Extreme Library Makeover Innovatie audit voor de bibliotheek van de 21e eeuw en verder DOKLAB b.v. Vesteplein 1 00 2611 WG Delft info@doklab.nl Bank rek.nr. 166145971 KVK nr. 54081653 BTW nr. NL851151450B01
Inleiding Het is natuurlijk bijna dagelijks nieuws. De wereld om ons heen verandert en het lijkt haast wel sneller te gaan dan ooit. In rap tempo worden collecties gedigitaliseerd en groeit het dagelijks gebruik van internet via computers, tablets en mobiele telefoons. Veel mensen zijn 24/7 bereikbaar en willen informate en vermaak wanneer het hun uitkomt. Veel bibliotheken zijn vandaag de dag tot het besef gekomen dat er, gedreven door deze snelle technische ontwikkelingen, andere tijden zijn aangebroken voor bibliotheken. Het huidige bedrijfsmodel dat zwaar leunt op het uitlenen van fysieke boeken zal waarschijnlijk niet meer volstaan om de volgende tien jaar een gezonde bedrijfsvoering te waarborgen en een blijvende rol van betekenis te spelen in de ontwikkeling van mensen. Yes, the times they are a changing. Aan alle kanten wordt er gewerkt aan een nieuwe invulling voor de rol van bibliotheken waarbij er nog geen eenduidige insteek is gekozen door de spelers in het veld. De ene partij zet meer in op educatie terwijl een andere bibliotheek de ontmoetingsfunctie meer centraal stelt. DOKLAB is van mening dat het in tijden van verandering vooral van belang is dat een organisatie in staat is om in te spelen op verandering, liefst vanuit een eigen kracht of visie, zelfs als het resultaat misschien niet gelijk ook het eindresultaat zal zijn. 2/5
Waarom een Extreme Library Makeover? DOKLAB heeft een jarenlange ervaring met innovatietrajecten, zowel op conceptniveau als productniveau, en wil deze kennis nu beschikbaar stellen voor bibliotheken in heel Nederland: hands on en toepasbaar op lokaal niveau. Bij Doklab komen met regelmaat vragen binnen die te maken hebben met innovatie en de behoeften van bibliotheken om beter in te spelen op de wensen van gebruikers. Het werd ons duidelijk dat er een behoefte bestaat aan advies en handvatten om innovatie op een passende wijze op te pakken en te implementeren in de organisatie. We kwamen tot de conclusie: Bibliotheken weten kansen voor innovatie vaak niet te herkennen en/of hebben moeite hun organisatie daar optimaal op in te richten". Het antwoord van DOKLAB op dit probleem komt in de vorm van de Extreme Library Makeover - een audit gericht op innovatie. Wat houdt een Extreme Library Makeover precies in? Met Extreme Library Makeover brengt DOKLAB in korte tijd, samen met de mensen die afdelingen en projecten draaien, in kaart waar nieuwe kansen voor innovatie liggen. Zowel dichtbij als op mogelijk onverwachte plaatsen. DOKLAB houdt de bibliotheek een kritische spiegel voor. Met behulp van aanbevelingen en waar mogelijk stappenplannen kan de bibliotheek toekomstbestendiger worden en dichter bij de klant komen. Dit zal gebeuren op basis van maximaal vier door de bibliotheek gekozen thema s. Daarbij houden we in het oog dat de innovatie mede moet komen vanuit de medewerkers. 3/5
4 dagen, 2 man, 1 verhaal De Extreme Library Makeover vindt plaats volgens pressure cooker model. In 4 dagen onderzoeken experts van Doklab de bibliotheek. Er wordt een scan gemaakt van het gebouw, het personeel, de diensten en de gebruikers. Vooraf zal er een intake gesprek plaats vinden waarin de werkwijze en de te verkennen thema s worden uitgekozen. De eerste drie dagen bestaan uit: 1. Inspectie van gebouw en de diensten 2. Interviews met bezoekers, personeel en directie (waar mogelijk vastgelegd op camera) 3. Groepssessie op basis van gekozen thema s 4. Visievorming op innovatie 5. Toetsing aan door DOKLAB opgestelde kwalificaties bibliotheek van de 21e eeuw. Op de laatste dag geeft Doklab een inspirerende, motiverende presentatie/workshop. Ons verhaal zal daarna digitaal worden overhandigd op een ipad. Thema s Organisatie en HR 1 Missiebepaling/mijlpalen/doelen/beoordeling meerjarenplan 2 Het nieuwe werken voor medewerkers backoffice 3 Stages en afstudeerbegeleiding 4 Organisatie/ change management Communicatie en Marketing 5 Gebruikersonderzoek/gebruikersinput (hoe blijf je dicht bij gebruiker) 6 Communicatie: Website, Drukwerk, Nieuwsbrief, Telefoon, Email 7 Marketing: Imago en uitstraling, Pers Inrichting gebouw en Diensten 8 Algemene indruk/logistiek, bewegwijzering 9 Evenementen (organisatie), ticketing. 10 Collectie (ebooks, muziek, films, kunst, games, strips, digitale content, archief. 11 Creative spaces: FABLAB, Hackerspace 12 Educatie 4/5
Infrastuctuur: Hardware en Software 13 Aansluiting landelijke infrastructuur. 14 Inrichting eigen technische infrastructuur 15 Softwaretools voor bedrijfsprocessen (Google Docs, TOGGL) Nieuwe Media en Innovatie 16 Content creatie (vb: mogelijke oplossing livestreaming, zines, crowdsourcing) 17 Innovatie en het embedden in eigen bibliotheek organisatie. 18 Storytelling. 19 Trendwatching tips en tools. 20 User Experience (gaming, communicatie betaalautomaten, narrowcasting). Doel DOKLAB streeft ernaar dat aan het eind van de Library Makeover de deelnemers zich meer betrokken voelen bij het thema innovatie. Hierdoor kan innovatie daadwerkelijk breder binnen de organisatie gedragen worden. Resultaat Na afloop van de Extreme Library Makeover levert DOKLAB het volgende op: Digitaal rapport op ipad DOKLAB levert een digitaal rapport dat van elk behandeld thema een analyse, beoordeling en aanbeveling geeft. Relevante punten uit interviews met personeel en gebruikers zullen in het rapport verwerkt worden. Waar mogelijk voorzien van illustraties en bewegend beeld. Het rapport is in de vorm van een presentatie ook geschikt en makkelijk deelbaar voor personeel. Het rapport geeft een overzicht van innovatiekansen binnen bestaande projecten maar zeker ook daarbuiten, en daarnaast aanbevelingen per gekozen thema. In de aanbevelingen en het stappenplan zal gekeken worden naar de bestaande situatie en aanwezige competenties binnen de organisatie. De bedoeling is dat er ingezet wordt op een zowel quick wins als oplossingen op maat. 5/5