5 de ZITTING Openbaar Centrum voor VAN DE RAAD VOOR MAATSCHAPPELIJK WELZIJN Maatschappelijk Welzijn VAN 25 MEI 2011 2950 KAPELLEN Aanwezig: Mevrouw An Stokmans Voorzitter De dames en heren Vera Gilis, Marc Van Tilborg, Dirk Verbist, Jacobus Verhoeven, Linda Elders, Sven Kerremans, Joanna Vandensande, Inge Wagemans, Ingrid Mees en Michel Michielsen Leden Mevrouw Paula Verhoeven Afwezig: Openbare zitting A G E N D A 1. Goedkeuring notulen openbare raadszitting van 27 april 2011 2. Personeel: bespreking rechtspositieregeling OCMW personeel 3. Afsluiten verzekering BA en omnium voor nieuw dienstvoertuig 4. Dienstcentrum t Ertbrandje: goedkeuring organisatie opendeurdag 5. Informatica Secretaris a. Vernieuwing pc s dienstencentrum t Bruggeske en aansluiting op netwerkserver b. Aankoop S-box mailserver voor OCMW diensten en dienstencentra 6. Benoeming vertegenwoordiger en vaststelling van zijn mandaat m.b.t. de jaarvergadering van Igean Milieu en Dienstverlening 7. Benoeming vertegenwoordiger en vaststelling van zijn mandaat m.b.t. de jaarvergadering van Igean Veiligheid 8. Goedkeuring samenwerkingsovereenkomst FRGE tussen Igean Dienstverlening, de gemeente en het OCMW van Kapellen 9. Goedkeuring deel 2 van het informatieveiligheidsbeleid van het veiligheidsplan 2010-2012: logische beveiliging 10. Goedkeuring Lokale samenwerkingsovereenkomst omtrent de oprichting en de werking van het Forum Lokale Werkgelegenheid Kapellen 11. Goedkeuring huishoudelijk reglement van de werking van het Forum lokale werkgelegenheid Kapellen Besloten zitting 1. Goedkeuring notulen besloten raadszitting van 27 april 2011 2. Goedkeuring notulen bijzondere comités voor de sociale dienst van 11 april en 2 mei 2011 Lid
Notulen OCMW raad 25 mei 2011 - blz. 2 3. Akteneming briefwisseling, verslagen e.a. 4. Personeel a. Aanstelling deeltijdse contractuele schoonmaaksters met dienstencheques b. Aanstelling deeltijdse verzorgende voor bepaalde duur juli en augustus 2011 c. Aanstelling deeltijds verzorgende voor bepaalde duur september t.e.m. november 2011 d Aanstelling deeltijds verzorgenden voor onbepaalde duur e. Akteneming beslissingen secretaris 5. Sociale tewerkstellingen a. Wijziging sociale tewerkstelling technisch beambte. b. Sociale tewerkstelling schoonmaakster (ter zitting toegevoegd punt). Openbare zitting 1. GOEDKEURING NOTULEN OPENBARE RAADSZITTING VAN 27 APRIL 2011 De notulen van de openbare raadzitting van 27 april 2011 worden goedgekeurd. 2. PRINCIPIËLE GOEDKEURING RECHTSPOSITIEREGELING OCMW PERSONEEL De raad voor maatschappelijk welzijn, vergaderd in openbare zitting, Gelet op de organieke wet van 8 juli 1976 betr. de OCMW s, artikel 42; Gelet op het Besluit van de Vlaamse Regering van 7 december 2007 betreffende de minimale voorwaarden voor de personeelsformatie, de rechtspositieregeling en het mandaatstelsel van het gemeentepersoneel; Gelet op artikelen 104 en 115 van het OCMW decreet die de rechtsgrond vormen voor de nieuwe rechtspositieregeling van het OCMW personeel; Gelet op het besluit van de Vlaamse Regering van 12 november 2010 houdende minimale voorwaarden voor de personeelsformatie en het mandaatstelsel van het personeel van de OCMW s en houdende de minimale voorwaarden voor sommige aspecten van de rechtspositieregeling van bepaalde personeelsgroepen van de OCMW s, hierna Rechtspositiebesluit genoemd; Gelet op het gewijzigd gemeenteraadsbesluit van 17 november 2008 betreffende de vaststelling rechtspositieregeling gemeentepersoneel; Gelet op het gewijzigd raadsbesluit van 26 november 2008 houdende de vaststelling van de rechtstpositieregeling van het OCMW personeel; Gelet op het raadsbesluit van 17 december 2010 houdende de akteneming jaarlijkse vakantie en feestdagen voor bepaalde OCMW personeelsleden;
Notulen OCMW raad 25 mei 2011 - blz. 3 Gelet op de onderhandelingen met de vakorganisaties van 2 mei 2011 waarbij het voorstel van rechtspositieregeling voor het OCMW van Kapellen werd besproken; Overwegende dat door de vakbond is gevraagd om het ontwerp rechtspositieregeling nogmaals te bespreken op een volgende zitting op 6 juni om reden dat het vakbondsoverleg van 2 mei binnen verkorte termijn bijeen werd geroepen en zij het document graag volledig willen doornemen; Gelet op het voorgelegd ontwerp rechtspositieregeling voor het OCMW personeel; Gelet op de gevoerde bespreking; B E S L U I T Enig artikel De rechtspositieregeling is van toepassing op: 1. het personeel van het OCMW, zowel dat in statutair dienstverband als dat in contractueel dienstverband, dat een betrekking bekleedt die ook bestaat bij de gemeente en dat deze betrekking uitoefent in een ander dienst dan een bijzondere dienst zoals omschreven in punt 2) 2. het voltallige personeel van de bijzondere diensten: de verzorgende, verplegende en dienstverlenende instellingen en diensten van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn waarvan de werking gebaseerd is op federale of gewestelijke financiering met bijbehorende werkings- en erkenningsregels, en activiteiten die hoofdzakelijk verricht worden in mededinging met andere marktdeelnemers, tenzij anders bepaald dienst gezinszorg en aanvullende thuiszorg, zijnde de maatschappelijk assistent-diensthoofd dienst gezinszorg en alle verzorgenden dienstenonderneming met dienstencheques, zijnde de administratief medewerker van de dienst en alle schoonmaaksters in het kader van dienstencheques de erkende dienstencentra t Bruggeske en t Ertbrandje: centrumleider, verantwoordelijke dienstencentra, administratieve medewerkers, hulpkok(kin), schoonmaaksters 3. de OCMW secretaris en de financieel beheerder OCMW, tenzij anders bepaald. De rechtspositieregeling voor het OCMW personeel wordt principieel goedgekeurd en ingevoerd vanaf 1 juli 2011. 3. AFSLUITEN OMNIUMVERZEKERING VOOR DIENSTWAGEN CITROËN BERLINGO De raad voor maatschappelijk welzijn, vergaderd in openbare zitting, beslist om over te gaan tot het afsluiten van polisnummer 1/212/19478911/00, tak auto, volledige omnium, voor de dienstwagen citroën berlingo met nummerplaat 1BDI087; Het voorstel van Ethias, polisnummer 1/212/19478911/00 wordt goedgekeurd voor
Notulen OCMW raad 25 mei 2011 - blz. 4 de verzekering van burgerlijke aansprakelijkheid, rechtsbijstand, diefstal, glasschade, stoffelijke schade genormaliseerde en brand. De jaarlijkse premie wordt op 9 mei 2011 vastgesteld op 1007,34, zijnde BA: 527,529 + rechtsbijstand 14,87 + diefstal 66,76 + brand 15,57 + stoffelijke schade (omnium) 383,34 = 1.007,83 te verhogen met taksen en wettelijke bijdragen. Er is geen vrijstelling voorzien voor de stoffelijke schade, indien de herstelling gebeurt door een erkend hersteller. Indien de hersteller niet erkend is, bedraagt de franchise 10% van het schadebedrag. De ingangsdatum van de polis wordt vastgelegd op 9 mei 2011. 4. ORGANISATIE OPENDEURDAG DC T ERTBRANDJE IN 2011 De raad voor maatschappelijk welzijn, vergaderd in openbare zitting beslist om de jaarlijkse opendeurdag te organiseren voor dienstencentrum t Ertbrandje op zaterdag 10 september 2011 met volgend programma: Voormiddag 10.30u 12.00u: Gratis gegidste wandeling door Putte Middagmenu restaurant: Tomatensoep met balletjes Ragout van zeevruchten en scampi Kalkoenrolade met champignonroomsaus en aardappelnootjes Dame Blanche Voor het menu (warm of koud) wordt een bedrag van 10,00 gevraagd. Namiddag Duo Melodie met gevarieerd programma met liedjes Noma Hendy met gevarieerd programma van meezingers tot musical met liedjes van Vera Lynn en Edith Piaf Kostprijs: 2x 45 min. 550,00 Tentoonstelling met foto s van 2007-2011. Een selectie foto s worden afgedrukt op een groter formaat 20 cm x 30 cm. Kostprijs +/- 75.00
Notulen OCMW raad 25 mei 2011 - blz. 5 5. INFORMATICA 5.A. AANKOOP EN INSTALLATIE VAN VIJF NIEUWE WERKPOSTEN AAN TE SLUITEN OP DE CENTRALE SERVER De raad voor maatschappelijk welzijn, vergaderd in openbare zitting, Gelet op het raadsbesluit van 17 december 1996 houdende de gunning van de aankoop van informaticamateriaal, systeemsoftware en toepassingssoftware aan de firma Schaubroeck NV, Steenweg op Deinze 154 te 9810 Nazareth; Gelet op het raadsbesluit van 23 oktober 2000 betreffende de aankoop en installatie nieuwe software toepassingen voor nieuwe OCMW boekhouding (NOB) en sociale dienst (winsoc+) en afsluiten onderhoudscontracten voor software; Gelet op het raadsbesluit van 26 november 2008 betr. de aankoop en installatie nieuwe server en afsluiten onderhoudscontracten; Overwegende dat de afgeschreven pc s van de OCMW diensten, gevestigd Antwerpsesteenweg in gebruik worden genomen in het dienstencentrum t Bruggeske, waardoor aldaar steeds wordt gewerkt met verouderd materiaal; Gelet op het raadsbesluit van 23 september 2010 houdende de akteneming nota betreffende informaticaproblemen in het dienstencentrum t Bruggeske; Overwegende het verzoek van de leden van het management team voor inzage van de gegevens van de boekhouding zodat zij op de hoogte zijn van de beschikbare kredieten van hun diensten, op basis waarvan zij hun werking kunnen afstemmen; Overwegende dat 3 pc s van het dienstencentrum t Bruggeske reeds in verbinding staan met de centrale server om reden van het gebruik van de programma s van informaticaleverancier Schaubroeck: Winsoc Vesta (dienst gezinszorg en aanvullende thuiszorg) en de facturatieprogramma s voor de warme maaltijden en gehandicaptenvervoer; Gelet op twee offertes van Schaubroeck NV d.d. 18 mei 2011, nr. 11EO0054 betreffende de vernieuwing van 5 werkposten aan te sluiten op de centrale server en de offerte nr. 11EO0055 voor de vernieuwing van 5 werkposten en een nieuwe windowsserver; Overwegende dat het voordeliger is om vijf nieuwe werkposten aan te sluiten op de centrale server en hiervoor voldoende zware internetverbinding te voorzien; Overwegende dat omwille van voorgaande overwegingen het enkel mogelijk is om de aankoop van een emailserver toe te wijzen aan dezelfde firma aan wie alle overige informatica toepassingen zijn toevertrouwd om reden dat het OCMW niet over een eigen ICT dienst beschikt, noch over gekwalificeerd personeel voor de implementatie ervan; Overwegende dat hierdoor geen beroep op mededinging kan gedaan worden; Gelet op art. 17 2, 1 a van de wet van 23 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten; B E S L U I T met unanimiteit van de stemmen
Notulen OCMW raad 25 mei 2011 - blz. 6 Artikel 1 Met onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking en met vrijstelling van borg zal overgegaan worden tot de aankoop en installatie van vijf nieuwe werkposten aan te sluiten op de centrale server. De aankoop en installatie van vijf nieuwe werkposten aan te sluiten op de centrale server wordt toevertrouwd aan de firma Schaubroeck NV, Steenweg Deinze 154 te 9810 Nazareth Workstation Fujitsu Esprimo P5731 E85+ 5 x 217,00 1.085,00 Base unit, μbtx system board D3011, Intel iq43 chipset with max. 16GB address space, 4x DIMM slots DDR3 1066 MHz (dual channel technology, needs the same memory capacity in each channel), graphics (Direct X10)/ audio/ Intel LAN (10/100/1000) on board, 4 slots (2x PCI, 1x PCI Express x16, 1x PCI Express x4 (mech. x8), 2 of them FlexySlots), 6 drive bays (2x 5.25" externally accessible, 4x 3.5", thereof 2x externally accessible), 4x serial ATA II ports (3Gb/s/NCQ), 300W wide range power 300W wide range power supply (up to 87% efficiency, main switch), optical USB tilt scroll mouse. DeskView license included. Interfaces: 1x serial external, 1x parallel internal, 2x PS/2, 6x USB 2.0 rear, 4x USB 2.0 internal, 2x USB 2.0 in front, 1x VGA, audio (3x rear, 2x in front), 1x LAN RJ45 1 jaar carry-in waarborg Processor, harde schijf en geheugen Pentium E5800, 3.2 GHz, 2 MB SLC, 800 MHz FSB, dual core, LGA775, 5 x 49,00 245,00 incl. heat sink,technologies: VT-x 2 GB DDR3-1066 10 32,00 320,00 Harde schijf: S26361-F3570-E100 HDD SATA II 320GB 7.2k 5 34,00 5 x 34,00 170,00 Geheugen: 2 GB DDR3-1066 5 x 32,00 320,00 Diverse hardware DVD supermulti SATA 5 x 17,00 85,00 Toetsenbord standaard 5 x 9,00 45,00 Country kit 5 x 4,00 20,00 Beeldscherm Fujitsu display B19-6 LED 5 x 165,00 825,00 Systeem software License EU/MM - Windows 7 Professional 5 x 100 500,00 Win7 Pro32 MuLiA+OfficeReady 5 5 x 2,00 10,00 Garantie Scenic Esprimo P5731 verlenging naar 5 jaar on-site garantie 5 x 63,00 315,00 van maandag tot vrijdag, van 08u00 tot 17u00, voor wisselstukken, uurlonen en verplaatsing Bureautica Specifieke "Government" prijzen 5 x 413,00 2.065,00 Office Professional Plus 2010 OLP NL Gov 1.000,00
Notulen OCMW raad 25 mei 2011 - blz. 7 Installatie en afstelling De totale kostprijs voor de aankoop en installatie van vijf nieuwe werkposten aan te sluiten op de centrale server, diverse hardware, de vereiste systeemsoftware, de installatie en de garantie bedraagt 6.685,00 + 1.403,85 BTW = 8.088,85 incl. BTW. 5.B. AANKOOP EN INSTALLATIE S-BOX MAILSERVER EN AFSLUITEN ONDERHOUDS CONTRACTEN De raad voor maatschappelijk welzijn, vergaderd in openbare zitting, Gelet op het raadsbesluit van 17 december 1996 houdende de gunning van de aankoop van informaticamateriaal, systeemsoftware en toepassingssoftware aan de firma Schaubroeck NV, Steenweg op Deinze 154 te 9810 Nazareth; Gelet op het raadsbesluit van 23 oktober 2000 betref. de aankoop en installatie nieuwe software toepassingen voor nieuwe OCMW boekhouding (NOB) en sociale dienst (winsoc+) en afsluiten onderhoudscontracten voor software; Gelet op het raadsbesluit van 26 november 2008 betreffende de aankoop en installatie nieuwe server en afsluiten onderhoudscontracten; Overwegende dat het email verkeer voor de OCMW diensten, gevestigd in de kantoren Antwerpsesteenweg 51 te Kapellen verloopt via Publilink (Belgacom) over de centrale server, met als domeinnaam dienst@ocmwkapellen.be; Overwegende dat het email verkeer voor het personeel van de dienstencentrum gebeurt zonder eigen domeinnaam, nl. naam personeelslid@skynet.be; Overwegende dat niet beschikken over een eigen domeinnaam van alle OCMW diensten en personeelsleden, weinig professioneel is en dat de aankoop van een emailserver noodzakelijk is; Overwegende dat omwille van voorgaande overwegingen het enkel mogelijk is om de aankoop van een emailserver toe te wijzen aan dezelfde firma aan wie alle overige informatica toepassingen zijn toevertrouwd om reden dat het OCMW niet over en eigen ICT dienst beschikt, noch over gekwalificeerd personeel voor de implementatie ervan; Overwegende dat hierdoor geen beroep op mededinging kan gedaan worden; Gelet op art. 17 2, 1 a van de wet van 23 december 1993 betref. de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten; Gelet op de offerte van Schaubroeck NV d.d. 18 mei 2011, nr. 11EO0052 betreffende de aankoop van een S-box emailserver; B E S L U I T met unanimiteit van de stemmen Artikel 1 Met onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking en met vrijstelling van borg zal overgegaan worden tot de aankoop en installatie van een S-box emailserver. De aankoop van een S-box emailserver, hardware en mailsoftware evenals email
Notulen OCMW raad 25 mei 2011 - blz. 8 afstellingen wordt toevertrouwd aan de firma Schaubroeck NV, Steenweg Deinze 154 te 9810 Nazareth. Server Fujitsu Primergy TX100/S2/4xLFF, Floorstand BU zonder CPU en memory incl. 1 standard power supply module, standard fan, systemboard for configurable CPU en DDR3 1333/PC3-10900 ub ECC, graph.contrll 64 MB on board, 6 port SATA contrll (for 4x 3.5 SATA HDD + DVD) and 1 Gbit Ethernet controller onboard; 4 HDD bays for non-hot plug 3.5 SAS HDs, 1 jaar on-site waarborg 296,00 Processor en geheugen Intel Core i3-540 2C/4T 3.06 GHz 4MB 129,00 2 GB DDR3 1333 MHz PC3-10600 ub d ECC 80,00 CD/DVD-rom en harde schijf DVD-RW supermulti 1.6 SATA 21,00 2 x HD SATA 3G 1 TB 7.2K Non hot PL 3.5 BC 220,00 Kabel, muis, toetsenbord en desktop adapter 77,00 5 jaar on-site service 116,00 Mailsoftware Mailconnector software 1.000,00 Kapersky anti virus voor Linux (incl. update) 300,00 1.500,00 Installatie en afstelling De totale kostprijs voor de aankoop van een nieuwe server, diverse hardware, de vereiste systeemsoftware, de installatie en de garantie bedraagt 3.739,00 + 785,19 BTW = 4.524,19 incl. BTW. Artikel 2 Voor de aangekochte hardware en vereiste toepassingssoftware en antivirus worden contracten afgesloten voor onderhoud en assistentie: 500,00 + 105,00 BTW = 605,00. 6. BENOEMING VERTEGENWOORDIGER EN VASTSTELLING VAN ZIJN MANDAAT M.B.T. DE JAARVERGADERING VAN IGEAN DIENSTVERLENING DD 17 JUNI 2011 De raad voor maatschappelijk welzijn, vergaderd in openbare zitting, Gelet op het KB van 3 januari 1969 tot oprichting van de cv IGEAN; Gelet op de buitengewone AV van IGEAN cv van 8 november 2003 waarmee IGEAN wordt omgevormd tot dienstverlenende vereniging IGEAN dienstverlening;
Notulen OCMW raad 25 mei 2011 - blz. 9 Gelet op de beslissing van de Vlaamse minister van Binnenlandse Aangelegenheden, van 1 april 2004 houdende goedkeuring van de wijziging van de statuten en de omvorming van IGEAN cv in een dienstverlenende vereniging; Gelet op het lidmaatschap van het OCMW bij IGEAN dienstverlening; Gelet op het decreet van 6 juli 2001 betr. de intergemeentelijke samenwerking; Gelet op de Omzendbrief van 11 januari 2002 i.v.m. de toepassing van het decreet van 6 juli 2001 houdende de intergemeentelijke samenwerking; Gelet op artikel 35 van de statuten op grond waarvan de jaarvergadering in de loop van het tweede kwartaal verplichtend bijeenkomt; Gelet op de beslissingen d.d. 10 november 2010, 2 maart 2011 en 4 mei 2011 van de raad van bestuur de jaarvergadering op 17 juni te organiseren in het Administratief Centrum, Handelslei 167 te 2980 Zoersel; Gelet op het aangetekend schrijven van IGEAN dienstverlening d.d. 11 maart 2011 met de uitnodiging voor de jaarvergadering met volgende dagorde: 1. Verslag van de raad van bestuur over het boekjaar 2010 2. Verslag van de commissaris-revisor over het boekjaar 2010 3. Jaarrekening 2010 4. Kwijting aan de bestuurders en de commissaris over het boekjaar 2010 5. Benoemen van leden van de raad van bestuur Overwegend dat volgende documenten eveneens werden verstuurd: - Uittreksels uit de beslissingen van de raad van bestuur van 2 maart 2011 en 4 mei 2011; - Jaarverslag 2010 met het verslag van de raad van bestuur en het verslag van de commissaris-revisor over het boekjaar 2010 en jaarrekening 2010 met een per mandataris geïndividualiseerd overzicht van de in het voorbije boekjaar ontvangen vergoedingen en presentiegelden; Overwegende dat artikel 44 van het voormelde decreet en artikel 33 1 van de statuten bepalen dat de benoemingsprocedure met de vaststelling van het mandaat van de vertegenwoordiger wordt herhaald voor elke algemene vergadering; Overwegende dat de raad bijgevolg een vertegenwoordiger moet aanstellen voor de jaarvergadering IGEAN dienstverlening van 17 juni 2011; B E S L U I T met unanimiteit van de stemmen Artikel 1 De raad neemt kennis van de dagorde van de jaarvergadering van IGEAN dienstverlening die zal gehouden worden op 17 juni 2011 in het Administratief Centrum, Handelslei 167 te 2980 Zoersel, evenals van alle bijbehorende documenten en neemt op basis hiervan volgende beslissingen: 1. Verslag van de raad van bestuur over het boekjaar 2010 2. Verslag van de commissaris-revisor over het boekjaar 2010 3. Jaarrekening 2010 4. Kwijting aan de bestuurders en de commissaris over het boekjaar 2010 5. Benoemen van leden van de raad van bestuur
Notulen OCMW raad 25 mei 2011 - blz. 10 Artikel 2 : Raadslid Dirk Verbist, 28 juni 1958, Asterlaan 1 te Kapellen wordt aangesteld om het OCMW te vertegenwoordigen op de jaarvergadering van IGEAN dienstverlening van 17 juni 2011 en gemandateerd om deel te nemen aan de bespreking over de agendapunten vermeld in artikel 1 en te beraadslagen en te beslissen en verder al het nodige te doen om de volledige agenda af te werken. 7. BENOEMING VERTEGENWOORDIGER EN VASTSTELLING VAN ZIJN MANDAAT M.B.T. DE JAARVERGADERING VAN IGEAN MILIEU & VEILIGHEID DD 17 JUNI 2011 De raad voor maatschappelijk welzijn, vergaderd in openbare zitting, Gelet op de oprichtingsakte van de opdrachthoudende vereniging IGEAN milieu & veiligheid, verleden op de buitengewone algemene vergadering van IGEAN cv van 8 november 2003; Gelet op de beslissing van de Vlaamse minister van Binnenlandse Aangelegenheden, Cultuur, Jeugd en Ambtenarenzaken van 1 april 2004 houdende goedkeuring van de oprichting en van de statuten van de opdrachthoudende vereniging IGEAN milieu & veiligheid; Gelet op het lidmaatschap van het OCMW bij IGEAN milieu & veiligheid; Gelet op het decreet van 6 juli 2001 betr. de intergemeentelijke samenwerking; Gelet op de Omzendbrief van 11 januari 2002 i.v.m. de toepassing van het decreet van 6 juli 2001 houdende de intergemeentelijke samenwerking; Gelet op artikel 35 van de statuten op grond waarvan de jaarvergadering in de loop van het tweede kwartaal verplichtend bijeenkomt; Gelet op de beslissingen d.d. 10 november 2010, 2 maart 2011 en 4 mei 2011 van de raad van bestuur de jaarvergadering op 17 juni te organiseren in het Administratief Centrum, Handelslei 167 te 2980 Zoersel; Gelet op het aangetekend schrijven van IGEAN milieu & veiligheid d.d. 11 maart 2011 met de uitnodiging en de dagorde voor de jaarvergadering met volgende dagorde: 1. Verslag van de raad van bestuur over het boekjaar 2010 2. Verslag van de commissaris-revisor over het boekjaar 2010 3. Jaarrekening 2010 4. Kwijting aan de bestuurders en de commissaris over het boekjaar 2010 5. Benoemen van leden van de raad van bestuur 6. Benoemen van leden van de adviescomités Overwegend dat volgende documenten eveneens werden verstuurd: - Uittreksels van de raadsbeslissingen van van bestuur van 2 maart en 4 mei 2011; - Jaarverslag 2010 met het verslag van de raad van bestuur en het verslag van de commissaris-revisor over het boekjaar 2010 en jaarrekening 2010 met een per
Notulen OCMW raad 25 mei 2011 - blz. 11 mandataris geïndividualiseerd overzicht van de in het voorbije boekjaar ontvangen vergoedingen en presentiegelden; Overwegende dat artikel 44 van het voormelde decreet en artikel 33 1 van de statuten bepalen dat de benoemingsprocedure met de vaststelling van het mandaat van de vertegenwoordiger wordt herhaald voor elke algemene vergadering; Overwegende dat de raad bijgevolg een vertegenwoordiger moet aanstellen voor de jaarvergadering IGEAN milieu & veiligheid van 17 juni 2011; B E S L U I T met unanimiteit van de stemmen Artikel 1: De raad neemt kennis van de dagorde van de jaarvergadering van IGEAN milieu & veiligheid die zal gehouden worden op 17 juni 2011 in het auditorium van het Provinciaal domein De Schorre, Schommelei 1 te Boom evenals van alle bijbehorende documenten en neemt op basis hiervan volgende beslissingen: 1. Verslag van de raad van bestuur over het boekjaar 2010 2. Verslag van de commissaris-revisor over het boekjaar 2010 3. Jaarrekening 2010 4. Kwijting aan de bestuurders en de commissaris over het boekjaar 2010 5. Benoemen van leden van de raad van bestuur 6. Benoemen van leden van de adviescomités Artikel 2 : Raadslid Dirk Verbist, 28 juni 1958, Asterlaan 1 te Kapellen wordt aangesteld om het OCMW te vertegenwoordigen op de jaarvergadering van IGEAN milieu & veiligheid van 17 juni 2010 en gemandateerd om deel te nemen aan de bespreking over de agendapunten vermeld in artikel 1 en te beraadslagen en te beslissen en verder al het nodige te doen om de volledige agenda af te werken. 8. SAMENWERKINGSOVEREENKOMST TUSSEN OCMW, GEMEENTE EN IGEAN ALS LOKALE ENTITEIT VOOR FONDS TER REDUCTIE VAN DE GLOBALE ENERGIEKOST De raad voor maatschappelijk welzijn, vergaderd in openbare zitting, Gelet op het decreet van 6 juli 2001 houdende de intergemeentelijke samenwerking; Gelet op artikel 28 tot 39 van de programmawet van 27 december 2005: Oprichting van het Fonds ter reductie van de globale energiekost, Gelet op het KB en de bijlage van 9 maart 2006 tot vaststelling van de statuten van het Fonds ter reductie van de globale energiekost ; Gelet op het KB d.d. 2 juni 2006 houdende de definitie van de doelgroep van meest behoeftigen van het Fonds ter reductie van globale energiekost; Gelet op het KB van 6 juli 2009 tot vaststelling van het beheerscontract van het
Notulen OCMW raad 25 mei 2011 - blz. 12 Fonds ter reductie van de globale energiekost ; Gelet op het verslag van de infovergadering over het FRGE en IGEAN dienstverlening als lokale entiteit, gehouden in de burelen van IGEAN te Wommelgem op dinsdag 05.04.2011; Overwegende dat IGEAN dienstverlening voldoet aan de vereisten gesteld door het FRGE aan de kandidaten lokale entiteit en dat zij zich kandidaat stelt als lokale entiteit bij het FRGE en dit voor het grondgebied van alle gemeenten die deze overeenkomst onderschrijven; Gelet op de beslissing van de raad van bestuur van IGEAN dienstverlening van 6 april 2011 betreffende de goedkeuring van de samenwerkingsovereenkomst tussen het FRGE en IGEAN dienstverlening; Gelet op het ontwerp van samenwerkingsovereenkomst tussen de gemeente en het OCMW van Kapellen en IGEAN dienstverlening, als lokale entiteit voor het fonds ter reductie van de globale energiekost; Overwegende dat de gemeente Kapellen het ontwerp van de samenwerkingsovereenkomst zal agenderen in de raad van juni 2011, Overwegende dat het OCMW op haar beurt een samenwerkingsovereenkomst wenst af te sluiten met IGEAN dienstverlening die aangesteld wordt als lokale entiteit met als doel tussenbeide te komen in de financiering van structurele energiebesparende maatregelen in privéwoningen die dienen als hoofdverblijfplaats en gelegen zijn op het grondgebied van de gemeente; B E S L U I T met unanimiteit van de stemmen De volgende samenwerkingsovereenkomst met IGEAN dienstverlening wordt goedgekeurd: Artikel 1. Omschrijving van de opdracht Een lokale entiteit (hierna LE genoemd) heeft als doel tussenbeide te komen in de financiering van structurele energiebesparende maatregelen in privéwoningen die dienen als hoofdverblijfplaats en gelegen zijn op grondgebied van de gemeente. Met bijzondere aandacht richt dit project zich naar de doelgroep van meest behoeftigen (hierna de doelgroep ). De LE kan ook middelen ontlenen aan rechtspersonen met sociale doelstelling voor de financiering van structurele energiesparende maatregelen in woningen voor de doelgroep gelegen op grondgebied van de gemeenten die deze overeenkomst onderschrijven. Artikel 2. Geldigheidsduur Deze overeenkomst wordt gesloten vanaf de datum van de ondertekening van de samenwerkingsovereenkomst tussen het IGEAN dienstverlening en het FRGE voor een termijn van 2 jaar. Bij het vervallen van de samenwerkingsovereenkomst tussen IGEAN dienstverlening en het FRGE vervalt de opdracht en dus het voorwerp van deze overeenkomst.
Notulen OCMW raad 25 mei 2011 - blz. 13 Artikel 3. Werkingsgebied Lokale Entiteit Het werkingsgebied van de LE strekt zich uit op het grondgebied van de gemeenten die deze overeenkomst ondertekenen. Artikel 4. Kredietnemers lokale entiteit 1 Particulieren IGEAN biedt als LE aan particulieren de mogelijkheid een lening af te sluiten met een looptijd van max 5 jaar, voor een max bedrag van 10.000,00 aan een in de samenwerkingsovereenkomst tussen IGEAN en het FRGE vastgelegde rentevoet. De maximale duurtijd en het maximum te ontlenen bedrag kunnen wijzigen indien dit mogelijk is binnen het kader bepaald door het FRGE en indien alle betrokken actoren hun goedkeuring hierover geven. Het ontleende bedrag en de terugbetalingstermijn worden altijd vermeld in de kredietovereenkomst tussen de kredietnemer en IGEAN dienstverlening (kredietgever). De kredietnemer gebruikt het ontleende bedrag voor de uitvoering van structurele, energiebesparende maatregelen in een privéwoning, die dient als hoofdverblijfplaats in Kapellen. De kredietovereenkomst bevat een clausule waarin de kredietnemer zich bij wanbetaling akkoord verklaart met loonsafstand. 2 Doelgroep IGEAN dienstverlening kan de lening of tussenkomst aan een particulier behorende tot de doelgroep enkel toestaan na positief advies van het OCMW of van een erkende schuldbemiddelingsdienst. De kredietovereenkomst die wordt afgesloten met de kredietnemer uit de doelgroep bepaalt dat de kredietnemer budgetbegeleiding of beheer aanvaardt vanwege het OCMW of vanwege een andere erkende dienst schuldbemiddeling, indien zich een probleem van terugbetaling stelt. Artikel 5. Inspanningen naar de doelgroep van de meest behoeftigen van het FRGE Vanuit het FRGE wordt opgelegd dat er jaarlijks een minimaal percentage doelgroepdossiers gehaald moet worden door de LE. Dit percentage wordt bepaald op basis van het percentage inwoners van het ganse werkingsgebied dat binnen de doelgroep valt. Het percentage doelgroepdossiers is dus afhankelijk van het aantal deelnemende gemeenten en wordt opgenomen in de overeenkomst tussen IGEAN en het FRGE en wordt jaarlijks geëvalueerd. Voorafgaand aan het toekennen van een lening of tussenkomst aan een kredietnemer uit de doelgroep kan gevraagd worden dat in de woning een energiescan wordt uitgevoerd. De energiescan helpt bij het bepalen van de maatregelen waarvoor een lening via het FRGE kan aangevraagd worden. IGEAN dienstverlening biedt inzake doelgroepdossiers, in samenwerking met de
Notulen OCMW raad 25 mei 2011 - blz. 14 gemeente en/of OCMW, minimaal volgende dienstverlening aan kredietnemers die dit wensen: 1. de beoordeling van de situatie op het vlak van energieverbruik 2. renovatiebegeleiding 3. sociale begeleiding van de kredietnemers uit de doelgroep. Artikel 6. Medewerking van de gemeente De gemeente werkt mee aan het project en zal volgens afspraken gemaakt met IGEAN dienstverlening en de richtlijnen bepaald door de beleidsgroep: 1. Een contactpersoon aanduiden om het project operationeel mee te opvolgen 2. De mogelijkheden van een lening via het FRGE bekend te maken 3. De LE ondersteunen in haar inspanningen om via actieve en passieve sensibilisatie de mogelijkheden van een lening via het FRGE bekend te maken bij haar inwoners 4. De particulier informeren over de mogelijkheden van een lening via het FRGE 5. De particulier indien nodig bijstaan bij het invullen van een aanvraagformulier voor de aanvraag tot een kredietafname bij de LE 6. De particulier indien nodig informeren over de manier waarop een aanvraagdossier dient te worden samengesteld. Artikel 7. Medewerking van het OCMW Het OCMW werkt mee aan het project en zal volgens afspraken gemaakt met IGEAN en de richtlijnen bepaald door de beleidsgroep: 1. Een contactpersoon aanduiden om het project operationeel mee te opvolgen 2. De mogelijkheden van een lening via het FRGE intern bekend te maken 3. De particulier uit de doelgroep via zoveel mogelijk kanalen informeren over de mogelijkheden van een lening via het FRGE 4. De particulier uit de doelgroep indien nodig bijstaan bij het invullen van een aanvraagformulier voor de aanvraag tot een kredietafname bij de LE 5. De particulier uit de doelgroep indien nodig bijstaan bij het samenstellen van het aanvraagdossier voor de aanvraag tot een kredietafname bij de LE 6. De lokale entiteit adviseren over de aangevraagde kredietafname ingeval van kredietaanvraag door particulier uit de doelgroep 7. Structurele afspraken maken rond behandeling van administratieve vragen, handelingen in het kader van renovatiebegeleiding bij de doelgroep 8. De sociale begeleiding t.a.v. de doelgroepdossiers opnemen in samenwerking met de LE 9. Budgetbegeleiding of beheer opnemen in geval van terugbetalingsproblemen. Artikel 8. Overzicht van te leveren prestaties van IGEAN IGEAN staat in voor alle taken opgenomen in de samenwerkingsovereenkomst tussen IGEAN en het FRGE. IGEAN staat in voor een goede omkadering en begeleiding van de LE en is verantwoordelijk voor de dagdagelijkse aansturing en de personeelszaken van de LE.
Notulen OCMW raad 25 mei 2011 - blz. 15 Voor bepaalde delen van de prestaties als LE die IGEAN op zich neemt, kan er worden samengewerkt met externe partners. In het bijzonder levert IGEAN in uitvoering van deze overeenkomst de onderstaande prestaties: 1. instaan voor het goed beheer van de middelen van het FRGE 2. passieve en actieve communicatie voeren over de financieringsmogelijkheden die het FRGE biedt 3. het vervolledigen van de kredietaanvraag en het ter goedkeuring overbrengen aan de kredietcommissie en het FRGE. Bij het toekennen van leningen hanteert IGEAN gelijkaardige voorwaarden als traditionele kredietverstrekkers. In overleg met de kredietcommissie kunnen bijkomende voorwaarden of criteria opgelegd worden zoals o.a. afsluiten van schuldsaldo verzekering, stellen van bijkomende garanties, enz 4. de communicatie omtrent de goedkeuring/weigering van een kredietaanvraag 5. beheer van de kredietdossiers en opvolging terugbetalingen 6. zorgen voor de (sociale) begeleiding in doelgroepdossiers in samenwerking met het OCMW van de gemeente of de erkende dienst schuldbemiddeling 7. op vraag ondersteuning aan de gemeente en OCMW bieden 8. kunnen optreden als ESCO (Energy Service Company) hetgeen de volledige renovatiebegeleiding bij doelgroepdossiers inhoudt. IGEAN kan instaan voor het opvragen van offertes, het contracteren en controleren van de werken, enz... 9. kredietnemers een overzicht bieden van alle mogelijke subsidies, premies, toelages,... op zowel lokaal als Vlaams en Federaal niveau, die van toepassing zijn. Bovendien helpt IGEAN de kredietnemer zover als nodig op weg om optimaal gebruik te maken van de verschillende mogelijke vormen van ondersteuning 10. IGEAN stelt aan de investeringen waarvoor de kredietovereenkomst afgesloten wordt dezelfde voorwaarden als geldend om in aanmerking te komen voor fiscale voordelen. In overleg met de beleidsgroep kunnen er voor bepaalde energiesparende ingrepen afwijkende of bijkomende voorwaarden opgelegd worden in het kredietreglement 11. Voorstelling jaarlijks een rapport aan de beleidsgroep en daarna verspreiding rapport naar alle deelnemende gemeenten. In dit rapport wordt er per gemeente minstens onderstaande informatie opgenomen: a. het totale aantal aanvragen b. het aantal lopende, goedgekeurde kredietdossiers voor woningen op het grondgebied van de gemeente en de kenmerken van de kredietnemer, de woning en de maatregelen c. het aantal geweigerde aanvragen en de kenmerken van de kredietnemer, de woning en de maatregelen en de reden van weigering d. de vordering van de terugbetaling van de kredietnemers e. het overzicht van de door de kredietnemers niet terugbetaalde bedragen f. het aantal doelgroepdossiers g. het aandeel van de doelgroepdossiers in het totaal ontleende bedrag h. de evolutie van het bedrag van de garantstelling van de gemeente. 12. Voorzien in een continue evaluatie en bijsturing van de werking.
Notulen OCMW raad 25 mei 2011 - blz. 16 Artikel 9. Beslissingsorganen: de beleidsgroep en kredietcommissie 1. Beleidsgroep Er wordt een beleidsgroep opgericht die instaat voor het verder operationaliseren van de goede werking van de LE. Deze beleidsgroep zal ondermeer de criteria en de procedure bepalen m.b.t. de behandeling van de kredietaanvragen. De beleidsgroep is als volgt samengesteld: 1. Één afgevaardigde per deelnemende gemeente en één per OCMW 2. Twee vertegenwoordigers van IGEAN 3. Eén of meerdere experts ter zake kunnen toegevoegd worden aan de beleidsgroep Elke gemeente en OCMW duidt een effectief en plaatsvervangend lid voor deze beleidsgroep aan. 2. Kredietcommissie Voor de kredietaanvragen wordt een kredietcommissie opgericht, die de behandeling van de kredietaanvragen conform de criteria opgesteld door de beleidsgroep zal bewaken en toeziet op het goed beheer van de kredieten. De kredietcommissie is samengesteld als volgt: 1. een afvaardiging vanuit de beleidsgroep 2. een vertegenwoordiger van IGEAN 3. eventueel aangevuld met experts ter zake Uit de leden van de beleidsgroep zullen de effectieve leden en plaatsvervangers van de op te richten Kredietcommissie worden gekozen. Voor de werking van de beslissingsorganen zal er een huishoudelijk reglement opgemaakt worden. Artikel 10. Slotbepalingen Beide partijen verbinden zich ertoe de bepalingen van deze overeenkomst te goeder trouw uit te voeren. Beide partijen zullen alles in het werk stellen om de betwistingen en geschillen voortspruitend uit deze overeenkomst in der minne te regelen. 9. GOEDKEURING VAN HET DEEL 2 VAN HET INFORMATIE- VEILIGHEIDS-BELEID 2010-2012. De raad voor maatschappelijk welzijn, vergaderd in openbare zitting, Gelet op artikel 118 van de organieke OCMW wet van 8 juli 1976; Gelet op het OCMW decreet 19 december 2008, inzonderheid artikel 38 e.v.; Gelet op de wet van 15 januari 1990 behoudende de oprichting en organisatie van een Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid, inzonderheid artikels 24, 25 en volgende;
Notulen OCMW raad 25 mei 2011 - blz. 17 Gelet op de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer; Gelet op het KB van 12 augustus 1993 houdende de organisatie van de informatieveiligheid bij de instellingen van sociale zekerheid, inzonderheid artikels 2, 3 en 4 waarin onder meer bepaald wordt dat over de schriftelijke en gemotiveerde adviezen vanwege de informatieveiligheidsdienst uiterlijk binnen een termijn van 90 kalenderdagen beslist wordt; Gelet op het KB van 18 augustus 1993 houdende de organisatie van de informatieveiligheid bij de instellingen van sociale zekerheid, dat eveneens van toepassing is op de OCMW s; Gelet op de minimale normen inzake de veiligheid op het niveau van de instellingen die deel uitmaken van het netwerk van de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid; Overwegende dat de raad een beslissing dient te treffen over de aanbevelingen opgenomen in het informatieveiligheidsbeleid met aanduiding van een tijdspad voor realisatie; Overwegende dat voor het OCMW een document Informatieveiligheidsbeleid werd opgemaakt dat een overzicht geeft van de prioriteiten en concrete maatregelen die het OCMW wil nemen in de eerstvolgende drie tot vier jaar; Gelet op het raadsbesluit van 10 februari 2010 houdende goedkeuring van deel I van het veiligheidshandboek; dat het deel II nu wordt voorgelegd; Overwegende dat omwille van de vitale gegevens omtrent de veiligheid van informatie in het OCMW bevat en als dusdanig enkele door de voorzitter, de raadsleden, de secretaris of zijn gevolmachtigde(n) geconsulteerd mag worden; Gelet op de gevoerde bespreking; B E S L U I T met unanimiteit van de stemmen Artikel 1 Het deel II van het veiligheidshandboek handelend over de logische beveiliging en het continuïteitbeleid wordt goedgekeurd. Artikel 2 De volgende aanbevelingen worden in het veiligheidsplan 2010-2012 opgenomen en uitgevoerd binnen de tijdspanne vereist door de omstandigheden maar uiterlijk binnen de termijn van 3 jaar: Norm 10.7. Veiligheidheid op netwerkniveau en continuïteitbeheer Het OCMW is verplicht om er op toe te zien dat de netwerken gepast beheerd en gecontroleerd worden, zodanig dat zij afdoend beveiligd zijn tegen allerhande bedreigingen. Het is dringend aanbevolen om een goede oplossing te zoeken die moet leiden tot een professioneler beheer van het computernetwerk. Bij een volgende vervanging van de centrale hardware wordt best rekening gehouden met de beperkte
Notulen OCMW raad 25 mei 2011 - blz. 18 mogelijkheden waarover een relatief kleine administratie op het gebied van ICT kan beschikken. Ook een kleine administratie is sterk afhankelijk van een goede en bedrijfzekere werking van zijn informatica. Aan Schaubroeck werd een brief geschreven met de vraag wat de mogelijkheden zijn om een klant te depanneren in nood. (brief 15 februari 2011). Norm 8.1. Internet en e-mail en 8.2. Omgang met persoonsgegevens Het OCMW is verplicht om een gedragscode op te stellen en toe te passen en de interne en externe medewerkers die betrokken zijn bij de verwerking van persoonsgegevens op de hoogte te stellen van de vertrouwelijkheids- en veiligheids-plichten t.o.v. deze gegevens. Het is aanbevolen om de firma Schaubroeck een confidentieverbintenis te laten ondertekenen waarbij de firma zich verbindt om de wettelijke verplichtingen in de Privacy-wet en in de minimum veiligheidsnormen van de KSZ ten aanzien van de data van het OCMW Kapellen toe te passen en aan hun medewerkers op te leggen. Deze confidentie verbintenis van de firma Schaubroeck werd schriftelijk opgevraagd op 15 februari 2011. Uitvoeringstermijn: 2011. De POD-MI heeft in de omzendbrief van 15 december 2008 de OCMW opgedragen om de regelmatigheid van het gebruik van de KSZ toegang door zijn medewerkers op geregelde tijdstippen te controleren. Het is aanbevolen om een stringente procedure vast te leggen voor de controle op het rechtmatig gebruik van de KSZ- toegang door de medewerkers. De informatie-veiligheidsconsulent kan hiervoor een bruikbaar model voorleggen. Op basis van deze procedure kan dan aan de verplichting van de POD worden voldaan om minstens tweemaal per jaar een controle op het rechtmatig gebruik van de KSZ- toegangen te ondernemen. Het OCMW beschikt over een reglement inzake het ICT gebruik, maar dit zal geactualiseerd worden en voorgelegd worden aan de raad. Uitvoeringstermijn: 2011 2012 Norm 10.5. Bescherming tegen malware Het OCMW is verplicht om over geactualiseerde systemen te beschikken ter bescherming (voorkomen, detectie en herstel) tegen malware. Het is aanbevolen om regelmatig de controle te doen op de werking van de antivirus. Met behulp van de e.p.o- module Mc Afee) kan op elk ogenblik een overzicht opgevraagd worden. Tenminste eens per jaar moet de werking van de antivirus een besproken worden op de maandelijkse overlegvergaderingen van het veiligheidscomité. Via de centrale server worden de antivirusprogramma s van Mc Afee dagelijks geactualiseerd op de pc s. Een reglement zal opgesteld worden waarbij elke gebruiker ertoe wordt gehouden om maandelijks een volledige virusscan van zijn pc te laten uitvoeren. Uitvoeringstermijn: 2011-2012
Notulen OCMW raad 25 mei 2011 - blz. 19 Norm 10.9. Back-up-policy en procedures Het OCMW is verplicht om een system van regelmatig te controleren veiligheidskopieën in te voeren om, ingeval van een ramp, onherstelbaar verlies van gegevens te voorkomen. Het is dringend aanbevolen om minstens 9 backuptapes in omloop te nemen, met name: - een tape voor elke dag van maandag tot donderdag - vijf tapes voor elke vrijdag van de maand, waarvan de vier meest recente backups in het niet aan het administratief gebouw palende dienstencentrum op een veilige plaats worden bewaard Dit is een absoluut minimum. Het is de conditio sine qua non die de continuïteit van de OCMW dienstverlening in geval van een (beperkte) ramp kan verzekeren. Zonder dit kan een brandincident mogelijks uitgroeien tot een ware ramp voor het OCMW met definitief verlies van zijn gegevens die bij de maatschappelijke dienstverlening dagelijks noodzakelijk zijn. Nieuwe back tapes werden reeds aangekocht en de procedure wordt uitgevoerd zoals aanbevolen. Het bestaande reglement dient nog aangepast te worden. Uitvoeringstermijn: 2011 2012 Norm 11.1. Beveiliging gegevens Het OCMW moet de toegang tot de gegevens nodig voor de toepassing en de uitvoering van de sociale zekerheid beveiligen door middel van een identificatie, authenticatie en autorisatiesysteem. Het is dringend aanbevolen om het wachtwoordbeleid automatisch via de centrale server toe te passen met een automatisch verval van de geldigheidsduur (bij de start max 90 kalender-dagen) en een automatische vergelijking met X- aantal vorige edities waarvan het nieuwe wachtwoord moet verschillen. (controle en sanctionering op de gestelde kwalificaties waaraan het wachtwoord moet voldoen) Er werd reeds prijs gevraagd bij de firma Schaubroeck voor het systeem van Single Sign on waarbij elke gebruiker via identiteitskaart toegang tot de pc verkrijgt. Nog te bespreken: optie is vrij duur alternatieven nog op te vragen. Uitvoeringstermijn: 2011 2012 Norm 11.1. Beveiliging gegevens Het OCMW moet de toegang tot de gegevens nodig voor de toepassing en de uitvoering van de sociale zekerheid beveiligen door middel van een identificatie, authenticatie en autorisatiesysteem. Het is dringend aanbevolen om de automatische schermvergrendeling van de werkposten via de centrale server te laten verlopen. Dit is een veilige oplossing die door de gewone gebruikers niet buiten dienst kan gesteld worden. Het gevaar bestaat dat een ingelogde werkpost zonder automatische schermvergrendeling tijdens afwezigheid door een malafide persoon kan misbruikt worden. Deze
Notulen OCMW raad 25 mei 2011 - blz. 20 aanbeveling geldt nog des te meer voor de werkposten in de kantoren van de thuiszorg in het dienstencentrum t Bruggeske. Idem vorig punt Veiligste systeem single sign on. Norm 9.1. Fysieke toegangsbeveiliging Het OCMW is verplicht om de toegang tot de gebouwen te beperken tot de geautoriseerde personen en er controle op te verrichten zowel tijdens als buiten de werkuren. Norm 9.2. Brand, inbraak en water Het OCMW is verplicht om maatregelen te treffen m.b.t. de preventie, de bescherming, de detectie, het blussen en de interventie ingeval van brand, inbraak of waterschade. Het efficiënt en consequent afsluiten van de kantoren van de thuiszorg na de kantoortijd zal zonder technische en streng organisatorische maatregelen voor moeilijkheden en frustraties blijven zorgen. Het openblijven van de kantoordeuren na kantoortijd, gekoppeld aan een niet automatisch verbreking van de verbinding en de niet automatische schermvergrendeling van de werkposten na verloop van een periode van inactiviteit en geen automatische controle door de centrale server op het verval van de geldigheidsduur van de wachtwoorden, legt een mogelijke weg open naar misbruik op grote schaal. Dit is een ernstig tekort in de beveiliging. Als geopteerd wordt om de pc s van het dienstencentrum aan te sluiten op de centrale server is het wenslijk om inbraak detectie systeem te installeren. Hiervoor zijn onderhandelingsprocedures lopende. Uitvoeringstermijn: 2011-2012 Problematiek schermbeveiliging: zie vorig punt. Norm 9.1. fysieke toegangsbeveiliging Privacywet van 8 december 1992. Het OCMW is verplicht om de toegang tot de gebouwen te beperken tot de geautoriseerde personen en er controle op te verrichten zowel tijdens als buiten de werkuren. Het is aanbevolen om de netwerk-printer in het dienstencentrum in te stellen met een wacht-box en een gebruikerscode waardoor het printen van vertrouwelijke documenten enkel in aanwezigheid van de opdrachtgever kan gebeuren. Hierdoor liggen documenten met persoonsgegevens niet meer in een omgeving waar ook cliënten en bezoekers toegang hebben. De nodige instructies zullen aan de personeelsleden gegeven worden, nadat is nagegaan hoe de werkwijze hiervoor verloopt. Uitvoeringstermijn: 2011 2012 Norm 11.1. Beveiliging gegevens Het OCMW moet de toegang tot de gegevens voor de toepassing en de uitvoering