Duits Verkeersbureau Amsterdam, 24-02-2016 Aanvraag tot inschrijving (exemplaar voor de deelnemer) Onderhandse aanbesteding in Nederland (conform 3 (1), art. 3 van het Duitse aanbestedingsreglement VOL/A) Bijlage 1: standaardformulieren Geachte deelnemers, Het Duits Verkeersbureau/de Deutsche Zentrale für Tourismus e.v. (DZT) is voornemens de diensten, zoals beneden genoemd, aan te besteden. 1. Informatie over de aan te besteden werkzaamheden 1.1 Over de opdrachtgever De Deutsche Zentrale für Tourismus e.v. (DZT) het Duits Verkeersbureau is de nationale organisatie voor toerisme in Duitsland. Al 60 jaar promoot het Duits Verkeersbureau het vakantieland Duitsland in opdracht van de Duitse bondsregering. In de hele wereld brengt de organisatie de veelzijdigheid van Duitsland als vakantieland onder de aandacht. Daarmee verzorgt het bureau de marketing voor een van de grootste en meest aantrekkelijke merken: het vakantieland Duitsland. Het Duits Verkeersbureau is met 12 buitenlandse vertegenwoordigingen en 17 agentschappen overal in de wereld aanwezig. Zij vormen de basis van de commerciële activiteiten en zorgen ervoor dat het merk 'Vakantieland Duitsland' de grootst mogelijke bekendheid krijgt over de hele wereld.
1.2 Onderwerp van de opdrachten Het vakantieland Duitsland is de populairste buitenlandse vakantiebestemming van de Nederlanders. Deze positie is de afgelopen jaren op succesvolle wijze uitgebouwd. Succesfactoren zijn onder andere het veelzijdige aanbod, de nabijheid, een uitstekende prijskwaliteitverhouding, het sterk verbeterde imago en innovatieve marketing in samenwerking met vele partners. Het Duits Verkeersbureau positioneert het vakantieland Duitsland in het kader van de twee productlijnen steden- en cultuurtoerisme en ontspannende en actieve vakanties. Hiervoor legt het Duits Verkeersbureau elk jaar het accent op andere hoofdthema s. In 2016 ligt de focus op het thema 'Fascinerende natuurvakanties in Duitsland'. Voor 2016 zoeken wij een gekwalificeerd full-service online mediabureau dat ons bij het ontwerpen en het realiseren van verschillende online-marketingcampagnes ondersteunt. Afhankelijk van de resultaten die aan het einde van de samenwerkingsperiode worden geëvalueerd, bestaat de mogelijkheid om het contract met 1 jaar te verlengen. Het doel van de onlineacties is om de aandacht van de consumenten op de informatie op www.germany.travel/nl en op onze campagnemicrosites te vestigen en kwalitatief hoogwaardige traffic te genereren, waarbij de focus op de volgende thema s ligt: jaarcampagnes (2016 Fascinerende natuurvakanties; 2017 Luther, Duitsland voor korte vakanties) gezinsvakantie reizen voor mensen met beperking en duurzame vakanties top 100 bezienswaardigheden in Duitsland 500 jaar Reformatie, Luther kamperen wintersport Oranjeroute steden- en cultuurtoerisme (kerstmarkten, shopping, musea, culinair, korte vakanties) Het is belangrijk dat uitgesloten wordt dat onlinemaatregelen, zoals data-targeting, niet op politiek incorrecte pagina s landen en de opdracht van de DZT schaden (trefwoord 'brand safety check'). De volgende werkzaamheden behoren tot de hoofdtaken van het mediabureau: ontwikkelen van innovatieve en effectieve marketingmaatregelen op doelgroepgerichte online-media (ook kanalen, die gratis ter beschikking staan) met het doel om hoogwaardige traffic te genereren evaluatie van offertes, onderhandelen en inkopen van mediawerkzaamheden Pag. 2 van 7
opzetten, aansturen en performance optimalisatie van de campagnes (bijv. Googlecampagnes en/of facebook) over de hierboven vermelde thema s tweemaandelijkse reportage over de performance van de campagnes en een afsluitende, jaarlijkse evaluatie drie meetings per jaar over de strategie gedurende de looptijd van de campagnes advies bij online-/offline-inkoop (bijv. radio, tv, bioscoop en outdoor) kan ook in coöperatie met een ander bureau 1.3 Plaats van dienstverlening Nederland 1.4 Uitvoeringstermijn/looptijd Ongeveer vanaf april 2016 t/m november 2016 Google-Adwords campagnes Ongeveer vanaf april 2016 t/m december 2016 alle andere onlinemarketingactiviteiten Optimale promotion wintersportvakantie: Oktober 2016 t/m februari 2017 Met de bieder met de meest geschikte offerte wordt een contract gesloten. Dit contract betreft de levering van de aanbestede werkzaamheden. De DZT kan door een eenzijdige schriftelijke verklaring t/m 30-11-2016 van het lopende contractjaar bepalen dat het contract met het bureau tegen de afgesproken condities voor de levering van een identiek volume aan werkzaamheden met een jaar wordt verlengd (maximale looptijd van het contract: t/m 31-12-2017). 1.5 Verdeling Geen verdeling 1.6 Budget Het budget bedraagt inclusief de bureau- en mediakosten in 2016 maximaal 100.000 netto De som van de offerte mag niet boven het maximale bedrag van 100.000 netto liggen. Pag. 3 van 7
In dit budget is NIET het Google-Adwordsbudget ter hoogte van ca. 44.500 opgenomen dat via het Google-Adwordsaccount van het Duits Verkeersbureau in Amsterdam ter beschikking wordt gesteld. Het bureau krijgt toegang tot dit account, neemt de uitvoering over, stuurt aan en zorgt voor de evaluatie tegen afgesproken bureaukosten. De bureaukosten (fee) en de kosten voor advies moeten in het eerder genoemde budget (max. 100.000 netto) geïncludeerd zijn. 2 Informatie over de gunningprocedure 2.1 Wijze van gunning Onderhandse aanbesteding in Nederland conform 3 (1), art. 3 van het Duitse aanbestedingsreglement VOL/A 2.2 Bureau dat de gunning verleent Duits Verkeersbureau 2.3 Informatie/inzage in de aanbestedingsdocumenten Voor informatie: Duits Verkeersbureau Manuela Hagener/Christin Müller manuela.hagener@germany.travel christin.mueller@germany.travel Vragen met betrekking tot deze aanbesteding kunnen worden gesteld vanaf 24-02-2016 t/m 02-03-2016, 16.00 uur. Vragen kunnen alleen per e-mail worden gesteld. Als het antwoord van belang is voor alle deelnemers aan de aanbesteding, zal het Duits Verkeersbureau dit antwoord ter informatie aan alle bieders sturen. Vragen die na de hierboven vermelde datum en het hierboven vermelde tijdstip binnenkomen, zullen niet beantwoord worden. Mochten er onduidelijkheden in de aanbestedingsdocumenten staan, dan vragen wij u onmiddellijk contact op te nemen met de hierboven vermelde personen. 2.4 Beoordeling van de geschiktheid van de inschrijvers De beoordeling van de geschiktheid van de inschrijvers vindt plaats op grond van financiële, economische, inhoudelijke en technische criteria; met name op grond van de onder 3.2.2. genoemde documenten, verklaringen en bewijzen. Pag. 4 van 7
Minimale eisen: Ten minste acht medewerkers in vaste dienst, één gekwalificeerde vaste aanspreekpartner voor de DZT, die relevante ervaring met destination marketing heeft en regelmatig aan Google-clinics deelneemt Ten minste 3 referenties met betrekking tot ervaring in het promoten van toeristische bestemmingen Google-Adwords-Certificering moet worden aangetoond Het bureau beschikt over een datamanagementplatform om de campagneperformance te optimaliseren Het bureau beschikt over een facebookaccount voor het instellen van 'campagneposts' van de DZT Maximaal vijf bieders worden uitgenodigd om een offerte uit te brengen. Er wordt met de volgende criteria voor de geschiktheid rekening gehouden om zo de maximaal vijf meest geschikte bieders te vinden: - beoordeling van de geleverde referenties 75% Er dienen minimaal 4 referenties te worden ingediend. Minstens 2 referenties moeten betrekking hebben op cross mediale campagnes. Voor elke referentie dient het budget voor de opdracht te worden aangegeven. Het budget voor de opdracht moet ten minste 25.000 bedragen. - kwalificatie van de voor de DZT benoemde medewerker 25% Er dienen kopieën van deelnamebevestigingen aan cursussen voor onlinemarketing te worden ingediend. De medewerker moet zelf campagnes voor destination marketing hebben uitgevoerd (a.u.b. referenties vermelden) 3 Voorwaarden waaraan aanvragen tot inschrijving en offertes moeten voldoen 3.1 Vorm en inhoud van de aanvragen tot inschrijving en de offertes 3.1.1 Vorm Schriftelijke aanvragen tot inschrijving en offertes moeten als zodanig worden aangeduid en in tweevoud in afzonderlijke, dubbel gesloten enveloppen worden ingediend bij het onder 3.3. genoemde bureau met het opschrift 'Aanbesteding Full-Service Mediabureau Duits Verkeersbureau 2016'. Digitale aanvragen worden niet in behandeling genomen. 3.1.2 Wijzigingen, aanvullingen en toelichting Wijzigingen en aanvullingen in de aanbestedingsdocumenten zijn niet toegestaan. Voor zover een toelichting noodzakelijk is om de aanvraag tot inschrijving te kunnen beoordelen, kan deze als bijlage worden toegevoegd. Wijzigingen van de inschrijver in zijn Pag. 5 van 7
documenten moeten boven alle twijfel verheven zijn. 3.1.3 Ondertekening Alle documenten, de standaardformulieren (voor zover van toepassing) en verklaringen moeten ondertekend zijn met vermelding van de naam van de ondertekenaar. 3.2 Bewijsstukken bijvoegen Bij de aanvraag tot inschrijving moeten de volgende, onder 3.2.1. tot 3.2.2 vermelde bijlagen worden gevoegd. 3.2.1 Standaardformulieren Ingevuld en ondertekend formulier 'Formulier aanvraag met standaardformulieren, inclusief: Ingevuld en ondertekend formulier 'Lijst met bijlagen' Ingevuld en ondertekend standaardformulier 1 'Gegevens van de inschrijver' Ingevuld en ondertekend standaardformulier 2 Verklaring van de groep inschrijvers (voor zover van toepassing)' Standaardformulier 3: Benoeming van onderaannemers Standaardformulier 4: Referenties van de inschrijver/onderaannemer voor vergelijkbare werkzaamheden in de laatste 3 kalenderjaren Standaardformulier 5: Referenties voor de uitvoering van de werkzaamheden van de verantwoordelijke medewerkers van de aanbieder/onderaannemer van de laatste 3 kalenderjaren 3.2.2 Documenten voor de beoordeling van de geschiktheid Voor het beoordelen van de geschiktheid van de inschrijver moeten met de aanvraag tot inschrijving de volgende documenten worden ingediend: Gegevens van de inschrijver conform standaardformulier 1 'Gegevens van de inschrijver' met alle daar gevraagde gegevens (voor zover van toepassing: één voor ieder lid van de gezamenlijke inschrijvers) Referenties van de inschrijver/onderaannemer conform standaardformulier 4 Referenties van de inschrijver/onderaannemer voor vergelijkbare werkzaamheden in de laatste 3 kalenderjaren Referenties conform standardformulier 5 Referenties voor de uitvoering van de werkzaamheden van de verantwoordelijke medewerkers van de aanbieder/onderaannemer van de laatste 3 kalenderjaren Pag. 6 van 7
Het overleggen van deze verklaringen en bewijzen is een vereiste. Aanvragen tot inschrijving die niet of niet volledig voorzien zijn van deze verklaringen en bewijzen worden niet in behandeling genomen. Ook de in de standaardformulieren gevraagde gegevens moeten absoluut volledig worden ingevuld en wel in ieder van de daarvoor bestemde velden. Indien een inschrijver om zakelijke redenen bij een of meerdere velden geen gegevens kan verstrekken, moet dit absoluut bij dit veld of deze velden worden vermeld. Bovendien moet dit hier of ergens apart worden toegelicht. Indien er gegevens ontbreken zonder dat de zakelijke redenen hiervoor worden toegelicht, dan moet het Duits Verkeersbureau de betreffende aanvraag tot inschrijving zonder verdere toetsing van de procedure uitsluiten. 3.3 Indienen van de aanvraag tot inschrijving Sluitingstermijn voor het indienen aanvraag tot inschrijving: 10-03-2016, 17.00 uur Duits Verkeersbureau 'Aanbesteding full-service online mediabureau 2016 Duits Verkeersbureau M. Hagener/Christin Müller Aanvragen tot inschrijving die later binnenkomen, kunnen niet in behandeling worden genomen. 3.4 Versand van de offerte Dag, waarop gevraagd wordt om een offerte te sturen 18-03-2016. Wij hopen dat het u aanspreekt om de online campagnes voor het Duits Verkeersbureau te ontwikkelen en uit te voeren en zien uw aanvraag tot inschrijving graag tegemoet. Met vriendelijke groeten, Michaela Klare Directeur Duits Verkeersbureau Amsterdam Pag. 7 van 7