ALGEMENE VERGADERING. 23 september 2010 Facilitaire Zaken

Transcriptie

1 VERGADERDATUM SECTOR/AFDELING 23 september 2010 Facilitaire Zaken STUKDATUM NAAM STELLER 15 juli 2010 S.W. Blancke ALGEMENE VERGADERING AGENDAPUNT ONDERWERP 11 Beleid dienstauto's 2010 PROGRAMMA bedrijfsvoering PORTEFEUILLEHOUDER C.A.A.A. Maenhout PARAAF ADJUNCT-SECRETARIS mr. G.J. Bos Voorstel In te stemmen met de nota Dienstauto s Zuiderzeeland met daarbinnen de vijf beleidskaders, de autonome ontwikkelingen en de genoemde maatregelen. Daarvan uit te zonderen de maatregelen die betrekking hebben op: o Het terugbrengen van persoonsgebonden auto s waarbij het zakelijk jaarkilometrage meer dan betreft. Naar aanleiding hiervan wordt voorgesteld om voor de betreffende o functies wel dienstauto s beschikbaar te stellen. Het gebruik van dienstauto s tijdens wacht- en storingsdiensten en het privégebruik van persoonsgebonden auto s. De door BMC verstrekte reactie voor kennisgeving aannemen Het college van Dijkgraaf en Heemraden te mandateren om te beslissen op de resultaten die voortkomen uit onderhandeling met OR/GO. Samenvatting Ter uitvoering van de bestuurlijke besluitvorming is het beleid leaseauto s onder de loep genomen. Door versobering (qua omvang en qua eenvoudiger uitvoering van dienstauto s) wordt een besparing bereikt van circa in 2011 tot in 2015 (excl. autonome prijsstijgingen) en wordt een sober beeld uitgedragen. De berekeningen (die afwijken van door BMC genoemde bedragen in het doelmatigheidsonderzoek) worden door BMC onderschreven. Dit wordt gerealiseerd met de volgende maatregelen: het aantal dienstauto s verminderen (door meer gezamenlijk gebruik te maken van auto s en door het omzetten van functiegebonden naar persoonsgebonden auto s, die vervolgens niet vervangen worden omdat deze minder zakelijke kilometers rijden dan de norm van km die voor persoonsgebonden auto s geldt) overgaan op goedkope, eenvoudiger auto s maximaliseren van de inzet voor woon-werkverkeer het wagenpark te financieren/beheren o.b.v. full operational lease bij looptijd van leasecontracten per auto uitgaan van de goedkoopste optie met een maximale looptijd van 8 jaar De wijziging van het beleid vereist op een aantal punten overleg met OR/GO. Het besluit van de Algemene Vergadering betreft daarmee formeel een voorgenomen besluit. Lelystad 2 september 2010, het college van Dijkgraaf en Heemraden, de secretaris-directeur, de dijkgraaf, ir. J.B. van der Veen. mr. ir. H.L. Tiesinga. 1 / 6

2 Toelichting Algemeen Ter uitvoering van de besluitvorming door de Algemene Vergadering en de klankbordgroep doelmatigheid is de organisatie aan de slag gegaan met het aandragen en uitwerken van ideeën om tot een effectievere en efficiëntere inzet van dienstauto s te komen. Een en ander is met drie werkgroepen uitgewerkt. De deelnemers vertegenwoordigden gebruikers en beheerders. De volgende hoofdlijnen zijn hierbij aan de orde geweest: versobering door aanpassing van auto s doorlichten gebruiksregelingen versobering van eisen versobering door vermindering van auto s financiering, beheer en aanbesteding Tevens zijn de uitkomsten van een (beperkte) audit die is uitgevoerd op het dienstverkeer bij de uitwerking betrokken. Een en ander heeft geleid tot bijgaande nota Dienstauto s Zuiderzeeland. De uitkomsten daarvan zijn dat efficiëntere en effectievere inzet van dienstauto s mogelijk is. De nota gaat in op de hoofdthema s van de actiepuntenlijst van de Algemene Vergadering; doelmatigheid, soberheid, besparingen op de beïnvloedbare- kosten en samenwerkingsmogelijkheden De wijziging ten opzichte van het bestaande beleid is vooral gelegen in versobering van de omvang van het wagenpark (van 76 naar 58) en door vereenvoudiging in de uitvoering van dienstauto s. Hierdoor wordt een besparing verwacht van circa in 2011 tot in Dit is exclusief eventuele aanbestedingsvoordelen. Hiernaast bestaan er echter ook negatieve effecten door autonome prijsstijgingen. Bij vervanging van het huidig wagenpark zal ZZL namelijk geconfronteerd worden met hogere prijzen van nieuwe auto s dan 5 à 6 jaar terug. Met de vaststelling van het beleid worden ook in de praktijk door de organisatie gehanteerde gedragslijnen geconsolideerd door bestuurlijke besluitvorming. Naast deze wijziging van het beleid worden voor de uitvoering van dat beleid (vijf) beoordelingskaders voorgesteld. De toepassing daarvan zal via de planning & controlcyclus worden verantwoord en het beleid zal tweejaarlijks worden geëvalueerd. In de thematische bespreking van het voorstel met de leden van de Algemene Vergadering d.d. 8 juli 2010 is ingestemd met het inzetten van het gezamenlijke aanbestedingstraject met Waterschap Rivierenland. Hier wordt inmiddels inhoud aan gegeven. Consequenties voor doelmatigheid van de taakuitvoering De nota Dienstauto s Zuiderzeeland sluit goed aan bij het doelmatigheidsonderzoek van BMC 1. Het niveau geeft aan dat er grondig naar is gekeken. Ten aanzien van de inzet van privéauto s wordt voorgesteld een andere lijn te volgen dan in de nota wordt beschreven. In het doelmatigheidsonderzoek zijn de bezuinigingen (terecht) centraal gesteld en zijn zowel de haalbaarheid van de aanbevelingen als de consequenties van het volgen van deze aanbevelingen op beleidskeuzes en de bedrijfsvoering onderbelicht gebleven. Terecht staan in de nota Dienstauto s Zuiderzeeland dan ook bezuinigingen centraal. De bezuinigingen kennen ook consequenties. Om 9% te bezuinigen moet o.a. het wagenpark met 24% gereduceerd worden. Hiermee is duidelijk dat de genoemde bezuinigingen van naar aanleiding van het door BMC uitgevoerde doelmatigheidsonderzoek in 2009 niet haalbaar zijn. In de (concept) voorjaarsnota is rekening gehouden met een bezuinigingsdoelstelling van op het wagenpark. 1 BMC rapport augustus 2009/projectnummer /correspondentienummer OH / 6

3 De in hoofdstuk 2 geschetste beleidslijnen vormen een kader dat bij de voorgestelde maatregelen past. In de nota wordt echter niet ingegaan op waar dit beleidskader afwijkt van het kader dat in 2004 is vastgesteld door het MT en de consequenties daarvan. Het college heeft de behoefte om voor enkele facetten hiervan aandacht te vragen. De maatregelen betreffen zowel het terugbrengen van het aantal auto s als de functionaliteit van de auto s, met als consequentie o.a. het rijden met privéauto s en het terugbrengen van het privégebruik van dienstauto s. Bij het vaststellen van het beleidskader voor dienstauto s is naast de bedrijfseconomische aspecten ook gekeken naar de bedrijfsmatige aspecten zoals uitvoerbaarheid van taken (bijv. calamiteiten, gebiedsgesteldheid, intensief gebruik, speciale faciliteiten, wachtdiensten, continuïteit), goed werkgeverschap (bijv. arbo, veiligheid, uniformiteit, rechtvaardigheid) en efficiency (bijv. administratieve last, kosten, financiële en juridische risico s) etc. De in de nota voorgestelde maatregelen grijpen in op deze beleidsuitgangspunten. Het college stelt voor om het terugbrengen van het aantal auto s te beperken vanwege het effect op de feitelijke uitvoering van de werkzaamheden. Door als insteek de materiële goederen te nemen en niet de arbeidsproductiviteit kunnen er mogelijk verborgen kosten ontstaan. Mensuren worden mogelijk niet efficiënt en doelmatig ingezet als gevolg van het (tijdelijk) niet beschikbaar zijn van auto s. Als dit zich voordoet, dan worden kosten verlegd van een zichtbare naar een onzichtbare post en wordt het beeld van bezuinigingen te flatteus voorgesteld. Denk aan rijtijden, deelgebruik in tijden van piekbelasting etc. Het nieuwe beleidskader is een direct antwoord op het doelmatigheidsonderzoek en uitspraken van het bestuur in relatie tot het wagenpark. Het college is van mening dat door de nieuwe beleidskaders de bedrijfsvoering mogelijk negatief beïnvloed wordt. In de nota wordt gesproken over bezuinigingen. Het effect op efficiency is echter niet in dezelfde verhouding. Daarnaast is destijds bewust gekozen om bepaalde functies niet meer met privéauto s zakelijk te laten rijden. De reden hiervoor was dat het niet wenselijk gevonden werd om voor de taakuitoefening afhankelijk te zijn van privéauto s. Er ontstaat namelijk een prikkel voor medewerkers om zo goedkoop mogelijk te rijden t.o.v. de vergoeding voor dienstkilometers, wat mogelijk ten koste gaat van veiligheid, betrouwbaarheid en inzetbaarheid. Het waterschap wordt hierdoor afhankelijk van individuele afwegingen van medewerkers. Het rijden met privéauto s bracht destijds nadelen met zich mee zoals uitval zonder vervangend vervoer, onherkenbaarheid als vertegenwoordiger namens het waterschap, geen garantie dat het om een veilig vervoermiddel gaat, afhankelijkheid van de financiële mogelijkheden van medewerkers om een auto te vervangen en een grote administratieve last i.v.m. een grote toename van declaraties, oncontroleerbaarheid van gereden kilometers als gevolg van het ontbreken van een blackbox en belastingregels die het nauwkeurig bijhouden van gereden kilometers afdwingen. Verwacht wordt overigens dat het aantal medewerkers dat er voor zal kiezen om met een privéauto te rijden zeer gering zal zijn. De vergoeding voor dienstkilometers, na aftrek van belastingen, is in veel gevallen nauwelijks of niet toereikend voor de kosten van een privéauto. Ten aanzien van de mogelijkheid om privéauto s in te zetten voor dienstreizen (voor medewerkers die jaarlijks km. of meer zakelijk rijden) wordt geadviseerd om niet tot deze maatregel over te gaan. De nadelen voor de taakuitoefening zijn dusdanig dat de eventuele bezuinigingen daar niet tegen op wegen. Ten aanzien van het terugbrengen van de functionaliteit van de auto s kan geen inschatting gemaakt worden op de effecten bij de daadwerkelijke taakuitoefening. Mogelijk is ook hier sprake van dezelfde verborgen kosten als bij het terugbrengen van het aantal auto s, omdat niet alle auto s even inzetbaar zullen zijn als nu. 3 / 6

4 Personele consequenties Rechtspositioneel/algemeen De wijziging van het beleid omtrent dienstauto s is een onderwerp voor besluitvorming in de Ondernemingsraad en het Georganiseerd Overleg. Het door de Algemene Vergadering te nemen besluit dient dan ook te worden aangemerkt als voorgenomen besluit. Na de uitkomsten van de behandeling in deze gremia kan definitieve besluitvorming plaatsvinden. Voor een verdere toelichting over GO/OR aspecten wordt verwezen naar de nota. Voorgesteld wordt om het college van Dijkgraaf en Heemraden te mandateren om te beslissen op de resultaten die voortkomen uit onderhandeling met OR/GO. Rechtspositioneel/individuele gevallen In de wijziging van de rechtspositie dient rekening gehouden te worden met een overgangsregeling bij verslechtering van een situatie. Er dient rekening gehouden te worden met artikel (Vergoeding reis en verblijfskosten dienstreizen), lid 3 van de SAW. Hierin wordt gesteld: Indien de ambtenaar geen eigen motorvoertuig in kan of wenst te zetten, zorgt het waterschap voor vervoer vanwege de dienst. Wagenparkbeheer Na de aanbesteding zal er gedurende de overgangsperiode sprake zijn van 3 à 4 aanbieders (1 oude en 3 nieuwe, waarbij de mogelijkheden van contractovername nog bezien worden). Dit houdt in dat het administratieve beheer per definitie toeneemt. Er wordt aangenomen dat deze extra activiteiten binnen de bestaande formatie kunnen worden opgevangen. Mocht dat anders zijn, dan dient hiervoor een oplossing te worden gezocht. Financiële consequenties De hieropvolgende grafiek is een overzicht van de in hoofdstuk 3 van de nota opgenomen geschatte besparingen op het wagenpark. Dit is exclusief mogelijke besparingen vanwege optimalisaties in brandstofkeuze en looptijd van het contract en exclusief een mogelijk aanbestedingsvoordeel, omdat deze minder concreet zijn en het voordeel derhalve lastiger is in te schatten. Ook is in de onderliggende berekeningen nog geen rekening gehouden met mogelijke vertragingen als gevolg van het OR/GO traject en de mogelijke overgangsregelingen overzicht besparingen per maatregel Van functiegebonden naar persoonsgebonden auto s Meer gezamenlijk gebruik dienstauto s Compacte, eenvoudige, goedkope auto s Voor 2011 is ervan uitgegaan dat de te realiseren besparingen vanaf 1 april gerealiseerd kunnen worden, omdat dit het moment is dat een groot deel van de lopende contracten afloopt. Voor 2012 en volgende is er (gemakshalve) van uit gegaan dat de in dat jaar te realiseren besparing aan het begin van het jaar wordt gerealiseerd. De grafiek laat zien dat de voorgestelde maatregelen kunnen leiden tot een besparing van ca in 2011, oplopend tot ca in 2015, wanneer alle lopende contracten zijn vervangen. 4 / 6

5 Wanneer hierbij het effect wordt meegenomen van de beschreven autonome prijsontwikkelingen in paragraaf van de nota, zien de besparingen er als volgt uit. TOTALE BESPARING DIENSTVERKEER (incl. woonwerk- en declaraties) Besparingsmaatregelen Autonome ontwikkelingen Netto besparing Als alleen naar de leasekosten gekeken wordt en de toenemende kosten voor kilometerdeclaraties en vergoedingen voor woon-werkverkeer niet meegenomen worden, zien de totale kosten er als volgt uit. TOTALE BESPARING LEASEKOSTEN Huidige leasekosten Toekomstige leasekosten incl. prijsstijgingen Verwachte leasekosten o.b.v. beleidsvoorstel Totale besparing op leasekosten Kosten 1,1 miljoen 1,165 miljoen 0,965 miljoen 0,2 miljoen In de voorjaarsnota is rekening gehouden met een jaarlijkse besparing van 0,1 miljoen op vervoermiddelen. In de bovenstaande grafiek en tabel is te zien dat de besparingsmaatregelen, gemiddeld over de periode van de meerjarenbegroting, gerealiseerd worden. De te realiseren besparingen zullen conform dit voorstel worden verwerkt in de meerjarenbegroting BMC reactie In de Nota Dienstverkeer zijn diverse maatregelen opgenomen, o.a. de maatregelen die voortkomen uit het doelmatigheidsonderzoek van BMC. Van de acht specifieke besparingsmaatregelen uit het rapport van BMC waren er vier doorgerekend (totaal ) en vier als p.m. opgenomen. De uitwerking van de betreffende maatregelen levert lagere besparingen op (totaal ). In de thematische behandeling heeft de AV gevraagd om dit verschil te toetsen bij BMC. Uit de bij dit voorstel gevoegde brief van BMC blijkt dat de beleidsmatige uitgangspunten voor het grootste deel overeen komen. De daaruit voortkomende berekeningen komen eveneens voor het grootste deel overeen. BMC acht de berekening als realistisch. Het enige belangrijke verschilpunt is het verlengen van de afschrijftermijn van 6 naar 8 jaar. BMC geeft aan dat in het eerdere doelmatigheidsonderzoek alleen een inschatting van de opbrengsten door BMC is weergegeven, maar niet de extra lasten. Hierdoor is het verschil ontstaan tussen de als inschatting van BMC en de p.m.- besparing die in de Nota Dienstverkeer Zuiderzeeland is opgenomen. Dit verschil onderschrijft BMC. De volledige brief van BMC is als bijlage bij dit voorstel gevoegd. Juridische consequenties Aanbesteding De te sluiten raamcontracten zullen op basis van een Europese procedure uit de markt gevraagd worden. In overleg met de mogelijke samenwerkingpartner(s) wordt bezien welke Europese procedure (openbaar of niet-openbaar) het beste resultaat zou kunnen geven. Consequenties voor Communicatie In samenwerking met Communicatie wordt een plan van aanpak voor de interne communicatie opgesteld. Ook aan het cultuuraspect en verandering zal aandacht moeten worden besteed. Op deze aspecten is overigens ook een managementverantwoordelijkheid. Voorstel: 5 / 6

6 In te stemmen met de nota Dienstauto s Zuiderzeeland met daarbinnen de vijf beleidskaders, de autonome ontwikkelingen en de genoemde maatregelen. Daarvan uit te zonderen de maatregel die betrekking heeft op het terugbrengen van persoonsgebonden auto s waarbij het zakelijk jaarkilometrage meer dan betreft. Naar aanleiding hiervan wordt voorgesteld om voor de betreffende functies wel dienstauto s beschikbaar te stellen. Het college van Dijkgraaf en Heemraden te mandateren om te beslissen op de resultaten die voortkomen uit onderhandeling met OR/GO. Bijlagen Reactie BMC Nota Dienstauto s Zuiderzeeland (inclusief bijlagen functionele eisen, brandstofkeuze Duurzaamheidscriteria (niet bijgevoegd, maar beschikbaar op bestuursweb) 6 / 6