1. VRIJWILLIGERSBELEID- EN WERVING 1. DENKOEFENING VOOR DE CLUB: VRIJWILLIGERSWERK IS VERSCHILLEND VAN VRIJBLIJVEND WERK Ontwikkel als club een visie rond vrijwilligerswerk. Al te vaak doen clubs gewoon beroep op vrijwilligers voor allerhande taakjes. Pas wanneer er problemen opduiken: onenigheid, tekorten, enz wordt er nagedacht over de positie van de vrijwilliger. Toch wordt vaak gekozen voor kortetermijnoplossingen en wordt de vrijwilliger enkel gezien als een middel om binnen de club iets te bereiken. Een club is echter ook een organisatie van vrijwilligers en hiervoor is dan ook meer dan nodig dan simpelweg het laten uitvoeren van taken. Om een visie te ontwikkelen kan je als club een denkoefening maken: Hoeveel ruimte wordt gegeven aan de eigenheid van vrijwilligers? Welke ruimte is er om anders taken uit te voeren/te presteren dan professionals? Krijgen de vrijwilligers een onafhankelijke/zelfstandige positie? Wat is de vrijblijvendheid van het resultaat van vrijwilligerswerk? Doen we voor elke vrijwilliger hetzelfde of maken we een onderscheid? Hoe wordt omgegaan uit elkaar liggende en soms tegenover elkaar staande functies onder vrijwilligers (bijv. bestuursfuncties en uitvoerende functies) Is de club zich bewust dat vrijwilligerswerk ook tijd en geld kost (onkostenvergoedingen, materialen, briefings, opvolging, )?... Sluiten de antwoorden op deze vragen aan op de gewenste visie? 2. STAPPENPLAN VRIJWILLIGERSBELEID Een beleid betekent dat je bepaalt via welke weg je bepaalde doelen wil bereiken. Wens je dus een vrijwilligersbeleid uit te werken, bepaal dan wat je wil (doelen) en hoe je dit het best kan doen (middelen). Betrek je vrijwilligers in het opstellen van dit beleid en een plan voor aanpak! Stap 1: Wat is de huidige situatie van het vrijwilligerswerk binnen de club? Welke taken worden door vrijwilligers ingevuld? Zijn er taken die (nog) niet worden uitgevoerd? Zijn er voldoende vrijwilligers? Is er een groot verloop? Waarom? Zijn er problemen waar vrijwilligers mee te kampen hebben? Zijn er belangrijke veranderingen geweest of op komst? Stap 2: Welke knelpunten gaan we aanpakken? Waar kunnen we iets aan doen en waar niet? Wat zijn de voornaamste knelpunten? Waar is te weinig aandacht aan besteed en waar is zeker verbetering nodig? Stap 3: Stel prioriteiten Probeer niet alles tegelijk op te lossen Bekijk de haalbaarheid Departement Clubtennis 1 / 5
Stap 4: Maak een plan Welk doel (resultaat) wil je bereiken? Wat ga je doen (acties)? Wie gaat het doen en hoe? Termijn Checklist voor het vrijwilligersbeleid Beleidsthema Detail Waar of onwaar Actie, ja of nee? Prioriteit? Visie (op waarde en functie van vrijwilligers) Bewuste clubmotieven om met vrijwilligers te werken Club op de hoogte van motieven waarom vrijwilligers juist voor deze club zich inzetten Vrijwilligersbeleid staat uitgeschreven Toezicht/naleving vrijwilligersbeleid Taken Taken en verantwoordelijkheden van vrijwilligers zijn omschreven Goede samenwerking/verdeling tussen vrijwilligers en professionals Werving Planmatige, actieve werving Een persoon/werkgroep staat in voor werving Acties om vrijwilligerswerk aantrekkelijk te maken en dus interesse op te wekken Voldoende vrijwilligers Aantal vrijwilligers is laatste jaren toegenomen of stabiel gebleven Selectie en begeleiding Gebruik van selectiecriteria bij nieuwe vrijwilligers Gekwalificeerde, competente vrijwilligers Doorlopen van introductieprogramma bij nieuwe vrijwilligers Nieuwe vrijwilliger krijgt begeleider/coach Evaluatie en bijsturing van samenwerking Bij stoppen wordt naar beweegredenen geïnformeerd Club informeert vrijwilligers over opleidingen/bijscholingen Club faciliteert deelname aan opleidingen of bijscholingen Departement Clubtennis 2 / 5
Communicatie en inspraak Club houdt vrijwilligers op de hoogte van relevante info Betrokkenheid bij beleid Inspraak bij activiteiten Bemiddeling bij conflicten Rechtspositie Registratie van alle vrijwilligers Vrijwilligersovereenkomst Vrijwilligers- en onkostenvergoeding Verzekering Attentie Blijk van waardering van inzet Speciale faciliteiten voor vrijwilligers Tips Zet bij gelegenheid je vrijwilligers in de kijker (vermelding, attentie, ) Wees attent bij persoonlijke gebeurtenissen (geboortes, verjaardagen, huwelijken, overlijdens, ) Zorg voor voldoende flexibiliteit in je vrijwilligerswerk, bijv.: Vrijwilligers kunnen kiezen voor taken die hen aanspreken Er kunnen verschillende taken uitgevoerd worden of verschuivingen plaatsvinden (variatie) Taken worden overgenomen indien nodig Vrijwilliger kan zelf werk plannen Bekijk wat mogelijk is wanneer een vrijwilliger werk wil doen onder bepaalde voorwaarden 3. WERVEN VAN VRIJWILLIGERS Bij het werven van vrijwilligers moeten een aantal zaken bepaald worden: Voor welke taken zoeken we vrijwilligers? Hoeveel vrijwilligers zoeken we? Wanneer moeten de vrijwilligers inzetbaar zijn? Wie moeten we aanspreken? Welk profiel is geschikt? Waar vinden we die vrijwilligers? Extern, intern? Welke boodschap zullen we gebruiken naar de vrijwilligers toe (wie, wat, waar, wanneer, waarom)? Hoe zullen we dit formuleren? Wat kan de club de vrijwilliger bieden? (maak het vrijwilligerswerk aantrekkelijk!) Welke communicatiekanalen gaan we gebruiken? Doen we het schriftelijk/mondeling? Hoe kan gereageerd worden (interesse, meer info bekomen)? Wie zal de vrijwilligers werven? Welke middelen zijn ter beschikking? Departement Clubtennis 3 / 5
Start een vrijwilligerspool Niet iedereen is bereid zich voor onbepaalde tijd te binden aan vrijwilligerswerk, maar wil zich wel op bepaalde tijdstippen inzetten voor de club (bijv. specifieke activiteit, advies website, onverwachts wegvallen van een vrijwilliger, ). Voorbeeld oproep vrijwilligerspool: Meld je aan bij onze vrijwilligerspool! Onze club zou onze club niet zonder de inzet van onze vrijwilligers. Dag in dag uit leveren zij inspanningen om te zorgen dat alles loopt en blijft lopen. Niet iedereen heeft echter de tijd of de behoefte om zich te engageren voor een vrijwilligersfunctie. Misschien zijn er echter wel dingen die je leuk vindt of vind je het geen probleem om af en toe eens te helpen. Met onderstaand formulier kan je aangeven wat je aanspreekt om bij gelegenheid eens te doen. Dit verplicht je natuurlijk tot niets maar zo weten wij waar we kunnen zoeken wanneer we iemand zoeken. Bij welke zaken wil je helpen? Denk aan: wat doe ik graag, wat kan ik goed, wat lijkt me leuk Schrijven voor clubblad Hulp in de keuken Organisatie jeugdhappening Chauffeur tornooibegeleiding ICT-opdrachten Sponsoradvies Netwerking gemeente Terreinonderhoud Infrastructuurklusjes Hulp in de keuken Organisatie jeugdhappening Stuur mensen onmiddellijk een bedanking als ze het formulier invullen. Inventariseer en bekijk met de huidige clubmedewerkers (zeker diegene die erg belast worden) of er een opportuniteit is. Start met één duidelijk afgebakende opdracht en evalueer samen met de vrijwilliger. Bekijk of hij of zij open staat voor andere opdrachten in de toekomst. Departement Clubtennis 4 / 5
Hou je vrijwilligerspool up to date (vraag na een tijdje nog eens of alles klopt) en hou je mensen warm. Tips Persoonlijk aanspreken blijft de beste manier om vrijwilligers te werven. Een persoon die gevraagd wordt, wordt erkend voor zijn of haar kwaliteiten. Werk eventueel met een tussenpersoon/contactpersoon die de vrijwilliger in kwestie beter kent. Nieuwe leden/starters kunnen potentiële vrijwilligers zijn maar geef hen eerst de tijd om zich binnen te club te aarden. Maak het vrijwilliger zijn aantrekkelijker: Laat vrijwilligers gratis deelnemen aan (bepaalde) clubactiviteiten Organiseer een jaarlijkse activiteit speciaal voor je clubvrijwilligers Communiceer bij het werven dat een vrijwilliger er niet alleen voor staat of zomaar voor de leeuwen gegooid wordt. Voorzie een goede begeleiding en introductie in de taak. Stel een vrijwilligerscoördinator aan die het werken met vrijwilligersbeleid kan bewaken en het werken met vrijwilligers mee in goede banen kan leiden. Voorzie de mogelijkheid voor een proefperiode zodat een geïnteresseerde vrijwilliger kan nagaan of de uitvoering van een taak hem wel ligt. Vind je onvoldoende vrijwilligers? Ondanks een heuse zoek- en wervingstocht kan het zijn dat er nog steeds vrijwilligers te weinig zijn om alle taken uit te voeren. Om de werkdruk te verminderen zijn er in principe 4 pistes te bewandelen: Taken elimineren: stel prioriteiten en laat de minst belangrijke taken (tijdelijk) achterwege Is alles wat we doen wel nodig? Wat zijn de gevolgen als we iets niet meer doen? Verplichten: verplicht je leden mee te participeren in het uitvoeren van een aantal taken (een voorbeeld hiervan is de verplichte bardienst) Verplichten klinkt negatief, maar hier gaat het eigenlijk over het leden voor leden -principe. Ieder lid doet een bijdrage want de tennisclub draait op de inzet van de eigen leden. Het lidmaatschap bij de club is in dit geval niet enkel een financiële bijdrage, maar ook een werkbijdrage. Dit verdwijnt meer en meer in de hedendaagse tennisclub, mensen hebben liever geen verplichtingen. Het is ook niet aan te raden over te stappen naar dergelijk systeem als dit vroeger al niet werd toegepast. Flexibiliseren: maak het vrijwilligerswerk flexibeler zodat de haalbaarheid toeneemt (zie tips onder stappenplan vrijwilligersbeleid) Door de drukke agenda s en het verminderde engagement van veel leden kan je als tennisclub bijna niet anders dan ervoor te zorgen dat het vrijwilligerswerk voldoende flexibel kan ingevuld worden. Professionaliseren: taken uitbesteden aan betaalde krachten Je kan mensen in dienst nemen of projectmatig inhuren Niet elke tennisclub heeft hier de middelen voor en er is ook een vrees voor het verdwijnen van het vrijwilligerskarakter. Als de betaalde kracht echter het vrijwilligerswerk kan ondersteunen, dan is kan dit perfect samengaan. Het professionaliseren neemt toe, zeker bij grotere tennisclubs. Voor kleinere clubs kan het een oplossing zijn om beroepskrachten niet fulltime in dienst te nemen, maar eerder voor een aantal uren/dagen per week. Departement Clubtennis 5 / 5