OR-Jaarverslag 2014
Inhoudsopgave Voorwoord door Sybille Sanne blz. 2 Inleiding blz. 2 Samenstelling OR in 2014 blz. 3 Terugblik 2014 blz. 3 Advies- en instemmingsaanvragen blz. 4 De commissies blz. 5 Uitdagingen blz. 8 Nawoord blz. 8 Voorwoord door Sybille Sanne, de voorzitter van de OR Ik presenteer als voorzitter van de OR van Prisma het jaarverslag over 2014. Ik bedank alle OR-leden en ambtelijk secretaris voor jullie inzet bij het waarnemen van onze organisatiebelangen en die van onze medewerkers. Jullie hebben ieder voor zich en met elkaar hard gewerkt. Ook in het jaar 2014 hebben wij met een jaarplan en de bijbehorende bijlage voor wekelijkse taken gewerkt, die wij in 2014 periodiek binnen de commissies onder eigen verantwoordelijkheid hebben geëvalueerd en zo onze doelen hebben bereikt voor zover dat mogelijk was. Onze professionalisering heeft zich voortgezet, ik ben er trots op en wij kijken uit naar 2015! Ik nodig een ieder die geïnteresseerd is in ons werk uit, contact op te nemen zodat we eventueel raakvlakken vinden die ons in staat stellen ons werk toekomstig nog beter te doen. Inleiding In dit jaarverslag geven we een toelichting op wat we in 2014 bereikt hebben. We staan stil bij de adviesaanvragen, instemmingsverzoeken en bij de onderwerpen waarbij we actief betrokken zijn. Terugkijkend op 2014 concluderen we dat het een spannend jaar was door tal van wijzigingen waaronder de voorbereiding op de invoering van de Wmo en de gevolgen voor Prisma. Daarnaast blikken we kort vooruit op de OR-doelen. 2
Samenstelling van de OR op 31 december 2014 Naam Functie Aandachtsgebied Sybille Sanne Voorzitter Financiële commissie Johan Oomen Vicevoorzitter V.G.W. commissie Mariëtte Vermeulen Secretaris Commissie PR en communicatie Erik van Dongen Lid Financiële commissie Jacques Herveille Lid Financiële commissie Meta Hendriks Lid Commissie HR Linda Timmermans Lid Commissie HR Hanneke van Gerwen Lid Commissie HR Thea van Gorp Lid Commissie HR Kitty Broeders Lid Commissie PR en communicatie Bill Bok Lid Commissie PR en communicatie Ineke de Haan Lid V.G.W. commissie Wout van Hal Lid V.G.W. commissie Betty van Zutphen Lid V.G.W. commissie Nelleke Okkers Ambtelijk secretaris Korte terugblik op 2014 Het OR-beleid wordt vastgesteld in een jaarplan. In het jaarplan 2014 is de missie en visie van de OR vertaald naar doelstellingen en activiteiten. We doen dit volgens de PDCA-cyclus en de vier pijlers die de WOR (Wet op de Ondernemingsraden) ons hiervoor ter beschikking stelt (Informatie, Advies, Instemming en Initiatief). Dit instrument is ondersteunend om de gestelde doelen te bereiken en geeft structuur aan het handelen van de OR. We hebben op een constructieve wijze overleg gevoerd en samengewerkt met de Raad van Bestuur. De OR heeft in 2014 een kwantitatief onderzoek gehouden om te achterhalen op welke wijze en over welke onderwerpen medewerkers geïnformeerd willen worden. We hebben op één A4-tje de WOR op een heldere wijze vertaald naar de Prismaregels en procedures. Hierop staat voor elk onderwerp op welke manier de Raad van Bestuur de OR moet betrekken. We hebben met een grote delegatie van onze leden deelgenomen aan NL doet. 3
De OR hanteert de volgende vergadercyclus Deze cyclus geeft structuur aan het overleg en zorgt dat de OR inhoudelijk goed is voorbereid. In de commissievergadering wordt het onderwerp inhoudelijk voorbereid. In de OR-vergadering worden de besluiten genomen. In de overlegvergadering (tien maal per jaar) is het onderwerp besproken en zijn er afspraken gemaakt met de Raad van Bestuur. Daarnaast is er een (tijdelijk) informeel overleg toegevoegd in verband met de transitie naar de Wmo en de daaruit voortvloeiende adviesaanvraag. Tweemaal per jaar is er een overleg met ondernemingsraden uit de regio. De deelnemers zijn Amarantgroep, ASVZ, Cello-zorg, Kentalis, Koraalgroep, Lunetzorg, Severinus, SDW-zorg, S&L-zorg, Sovak en SWZ-zorg. In oktober was Prisma gastheer van dit overleg. Eenmaal per jaar is er overleg met de Raad van Toezicht, Raad van Bestuur, CCR en OR. De commissie heeft overleg met verschillen leden van het Managementteam(MT). Advies-en instemmingsaanvragen In 2014 zijn binnen de OR de volgende adviesaanvragen behandeld: Begrotingstraject 2014 Herbenoeming van de heren Van Nistelrooij en Holtrop als lid van de Raad van Toezicht Samenwerkingsovereenkomst met de Koraalgroep in het kader van de dienstverlening aan jongeren met een licht verstandelijke beperking Investeringsbudget nieuwbouw 72 plaatsen op Landpark Assisië Investering van een tweede interim voorziening op Landpark Assisië Wijziging voorzitterschap Raad van Bestuur en werving voor lid Raad van Bestuur De OR verleende instemming voor: Regeling voor het verstrekken van persoonlijke aanpassingen bij digitaal werken Budgetverdeling scholing Verlenging contract arbodienst De OR werd geïnformeerd door: De Raad van Bestuur en de leden van het MT over verschillende onderwerpen waar de OR conform de WOR iets over te zeggen heeft Op het gebied van arbo en veiligheid door de heer Van Gestel In het overleg tussen Raad van Bestuur en de vakorganisaties betreffende het sociaal plan wat naar verwachting 1 april 2015 klaar is. 4
Communicatie met de achterban Iedere maand schrijven we een OR-nieuws. Hierin staan de belangrijke activiteiten en resultaten van het OR-werk. Je kunt het nieuws lezen via Intranet. De OR geeft presentaties op locatie over wat de OR is, mag en doet binnen de besluitvormingsprocedure van medezeggenschap. Daarnaast is er een mogelijkheid om onderwerpen bij de OR aan te dragen. De commissie De OR werkt met commissies die ieder hun eigen aandachtsgebied en taak hebben. Wat doet de PR-commissie? De OR wil de communicatie met de achterban verbeteren en meer zichtbaar zijn. Daarom heeft de OR een kwantitatieve enquête gehouden om te achterhalen op welke wijze en over welke onderwerpen medewerkers geïnformeerd willen worden. Van de 1906 verstuurde enquêtes zijn er 357 ingevuld. Dat is 19,7%. De meest genoemde onderwerpen zijn: arbeidsomstandigheden het sociaal plan roostering Voor roostering is eind 2014 een werkgroep geformeerd die in 2015 operationeel wordt. Deze werkgroep gaat de punten uit de enquête onderzoeken. Uit de enquête bleek ook dat het de voorkeur heeft om OR-nieuws per mail te ontvangen. Dit wordt snel gerealiseerd. Intern heeft de PR-commissie de leden van de OR instructie gegeven over het gebruik van moderne communicatiemiddelen zoals Prezi en het Whiteboard. De PR-commissie blijft de leden ondersteunen waar nodig. Wat doet de VGW-commissie (Veiligheid Gezondheid en Welzijn)? De VGW-commissie behandelt zaken op het gebied van Veiligheid, Gezondheid en Welzijn. Het afgelopen jaar is de commissie o.a. betrokken geweest bij de evaluatie van de arbodienst, Human Capital Care en de daaruit voortgekomen verlenging van het contract met een jaar. We hebben enkele gesprekken gehad met de bedrijfsarts en de arboverpleegkundige. Daarnaast zijn we betrokken bij de overige arbo-aangelegenheden zoals het ziekteverzuim, het privacyreglement en de onderzoeksresultaten voortkomend uit de Risico Inventarisatie en Evaluatie (RI&E). Hierin zijn de risico s die medewerkers (kunnen) lopen in hun werkzaamheden, in beeld gebracht. Over deze onderwerpen heeft de VGW-commissie vijf keer per jaar overleg met adviseur arbo en veiligheid, de heer Van Gestel. De commissieleden sluiten ook aan bij de jaarlijkse bijeenkomsten van aandachtsfunctionaris en arbo en veiligheid (AAV). 5
Wat doet de HR-commissie? De commissie HR behandelt zaken op het gebied van personeelsbeleid. Maandelijks heeft de commissie overleg met manager PBO (Prisma Bedrijfsondersteuning) over de lopende zaken. Er is een vooronderzoek gedaan voor het instemmingsverzoek betreft het scholingsbudget De commissie heeft meegekeken naar verandering in PBL en communicatie daarvan richting de medewerker We hebben onderzoek gedaan wat de gevolgen waren voor medewerkers met een VOK (voorovereenkomst), daarin het proces gevolgd en waar nodig bijgestuurd We zijn betrokken bij het MTO (medewerkers tevredenheidsonderzoek) Het nieuwe HR-beleid is gevolgd In samenwerking met PBO zijn informatiebijeenkomsten georganiseerd rondom pensioenen. Met grote regelmatig is het onderwerp roostering en de uitvoering daarvan besproken. Dit hebben wij gedaan in samenwerking met de commissie VGW Het afgelopen jaar zijn we betrokken geweest bij het bijstellen van het huishoudelijk regelement van de OR Wat doet de commissie Financiën? De commissie Financiën behandelt zaken op het financiële vlak van Prisma. Er is regelmatig met de manager Prisma Bedrijfsondersteuning gesproken over de inhoud van: Begroting Jaarverslag Jaarplan Kwartaalverslagen WKR (werkkostenregeling) De financiële gevolgen van de Wet Wmo ( Wet maatschappelijke ondersteuning) Ontwikkeling op het Landpark en de investering in de nieuwbouw van 72 appartementen waardoor de woonsituatie voor de bewoners van Biezenmortel sterk verbetert 6
Commissie Transitie: In maart 2014 is de OR gestart met de commissie 'Transitie'. Deze commissie volgt de ontwikkelingen en veranderingen binnen de organisatie als gevolg van de transities in de zorg. Met ingang van 1 juni 2014 maakt de OR gebruik van de ondersteuning van een extern adviseur. Deze persoon begeleidt de OR in dit belangrijke, maar ook ingewikkelde traject, zodat de OR de Raad van Bestuur op een goede manier kan adviseren. De OR heeft de adviesaanvraag op het gebied van de 'nut en noodzaak betreffende het voornemen tot transitie en krimp Prismabreed' behandeld. De commissie 'Transitie' is door informeel overleg met de Raad van Bestuur op de hoogte gehouden van de effecten van de Wmo. De OR vindt het heel belangrijk dat het medewerkersbelang op een goede manier wordt behartigd. Door de goede samenwerking met de Raad van Bestuur beschikt de OR over goede achtergrondinformatie en is de OR in staat om goed onderbouwd gebruik te maken van haar advies-, instemmings- of informatierecht. Medewerkersdag Ook in 2014 is er in samenwerking met de Raad van Bestuur een medewerkersdag georganiseerd. Het thema was Water. Dit waren een paar drukbezochte geweldige dagen met leuke activiteiten en ontmoetingen. Scholing en Trainingen OR-leden hebben op jaarbasis recht op acht scholingsdagen. De OR heeft bewust minder gebruik gemaakt van dit recht. Om beter op de adviesaanvraag betreffende transitie in te spelen, heeft de OR gekozen om zich namelijk te laten ondersteunen door een extern adviseur. De OR heeft een korte interne training gevolgd op het gebied van toepassingen van de WOR en het opstellen van het jaarplan. In november heeft de OR een training gevolgd op het gebied van vergaderen en onderhandelen. Het doel van deze trainingen waren kennis en vaardigheden te verkrijgen voor de uitvoering van de taak van de OR, het plegen van overleg met de Raad van Bestuur en het vertegenwoordigen van de belangen van de medewerkers. 7
Als Groep Samen Actief bij NL-Doet OR-leden hebben op 22 maart 2014 samen met de Stichting Landschap Natuur en Milieu uit Haaren (LMNH) een moestuin op het Landpark Assisië aangelegd. De oogst in 2014 was overweldigend. Een deel van de oogst gaat naar de Voedselbank die op het Landpark een verdeelpunt heeft. Daarnaast is het mooi om te zien dat cliënten in de tuin kunnen werken en met regelmaat een deel van de oogst verkopen. Door samen aan een activiteit deel te nemen en samen de handen uit de mouwen te steken was er een sterk WIJGEVOEL. Wat zijn de uitdagingen voor 2015 Ook 2015 blijft een spannend jaar waarbij we aandacht hebben voor de (on)zekerheden op het gebied van arbeidsomstandigheden, arbeidsvoorwaarden en werkgelegenheid. Wij gaan onze uiterste best doen om de gevolgen, door de plannen van de rijksoverheid, zo goed mogelijk op te vangen die behoren tot de taken van de OR van Prisma. Een aantal belangrijke doelen zijn terug te vinden in het OR-jaarplan. http://www.joomag.com/magazine/plannen-en-rapporten-or-jaarplan2015/0902843001426516336?short Nawoord Wil je meer weten over het jaarverslag van de OR of heb je nog vragen, bel of mail gerust. Als jullie team interesse heeft in een presentatie laat het ons dan weten. We komen graag bij jullie langs! Wij zijn bereikbaar via de onderstaande gegevens. Ondernemingsraad Taxandriaweg 12-B2 5142 PA Waalwijk 088-7702650 (di, woe en vrijdag) ondernemingsraad@prismanet.nl 8