werkinstructie Declareren via berichtenconverter

werkinstructie Declareren via berichtenconverter

Voorwoord: Beste lezer, Deze instructie is bedoelt voor als u geen gebruik maakt van een softwarepakket voor het geautomatiseerd doorzetten van uw declaraties richting VECOZO. Op deze wijze kunt u redelijk eenvoudig uw facturen omzetten in de juiste i-standaarden, zodat deze aangeboden kunnen worden aan VECOZO. Van hieruit worden uw declaraties vervolgens doorgezet naar de Regio Gooi en Vechtstreek die de afwikkeling verzorgt. De berichten WMO303 en JW303 zijn de declaratieberichten uit de i-standaarden die worden gebruikt om producten binnen de Wmo en de Jeugdwet declareren. De Exceldefinitie van het declaratiebericht bestaat uit een aantal tabbladen die u nodig heeft voor het vullen van de berichten. Deze invulinstructie legt uit hoe u de beschikbare velden kunt vullen. Gemeentelijke opdrachtgevers: Bussum, Naarden, Muiden (BNM) Huizen, Blaricum, Eemnes, Laren (HBEL) Hilversum Gemeente Gemeentecode Bussum 0381 Naarden 0425 Muiden 0424 Huizen 0406 Blaricum 0376 Eemnes 0317 Laren 0417 Hilversum 0402 Contactgegevens Regio Gooi en Vechtstreek (voor vragen over uw ingediende declaratie en contractvoorwaarden) Inkoop en contractbeheer E-mail: contractbeheer@regiogenv.nl Telefoon: (035) 692 62 04 Website: http://www.regiogenv.nl/sociaal/inkoop-en-contractbeheer Contactgegevens Zorginstituut Nederland (voor vragen over het gebruik van de Iconventer) E-mail: info@istandaarden.nl contactformulier: https://www.istandaarden.nl/istandaarden/over-istandaarden/contact.html Website: https://www.istandaarden.nl/istandaarden.html Zorginstituut Nederland via info@istandaarden.nl. 2

Instructie declareren via iconverter Via de volgende link gaat u naar website van het Zorginstituut https://www.istandaarden.nl/istandaarden/modules/berichtenconverter-wmo-en-jeugdwet.html U komt dan op de volgende pagina Afbeelding 1 Kies voor het eenmalig installeren van de Berichtenconverter op uw computer door een keuze te maken voor een Windows 32-bits of 64 Bits versie. Bij de onderstaande uitleg is uitgegaan van de Windows 32-bits versie. Door te klikken op de link (uit afbeelding 1) plopt er eerst een het invulscherm vanuit het zorginstituut op, vul dit in invulscherm in. Afbeelding 2 Nadat de button verstuur is ingedrukt (afbeelding 2), start de download. 3

Het BC-1.5_x86.exe bestand kan nu worden gedownload en/of direct laten uitvoeren. Afbeelding 3 Kies voor de optie uitvoeren. Het onderstaande scherm (afbeelding 4) wordt nu zichtbaar. Afbeelding 4 Door op de button Next te klikken komt u in het volgende scherm (afbeelding 5). Afbeelding 5 Hier selecteert u de optie I accept the terms in the License Agreement en klikt vervolgens op next. 4

In het volgende onderstaande scherm kunt u aangeven waar de converter software moet worden geinstalleerd door op de button browse te klikken. Standaard locatie is op C:\Program Files\Berichtenconverter\ Afbeelding 6 Door vervolgens op next te klikken komt u in het volgende scherm en kunt u op de button Install klikken. Afbeelding 7 5

Afbeelding 8 Tijdens de installatie verschijnt onderin de volgende balk. Afbeelding 9 Hier wordt de vraag gesteld om webformulieren automatisch te laten aanvullen, kies voor JA Afbeelding 10 Het scherm laat zien dat de installatie gereed is en door op de button finish te klikken, kunt u uit de installatieomgeving gaan om terug te keren op uw bureaublad. Op het bureaublad is nu een nieuw icoon komen te staan en tevens via de startknop is de nieuwe folder aangemaakt, genaamd de Berichtenconverter. 6

Na installatie van de Berichtenvconverter gaat u terug naar de pagina https://www.istandaarden.nl/istandaarden/modules/berichtenconverter-wmo-en-jeugdwet.html In het onderstaande voorbeeld werken wij de procedure voor de iwmo uit. Afbeelding 11 LET OP: HET EXCELSHEET EN DE INVULINSTRUCTIE VOOR DE JW WIJKT AF VAN ONDERSTAANDE INSTRUCTIE (hiervoor dient u de andere optie te kiezen) Afbeelding 12 Kies uit de lijst berichten in Excel-formaat voor de optie Declaratiebericht WMO303 (afbeelding 12) Sla dit bestand op op uw computer. 7

Volg vervolgens onderstaande stappen voor het invullen van de Excelsheet (deze zijn ook te vinden op de invulinstructie WMO 303) Tabblad Algemene gegevens WMO303 Het tabblad Algemene gegevens vult u met de gegevens die nodig zijn voor het voorlooprecord en de identificatie van het bericht. De gegevens vult u in kolom B. Kolom A geeft aan waarmee u kolom B vult. Aan de cijfers en letters ziet u het aantal karakters dat nodig is voor de juiste vulling. Hieronder ziet u een voorbeeld van het tabblad Algemene gegevens WMO303. Figuur 1 Tabblad "Algemene Gegevens" voor WMO303 Velden waar een datum ingevuld dient te worden, vult u volgens het volgende formaat in: EEJJMMDD, EEJJ = bepaling van jaartal, MM = de bepaling van maand en DD = bepaling van dag. Een voorbeeld is 20151118. Dit staat voor de datum 18 november 2015. Velden waar dit formaat voor geldt, staan aangeven met Formaat: EEJJMMDD. Bij elk veld staat ook aangegeven uit hoeveel posities het veld maximaal kan bestaan. Ook wordt aangeven welke velden verplicht zijn om in te vullen om zodoende tot een juist declaratiebericht te komen. Veld: Soort bericht In dit veld geeft u aan of dit bericht een productie of testgeval is. Test-berichten dienen door de ontvanger niet verwerkt te worden. 8

P = productie T = test Standaard staat hier de P ingevuld, alleen in specifieke testgevallen gebruikt u de optie test. Veld: Gemeentecode Lengte: 4 In dit veld vult u de viercijferige gemeentecode in van de gemeente waar de declaratie naar toe moet worden gestuurd. Veld: Code servicebureau Lengte: 8 Vul in dit veld de identificerende AGB-code van een servicebureau. Een servicebureau is een dienstverlenende organisatie (eenheid), die een (elektronische) schakel vormt tussen zorgverleners (vrijgevestigde beroepsbeoefenaren en zorginstellingen) en zorgverzekeraars. De code bestaat uit acht cijfers. Laat dit veld leeg als u geen gebruik maakt van een servicebureau. Veld: Zorgverlenerscode Lengte: 8 Als dit veld niet van toepassing is, moet u dit veld niet vullen. Veld: Praktijkcode Lengte: 8 Als dit veld niet van toepassing is, moet u dit veld niet vullen. Veld: Code WMO-aanbieder Lengte: 8 Vul dit veld met de identificerende AGB-code van een WMO-aanbieder, waartoe een individuele zorgverlener behoort. Veld: Identificatiecode betaling aan Lengte: 2 U dient minimaal één code voor een servicebureau of WMO-aanbieder in te vullen. In dit veld kiest u vervolgens aan wie de declaratie betaald dient te worden. Hiervoor geldt de volgende codering: 9

01 = Servicebureau 02 = WMO-aanbieder Veld: Begindatum declaratieperiode Lengte: 8 Formaat: EEJJMMDD Dit veld vult u met de begindatum van een declaratieperiode. Dit is de eerste dag van een administratieve periode waarop de gegevensuitwisseling betrekking heeft. Dit betreft niet per definitie de begindatum van de eerste behandeling. Veld: Einddatum declaratieperiode Lengte: 8 Formaat: EEJJMMDD Dit veld vult u met de einddatum van de declaratieperiode. Dit is de laatste dag van een administratieve periode waarop de gegevensuitwisseling betrekking heeft. Dit betreft niet per definitie de einddatum van de laatste behandeling. Veld: Factuurnummer declarant Lengte: 12 Dit veld vult u met de unieke aanduiding van een factuur, toegekend door de opsteller van een factuur. Het veld kunt u vullen met cijfers en letters en mag uit maximaal 12 karakters bestaan. Het factuurnummer dient voor ieder declaratiebestand uniek te zijn. Veld: Dagtekening factuur Lengte: 8 Formaat: EEJJMMDD In dit veld vult u de datum van ondertekening van een declaratie door de declarant. Deze moet altijd volledig worden ingevuld met een bestaande datum, die niet in de toekomst ligt. 10

Veld: BTW-identificatienummer Lengte: 14 Vullen verplicht: Zie omschrijving In dit veld vult u het identificatienummer voor een zorgverlener in het kader van de omzetbelasting. Het veld mag cijfers en letters bevatten, maar maximaal veertien karakters. Het BTWidentificatienummer is verplicht om te vullen als de zorgverlener BTW-plichtig is. Veld: Indicatie D/ C In dit veld geeft u de indicatie aan of de declaratie op basis van het totaalbedrag debet of credit is. De codering is als volgt: D = een bedrag/aantal debet (positief) of. C = credit (negatief) is. Standaard is dit veld met D gevuld. Veld: Type bericht Dit veld geeft aan voor welke type bericht de Exceldefinitie is. Dit veld moet u niet aanpassen. Tabblad Gegevensblad WMO303 Op het tabblad gegevensblad vult u de declaratieregels specifiek in voor een cliënt. Veld: BSN Lengte: 9 U vult dit veld met het negencijferige burgerservicenummer van de cliënt. Veld: Geboortedatum Lengte: 8 Formaat: EEJJMMDD U vult dit veld met de geboortedatum van de cliënt. Veld: Geslacht 11

U vult dit veld met het geslacht van de cliënt: 1 = man 2 = vrouw Veld: Geboortenaam Lengte: 25 U vult dit veld met de achternaam, zonder het voorvoegsel, van de cliënt ten tijde van de geboorte ook wel eigen naam of meisjesnaam genoemd. Het veld mag maximaal 25 karakters bevatten. Veld: Voorvoegsel Lengte: 10 Dit veld vult u als de naam bij veld Geboortenaam een voorvoegsel bevat. Het veld mag maximaal tien karakters bevatten. Veld: Naamcode 1 Dit veld altijd vullen met de code 1. Veld: Achternaam partner Lengte: 25 Vullen verplicht: Zie omschrijving Dit veld vult u met de naam van de huwelijkspartner van de cliënt. Het veld mag maximaal 25 karakters bevatten. Als u in het veld Naamcode 1 de codering 2 heeft ingevuld dan dient de veld verplicht gevuld te worden. Veld: Voorvoegsel partner Lengte: 10 Dit veld vult u met het voorvoegsel betreffende de partnernaam. Het veld mag maximaal tien karakters bevatten. Veld: Voorletters Lengte: 6 12

In dit veld vult u de voorletters van de cliënt in. De voorletters worden aansluitend zonder punt of spatie ingevuld. Het veld mag met maximaal zes letters gevuld worden. Veld: Naamcode 2 Als bij de naamgeving van de cliënt ook de partnernaam wordt opgegeven kunt u dat in dit veld aangeven. De codering is als volgt: 0 = Niet van toepassing / geen partner 2 = Naam echtgenoot of geregistreerd partner of alternatieve naam Veld: Postcode Lengte: 6 De postcode vult u in dit veld. Het veld heeft vier cijfers en daarna twee letters. Veld: Huisnummer Lengte: 5 Vullen verplicht: Zie omschrijving Het veld vult u met het huisnummer zonder toevoeging. Het mag maximaal met vijf nummers worden gevuld. Dit veld mag alleen leeg gelaten worden als de cliënt geen officieel huisnummer heeft. Veld: Huisnummertoevoeging Lengte: 6 Vullen verplicht: Zie omschrijving De huisnummertoevoeging mag maximaal zes posities lang zijn en is alfanumeriek. Dit veld mag alleen leeg gelaten worden als de cliënt geen officieel huisnummer/huisnummertoevoeging heeft. Veld: Indicatie cliënt overleden In dit veld vult u de indicatie of een cliënt is overleden. De standaardwaarde is 2, bij overlijden vult u 1. 1 = Cliënt overleden 2 = Cliënt niet overleden 13

Veld: Beschikkingnummer Lengte: 9 Dit veld vult u met het beschikkingsnummer. Het beschikkingsnummer is een identificerend nummer van een beschikking zoals vastgesteld door de gemeente. Het veld bevat negen cijfers. Als de zorg is toegewezen vóór 1-1-2015 kan het zijn dat er nog geen beschikkingnummer bekend is. U dient met de afdeling Contractbeheer contact op te nemen als u geen beschikkingsnummer heeft. Veld: Productcategorie Het veld productcategorie vult u met twee cijfers. De volgende productcategorieën kunt u ingeven: Code Betekenis 01 Hulp bij het huishouden 02 Begeleiding 03 Persoonlijke verzorging 04 Kortdurend verblijf 05 Woondiensten 06 Overige ondersteuning gericht op het individu of huishouden/gezin 07 Dagbesteding 08 Vervoerdiensten 09 Overige groepsgerichte ondersteuning 10 Overige maatwerk arrangementen 11 Rolstoelen 12 Vervoervoorzieningen 13 Woonvoorzieningen 14 Overige hulpmiddelen 15 Beschermd wonen 16 Opvang 17 Spoedopvang 14

18 Overige beschermd wonen en opvang Veld: Begindatum product Lengte: 8 Formaat: EEJJMMDD U vult het veld met de begindatum van het product (binnen deze declaratie), in acht cijfers. De datum is groter dan 31-12-2014 en mag niet in de toekomst liggen. Veld: Einddatum product Lengte: 8 Formaat: EEJJMMDD U vult het veld met de einddatum van het product, in acht cijfers. Het betreft de laatste dag, waarop de verzekerde het product ontvangt (binnen deze declaratie). Als het product op één dag plaatsvindt, dan 2014 en kan niet in de toekomst liggen. Veld: Productcode Lengte: 5 Dit veld vult u met de te declareren productcode. De te gebruiken productcodes per gemeente zijn afgesproken binnen het contract tussen de gemeente en aanbieder. Gemeenten kunnen de productcodelijst publiceren via de Verwijsindex Productcodes: dezelfde datum vullen als bij het veld Begindatum product. De einddatum moet groter zijn dan 31-12- https://www.istandaarden.nl/istandaarden/modules/verwijsindex-productcodes-wmo-en- Jeugdwet.html Een productcode bestaat altijd uit vijf karakters. Dit mogen zowel cijfers, letters of speciale karakters zijn. Veld: Aantal uitgevoerde producten Lengte: 4 15

U vult dit velt met het aantal verrichte prestaties in de periode tussen de begindatum product en einddatum product. Het aantal uitgevoerde producten heeft een directe relatie met het veld tijdeenheid zorgperiode. Veld: Tijdseenheid zorgperiode Lengte: 2 In dit veld vult u de tweecijferige code van de tijdseenheid passend bij veld: Aantal uitgevoerde producten. Daarbij maakt u gebruik van de volgende tabel: Code Periode 01 Minuut 04 Uur 14 Etmaal (24 uur) 16 Dagdeel (4 uur) 81 Benodigde tijdsduur of tijdsonafhankelijk Deze codering bv. invullen als er sprake is van een tarief/honorering onafhankelijk van de behandelingsduur (budget, enz.). 00 Niet van toepassing Veld: Declaratiebedrag Lengte: 8 U vult dit veld met het te declareren bedrag in maximaal acht cijfers. Het bedrag geeft u aan in centen ofwel in 1/100 van het bedrag. Bijvoorbeeld 00008000 = achtduizend eurocent. Dit is 80 Euro. Dit is het declaratiebedrag dat de zorgverlener daadwerkelijk in rekening brengt bij de ontvanger van deze declaratie. Veld: Debet credit In dit veld geeft u aan of de declaratie betreffende het veld: Declaratiebedrag debet of credit is. De codering is als volgt: D = debet, het is een debet declaratie 16

C = credit, het is een credit declaratie Veld: Referentienummer credit Lengte: 20 Dit veld vult u verplicht als er sprake is van een creditpost. Hier wordt dan het nummer van de voorgaande debetpost ingevuld. Het veld is alfanumeriek en heeft maximaal twintig karakters. Dit nummer dient u bij de betreffende gemeente op te vragen. Heeft u vragen? Uw vragen over het werken met deze Exceldefinitie kunt u stellen aan het Beheerteam istandaarden van Zorginstituut Nederland via info@istandaarden.nl. Sla het ingevulde bestand op, op uw computer en geef het een unieke naam Bijvoorbeeld ( 20150511_3569_WMO303_0381_4578945.) = datumnotatie, declaratienummer, aanduiding wmo/jw, gemeentecode, agbcode Overzicht Gemeentecodes Gemeente Gemeentecode Bussum 0381 Naarden 0425 Muiden 0424 Huizen 0406 Blaricum 0376 Eemnes 0317 Laren 0417 Hilversum 0402 17

Vervolg Na het invullen van de Excelsheet opent u het programma wat u eerder heeft gedownload en geïnstaleerd via het icoon Berichtenconverter. Afbeelding 13 U komt in het onderstaande scherm Afbeelding 14 18

Bij de optie Bericht maken klik op het pijltje achteraan om het dropdown menu te openen en selecteer het juiste berichttype. Als voorbeeld is er gekozen voor een iwmo 303 declaratie. Afbeelding 15 Via upload file moet er eerst naar de locatie worden gegaan waar het betreffende Excelbestand is opgeslagen om via de converter te laten vertalen in een EI en XML bestand. 19

Afbeelding 16 In ons geval is er een voorbeeldbestand met een specifieke naam. Hierbij geef ik een korte uitleg DGT = Digitaal 20150416 = de datum van de declaratie WMO303 = aanduiding voor WMO- Wet Maatschapelijke Ondersteuning, 303 = declaratie bericht volgens de istandaard. 0406 = Gemeente code Gemeente Huizen Overzicht Gemeentecodes Gemeente Gemeentecode Bussum 0381 Naarden 0425 Muiden 0424 Huizen 0406 Blaricum 0376 Eemnes 0317 Laren 0417 Hilversum 0402 12345678 = Voorbeeld AGB code Let OP! Bij de naamnotaties van het bestand kunnen de volgende teken niet worden gebruikt: 20

- (koppelteken)! (uitroepteken) @ (apenstaartje). (punt) ( (haakje openen) (apostrof) ~ (tilde) Door op het bestand dubbel te klikken en/of op de open button te klikken, komt u terug in het hoofdscherm. Afbeelding 17 Klik op de button Maak aan om in het onderstaande scherm te komen. 21

Afbeelding 18 Hier krijgt u te zien of het Excelbestand is vertaald naar de juiste EI en XML bestandstypen. Ga nu via de Windowsverkenner naar de locatie waar deze 2 bestanden staan. Standaard staan deze bestanden in dezelfde folder waar het Excelbestand staat. Afbeelding 19 Zoals u ziet, staan hier 3 bestanden; de Excelsheet (die we hebben gebruikt om een declaratie te maken), het EI en het XML bestand. Ga nu naar Vecozo om in te loggen en upload het EI en/of XML bestand. Vanuit Vecozo krijgt u een melding dat uw declaratie is aangeboden bij de betreffende Zorginstelling en/of Gemeente. Uw 303 declaratie is de volgende dag beschikbaar voor de betreffende Gemeente en wordt vanaf dat moment ter controle aangeboden. Vanuit deze controlemodule wordt er automatisch bij fouten in het declaratiebericht een 304-bericht gegenereerd die u via Vecozo weer retour ontvangt. 22

23