VERGADERDATUM SECTOR/AFDELING 24 april 2012 SMO/ICT STUKDATUM NAAM STELLER 29 maart 2012 B.A.M. Loeff ALGEMENE VERGADERING AGENDAPUNT ONDERWERP 12 Voorstel tot voteren krediet voor "vervangen software" PROGRAMMA bedrijfsvoering PORTEFEUILLEHOUDER C.A.A.A. Maenhout PARAAF HOOFD AFDELING CCBO drs. E. Borsboom Voorstel 1. Een krediet van 805.600,-- voteren voor het in het investeringsplan 2012-2015 opgenomen project Vervanging software 2011. 2. Het resterende deel van 237.050,-- voor Vervanging software 2011 doorschuiven naar 2013. Voor dit deel zal te zijner tijd een nieuw uitwerkingsvoorstel worden voorgelegd. Samenvatting In dit voorstel wordt gevraagd een investeringskrediet te voteren ter vervanging van software. De software speelt een belangrijke rol in de informatievoorziening van de werkprocessen van Waterschap Zuiderzeeland. In het Informatiebeleidsplan 2009-2013 is veel aandacht voor het verbeteren van de doelmatigheid van werkprocessen door het juist inzetten van informatievoorziening. Als werkprocessen geoptimaliseerd worden, zijn deze informatiesystemen onderwerp voor verbetering, vernieuwing of vervanging. Voor wat de software betreft leidt dit tot: het vervangen van bestaande software; het verlengen van de levensduur van de bestaande software door bijvoorbeeld overstap naar een nieuwe versie; het uitbreiden met nieuwe functionaliteit of inzetten van al geleverde functionaliteit in software. Het vervangen, verlengen of uitbreiden vindt plaats binnen de kaders van regelgeving op het gebied van aanbesteding voor de overheid en de doelen van het informatiebeleid. In 2012 willen we de systemen vervangen of uitbreiden die bijdragen aan de procesoptimalisatie van Vergunningverlening & Handhaving en Mobiel werken in het veld. Een upgrade van het Document Management Systeem (DMS) is daarnaast gewenst. Verder is een aantal softwaremiddelen voor de ondersteuning van werkplekken aan vervanging toe. Lelystad 12 april 2012, het college van Dijkgraaf en Heemraden, de secretaris-directeur, de dijkgraaf, ir. J.B. van der Veen. mr. ir. H.L. Tiesinga. 1 / 5
Toelichting Dit uitwerkingsvoorstel behandelt de aanvraag van het investeringskrediet voor het vervangen van software. Deze software speelt een belangrijke rol in de informatievoorziening van de werkprocessen van Waterschap Zuiderzeeland. In het Informatiebeleidsplan 2009-2013 (IBP) is veel aandacht voor het verbeteren van de doelmatigheid van werkprocessen door het juist inzetten van informatievoorziening. Werkprocessen worden hierbij onder andere geoptimaliseerd door documentstromen digitaal te maken. Het Document Management Systeem (DMS), het basisplatform voor het digitaliseren van documentstromen, is in 2011 succesvol uitgerold. Daarmee is het postproces van Zuiderzeeland gedigitaliseerd, nu is het zaak andere werkprocessen en hun informatievoorziening aan te pakken. Bij de bespreking van de voortgang van het informatiebeleidsplan met de Algemene Vergadering in september 2011 is afgesproken dat de uitvoering van het IBP in lijn wordt gebracht met het tempo waarin de organisatie de procesoptimalisatie- en digitaliseringstrajecten aankan. Commitment van de proceseigenaren is daarbij een van de kritische succesfactoren. Waarom willen we software vernieuwen of vervangen? Als software circa vijf jaar in gebruik is, blijkt vaak dat leveranciers inmiddels verder zijn gegroeid met hun producten. Ondersteuning voor oudere (versies van) producten vervalt vaak na deze periode. Daarnaast verandert in de loop van de jaren ook het werk van de medewerkers die de software gebruiken. Zo vragen nieuwe regelgeving of andere werkafspraken afdelingen om extra of andere informatie op te slaan. Dit leidt vaak tot suboptimale oplossingen binnen de bestaande programmatuur. Bij vervanging of vernieuwing van software kunnen de kansen worden benut om de informatievoorziening weer optimaal af te stemmen op de (geoptimaliseerde) werkprocessen, waarbij organisatiebreed naar de uitwisseling van informatie wordt gekeken. Met een traject waarin we bestaande software vernieuwen of vervangen bereiken we dat: ondersteuning van de leverancier geborgd wordt; gebruikte werkprocedures beter aansluiten bij de praktijk van nu; de doelen van het informatiebeleid worden gerealiseerd. Welke software willen we vernieuwen of vervangen? De focus voor softwarevervanging in 2012 ligt op de systemen die het optimaliseren van (digitale) documentstromen voor werkprocessen mogelijk maken, zoals voor Vergunningverlening & Handhaving en Mobiel werken in het veld. Een upgrade van het DMS is daarnaast dringend gewenst. Verder is een aantal softwaremiddelen voor de ondersteuning van werkplekken aan vervanging toe. Upgrade Document Management Systeem Het huidige DMS (Verseon 1.7), aangeschaft in 2009, is als basisplatform voor het digitaal maken van documentstromen binnen de gehele ZZL-organisatie geïmplementeerd. Inmiddels is er een nieuwere versie van de software beschikbaar die belangrijke voordelen biedt. De upgrade bevat nieuwe mogelijkheden die van groot belang kunnen zijn voor verdere digitaliseringstrajecten, zoals het vergunningverlenings- en handhavingsproces en koppelingsmogelijkheden met andere systemen. Verder is de gebruikersinterface aanzienlijk verbeterd en intuïtiever gemaakt, zodat het gebruiksgemak toeneemt en de acceptatie van het systeem verder wordt vergroot. Software en implementatie 35.000,-- Opleiding en interne begeleiding 15.000,-- Inzet extra capaciteit 10.000,-- Totaal 60.000,-- 2 / 5
Voor de extra inzet van personeel wordt 10.000,-- geraamd, omdat de gelijktijdige uitvoering van deze vervanging samen met twee andere projecten een groot beslag op de afdeling legt. Start project 2 e kwartaal 2012 Realisatie gereed 3 e kwartaal 2012 Procesoptimalisatie Vergunningverlening en Handhaving In 2012 zal de leveranciersondersteuning verlopen van het milieu- en managementinformatiesysteem waarmee het vergunningsverlenings- en handhavingsproces wordt ondersteund (WPM4ALL). Vervanging hiervan vormt een goede gelegenheid om te bekijken hoe de processen Vergunningverlening en Handhaving (V&H) samen verder kunnen worden geoptimaliseerd en gedigitaliseerd. Naast de vervanging van WPM4ALL omvat dit project ook software voor digitaal ondersteund handhaven en koppelingen met het OLO 1 en LGR 2. Ten behoeve van V&H wordt de komende periode een koppeling met het DMS ontwikkeld, de nieuwe software zal ook hierop aansluiten. Dit project moet leiden tot efficiëntieverbetering door het reduceren van dubbel werk en betere vindbaarheid van informatie. Het doel is verder een betere doelmatigheid door het uitfaseren van oude software en vervanging door een integrale informatievoorziening voor de processen met automatische koppelingen met andere systemen. Voor de vervanging van de software wordt samenwerking gezocht met andere waterschappen binnen Het Waterschapshuis, mogelijk leidt dit tot een gezamenlijke aanbesteding. Vervanging WPM4ALL en WFM4ALL 225.000,-- (Software, implementatie en opleiding) Koppeling OLO(Software voor digitaal afhandelen tekeningen en koppelingsoftware voor ontvangen van OLO aanvragen) 40.000,-- Koppelingsoftware Landelijk Grondwater Register 30.000,-- Mobiel handhaven (Software voor toezicht en handhaving in het veld) 30.000,-- Totaal 325.000,-- Start 2 e kwartaal 2012 Realisatie gereed 2 e kwartaal 2014 Mobiel werken in het veld Naar mate er meer gegevens en documenten in systemen vastgelegd en ontsloten worden, groeit de behoefte om deze informatie ook tijdens werken in het veld ter beschikking te hebben. Veel waterschappers voeren een deel van hun beheertaken op locatie in het werkgebied uit. Door ze op een mobiel apparaat van correcte en actuele informatie te voorzien, kunnen zij hun werk beter en efficiënter uitvoeren. Voor de inspectie van waterkeringen wordt al enige tijd met de Digispectie-applicatie gewerkt; er is nu behoefte aan een integrale oplossing die breder kan worden ingezet binnen het waterschap, zoals bij WSI, Z&G, team Watertoezicht en de opzichters watergangen. Hiervoor zal een onderzoek gestart worden naar de informatiebehoeften van betreffende afdelingen en de meest geschikte soft- en hardware. Komend jaar wordt de implementatie daarvan bij het team Watersysteeminformatie gepland, de andere afdelingen volgen later. Onderzoek informatiebehoefte (extern advies) 30.000,-- Aanschaf software 50.000,-- Vervanging mobiele hardware 20.000,-- Totaal 100.000,-- 1 OLO = Omgevingsloket Online, landelijk digitaal loket voor de omgevingsvergunning, in het kader van de Wet Algemene Bepaling Omgevingsrecht (WABO) 2 LGR = Landelijk Grondwater Register 3 / 5
Start 3 e kwartaal 2012 Realisatie gereed 4 e kwartaal 2013 Upgrade/vervanging software voor werkplekondersteuning Een deel van de programmatuur voor de kantoorautomatisering is aan het einde van zijn technische of economische levensduur en moet vervangen worden om de continuïteit van de informatievoorziening van Zuiderzeeland niet in gevaar te brengen. Upgrade software e-mail/messaging/telefonie 100.000,-- Vervanging software werkplekbeheer 70.000,-- Vervanging antivirus software 50.000,-- Start 3 e kwartaal 2012 Realisatie gereed 2 e kwartaal 2013 Totaal 220.000,-- Welke software gaan we nog niet vervangen of vernieuwen? In dit uitwerkingsvoorstel gaan we uit van de softwarevervangingen waarvan de uitvoering daadwerkelijk gestart kan worden in 2012. Er worden nog meer vervangingen voorzien, maar de uitvoering daarvan zal niet eerder dan begin 2013 kunnen beginnen. Het gaat om de volgende deelprojecten: Klachten & Meldingen registratie systeem Vervanging Content Management Systeem Digitaal fotoarchief Voor deze vervangingen is in de loop van 2012 nog nader onderzoek nodig. Hiervoor zal te zijnertijd een apart uitwerkingsvoorstel gemaakt worden. We stellen daarom voor om een deel van het budget Vervangen Software 2011 in het Investeringsplan 2012-2015 door te schuiven naar 2013. Hoe gaan we software vervangen of vernieuwen? De plaats waar software in de organisatie wordt gebruikt bepaalt hoe een dergelijk traject wordt vormgegeven. Soms zijn vervangingen puur technisch met een relatief lage impact voor de organisatie. Soms zijn vervangingen of vernieuwingen juist heel ingrijpend. Dergelijke trajecten vragen om een gedegen projectmatige aanpak met aandacht voor het draagvlak binnen de betrokken organisatieonderdelen, risicobeperking en terugvalscenario s. In september 2011 is bij de bijstelling van het IBP afgesproken dat er in het vervolg van de beleidsperiode veel aandacht wordt besteed aan de haalbaarheid van projecten; naast dat er een positieve businesscase moet bestaan, moeten vooraf ook de organisatorische randvoorwaarden geborgd zijn. Personele consequenties Voor zover thans bekend zullen deze investeringen geen personele consequenties hebben in de zin van wijzigingen in de bezetting. Van de betrokken afdelingen zal wel inzet gevraagd worden tijdens de projecten. Voor het deelproject Upgrade DMS wordt 10.000,-- geraamd voor extra personeelsinzet om te voorkomen dat de betrokken afdelingen te zwaar worden belast. Financiële consequenties Hieronder staan de ramingen voor softwarevervangingen in 2012 samengevat. Omschrijving Raming kosten Upgrade DMS 60.000 Procesoptimalisatie V&H 325.000 Mobiel werken in het veld 100.000 Vervanging software werkplekken 220.000 Interne uren ICT 55.000 Rentelasten 45.600 Totaal 805.600 4 / 5
Voor de investeringen wordt een afschrijvingstermijn van vijf jaar gehanteerd. Er wordt rekening gehouden met gelijkblijvende exploitatielasten als gevolg van de vervangingen. In de begroting is een bedrag van 1.042.650,-- opgenomen voor Vervangen software 2011. De Algemene Vergadering heeft in het Investeringsplan 2012-2015 besloten dit budget door te schuiven naar 2012. Voorgesteld wordt het resterende deel van het budget Vervangen Software 2011 ( 237.050,--) door te schuiven naar 2013. Te zijner tijd zal hiervoor een apart uitwerkingsvoorstel voorgelegd worden. Juridische consequenties De software-investeringen zullen conform het Europese en interne aanbestedingsbeleid in de markt gezet worden. Voor upgrades van software zal bij aanschaf kritisch naar het contractbeheer gekeken moeten worden, met name van belang is of de reikwijdte van het originele contract ook nieuwe versies dekt. Consequenties voor Communicatie Intern: Als vervanging van software duidelijk zichtbare en merkbare veranderingen met zich meebrengt (zoals bij de upgrade van het DMS), zullen we de gebruikers daarvan tijdig op de hoogte brengen. Afhankelijk van de situatie kunnen daar middelen voor ingezet worden als ZZLnet, een Broodje - bijeenkomst, een instructiekaart, een training of een (opfris)cursus. Extern: geen consequenties. Bestuurlijk: In de tweede helft van 2012 zal in een thematische bijeenkomst met de AV de voortgang van het huidige IBP en een vooruitblik naar het nieuwe informatiebeleidsplan worden besproken. Bijlagen geen 5 / 5