Aanvraag evenementen

STAD TURNHOUT EVENEMENTENLOKET info: evenementenloket@turnhout.be Tel.: 014 44 33 50 Aanvraag evenementen Voor welke evenementen is dit formulier NIET nodig of geschikt? 1. Je moet niets doen: als je een evenement op privaat domein organiseert (bv schoolfeest, personeelsfeest, familiefeest); behalve als je een tent opstelt van 50 m² of meer en/ of je luide muziek speelt. 2. Enkel een brief of e-mail is voldoende voor het volgende: Uitdelen van flyers: verplichte vermeldingen: o reden van flyeren o datum o plaats (bv straatnaam of centrum van Turnhout) o naam en adres verantwoordelijke + GSM-nummer Plaatsen van een promotiestand op een openbare weg of plein: verplichte vermeldingen: o product dat je wil verkopen of uitdelen o reden van verkoop of promotie (commercieel, goed doel, ) o datum en uren o plaats (straatnaam en juiste locatie) o afmetingen van de stand of promotiewagen o naam en adres verantwoordelijke + GSM-nummer Enkel ontlenen van nadar, podium, vlaggen en vlaggenmasten Politiebegeleiding bij een wandeltocht of plechtigheid Aanvraag voor betoging of optocht Hangen van spandoeken langs of over de openbare weg Plaatsen van wegwijzers en reclameborden Rijden met een praalwagen Organisatie van een kampvuur of kerstboomverbranding 3. Er zijn specifieke aanvraagformulieren voor: Een melding van een muziekactiviteit in een bestaand gebouw: gebruik hiervoor het formulier Melding van muziekactiviteit in Turnhout, 30 dagen vooraf in te dienen op het Evenementenloket. Dit formulier kan je downloaden op www.turnhout.be. Tombola s, kienavonden en wielerwedstrijden. Vraag ernaar op het evenementenloket of download het op www.turnhout.be. versie 05.11.2010 Pagina 1

I Organisatie Liefst je evenement online aanvragen op www.turnhout.be (vergunningenloket evenementen) Je dient enkel de vragen te beantwoorden die van toepassing zijn. Bijkomende informatie vind je achteraan het aanvraagformulier. Hulp nodig bij het invullen? Contacteer het Evenementenloket op het Stadhuis. bedrijf, vereniging, organisatie die de activiteit inricht postadres bedrijf, vereniging of organisatie BTW- of ondernemersnummer (indien van toepassing) hoofdverantwoordelijke naam en voornaam adres e-mail telefoon / gsm versie 05.11.2010 Pagina 2

II Evenement naam datum(s) (ook eventueel dagen van opbouw en afbraak vermelden) programma doel (meerdere antwoorden mogelijk) Buurt- of wijkwerking goed doel commercieel opbrengst eigen vereniging bezoekersaantal Geef het aantal bezoekers op dat je per dag verwacht op het drukste moment: bv 500 pers. rond 21 uur. III Locatie evenement locatie (meerdere antwoorden mogelijk) privaat domein openbaar domein (ook pleinen en straten) zaal openlucht tent kleiner dan 50 m² tent 50 m² of groter tent 500 m² of groter naam, adres en telefoon van de locatie situeringsplan Voor een buitenactiviteit voeg je best een grondplan bij met een duidelijke aanduiding waar tenten, podium, catering, toiletwagen, omheiningen e.d. komen te staan, met vermelding van de afmetingen en de ligging ten overstaan van de aanliggende gebouwen en toegangswegen. versie 05.11.2010 Pagina 3

IV Elektronisch versterkte muziek Wordt er elektronisch versterkte muziek gespeeld? Een vergunning is nodig als de geluidssterkte meer is dan 85 db(a) Neen: ga naar rubriek V Ja, maar ik vraag geen afwijking op de geluidsnormen aan Ja, en ik vraag wel een afwijking op de geluidsnormen voor de muziekactiviteit aan voor de periode van uur tot uur. aard live dj Wordt er gedanst? ja nee beschrijving muziekgenres V Eten en drank drank geen dranken: ga naar rubriek VI niet-alcoholische dranken alcoholische gisthoudende dranken soort drankbekers geen glazen sterke dranken alcoholpops: limonades met alcohol plastic wegwerpbekers herbruikbare plastic bekers composteerbare bekers (PLA) eten geen eten eetgelegenheid binnen eetgelegenheid buiten aantal eetkramen Geef op per eetkraam of voedsel met gas of elektriciteit wordt bereid of verwarmd en welke blusmiddelen voorzien zijn. versie 05.11.2010 Pagina 4

VI VEILIGHEID Veiligheidsverantwoordelijke (indien andere dan hoofdverantwoordelijke) naam en voornaam adres e-mail telefoon / gsm verkeersmaatregelen Zijn er specifieke verkeersmaatregelen nodig? (politiebegeleiding van/tot, afzetten van straten of pleinen, parkeerverbod, ). Omschrijf zo volledig mogelijk. security Geef naam, telefoon en contactpersoon op van de externe security firma. Als je zelf de security organiseert, geef dan naam, adres en telefoon van deze medewerkers op. EHBO Als er medische steun voorzien is, geef naam en gsm-nummer van de contactpersoon op. risico Geef op of er speciale risicofactoren zijn zoals leeftijd bezoekers, gebruik van verwarmingstoestellen, vuur, vuurwerk, kermiskraam, actief deelnemen van publiek aan risicovolle activiteiten, moeilijk te bereiken locatie, bijkomende maatregelen omroepinstallatie is beschikbaar kwetsbare plaatsen worden afgesloten met nadarhekken noodstroomvoeding is voorzien versie 05.11.2010 Pagina 5

VII PUBLICITEIT flyeren ik wens flyers uit te delen op de openbare weg Het bussen van flyers of het leggen van flyers bij handelaars moet niet aangevraagd worden. aankondigingsborden Als je aankondigingsborden wil plaatsen langs de openbare weg, geef dan exacte locatie, afmeting en periode op. tijdelijke bewegwijzering Als je tijdelijke bewegwijzering wil plaatsen langs de openbare weg, geef dan exacte locatie en periode op. spandoeken / feestverlichting Als je spandoeken of feestverlichting wil plaatsen langs of over de openbare weg, geef dan exacte locatie en periode op. geluidswagen Als je een geluidswagen wil gebruiken, geef dan traject, datum en uren op. VIII VERZEKERINGEN polissen Geef maatschappij en polisnummer op van de afgesloten verzekeringen die betrekking hebben op het evenement. bv: burgerlijke aansprakelijkheid, lichamelijke ongevallen, brandverzekering, IX SANITAIR Ik plaats volgend sanitair: toiletten met afvoer toiletten zonder afvoer (chemische) douches versie 05.11.2010 Pagina 6

X AFVAL Geef op welke maatregelen je neemt om afval te sorteren of te verminderen. XI LOGISTIEKE STEUN Verantwoordelijke voor de materialen (naam + GSM indien andere dan hoofdverantwoordelijke) podiumelementen (maximum 40 m²) trapje podium nadarhekken (maximum 200 lopende meter) vlaggen vlaggenmasten (zelf te plaatsen!) overdekt podium (enkel grote en stedelijke evenementen) stroomaansluiting (niet overal mogelijk) Specifieer waarvoor je het nodig hebt (verlichting koffiezet ) Wateraansluiting (niet overal mogelijk) XII DIVERSEN Heb je nog bijkomende vragen of opmerkingen, dan kan je die hier vermelden: versie 05.11.2010 Pagina 7

Hoe verder met dit formulier? Geef dit formulier af op het Evenementenloket in het Stadhuis, Grote Markt 1, 2300 Turnhout of stuur het naar Stad Turnhout, Evenementenloket, Campus Blairon 200, 2300 Turnhout. Stad Turnhout verwerkt uw persoonsgegevens voor doelstellingen van algemeen beheer, met name de vlotte behandeling van uw aanvraag en het opmaken van anonieme statistieken. Als blijkt dat het voor de behandeling ervan noodzakelijk is, dan kunnen bepaalde gegevens aan derden worden meegedeeld. U hebt recht op inzage en, in voorkomend geval, verbetering van uw persoonsgegevens. Aanvullende inlichtingen kan u bekomen bij het stadsbestuur van Turnhout. versie 05.11.2010 Pagina 8

AANVRAAG EVENEMENTEN: BIJKOMENDE INFO Als je een evenement organiseert, moet je rekening houden met heel wat bepalingen van de Uniform Gemeentelijke Politieverordening (UGP). Dit politiereglement kan je lezen of downloaden op www.politieregioturnhout.be politiereglementen Turnhout. I Organisatie Verantwoordelijke: De verantwoordelijke moet meerderjarig zijn. Het kan nuttig zijn achter je naam ook je functie te vermelden. II Evenement Programma: Is het een buurtfeest, fuif, kermis? Is er een optreden? Opsomming van uur tot uur, inclusief opstellen en afbraak. Het programma mag je ook als bijlage verzenden. Als je vooraf of tijdens het evenement een tombola organiseert, moet je dat hier ook vermelden. Bezoekersaantal: Het maximum aantal bezoekers in publiek toegankelijke tenten en gebouwen vind je in het UGP. III Locatie Op het Evenementenloket kan je het grondplan krijgen van verschillende openbare pleinen. Als je een grote tent gebruikt, moet je ook de inkom en nooduitgangen aanduiden, de brandblusapparaten, elektriciteitsinstallatie, toog, vestiaire, promostands, De vergunde dansgelegenheden beschikken over een milieuvergunning: Kapelhoeve, Steenweg op Diest 2, 2300 Turnhout Den Bond, Korte Begijnenstraat 24, 2300 Turnhout Jeugdcentrum Wollewei, Draaiboomstraat 2, 2300 Turnhout Hertoginnedal, Brugstraat 67, 2300 Turnhout De Gilden, Gildenstraat 3-5, 2300 Turnhout Hotel Viane, Korte Vianenstraat 2, 2300 Turnhout Den Donk vzw, Kapelweg 52/60, 2300 Turnhout De Blijkhoeve, Heizijde 51, 2300 Turnhout Parochiezaal Sint-Franciscus, Schorvoortberg 52, 2300 Turnhout JaybeeS Dancers, Steenweg op Mol 47, 2300 Turnhout Den Blijck bvba (café Theater 1900), Grote Markt 34, 2300 Turnhout De grootte van de tent is van belang. Het is verboden inrichtingen van tijdelijke aard van 50 m² of groter open te stellen voor publiek zonder voorafgaande schriftelijke vergunning. Als de bruto-oppervlakte 500 m² of meer bedraagt, is zelfs een voorafgaande controle van de brandweer verplicht. IV Elektronisch versterkte muziek Vergeet niet de auteurs- en uitvoerdersrechten te betalen. Aanvraagformulieren vind je op www.sabam.be en www.ikgebruikmuziek.be. versie 05.11.2010 Pagina 9

Bij SABAM betaal je een vergoeding voor de componisten en tekstschrijvers als hun muziek in het openbaar wordt gespeeld. De billijke vergoeding betaal je voor het publieke gebruik van het muziekrepertoire van de uitvoerende artiesten en muziekproducenten. Dit valt buiten deze vergunningsaanvraag. Als je muziek en dans niet tijdig aangeeft, loop je het risico op een fikse meerkost. Fuiven, festiviteiten en andere activiteiten waarbij elektronisch versterkte muziek wordt gebruikt en waarbij wordt afgeweken van de bepalingen van het KB van 24 februari 1977 houdende vaststelling van de geluidsnormen voor muziek in openbare en private inrichtingen, moeten vooraf worden gemeld. Het college van burgemeester en schepenen dient hiervoor toelating te geven en kan evenwel beperkende maatregelen opleggen. Het kan zowel gaan om muziekactiviteiten in een gebouw, feesttent als in open lucht. Er is geen melding vereist wanneer enkel achtergrondmuziek wordt voorzien die het wettelijk geluidsniveau niet overschrijdt. Alle info over de bestrijding van de geluidshinder vind je in het UGP. V Eten en drank Drank: Het is verboden alcohol te verkopen, te schenken of aan te bieden aan min-zestienjarigen. Het is ook verboden om sterke drank te verkopen, te schenken of aan te bieden aan min-achttienjarigen. Het verkopen van sterke drank voor gebruik ter plaatse in occasionele drankgelegenheden op plaatsen waar openbare manifestaties plaatsvinden zoals sportieve, politieke en culturele manifestaties is verboden, tenzij je speciale machtiging hebt van het college van burgemeester en schepenen. De accijnswet bepaalt in artikel 16 wat onder sterke drank te verstaan valt: '- Alle producten van de GN-codes 2207 en 2208 met een effectief alcoholvolume van meer dan 1.2%vol, ook wanneer deze producten bestanddeel zijn van een product uit een ander hoofdstuk van de gecombineerde nomenclatuur van het gemeenschappelijk douanetarief van de Europese Gemeenschappen - Producten van de GN-codes 2204, 2205 en 2206 met een effectief alcoholvolumegehalte van meer dan 22% vol - Gedistilleerde dranken die producten al dan niet in oplossing bevatten' Tabel alcoholpercentages en soorten drank Soort drank Volumeprocent alcohol Sterke drank Pils 5 NEE Sambuca 40 JA Alcoholpops 5-7 en meer JA Cachaça 38 JA Calvados 40 JA Champagne 12 NEE Cider 3-8,5 NEE Cognac 40 JA Gin 37,5 JA Glühwein 8,5-13 NEE Grappa 37,5-60 JA Westmalle Trippel 9,5 NEE Jägermeister 35 JA Citroenjenever 30 JA Cointreau 40 JA Leffe Blond 6,6 NEE Grand Marnier 40 JA Tia Maria 26,5 JA Triple Sec 15-40 JA Hoegaarden 4,9 NEE Ouzo 40-44 JA Amaretto 25 JA versie 05.11.2010 Pagina 10

Pastis 40-45 JA Porto 18-20 NEE Raki 45 JA Rum 40 JA Sake 13,5-19 NEE Sherry 15-20 NEE Tequila 38 JA Vermout 15 NEE Whisky 40 JA Witte Wijn 12 NEE Wodka 35-70 JA Martini 15 NEE Drankbekers: Omwille van milieuredenen raden we af om plastic wegwerpbekertjes te gebruiken. Wil je herbruikbare drankbekers huren van Stad Turnhout? Neem dan minstens 1 week vooraf contact op met Locapromotion (tel. 014 63 55 33). De kostprijs is 0,05 per uitgeleende beker. Eetkramen: Voor elke eetkraam moet je bij de uitbater zelf een attest voedselveiligheid vragen. VI Veiligheid EHBO: Wanneer je maximaal 1.000 bezoekers verwacht, moet je zorgen voor een voldoende uitgeruste EHBO-kit. Deze kit moet in de onmiddellijke nabijheid staan van een hulpverlener aangeduid door de organisatie. Wanneer je meer dan 1.000 bezoekers verwacht moet je een permanente EHBO-post hebben met personeel dat voldoet aan de vereisten voorzien in de wet van 8 juli 1964 op de dringende hulpverlening. Subsidie veiligheid jeugdfuiven: kan aangevraagd worden bij de dienst Jeugd voor erkende jeugdwerkinitiatieven en samenwerkingsverbanden met niet-commercieel doel. VII Publiciteit Vergeet niet je activiteit in te voeren op www.uitdatabank.be. Zo wordt deze niet enkel opgenomen in verschillende perskanalen, maar ook op www.uitinturnhout.be. Flyers: er mag nooit geflyerd worden op de zaterdagse markt en op de zondagse antiek- en curiosamarkt aan de Warande. Folders of strooibiljetten mogen nooit geplaatst worden op geparkeerde voertuigen. Het uitdelen van folders of strooibiljetten moet telkens per twee gebeuren, waarbij de tweede persoon instaat voor het oprapen van de weggeworpen exemplaren. Affiches: Alle affiches voor aanplakkingen moet je binnenbrengen in de Warande, minstens 1 week voordat ze gehangen moeten worden. Enkel de Warande doet de aanplakkingen en verwijderingen. Aankondigingsborden: het college van burgemeester en schepenen staat, om esthetische redenen, slechts uitzonderlijk toe om aankondigingsborden te plaatsen. Ook het plaatsen van wegwijzers is gebonden aan strikte voorschriften. Voor het plaatsen van aankondigingsborden en wegwijzers op gewestwegen (met N-nummer) moet je toestemming krijgen van Stad Turnhout én van het Vlaams Gewest: AWV, de Breem 5, 2350 Vosselaar, Tel. 014 47 30 00. versie 05.11.2010 Pagina 11

VIII Verzekering Als organisator kan je verantwoordelijk zijn en aansprakelijk gesteld worden voor gebeurlijke ongevallen. Het is dan ook wenselijk dat je een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid afsluit. Gaat je activiteit door in een tent met een oppervlakte van 50 m² of meer? Dan is een verzekering voor de objectieve aansprakelijkheid in geval van brand en/of ontploffing vereist. Zet je vrijwilligers in? Dan ben je ook wettelijk verplicht om voor hen een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid af te sluiten. Een verzekering lichamelijke ongevallen en rechtsbijstand voor vrijwilligers is nog niet verplicht, maar wel aan te raden. Provincie Antwerpen biedt een gratis vrijwilligersverzekering aan voor de vrijwilligers die actief zijn in een gewone feitelijke vereniging, los van een koepel en zonder personeel. Meer info op www.provant.be of bij danielle.serre@welzijn.provant.be. Vrijwilligers die actief zijn in een gewone feitelijke vereniging, los van een koepel, zonder personeel, blijven dus persoonlijk aansprakelijk. Daarom wil de provincie ook die vrijwilligers, en zo zijn er heel wat, een specifieke gratis vrijwilligersverzekering aanbieden, zodat ook zij beschermd zijn en niet het risico lopen op te draaien voor de financiële gevolgen van hun engagement. Goede info over verzekeringen van evenementen vind je ook op http://www.organisator.be/gids_10.php en http://www.fuifpunt.be/organisator/verzekeringen IX Sanitair Hou steeds rekening met een goede hygiëne, mogelijke geurhinder, toegankelijkheid voor mindervaliden, wachttijden en de afwatering. Stad Turnhout legt een gescheiden rioleringsstelsel aan. De riolering voor hemelwater mag niet gebruikt worden voor de afvoer van toiletten of douches. Als je toiletten of douches met afvoer gebruikt, vraag dan vooraf of de riolering hiervoor geschikt is. Een richtlijn voor de berekening van het aantal toiletten: Mannen Urinoirs WC Wasbak 2 voor de eerste 50 mannen + 1 voor elke 50 mannen méér 2 voor de eerste 250 mannen + 1 voor elke 250 mannen méér 1 per WC en 1 per 5 urinoirs Vrouwen Afvalbakje WC Wasbak 1 in elk toilet 2 voor de eerste 25 vrouwen + 1 voor elke 25 vrouwen méér 1 + 1 per 2 toiletten X Afval Speciaal voor organisatoren van evenementen stelt OVAM de website http://www.groenevent.be/ ter beschikking. XI Logistieke steun Ontlenen van meer dan 40 m² podiumelementen of 200 m nadarhekken is enkel mogelijk mits goedkeuring van het schepencollege. We hebben meer dan 100 verschillende vlaggen ter beschikking. Voor materialen zoals tafels, stoelen, geluidsinstallatie, kan je terecht in jeugdcentrum Wollewei. Voor materialen zoals volksspelen, chronometer, megafoon, kan je terecht in de sporthal (zie contactgegevens). versie 05.11.2010 Pagina 12

Naast de gemeentelijke uitleendiensten kan je ook materialen ontlenen bij de Provinciale Uitleendienst in Malle: http://www.provant.be/leren/vormingscentra/provinciaal_vormings/uitleendienst MEER INFO? Voor het organiseren van evenementen, fuiven en festivals kan je best even surfen naar www.fuifpunt.be, www.poppunt.be en www.vrijwilligerswerk.be. CONTACTGEGEVENS Algemene vragen Ontlenen podium, nadar, vlaggenmasten Inname openbare weg, voetpad, plein of park Raadsherenpark (vraag het reglement) Ontlenen tafels, stoelen, geluidsinstallatie, Evenementenloket 014 44 33 50 Nadine Arts en 014 44 33 91 Erik Adriaensen evenementenloket@turnhout.be Jeugdcentrum Wollewei Leen Baaten 014 40 96 03 leen.baaten@turnhout.be Jeugdcentrum Wollewei Wannes Caers 014 42 33 81 vzw.dienstverlening@turnhout.be Ontlenen volksspelen, chronometer, megafoon, Sporthal Stadspark, Steenweg op Zevendonk 18 bus 2 014 41 20 66 sporthal@turnhout.be versie 05.11.2010 Pagina 13