Notulen franchisebijeenkomst 17 Februari 2011 te Apeldoorn Aanwezig: Hans Roosenstein (voorzitter), Wichard Hendriks (secretaris), Evert Volkerink (Apeldoorn), Ronny van den Bosch (Doetinchem), Mike van der Heijden (Heerlen), Henk Heijmans (Nijmegen), Ernst van Schendel (Rotterdam), Ronald Ostermann (Amersfoort),, Erik Adriaans (Sittard), Augie Rompis (Etten Leur), Kees van Loon (Drunen), Dick Codee (Groningen),, Guillaume Janssen (Alphen ad Rijn), Oscar Grijsen (Haarlem), Johan Trip (Emmen),, Reinout Willemen (Breda), Erik Blom (Raalte), Frans Jacobs (Gilze), Wim van der Vlies (Barendrecht), Hartger Veenstra (Heerenveen) Afmeldingen:Jack Das (Veldhoven), Theo Hebers (Helmond), Wim Boer (Zwolle), Richard Leunissen (Maastricht), Peter de Bree (Nieuwegein), Gert Jan Teerling (Meppel), Kees Wisserhof (Arnhem), Henk van Ginkel (Rhenen) Zonder kennisgeving: Stephanie van Ginkel (Zeist) OMSCHRIJVING WIE PLAN 1. Inleiding + Notulen + Voorstelronde (Hans) De notulen van de vorige bijeenkomst worden goedgekeurd. De nieuwe franchisenemers stellen zich voor. Dit zijn: 1. Hartger Veenstra (Heerenveen) 2. Wim van der Vlies (Barendrecht) 2. Franchiseraad + Notulen (Oscar) Notulen franchiseraad 10-12-2010: geen opmerkingen Notulen franchiseraad 11-1-2011: Ronny maakt de opmerking dat hun kantoor bij RB is aangesloten. Kantoren die aangesloten zijn bij RB kunnen ook op termijn gebruik maken van Horizontaal toezicht mogelijkheden. 3. Status werkgroep Marketing (Guillaume) Om meer inzicht te bieden in de marketingactiviteiten van 2011 geeft Guillaume namens de werkgroep Marketing een presentatie. Radiospot: Ernst geeft aan dat Finovion een duidelijke keuze moet maken voor de boodschap/slogan dat zij wil uitdragen. In het verleden werd er bijvoorbeeld gecommuniceerd met Finovion- Grip op uw zaak. In de radiospot zetten we Finovion neer als actieve boekhouders. De werkgroep Marketing gaat dit punt meenemen bij het bepalen van toekomstige slogans en komt met een reactie hoe we hier in de toekomst mee omgaan. 1
Social Media: Op 17 maart aanstaande in de middag wordt een Social Media workshop gegeven gericht op Linkedin. Deze workshop valt onder de marketingbijdrage. Dus reserveer alvast 17 maart in de agenda. Guillaume geeft aan dat Social Media alleen kan werken als iedereen meedoet. Hierbij is het van beland dat iedereen zijn profiel voor 17 maart heeft geupdate volgens de procedure Linkedin op het Finovion intranet. De workshop gaat er namelijk vanuit dat iedereen enige basiskennis over Linkedin heeft. Focus op sectoren: Finovion heeft in 2011 2 sectoren gekozen waar de nadruk op wordt gelegd, namelijk IT sector en Recreatie. Guillaume vraagt aan iedereen om zijn contacten uit de IT en Recreatie sector aan te leveren. Deze contacten kunnen worden gestuurd naar Wichard. Direct Mailing: In week 10 staat er weer een centrale mailing gepland. De mailing richt zich dit maal op onze dienst Belastingaangifte. Centraal zal een brief met een propositie over Belastingaangifte (Tijdig Belastingaangifte doen) worden opgesteld. Deze brief wordt verzonden naar de adressen die een vestiging heeft aangeleverd. Wichard zal een e-mail rondsturen met het verzoek om de adressen voor de mailing aan te leveren. Ondernemersprijs: De ondernemersprijs moet worden gezien als een kapstok voor het verzenden van berichten via social media. Algemeen: Guillaume geeft aan dat alle werkgroepen en dus ook de werkgroep Marketing in de toekomst een duidelijk mandaat moeten hebben, zodat zij zelfstandig kunnen werken binnen bepaalde grenzen. Het marketingplan 2011 zal in de bijeenkomst van November in detail worden gepresenteerd. Na akkoord van de franchisenemers kan de werkgroep Marketing dan het plan gaan uitvoeren. Johan heeft als opmerking dat hij graag per marketinginstrument de doelstellingen beter zichtbaar wil hebben. Er wordt nu bijvoorbeeld gesproken over een naamsbekendheid van Finovion van 6%. Hoeveel naamsbekendheid wil je volgend jaar realiseren? Afgesproken wordt dat de werkgroep in de toekomst per marketingmiddel een duidelijke doelstelling gaat benoemen. Mike geeft aan dat het goed zou zijn als er nog extra personen aan de werkgroep Marketing worden toegevoegd. Johan meld zich spontaan aan. Hartger laat nog aan Wichard weten als hij ook bereidt is om aan deze WG Marketing HV 2
werkgroep deel te nemen. De werkgroep bestaat nu uit Reinout, Mike, Guillaume, Johan en Wichard. Hans vraagt of er nog mensen zijn die naar aanleiding van de presentatie van Guillaume nog grote bezwaren hebben tegen het marketingplan 2011. Dick Codee geeft aan dat hij nog niet warm loopt van de geplande marketingactiviteiten. Ronald geeft aan dat hij wel positief tegen het marketingplan staat. De grote meerderheid kan zich vinden in het marketingplan. 4. Voorstel betaling Franchisefee (Hans) Ernst stelt de vraag hoe er wordt omgegaan met klanten die in het begin van het jaar het hele jaarbedrag vooruit betalen. Dit zou betekenen dat de omzet in kwartaal 1 hoger ligt dan in kwartaal 2, waardoor er in kwartaal 2 wellicht een te hoog voorschotbedrag aan fee over de omzet afgedragen moet worden. Hans geeft aan als bij iemand deze situatie speelt, dat de franchisegever hiermee rekening zal houden. Er wordt gestemd over het voorstel. Met 19 stemmen voor (3 stemmen van niet aanwezige franchisenemers) en 2 tegen wordt het voorstel aangenomen. 5. Update pilot kwaliteit vestigingen (Hans) Hans vertelt dat de pilot bij de vestigingen Nieuwegein, Rotterdam, Arnhem is afgerond. Conclusie is dat de kennis over de vereisten voor het opstellen van een jaarrekeningen niet bij iedereen op hetzelfde niveau is. Hierdoor komt het voor dat door onbekendheid niet elke jaarrekening aan deze vereisten voldoet. Als franchisegever gaan we vestigingen ondersteunen bij het verbeteren van deze kennis door een jaarlijkse review per vestiging. Binnenkort zal de franchisegever andere vestigingen gaan benaderen voor deze review. Echter alleen met deze reviews komen we niet op het gewenste kwaliteitsniveau. Daarom stelt de franchisegever voor om de komende vaktechnische bijeenkomst te wijden aan de vereisten voor het opstellen van een jaarrekening. 17 maart in de ochtend wordt deze vaktechnische training gegeven. Iedereen kan zich aanmelden voor deze vaktechnische bijeenkomst. Verder is een afspraak met de NOAB geweest. De NOAB is een kwaliteitslabel en via de NOAB kunnen kantoren horizontaal toezicht realiseren. Ronny geeft aan dat de doelen vastgesteld dienen te worden waarom we ons als kantoren bij de NOAB zouden moeten aansluiten. FG HR 3
6. Samenwerken (Evert) Evert geeft uitleg aan de samenwerkingen die hij het afgelopen jaar is aangegaan, namelijk: OTC APS Pensioenteam Avio Advocaten Boon Accounts & Adviseurs Dommerholt H4 Carlease Van Elderen Accountants & Adviseurs CMS Adcorporate Mazars Scheidingsplanner Univé Fisclear De scheidingspraktijk Evert haalt uit het aangaan van samenwerkingen veel nieuwe klanten. 7. Tevredenheidsonderzoek (Wichard) In januari is weer een tevredenheidsonderzoek uitgevoerd onder onze klanten. 18 vestigingen hebben aan dit onderzoek meegedaan. Het verzoek is dat volgend jaar alle vestigingen meedoen. 67 van de 449 respondenten hebben tevredenheidsonderzoek ingevuld. Finovion wordt in het algemeen positiever beoordeeld in vergelijking tot 2009. Het gemiddelde cijfer is 7,81. De vestiging Voerendaal heeft het hoogste cijfer gekregen, namelijk 8,6 en mag zich daarmee in een jaar lang de beste Finovion vestiging noemen. Een persbericht zal hieraan worden gewijd en de vestiging Voerendaal komt het komende jaar op de home pagina van de Finovion website te staan. Rondvraag Oscar: Hoe om te gaan met het privé deel in de inkomstenbelasting? De richtlijn volgens de Belastingdienst is dat dit voor DGA s privé is. Hans: Kees van Loon heeft een bericht naar iedereen gestuurd over sponsoring van 4
Alpe d HuZes. Hans geeft aan dat we als Finovion hieraan met zijn allen deel zouden kunnen nemen. Na enige discussie wordt afgesproken dat we dit jaar op individuele basis Kees kunnen sponsoren. Kees geeft aan dat als mensen willen sponsoren het bedrag per e-mail naar k.vanloon@finovion.nl gestuurd kan worden. Alle beetjes helpen. Er blijft niets aan de strijkstok hangen. Verder wordt over sponsoring afgesproken dat ieder jaar enkele goede doelen kunnen worden aangeleverd. De werkgroep Marketing bepaalt welke doel(en) Finovion sponsort. Johan Trip/ Dick Codee: Leverancier zoals AVZ Solutions moeten worden beoordeeld op liquiditeit, solvabiliteit, zodat zoveel mogelijk voorkomen wordt dat we gaan samenwerken met een partij die failliet gaat. Wichard geeft aan dat hij een sheet Leveranciersbeoordeling, die reeds in het verleden is gemaakt, gaat rondsturen, met de vraag om met opmerkingen te komen. Dick Codee: Meer inzicht verkrijgen in de resultaten van samenwerkingen (bv. Tellus, Companeo). Wichard komt hierop met een voorstel terug. In het laatste kwartier van de bijeenkomst verlaten enkele mensen vroegtijdig de bijeenkomst. Tijdens volgende bijeenkomst graag vooraf aan de voorzitter doorgeven als je vroegtijdig weg moet, zodat hiermee rekening kan worden gehouden. / Sluiting en diner voor de liefhebbers Oscar, Evert, Hartger, Ronald, Ernst, Wichard gaan nog een hapje eten in Apeldoorn. 5