast door het ontbreken van gordijnen en geluidsoverlast in de gangen. Ronald McDonald Huis zal hierop maatregelen nemen. Ook ervaren gasten dat er weinig beschikbare (gratis) parkeerplaatsen zijn. Dit is een algeheel probleem van de locatie de Uithof. Desalniettemin zal Ronald McDonald Huis in contact treden met de Gemeente Utrecht om te kijken of hier een oplossing (bv. P&R) voor te vinden is. Tot slot werden nog opmerkingen gemaakt die te maken hebben met veiligheid in Huis. Ronald McDonald Huis Utrecht hecht aan een veilig klimaat voor elke gast en vrijwilliger in Huis en zal niet schromen indien nodig maatregelen te nemen. Concrete plannen zijn er om de koelkasten te voorzien van sloten, whitelists (=geblokkeerde websites) op alle computers en na te denken over gebruik van camera s in de algemene ruimtes zonder het (t)huis ver van huis-gevoel uit het oog te verliezen Als aandachtspunten voor de Huiskamer werden genoemd hygiëne, het speelgoed en de speelhoek en de behulpzaamheid en vriendelijkheid van de medewerkers. Daarnaast is de suggestie gedaan voor een koffieautomaat in de Huiskamer. We kijken of hiervoor sponsoring te vinden is. Wat betreft de medewerkers (management en vrijwilligers) wordt gekeken naar gerichte training. ICT Gasten hebben steeds meer behoefte aan beter en sneller internet. Het ICT-netwerk van Ronald McDonald Huis Utrecht is niet van die kwaliteit om aan die behoefte te kunnen voldoen. Samen met het Kinderfonds worden stappen gezet om de ICT-infrastructuur te updaten en meer toekomstbestendig te maken. Ook wordt bekeken of er in Huis rustige (werk-)plekken gecreëerd kunnen worden, zodat gasten eventueel vanuit het Huis kunnen werken. 4
Financiële problemen Hoewel de verblijfskosten in het ARGO-tevredenheidsonderzoek als sterk punt werden genoemd van een Ronald Mc Donald Huis zien we steeds meer gasten in een moeilijke financiële situatie. Als daar dan een ziek kind bij komt, kan het al gauw tot problematische situaties leiden. Ook als je langdurig in een Ronald McDonald Huis moet verblijven, loopt de rekening op. Daardoor krijgen Ronald McDonald Huizen te maken met een toenemend aantal bewindvoerders en/of andere betalingsbronnen en -regelingen. We zullen dit aankaarten bij het Ronald McDonald Kinderfonds omdat we verwachten dat wij niet het enige Huis zijn dat hiermee te maken heeft. Wachtlijstmonitoring In de afgelopen jaren heeft het Huis te kampen gehad met een tekort aan kamers. Onlangs is met een (tijdelijke) uitbreiding van zeven kamers de hoogste nood gelenigd. Maar Ronald McDonald Huis Utrecht zal de komende jaren goed monitoren wat deze uitbreiding betekent voor de bezettingsgraad en de wachtlijst, zodat inzichtelijk wordt hoe groot de werkelijke vraag is. Nieuwe vormen van huisvesting Sommige situaties vragen wellicht andere huisvesting dan wat wij gewend zijn om als Ronald McDonald Huis aan te bieden. Als je langdurig in huis verblijft, zeker als er broertjes of zusjes bij zijn, kan er een wens bestaan om meer privacy te hebben. Ronald McDonald Huis Utrecht zal komende jaren bekijken of en zo ja welk aanbod hiervoor ontwikkeld kan worden. Veranderende gezinssamenstelling We zien in een Ronald McDonald Huis een toenemend aantal alleenstaande ouders, die beiden een kamer in het Ronald McDonald Huis vragen om allebei dichtbij hun zieke kind te kunnen zijn. Per gezin is er in principe één kamer beschikbaar. Ronald McDonald Huis Utrecht zal zich bezinnen op de vraag of en zo ja, wat wij in deze situatie kunnen of willen betekenen. Ontspanning Een belangrijke energiebron om je kind langdurig bij te kunnen staan is naast een goede nachtrust, het hebben van voldoende ontspanning. Ronald McDonald Huis Utrecht bezint zich bij de ontwikkeling van toekomstige huisvestingsplannen op de mogelijkheid om fitness- en sportfaciliteiten in het Huis aan te bieden. 5
Hoofdstuk 3. Huis Meerjarenonderhoudsplan Het huidige Ronald McDonald Huis Utrecht op de Uithof is nu 15 jaar in gebruik. Door de hoge bezettingsgraad is er sprake van intensief gebruik van de algemene ruimtes en de gastenkamers. Dit leidt tot snellere slijtage, waardoor er komende jaren naar verwachting meer reparaties en/of vervanging nodig zijn. Samen met Treetops maakt het Ronald McDonald Huis Utrecht een meerjarenonderhoudsplan voor zowel het Huis als de Huiskamer. Aan dit plan is een financiële raming gekoppeld. In ieder geval is al duidelijk dat de huidige staat van de keuken op korte termijn al een investering vraagt. Op korte termijn zal er ook iets moeten gebeuren op het gebied van de warm water en warmtevoorziening van het Huis. Op dit moment is het Huis voor deze voorzieningen geschakeld met het achterliggende gebouw, waarin de beveiliging van de Universiteit was gehuisvest. De beveiliging is verhuisd en het pand is leeg komen te staan. Het gebouw is overgedragen aan UMC/WKZ, maar onduidelijk is nog wat de bestemming van dit pand gaat worden. Ronald McDonald Huis is in gesprek met de Universiteit Utrecht en UMC/WKZ over de wijze waarop de warm water en warmtevoorziening in de nabije toekomst gegarandeerd wordt. Duurzaamheid Ronald McDonald Huis Utrecht hecht als maatschappelijke organisatie aan een duurzame bedrijfsvoering en huishouding van Huis en Huiskamer. Komende jaren wordt daarom een aantal duurzaamheidsmaatregelen onderzocht op (financiële) haalbaarheid en toepasbaarheid. Daarbij wordt tevens ingezet op een kostenbesparing voor de lange termijn. Gedacht wordt aan vervanging van alle lampen in Huis door LED-verlichting en het aanbrengen van zonnepanelen. Nadenken over toekomst De verwachte komst van het Prinses Maxima Centrum voor Kinderoncologie en ontwikkelingen binnen het Wilhelmina Kinderziekenhuis maken de toekomstige vraag naar een kamer in het Ronald McDonald Huis moeilijk in te schatten. Wel is er al langere tijd sprake van een tekort aan kamers. Gasten konden niet direct geholpen worden en werden op een wachtlijst geplaatst. Derhalve heeft het bestuur besloten tot een tijdelijke uitbreiding van het Ronald McDonald Huis met zeven extra kamers, die in 2015 gerealiseerd is. In de komende jaren zal meer duidelijk moeten worden wat de werkelijke vraag is naar een kamer in het Ronald McDonald Huis. Op basis daarvan kan een definitief plan voor uitbreiding (of niet) voor het bestaande huis ontwikkeld worden. Ronald McDonald Huis Utrecht zal daarom de plannen van Prinses Maxima Centrum en WKZ intensief volgen en toetsen op consequenties voor de capaciteit van het huidige Huis. In 2016 zal vooruitlopend op definitieve plannen een voorschot worden genomen op de bouwplannen in het kader van het nieuwe bestemmingsplan Uithof 2020. 6
Hoofdstuk 4. Vrijwilligers Visie ontwikkelen Een Ronald McDonald Huis draait voornamelijk op vrijwilligers. Er is sprake van een beperkt betaald Huismanagement. Huis Utrecht heeft 180 vrijwilligers en 3,5 fte huismanagement. De vrijwilliger van nu wil zich niet meer jarenlang binden aan een organisatie voor een vaste tijd in de week, maar zich kortdurend en flexibel voor verschillende maatschappelijke organisaties inzetten. Dat vraagt van ons nieuwe inzichten in werven, behouden en binden van vrijwilligers. We zullen moeten kijken naar de werkzaamheden die vrijwilligers uitvoeren, de wijze van roostering, flexibilisering van inzet, nieuwe/andere bronnen waar we kunnen werven etc.. Ook zijn de motieven waarom mensen vrijwilligerswerk verrichten in de loop der jaren veranderd. We willen de vrijwilliger die langer blijft koesteren en tegelijkertijd meenemen in de dynamiek van een veranderende omgeving. Dit vraagt soms om aanpassing in gedrag, maar ook aandacht vanuit de organisatie voor de (persoonlijke) ontwikkeling van de vrijwilliger. Ronald McDonald Huis Utrecht zal een visie en beleid ontwikkelen op de wijze waarop in de toekomst vrijwilligers te werven, in te zetten en te behouden. Binnen de Ronald McDonald Huizen zijn ruim 1600 vrijwilligers actief. Samen met de andere Huizen en het Kinderfonds zullen we werken aan een gedragscode voor vrijwilligers en mogelijkheden aanbieden voor (persoonlijke) ontwikkeling van vrijwilligers. Het Huismanagement is alert op een effectieve communicatie en (durven) aanspreken o.a. op gewenst gedrag. Competenties Vanuit de kernwaarden zal Huis Utrecht in samenspraak met de vrijwilligers competenties ontwikkelen voor het goed kunnen uitvoeren van het vrijwilligerswerk in het Huis, Huiskamer en de slaapwachtfunctie. Afspiegeling samenleving De afgelopen decennia is de samenstelling van de samenleving veranderd. We zien naast een grote diversiteit van culturen ook dat vergrijzing een grote rol speelt. Het Ronald McDonald Huis streeft naar een vrijwilligersbestand dat een afspiegeling van de samenleving is. Wij omarmen alle 'walks of life' en leren van een ieders cultuur en geven deze kennis door aan onze vrijwilligers. Daarnaast willen we meer allochtone vrijwilligers aan ons binden. Op deze manier kunnen we nog beter inspelen op de behoeften, tradities en gebruiken die zowel de autochtone- als de allochtone gast met zich meebrengt en kunnen wij onze gasten nog beter van dienst zijn. Daarnaast willen we ons werving- en selectiebeleid uitbreiden om de jongere generatie vrijwilliger aan te spreken. Dit kan wellicht tot gevolg hebben dat het aanbod van vrijwilligerswerk aangepast moet worden. Krachten bundelen In het nieuwe Prinses Maxima Centrum voor Kinderoncologie, dat in 2017 operationeel moet zijn, gaat men ook met vrijwilligers werken. Graag wil Huis Utrecht kijken hoe we de krachten op het gebied van werven, opleiden en behouden van vrijwilligers met dit nieuwe ziekenhuis kunnen bundelen. 7
Hoofdstuk 5. Fondsenwerving Ronald McDonald Huizen ontvangen geen overheidssubsidie en zijn daardoor afhankelijk van donaties en giften van particulieren, serviceclubs en bedrijven. Ondersteuning kan in de vorm van geld en/of in natura. Dankzij een groot netwerk van relaties ontving Ronald McDonald Huis Utrecht tot voor kort jaarlijks genoeg om in de exploitatie van het Huis en de Huiskamer te kunnen voorzien. Echter, met de uitbreiding met zeven kamer gaan de exploitatiekosten omhoog. Better Together Finance In het kader van Better Together Finance zijn afspraken gemaakt tussen alle Ronald McDonald Huizen en het Ronald McDonald Kinderfonds over het in evenwicht brengen van fondsenwering en uitgaven. In dat kader is afgesproken regionaal alleen grote wervingsacties op te zetten met een specifieke doelbesteding. Anderzijds zien we de verschillende bijdrages vanuit het Kinderfonds naar de individuele Huizen (o.a. vanuit de opbrengst van de Homeride) omhoog gaan. In het kader van Better Together zal Ronald McDonald Huis Utrecht in gesprek gaan met het Kinderfonds over aansluiting bij het magazine (t)huis als vervanging van de eigen Nieuwsbrief, die mede op fondsenwerving is gericht. Desondanks verwacht het bestuur van Ronald McDonald Huis Utrecht dat een actievere fondsenwerving in de komende jaren noodzakelijk zal zijn. Mede omdat de huidige inkomsten niet gegarandeerd zijn voor de toekomst omdat deze veelal uit ad-hoc acties voortkomen. De formatie huismanagement is echter (nog) niet op berekend op een actievere fondsenwervende rol. Werven van nachtzoensponsoren Een meer actieve fondsenwerving is komt voort vanuit warm relatiebeheer met de nadruk op de regio. De verbondenheid met het Utrechtse bedrijfsleven zal gezocht worden met behulp van het nachtzoen-concept. Het nachtzoen-concept, waarbij men zich voor langere tijd verbindt aan het Huis door zogenoemde nachtzoenen te financieren (een nachtzoen staat voor de nog niet gedekte kosten van een overnachting), legt een fundament in de financiering van de doorlopende exploitatie. Dit fundament zou idealiter gedragen worden door een Business Breakfast Club, een club van bedrijven, die zich met elkaar verantwoordelijk voelt om jaarlijks een aantal nachtzoenen te financieren. In de komende periode zal een plan ontwikkeld worden om dit nachtzoen-concept in de regio Utrecht uit te rollen, inclusief de benodigde formatie huismanagement. Ook zal er gekeken worden of het noodzakelijk is om aan het bestuur een op fondsenwerving gericht bestuurslid toe te voegen. Vanuit de historie is er een unieke verbondenheid tussen de Ronald McDonald Huizen en de omliggende McDonald s restaurants. Door de onderlinge band nog verder te versterken is de verwachting dat de inkomsten in de collecteboxen in de McDonald s restaurants verhoogd kunnen worden. Hierop zal in de komende periode vanuit Ronald McDonald Huis Utrecht geïnvesteerd worden. 8
Hoofdstuk 6. Ontwikkelingen in zorg 2 Ten algemene Concentratie is een belangrijk issue in de kindergeneeskunde. De verwachting is dat er, net als in het voorbeeld van de kinderoncologie, op meerdere terreinen sprake zal zijn van concentratie. De reisafstand neemt door de concentratie voor veel ouders toe. Op de concentratie-locaties ontstaat een grotere behoefte aan overnachtingsmogelijkheden. Na de behandeling gaan patiënten zo snel mogelijk terug naar een ziekenhuis in de regio. De samenwerking tussen de concentratie (specialistische) ziekenhuizen en de regionale ziekenhuizen heet shared-care. Shared care in de regio leidt tot meer behoefte aan verblijf voor ouders overdag (Huiskamer). De reisafstand is beperkt, waardoor ouders vaak thuis zullen overnachten. Vanuit het Kinderfonds worden Huiskamers in de perifere ziekenhuizen onder regie van een Ronald McDonald Huis geëntameerd. Ronald McDonald Huis Utrecht staat positief tegenover dit idee, maar gaat nu niet mee in de uitvoering, vanwege andere prioriteiten in deze periode. Ook in Nederlandse kinderziekenhuizen is kind- en gezinsgerichte zorg de leidende zorgvisie geworden. Deze gezinsgerichte zorg, ook wel Family Centered Care genoemd, betekent dat je een ziek kind het best kan helpen als je uitgaat van het hele gezin. Nabijheid is een cruciale voorwaarde om kind- en gezinsgerichte zorg te kunnen bieden. Het Wilhelmina Kinderziekenhuis gaat zich ook richten op patiënt-centered-care. Ronald McDonald Huis ziet daarbij een rol voor zich weggelegd en zal de ontwikkelingen nauwgezet volgen en waar mogelijk betrokken raken bij de verdere invulling van de plannen. Prinses Maxima Centrum voor kinderoncologie Een belangrijke ontwikkeling voor Ronald McDonald Huis Utrecht is de komst van het Prinses Maxima Centrum voor kinderoncologie in 2017. Het Prinses Máxima Centrum stelt kind en gezin centraal en de zorg is ontwikkelingsgericht. Het nieuwe ziekenhuis wordt volledig ingericht voor rooming-in van ouders. Ronald McDonald Huis Utrecht en Prinses Maxima Centrum streven naar een samenwerking waarin de verschillende vormen van verblijf voor ouders goed worden afgestemd. De meerwaarde van het Ronald McDonald Huis zal daarbij goed gecommuniceerd moeten worden. 2 Uit: Ontwikkelingen zorg en samenleving. Rapportage voor Kinderfonds. ARGO BV september 2015 9
Hoofdstuk 7. Bestuur De bestuurssamenstelling van alle Ronald McDonald Huizen is deels statutair vastgesteld. Het bestuur bestaat statutair uit ten minste vijf personen, onder wie een plaatselijke McDonalds licentiehouder en een directie- of staflid van het Wilhelmina Kinderziekenhuis (of diens rechtsopvolger). Het bestuur van Ronald McDonald Huis Utrecht onderzoekt de noodzaak om in het kader van de fondsenwerving een netwerker vanuit het Utrechtse zakenleven aan het bestuur toe te voegen. 10