Raadsvoorstel Onderwerp Aanbesteding accountantsdienstverlening Land van Cuijk 2014-2017 Raadsvergadering 17 december 2013 Agendapunt Portefeuillehouder Afdeling Ambtenaar G.A.J. Adams Concerncontrol M.P.J. van der Putten Zaak- \ Documentnummer Z/G/13/01326 \ INT/G/13/02364 Beslispunten Instemmen met het aanbestedingsdocument accountantsdienstverlening 2014-2017 ten behoeve van de gemeenten Land van Cuijk en de Werkorganisatie Cuijk, Grave en Mill & Sint Hubert. Inleiding De overeenkomst van de huidige accountant van de gemeenten Land van Cuijk (Boxmeer, Cuijk, Grave, Mill & Sint Hubert en Sint Anthonis) loopt in 2014 af na de controle op het boekjaar 2013, hierdoor zijn de genoemde gemeenten genoodzaakt een accountant opnieuw te benoemen. Vanwege de wens om de accountant in gezamenlijkheid binnen het Land van Cuijk opnieuw te benoemen en de Controleverordening niet in alle deelnemende gemeenten de mogelijkheid biedt tot het verlengen van het lopende contract zijn de deelnemende gemeenten genoodzaakt tot het voeren van een gezamenlijk Europees aanbestedingstraject voor de accountantsdienstverlening 2014-2017 inclusief het aantrekken van een accountant voor de werkorganisatie CGM vanwege de ambtelijke samenwerking per 1 januari 2014 van de gemeenten Cuijk, Grave en Mill & Sint Hubert. Op grond van de Controleverordening uit artikel 213 van de Gemeentewet bereidt het college in overleg met de raad de aanbesteding voor. Praktisch betekent dit dat de raad op voordracht van het college het programma van eisen vaststelt en na het doorlopen van het aanbestedingstraject de accountant benoemt. Door een ambtelijke werkgroep van de vijf gemeenten uit het Land van Cuijk is een projectvoorstel uitgewerkt dat tot doel heeft het uitvoeren van een nieuw gezamenlijke Europese aanbesteding door de vijf gemeenten in het Land van Cuijk voor de accountantsdienstverlening 2014 2017 inclusief het aantrekken van een accountant voor de werkorganisatie CGM. In het overleg van d.d. 23 juli heeft het College ingestemd met het projectvoorstel van de ambtelijke werkgroep. De auditcommissie is hierover middels een memo geïnformeerd. Inmiddels is door de ambtelijke werkgroep de volgende fase bereikt en is het aanbestedingsdocument in concept gereed. Het College heeft in het overleg van d.d. 5 november ingestemd met het concept-aanbestedingsdocument en heeft besloten de Raad het aanbestedingsdocument middels het bij dit voorstel gevoegde beschrijvend document en aanverwante bijlagen ter goedkeuring voor te leggen. In het beschrijvend document wordt naast een beschrijving van de opdrachtgevers, de verschillende vormen van accountantsdiensten en de aanbestedingsprocedure ook ingegaan op het programma van eisen en de beoordelingssystematiek. Het programma van eisen bevat onder andere eisen aan de certificerende functie van de accountant, de controle van de deelverantwoordingen, de natuurlijke adviesfunctie van de accountant en de ondersteuning van het bestuur en de Auditcommissie. Een belangrijke expliciete eis die gesteld wordt aan de accountant wordt hieronder kort uiteengezet. Daarnaast zal de beoordelingssystematiek worden toegelicht. De overige eisen leest u terug in het beschrijvend document. *Z0028FAA3EF*
Pagina 2 Een belangrijke eis die aan de accountant gesteld wordt, luidt als volgt (Beschrijvend document, p.6): De herverdeling van de drie percelen naar vier percelen brengt geen hogere kosten met zich mee voor de gemeenten Cuijk, Grave en Mill & Sint Hubert en de Werkorganisatie CGM. De invoering van het implementatieplan CGM loopt niet gelijk aan de voorbereiding van de aanbestedingsdocumenten en het bestuurlijke besluitvormingstraject van de aanbestedingsprocedure. Daarom is er voor gekozen de drie kavels van de CGM-gemeenten te baseren op het volledige controlepakket van de drie zelfstandige gemeenten. Na het benoemen van de accountant door de raden van Cuijk, Grave en Mill & Sint Hubert en het sluiten van de contracten vindt een herverdeling van de drie percelen plaats naar vier percelen, inclusief een benoeming voor de Werkorganisatie CGM. Aan deze herverdeling is de eis verbonden dat dit niet mag leiden tot hogere kosten voor de CGM-gemeenten en de Werkorganisatie CGM. Een inschrijving wordt op basis van de opgestelde beoordelingssystematiek in zeven stappen beoordeeld (Beschrijvend document, pp.23-24), waarbij de inschrijving op grond van het gunningcriterium Economisch Meest Voordelige Inschrijving (EMVI) wordt beoordeeld. Het gunningcriterium EMVI is op basis van de aanbestedingswet 2012 verplicht bij het voeren van een Europese aanbestedingsprocedure. De weging die daarbij gehanteerd wordt, is als volgt: Prijs 50% procent en Kwaliteit 50%. Zie voor een uitgebreide toelichting op de weging bijlage 17. De zeven stappen die gevolgd worden bij de beoordeling van een inschrijving zijn: 1. Volledigheid Inschrijving 2. Vaststellen geschiktheid Inschrijver 3. Verklaring omtrent rechtmatigheid 4. Beoordeling van het Programma van Eisen 5. Beoordeling Kwaliteit 6. Presentatie 7. Beoordeling Prijs De vijf genoemde gemeenten en de Werkorganisatie CGM voeren een Europese procedure uit voor de aanbesteding van accountantsdienstverlening op basis van de Aanbestedingswet 2012 voor de controlejaren 2014 2017. De nieuw te sluiten overeenkomst zal gelden voor vier boekjaren. Dit houdt in dat de werkzaamheden van de (nieuwe) accountant zullen eindigen in de loop van het jaar 2018 met de afronding van de controle van de jaarrekening over het boekjaar 2017. Beoogd effect Aan de hand van een Europees aanbestedingstraject komen tot een voordracht tot benoeming van de gemeentelijk accountant voor de jaren 2014 tot en met 2017 door de gemeenteraad. Argumenten 1. Het contract met de huidige accountant loopt in 2014 af na de controle op het boekjaar 2013; 2. De Controleverordening biedt niet in alle deelnemende gemeenten de mogelijkheid tot verlenging van het lopende contract; 3. Op grond van artikel 2.1 van de Controleverordening wordt de accountantscontrole opgedragen aan een door de raad te benoemen accountant;
Pagina 3 4. Op grond van artikel 2.5 van de Controleverordening stelt de raad in geval van Europese aanbesteding voor de selectie van de accountant de selectiecriteria vast en per selectiecriterium de bijbehorende weging vast. Kanttekeningen Niet van toepassing Financiën Aan het traject zijn geen externe en/of out-off pocket kosten verbonden. De uren van de interne medewerkers passen binnen de capaciteitsplanning 2013. Communicatie Afstemming heeft plaatsgevonden tussen de verschillende deelnemende gemeenten binnen het Land van Cuijk en de Werkorganisatie CGM. Daarnaast heeft afstemming plaatsgevonden met de inkoopcoördinator van de gemeente Boxmeer. Het college heeft in haar overleg van d.d. 23 juli ingestemd met een gezamenlijk Europees aanbestedingstraject van de accountantsdienstverlening van de gemeenten in het Land van Cuijk. De auditcommissie is hierover middels een memo schriftelijk geïnformeerd. Het college heeft in haar overleg van d.d.? ingestemd met het beschrijvend document. Evaluatie Volgens de Controleverordening is de benoeming voor een periode van 4 jaar die één keer met een periode van opnieuw 4 jaar door de raad kan worden verlengd. Alvorens een voorstel hiertoe wordt gedaan, wordt een evaluatie uitgevoerd. Bijlagen: Beschrijvend document versie 17-10-2013 Stukken ter inzage: Bijlage 1 Werkorganisatie CGM Bijlage 2 o Controleverordeningen Opdrachtgever o Controleprotocollen voor de Accountantscontrole Opdrachtgever o Overzicht IC-processen Opdrachtgever (incl. IC-plan) o Overzicht SISA-regelingen Opdrachtgever Bijlage 3 Programma van Eisen Bijlage 4 Handleiding zes stappen digitaal aanbesteden via TenderNed Bijlage 5 Uniforme Eigen verklaring Bijlage 6 Conformiteitenlijst Bijlage 7 Algemene Voorwaarden van Land van Cuijk 2008
Pagina 4 Bijlage 8 Bijlage 9 Bijlage 10 Bijlage 11 Bijlage 12 Bijlage 13 Bijlage 14 Bijlage 15 Bijlage 16 Bijlage 17 Bijlage 18 Bijlage 19 Conceptovereenkomst Akkoordverklaring (concept)overeenkomst Vragenformulier Verklaring Holding (indien van toepassing) Verklaring Combinatie (indien van toepassing) Verklaring Hoofd-/Onderaanneming (indien van toepassing) Verklaring kerncompetenties Verklaring omtrent rechtmatigheid Checklist Beoordelingsmatrix & Prijs-/puntentabel Competentieprofielen Prijsblad Grave, 5 november 2013 Burgemeester en wethouders van Grave, R. Bransz, A.M.H. Roolvink, secretaris burgemeester
Pagina 5 Onderwerp: Aanbesteding accountantsdienstverlening Land van Cuijk 2014-2017 Zaak- \ Documentnummer: Z/G/13/01326 \ INT/G/13/02364 DE RAAD VAN DE GEMEENTE GRAVE; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d.: 5 november 2013. Gelet op artikel Gemeentewet (artikelen 212, 213 en 213a), Controleverordening (ex artikel 213 Gemeentewet), Aanbestedingswet 2013 en de nota inkoop- en aanbestedingsbeleid Land van Cuijk. Besluit: In te stemmen met het aanbestedingsdocument accountantsdienstverlening 2014-2017 ten behoeve van de gemeenten Land van Cuijk en de Werkorganisatie Cuijk, Grave en Mill & Sint Hubert. Aldus besloten in zijn openbare vergadering van 17 december 2013. De raad voornoemd, De griffier, De voorzitter, J.A.M. Roelofs A.M.H. Roolvink