HOE ONTWERP IK DE JUISTE APP VOOR MIJN ORGANISATIE? 5 Overwegingen voor je een zakelijke app ontwikkelt DIT IS EEN UITGAVE VAN
Plannen om een app te bouwen? Vraag je dan eerst af waarvoor je die app nodig hebt. En moet je die app echt zelf bouwen of kun je aanhaken op al bestaande apps? 5 overwegingen om de juiste app voor je organisatie te ontwikkelen. Efficiëntere bedrijfsvoering, 24-uurs-dienstverlening en nieuwe communicatiekanalen voor personeel en klanten. Apps bieden veel voordelen voor werknemers, klanten én de business. Tegelijkertijd biedt het veel managers kopzorgen. Want hoe kies je de juiste vorm? Aan welke voorwaarden moet het voldoen? Apps die niet worden ondersteund door de ict-organisatie vormen namelijk een beveiligingsrisico. En hoe zorg je dat werknemers of klanten die app ook daadwerkelijk gaan gebruiken in plaats van alternatieven? APP-REVOLUTIE Toch moet je er als bedrijf iets mee. Privé kunnen veel mensen al niet meer zonder bijvoorbeeld hun communicatie-apps, social media en muziekapps. En ook op het werk zoeken medewerkers steeds vaker naar digitale tools om het werk makkelijker te maken. En dan te bedenken dat we pas aan het begin van de app-revolutie staan. Veel bedrijven hebben immers al wel apps in omloop gebracht, maar weten ze nog niet dusdanig in te zetten dat het de omzet of productiviteit daadwerkelijk vergroot. Ze benutten de mogelijkheden die hun eigen apps hebben slechts gedeeltelijk. Komende jaren gaan zakelijke apps steeds meer bijdragen aan de successen van organisaties doordat ze processen versnellen, de interactie met klanten vergroten, en data sneller delen en gebruiken. Uiteindelijk zullen apps industrieën op hun kop zetten en bedrijfsmodellen volledig veranderen. Dat gebeurt nu al op kleine schaal. Kijk bijvoorbeeld hoe Uber de taxiwereld op zijn kop zet of AirBNB particulieren de kans biedt een bed and breakfast aan te bieden. En ook de opkomst van online winkelen biedt allerlei kansen als nieuw verkoopkanaal. Deze revolutie bewijst dat bedrijven met hulp van de juiste apps de concurrentie voorblijven en een streep zetten door traditionele verdienmodellen. 5 OVERWEGINGEN Waar liggen de kansen voor jouw organisatie in deze app-revolutie? En hoe help je je organisatie en werknemers vooruit met een app? We zetten 5 overwegingen op een rij waarmee je een effectieve app kunt implementeren die je organisatie helpt om stapsgewijs een revolutie te ontketenen. Stap 1 Wat is het strategisch plan? Bedenk voordat je een app ontwikkelt welke processen je met behulp van een app kunt en wilt verbeteren. Wat is het doel van de app die je wilt laten maken of aanschaft? En hoe draagt deze beoogde app bij aan bijvoorbeeld een hogere verkoop, meer productiviteit of een verbeterde dienstverlening? Kortom, wat maakt deze app mogelijk dat op dit moment nog niet kan? Door jezelf deze vragen te stellen voordat je veel geld en energie stopt in het ontwikkelen van een app, voorkom je dat je een app bouwt of aanschaft die weinig toegevoegde waarde heeft. Want een app bouwen omdat je jouw werknemers ook een bedrijfsapp wilt kunnen aanbieden, heeft een organisatie nog nooit veel opgeleverd. Evenmin als een app op de markt brengen omdat de concurrentie dat nu eenmaal ook doet. Vraag jezelf dus eerst af wat de toegevoegde waarde is: welke processen en dienstverlening kunnen verbeterd worden met een app? - 2 -
Stap 2 Is een eigen app echt nodig? Veel werknemers gebruiken apps op (eigen) mobiele apparaten om het werk makkelijker te maken. Denk aan notitiefuncties als OneNote, deeldiensten voor bestandsuitwisseling als OneDrive en mail- en kalenderprogramma s als Outlook en Gmail. Daarnaast staan diverse productiviteitstools en administratieve hulpmiddelen standaard op mobiele devices geïnstalleerd. Kortom, vaak wordt er geroepen: we moeten ook een app, terwijl al allerlei soortgelijke apps in gebruik zijn. Daarnaast brengen bedrijfssoftwareleveranciers steeds vaker een app op de markt. Partijen als Microsoft, Oracle en SAP bieden aan de hand van een uitgebreid partnernetwerk allerlei apps aan die gericht zijn op specifieke toepassingen en branches (crm, erp, logistiek, retail enzovoort). Die apps zijn vaak eenvoudig te integreren in de bestaande back-end van de ict-omgeving. Voordeel is dat deze apps vrijwel dezelfde functionaliteiten bevatten als de bestaande bedrijfssoftware die op de pc s en laptops wordt gebruikt. Alleen is deze software vaak helemaal opnieuw opgebouwd in de app, zodat het gebruiksvriendelijk werkt voor mobiele apparaten. WAAROM TOCH ZELF BOUWEN? Vraag is dus of jouw toekomstige app een toegevoegde waarde heeft op de steeds voller wordende app-markt. Organisaties die ervoor kiezen een app te (laten) bouwen, doen dat meestal omdat ze vinden dat het bestaande aanbod van apps niet voldoet aan hun specifieke eisen en processen. Toch loont het om eerst goed te kijken of er niet al goede oplossingen beschikbaar zijn. Dat kan een hoop tijd en geld schelen. Top 5 toepassingen waarvoor bedrijven in 2015 applicaties ontwikkelen volgens appdienstverlener Outsystems: 1 Procesautomatisering (formulieren, routing) 2 Rapportage en analyse 3 Management dashboards 4 CRM 5 Het ondersteunen van samenwerking COMMERCIËLE APP De vraag of een app echt nodig is, moet je jezelf ook stellen als je geen app voor je werknemers wilt ontwikkelen, maar voor je (potentiële) klanten. Kortom, als je de markt op zijn kop wil zetten. Zoek goed uit of er niet al zo n app bestaat. Misschien heeft iemand vanaf zijn zolderkamer al aardig aan de weg getimmerd, maar mist hij de marketingskills om het tot een succes te maken. Dan kan het best interessant zijn om met dit bedrijf samen te werken of het bedrijf op te kopen. Wil je dat niet? Kijk de kunst dan goed af en bedenk hoe je jouw app beter, completer en unieker kunt maken ten opzichte van de bestaande oplossingen. Stap 3 Wordt het een web, hybride of native app? Wanneer uit voorgaande overwegingen blijkt dat je toch het beste een eigen app kunt bouwen, rijst de vraag in welke architectuur je de app (laat) bouwen? Samen met ontwikkelaar Swigle en met mobiliteitsexpert Pieter Schouten van HP zetten we de verschillen op een rij en gaan in op de voor- en nadelen. De verdeling tussen de verschillende app-architecteuren volgens Outsystems: 65 % gebruikt hybride apps 60 % gebruikt web apps 26 % gebruikt native apps WEB APP Een web app is een mobiele versie van een website die alleen de belangrijkste onderdelen van de desktopversie toont. Indien gewenst kun je aan deze mobiele versie wel extra functionaliteiten toevoegen. De website past zich qua vormgeving automatisch aan de grootte van het mobiele scherm aan. VOORDELEN VAN EEN WEB APP Een web app wordt beheerd zoals een website. Dit maakt het mogelijk om een generiek platform te ontwikkelen voor alle verschillende platformen De app is makkelijk up-to-date te houden Mogelijkheid om (beperkt) gebruik te maken van beschikbare sensoren, zoals locatieherkenning en de accelerometer (reageren op telefoonbewegingen) Live betekent ook echt live. Je bent dus niet afhankelijk van goedkeuring voor plaatsing in een appstore Relatief lage ontwikkelkosten NADELEN VAN EEN WEB APP Niet alle functionaliteiten van een mobiele telefoon of tablet kunnen gebruikt worden Geen distributiekanaal (store) Geen standaard icoon op startscherm Technische beperkingen: toepassingen zijn alleen te ontwikkelen door gebruik te maken van HTML, Javascript en CSS - 3 -
NATIVE APP Een native app kun je downloaden uit de appstore en wordt (deels) op de tablet of smartphone geïnstalleerd. De app is speciaal ontwikkeld voor het besturingssysteem van het mobiele apparaat. Met de native app hoef je geen rekening te houden met verschillende webbrowsers en apparaatsoorten. Daarentegen hanteert ieder besturingssysteem andere voorwaarden en ontwerpeisen waardoor je dus voor ieder besturingssysteem een andere app moet ontwikkelen. VOORDELEN VAN EEN NATIVE APP Maximaal gebruik van alle beschikbare functionaliteiten van het apparaat Integratie in andere apps mogelijk Toegang tot de smartphonebibliotheek om opgeslagen media te gebruiken Internetverbinding is meestal alleen nodig voor updates, koppelingen met databases en voor toegang tot de meest recente informatie: data kan lokaal op het device worden opgeslagen Levert de snelste en beste gebruikerservaring NADELEN VAN EEN NATIVE APP Native apps worden per platform ontwikkeld (Apple ios, Android of Windows mobile) Voor plaatsing in de verschillende appstores is goedkeuring nodig en dat kost tijd Voor de ontwikkeling op specifieke besturingssystemen is een developer-account nodig, bijvoorbeeld voor Apple en Google stores. Veranderingen of grote updates in het besturingssysteem van het platform betekenen dat de app mogelijk moet worden aangepast Lokaal opslaan van data kan voor veiligheidsproblemen zorgen Ontwikkeling is relatief duur HYBRIDE APP De hybride app is een combinatie van een web app en een native app en heeft het beste van beide werelden als doel. Net als bij de native app download je de hybride app uit de appstore. En ook qua vormgeving is de app vergelijkbaar met de native versie. Het verschil zit m in de achterkant: na het opstarten kom je feitelijk uit bij een browserscherm (ook wel WebView genoemd). Daardoor kun je één hybride app voor meerdere platformen tegelijk ontwikkelen. VOORDELEN VAN EEN HYBRIDE APP Een hybride app kent dezelfde mogelijkheden (en voordelen) als een web app en is hetzelfde te beheren als een native app De kosten voor een hybride app liggen tussen de kosten van een web app en een native app in Content is snel een eenvoudig te updaten NADELEN VAN EEN HYBRIDE APP Gebruikservaring is beperkt: het werkt trager en de overgangen zijn minder vloeiend Het vereist een breder scala van technische vaardigheden om te ontwikkelen en te ondersteunen Niet geschikt voor zware grafische apps zoals games Stap 4 Moet de app integreren met andere systemen? Bedrijven die nieuwe apps (laten) ontwikkelen, koppelen hun apps steeds vaker met meerdere systemen en databases. De onderzoekers van OutSystems: Veel organisaties doen dit onder meer om de functionaliteit van andere (legacy-)systemen te ontsluiten, data te kunnen combineren en als uitbreiding op bijvoorbeeld erp- of crm-systemen. Het is dus belangrijk om bij de bouw van een app hier ook rekening mee te houden. Anders loop je het risico dat datastromen niet goed gekoppeld kunnen worden. MOBILE GATEWAY Wanneer veel verschillende apps moeten integreren met één of meerdere back-endsystemen kan het verstandig zijn om te investeren in mobile gateway, licht HP mobility-expert Pieter Schouten toe. Een mobile gateway is een voor mobiele verbindingen geoptimaliseerde softwareconstructie waarmee de communicatie tussen de afnemers en aanbieders van diensten vereenvoudigd wordt. Deze zogenoemde servicebus biedt flexibiliteit in ontsluiting, veiligheid en ontwikkeling van de app zonder de vaak bedrijfskritische back-endsystemen keer op keer - 4 -
te hoeven belasten met een app-update. Een app kan dan praten met de back-end via een voorgebouwde application programming interface (api). Er zijn diverse standaard mobile gateways in de markt, sommigen zelfs volledig beschikbaar vanuit de cloud. Maar ook zonder een mobile gateway zijn api s in te zetten. Veel bedrijven kiezen tegenwoordig dan ook niet een mobile first-strategie, maar een api first-strategie. Als de api eenmaal staat kunnen verschillende afdelingen of externe partijen beginnen met de bouw van de app op basis van de beschikbare informatie vanuit de api. Stap 5 Hoe gebruiksvriendelijk moet de app zijn? Medewerkers verwachten dat zakelijke ict hetzelfde gebruiksgemak heeft als de oplossingen die ze thuis gebruiken. Voldoe je niet aan die verwachting, dan zullen ze de app proberen te omzeilen en indien mogelijk naar andere apps en middelen grijpen. Dat is zonde van de investering. Bovendien ontstaat er een schaduw-ict. Dat vormt een bedrijfsrisico doordat die apps niet worden ondersteund door de ict-afdeling en uitgewisselde bedrijfsdata niet goed beveiligd is. Wordt de app alleen door bedrijven en medewerkers gebruikt? Oftewel, is het een Business to Business(B2B)-app of Business to Employee(B2E)-app? Dan kun je volstaan met een iets minder sexy uiterlijk en staat goed functioneren voorop. Maar in sommige gevallen wordt een app die de productiviteit van de medewerkers verhoogt ook door klanten gebruikt. Denk bijvoorbeeld aan bankiers en financieel adviseurs die adviesgesprekken via de webcam houden. Of je maakt een echte Business to Consumer(B2C)-app die jouw markt op zijn kop moet zetten. In dat geval moet de app naast functioneel zijn, ook een goede look hebben. BESTE VAN TWEE WERELDEN Nog een stap verder is het integreren van de verschillende soorten apps. Schouten: Zeer volwassen organisaties zetten bouwblokken van apps in voor meerdere apps. Zo kunnen meerdere apps bijvoorbeeld dezelfde voorraadmodule raadplegen, maar is de ene een B2C-app en de andere een B2E-app. Voor de beste gebruikservaring gebruiken ze dezelfde stijlgids, die de standaard vormt van het bedrijf. Zo creëer je een eenduidige uitstraling van je merk naar zowel medewerkers als klanten. Conclusie De kans dat de app niet gebruikt gaat worden, is groot als je onvoorbereid begint met ontwikkelen. Door vooraf goed na te denken wie de doelgroep is, op welke behoefte de app moet inspelen en welke alternatieven daar momenteel voorhanden zijn, heb je al de helft gewonnen. Door vooraf ook na te denken over de meest geschikte architectuur voor je app en met welke andere systemen de app moet communiceren en/of integreren, voorkom je dat je investeringen niets opleveren. Ongeacht of je een app creëert die je medewerkers productiever maakt, het klantcontact verbetert of die je businessmodel op zijn kop zet. Veel succes met jouw app-revolutie. Colofon Dit is een uitgave van MT MediaGroep in samenwerking met HP. Redactie: Pim van der Beek. Met medewerking van Pieter Schouten van HP. Copyright Niets uit deze uitgave mag worden overgenomen en/of op enigerlei wijze worden gereproduceerd zonder toestemming van MT MediaGroep en HP. Contact Hewlett-Packard Nederland B.V. Hoofd- en verkoopkantoor Startbaan 16, 1187 XR Amstelveen Tel: 0800-266 7272 (voor alle MKB-producten) http://www.hp.nl/ Juni 2015-5 -