Vrijwilligersbeleid SWW Vrijwilligersbeleid 2010 Pagina 1
Inhoudsopgave pag. 1. Algemene inleiding 3 1.1 Doelstellingen en missie van de SWW 1.2 Organisatie van de SWW 2. Visie en beleidsuitgangspunten 3 2.1 Definitie vrijwilligerswerk 2.2 Visie van de SWW op de betekenis en bijdrage van vrijwilligers 2.3 Diversiteit aan vrijwilligerswerk bij de SWW 2.4 Wederzijdse verantwoordelijkheid 3. Taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de vrijwilligers 4 3.1 Taken 3.2 Bevoegdheden en verantwoordelijkheden 3.3 Functieprofiel vrijwilliger 4. Werving en selectie van vrijwilligers 5 5. Inwerken en begeleiding van de vrijwilligers 5 6. Organisatorische voorwaarden en regelingen 5 6.1 Verzekeringen 6.2 Vergoedingen 6.3 Arbeidsomstandigheden 6.4 Accommodatiegebruik 6.5 Voortgangsgesprekken 7. Vacatures SWW 6 8. Informatie en communicatie 7 9. Deskundigheidsbevordering en scholing 7 10. Vrijwilligerswerk en een uitkering 7 Bijlage A: Organogram Bijlage B: Contract ten behoeve van vrijwilligerswerk SWW Bijlage C: Formulier Functieprofiel Vrijwilligersbeleid 2010 Pagina 2
1. Algemene inleiding U hebt belangstelling getoond om als vrijwilliger binnen de SWW aan de slag te gaan. In dit document willen wij u hier informatie over geven. Vrijwilligers zetten zich belangeloos in voor een organisatie of instelling. Toch is die inzet niet geheel vrijblijvend. Beide partijen, u als vrijwilliger en de SWW als stichting, hebben bepaalde verwachtingen van de samenwerking. U kunt als vrijwilliger behoefte hebben aan ondersteuning, scholing of begeleiding en de SWW wil dat taken en verantwoordelijkheden worden nagekomen. Door vrijwilligerswerk voor de SWW uit te voeren bent u ook een van de ambassadeurs van de stichting. De SWW heeft in dit document het vrijwilligersbeleid beschreven. Om zicht te krijgen op wederzijdse verwachtingen is het raadzaam dit document goed door te lezen. Het kan u helpen bij uw keuze om al dan niet daadwerkelijk vrijwilligerswerk voor de SWW te gaan doen. Indien u na wederzijds goedvinden als vrijwilliger bij de SWW aan de slag gaat, tekent u én de SWW vertegenwoordiger het zogenaamde Vrijwilligerscontract. Dit contract is als formulier aan dit document toegevoegd. 1.1 Doelstelling en missie van de SWW De doelstelling van de SWW luidt als volgt: Het ontwikkelen en verrichten van kinderopvang, ouderenwerk, samenlevingsopbouw en sociaal cultureel werk in Winterswijk en omstreken en voorts al hetgeen met een en ander rechtstreeks of zijdelings verband houdt of daartoe bevorderlijk kan zijn, alles in de ruimste zin des woords. Centraal uitgangspunt in het betaald en onbetaald werk binnen de SWW is het bevorderen van zelfredzaamheid en maatschappelijke participatie bij mensen en groepen van mensen die op eigen kracht onvoldoende kunnen bereiken. Zo wordt het eigen probleemoplossend vermogen versterkt. De SWW kent een mengvorm van profit en non-profit activiteiten. 1.2 Organisatie van de SWW De SWW kent vanaf 2006 een holdingstructuur met daaronder 3 besloten vennootschappen. De BV s (SWW Kinderopvang BV., SWW Welzijn BV. en SWW Organisatie BV.) zijn juridische zelfstandige ondernemingen. Een organogram is als bijlage A toegevoegd. 2. Visie en beleidsuitgangspunten 2.1 Definitie vrijwilligerswerk Het centraal bureau voor de Statistiek houdt de volgende definitie aan voor vrijwilligerswerk: "Een vrijwilliger is iemand die regelmatig voor een instelling werkzaam is en niet voorkomt in de loon- en salarisadministratie, hoewel er van een (geringe) onkostenvergoeding sprake kan zijn". De werkzaamheden moeten voldoen aan onderstaande criteria voordat het vrijwilligerswerk mag heten: - werk waarvoor niet wordt betaald; - werk dat niet beroepshalve wordt verricht; - werk dat geen vaste arbeidsplaats inneemt; - werk dat niet concurrerend is met betaald werk; - vrijwilligerswerk is wel vrijwillig, maar niet vrijblijvend. Vrijwilligersbeleid 2010 Pagina 3
2.2 Visie van de SWW op de betekenis en bijdrage van vrijwilligers De SWW werkt met circa 90 vrijwilligers. Ze leveren een substantiële bijdrage aan het uitvoeren van onze missie: Het bevorderen van zelfredzaamheid en maatschappelijke participatie bij mensen en groepen van mensen die op eigen kracht onvoldoende kunnen bereiken. Zonder vrijwilligers zou de SWW een aantal van haar diensten niet kunnen aanbieden. Vrijwilligers dragen daarom in belangrijke mate bij aan de maatschappelijke doelstelling van de SWW. De SWW is de vrijwilligers uitermate dankbaar voor hun inzet. 2.3 Diversiteit aan vrijwilligerswerk bij de SWW De SWW werkt met verschillende groepen vrijwilligers. Er zijn vrijwilligers die helpen bij t Stekkie - een vrijetijdsgroep voor verstandelijk gehandicapten-, voorleesoma s, vrijwilligers binnen de klussendienst, vrijwilligers die werken in de wijkcentra of jongerencentrum of zij die bemiddelen bij conflicten in de buurt. Sommige vrijwilligers verlenen hun diensten op incidentele basis voor enkele uren, anderen daarentegen zijn elke week langere tijd beschikbaar. 2.4 Wederzijdse verantwoordelijkheid De SWW verwacht van haar vrijwilligers dat ze de doelstelling van de SWW onderschrijven en dat ze gemotiveerd en met enthousiasme aan het werk gaan. De gemaakte afspraken dienen nagekomen te worden. Met een vrijwilliger of vrijwilligersgroep wordt (worden) afspraken gemaakt over de uitvoering van de taken, het volgen van relevante trainingen/cursussen, verantwoordelijkheden en bevoegdheden. Zo ook m.b.t. begeleiding, werkafspraken en bijdrage aan werkoverleg. Iedere vrijwilliger die bij de SWW werkzaamheden uitvoert heeft recht op begeleiding, zodat men de taken zo goed mogelijk kan uitvoeren en men zichzelf zo goed mogelijk kan ontplooien. Medewerkers op locatie leveren de begeleiding. U kunt altijd op deze personen terugvallen voor vragen, problemen of onduidelijkheden. 3. Taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de vrijwilligers Afhankelijk van het soort vrijwilligerswerk dat u binnen de SWW gaat uitvoeren zijn er diverse taken met de daarbij behorende bevoegdheden en verantwoordelijkheden. 3.1 Taken De taken die u gaat uitvoeren staan beschreven in het vrijwilligerscontract dat u met de SWW afsluit. Veelal zult u werken onder de verantwoordelijkheid en begeleiding van een coördinator, leidinggevende of projectleider die een dienstverband heeft bij de SWW. Ook hebt u uw eigen verantwoordelijkheid met betrekking tot de aan u toevertrouwde taken. 3.2 Bevoegdheden en verantwoordelijkheden Algemene bevoegdheden en verantwoordelijkheden in uw vrijwilligerswerk staan beschreven in hfdst. 2 van dit document. De specifieke taken die u binnen de SWW verricht zijn in uw vrijwilligerscontract opgenomen. 3.3 Functieprofiel Voor bepaalde vrijwilligerswerkzaamheden binnen de SWW is er een zogenaamd functieprofiel opgesteld. Uw contactpersoon zal dit profiel met u doornemen, indien van toepassing op de werkzaamheden. Vrijwilligersbeleid 2010 Pagina 4
4. Werving en selectie van vrijwilligers Uw contactpersoon van de SWW is bevoegd om criteria, procedures en methoden om vrijwilligers te werven en te selecteren, in te richten en uit te voeren. Ook is uw contactpersoon verantwoordelijk voor de begeleiding en beëindiging van de werkzaamheden. Indien er sprake is van zwaarwegende selectiecriteria, staan deze beschreven in het functieprofiel. Voor sommige werkzaamheden dient u bij uw gemeente een Verklaring omtrent gedrag (VOG) aan te vragen. Een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) is een verklaring waaruit blijkt dat uw gedrag geen bezwaar oplevert voor het gevraagde doel, bijvoorbeeld het verkrijgen van een nieuwe baan. Een verklaring omtrent gedrag staat ook wel bekend als bewijs van goed gedrag. Deze moet u voordat u begint met uw vrijwilligerswerk overhandigen aan uw contactpersoon. Dit is één van de voorwaarden om het vrijwilligerswerk uit te kunnen oefenen. 5. Inwerken en begeleiding van de vrijwilligers Inwerken en begeleiden van vrijwilligers richt zich op de volgende aspecten wie werkt in; waaruit bestaat het inwerken; begeleiding gericht op het vrijwilligerswerk; begeleiding gericht op persoonlijke ontwikkeling; begeleiding van vrijwilligers die in een sociaal activeringstraject zitten; begeleiding van vrijwilligers die hun vrijwilligerswerk als stage willen gebruiken. Uw contactpersoon zal voor aanvang van uw werkzaamheden alle bovenstaande punten met u doornemen. 6. Organisatorische voorwaarden en regelingen 6.1 Verzekeringen De SWW heeft via de gemeente Winterswijk een collectieve verzekering voor vrijwilligers afgesloten via de VNG bij Achmea. Iedere vrijwilliger is verzekerd ongeacht de leeftijd, aantal uren vrijwilligers en ongeacht de activiteit (in Nederland). De verzekering bestaat uit: Basispolis: Ongevallen- en persoonlijke eigendommenverzekering voor vrijwilligers Aansprakelijkheidsverzekering voor vrijwilligers Pluspolis: Aansprakelijkheidsverzekering voor rechtspersonen Verkeersaansprakelijkheidsverzekering voor rechtspersonen Rechtsbijstandverzekering voor vrijwilligers De bestuurderaansprakelijkheidsverzekering voor vrijwilligers loopt wel apart via de SWW, gezien de ruimere dekking. Het is goed u te realiseren dat uw particuliere verzekeringen niet vervangen worden door bovenstaande verzekeringen die de SWW voor u afsluit! Immers, de verzekering die de SWW voor u afsluit is alleen van toepassing op schade die ontstaat tijdens het verrichten van het vrijwilligerswerk. De dekkingsgraad van de aansprakelijkheid- en ongevallenverzekering kunt u opvragen bij de financieel beleidsmedewerker van de SWW. In de Arbo- map vindt u het telefoonnummer van de financieel beleidsmedewerker. De Arbo- map staat op elke lokatie. Vrijwilligersbeleid 2010 Pagina 5
6.2 Vergoedingen De SWW vergoedt in sommige gevallen de werkelijk gemaakte kosten. Hierbij kunt u denken aan vergoeding op declaratiebasis van reiskosten en/of telefoonkosten. De vergoedingen zijn afhankelijk van aard en omvang van het vrijwilligerswerk. Uw contactpersoon zal u hierover informeren bij aanvang van uw vrijwilligerswerk. 6.3 Arbeidsomstandigheden Op alle lokaties van de SWW is een Arbomap aanwezig. Dit is een map waarin staat omschreven hoe wij omgaan met agressie en geweld, bijna ongevallen, ongewenst gedrag en hoe men dient te handelen bij een calamiteit. Het noodplan beschrijft hoe er gehandeld dient te worden bij calamiteiten. Lees het noodplan aandachtig door. U zult begrijpen dat u hier tijdens een calamiteit geen tijd meer voor hebt. Binnen de stichting zijn medewerkers geschoold voor EHBO en zijn er medewerkers opgeleid voor Bedrijfs Hulp Verlener (BHV-er). Zij zijn verantwoordelijk om bij calamiteiten het proces te begeleiden. Periodiek wordt er ook geoefend. In de Arbomap zit een overzicht van alle BHVers. De SWW wil tevens dat medewerkers, vrijwilligers en stagiaires zoveel mogelijk beschermd worden tegen (seksuele) intimidatie en tegen agressie en geweld. Om dit te bewerkstelligen is een gedragslijn beschreven die gehanteerd kan worden indien er sprake is van intimidatie of agressie van derden. Beiden zijn na te lezen in de eerder genoemde Arbomap. Vanuit de Arbo-wet is de SWW verplicht om ongevallen in de werkomstandigheden (waaruit persoonlijk letsel is ontstaan) te registreren. Deze registratieplicht is eveneens van toepassing op gebeurtenissen en situaties waarbij de kans op dit soort gevolgen reëel aanwezig is. Door het melden van deze incidenten en (bijna) ongevallen kunnen wij een beter inzicht krijgen in de werksituaties. Het kan dus een bijdrage leveren tot verbetering. Daarom is een formulier ontwikkeld welke ingevuld moet worden bij een (bijna) ongeval. Dit formulier is voor iedereen van toepassing die bij ons werkt of aanwezig is en zit dus ook in de Arbo-map. Het kan zijn dat de lokatie waar u uw vrijwilligerswerk gaat uitoefenen, huisregels kent. Het is dan een voorwaarde dat u kennis neemt van deze regels en deze respecteert. In de Arbomap is een lijst wie wat waar opgenomen waarin alle telefoonnummers staan. 6.4 Accommodatiegebruik De SWW kent vele locaties waar vrijwilligers werkzaam zijn. Sommige vrijwilligers werken accommodatiegebonden en andere werken ambulant; óf afwisselend op meerdere locaties, óf buiten de muren van de SWW. Uw contactpersoon zal u wegwijs maken in de gebruiken op locatie. Hieronder valt onder meer materiaalgebruik, gebruik van consumpties en kopieerfaciliteiten. 6.5 Voortgangsgesprekken Afhankelijk van de vrijwilligerswerkzaamheden heeft de vrijwilliger een voortgangsgesprek met de contactpersoon van de SWW. Hierin wordt nagegaan of de functie (nog) bevalt of deze op de gewenste manier wordt uitgevoerd en welke wensen de vrijwilliger heeft voor de toekomst. 7. Vacatures SWW Interne vacatures van de SWW zullen door de coördinator onder de aandacht worden gebracht bij de vrijwilligers. Vrijwilligersbeleid 2010 Pagina 6
8. Informatie en communicatie Uw contactpersoon informeert u over zaken die uw vrijwilligerswerk betreffen en over zaken die de organisatie, de SWW, aangaan. Afhankelijk van de aard van uw vrijwilligerswerk heeft u op gezette tijden overleg met uw medevrijwilligers en uw contactpersoon/leidinggevende. Als het voor de uitvoering van uw taken noodzakelijk is, wordt u geacht deel te nemen aan dit overleg. Dit overleg geeft u de mogelijkheid invloed uit te oefenen op het beleid van de SWW en uw specifieke vrijwilligerstaken. 9. Deskundigheidsbevordering en scholing Afhankelijk van de aard van het vrijwilligerswerk zorgt de SWW voor deskundigheidsbevordering en scholing. Het scholingsaanbod is afhankelijk van het budget dat daar voor staat en is afhankelijk van de reeds opgedane leer/werkervaring van de vrijwilliger(s). Op verzoek van de vrijwilliger kan de SWW een getuigschrift opstellen na beëindiging van het vrijwilligerswerk. 10. Vrijwilligerswerk en een uitkering Als u een uitkering hebt en vrijwilligerswerk wilt doen, moet u met een paar dingen rekening houden. Zo mag vrijwilligerswerk u niet afhouden van betaald werk. Met vrijwilligerswerk in arbeidstijd moet worden gestopt wanneer een (passende) betaalde baan wordt aangeboden. In de vrije tijd kan het vrijwilligerswerk natuurlijk wel worden gedaan. Een vrijwilliger met een uitkering mag geen werk doen waarvoor iemand zonder uitkering zou worden betaald. Als u een uitkering hebt en vrijwilligerswerk wilt doen, neem dan contact op met de instelling die uw uitkering verstrekt. Zo kunt u misverstanden voorkomen. Als u een bijstands-, IOAW- of IOAZ-uitkering hebt Ontvangt u bijstand (of een IOAW- of IOAZ-uitkering) dan bent u verplicht het (voorgenomen) vrijwilligerswerk te melden bij de sociale dienst van de gemeente. Het is mogelijk dat u in aanmerking komt voor een stimuleringspremie of de sociale dienst heeft andere mogelijkheden voor u. Veel gemeenten hebben projecten waarin mensen met een uitkering via vrijwilligerswerk uiteindelijk (kans op) een betaalde baan krijgen. Als u een WW-, WIA- of WAO-uitkering hebt Als u een WW-, WIA- of WAO-uitkering krijgt, heeft u een algemene informatieplicht bij het UWV. In het algemeen geldt dat een uitkeringsgerechtigde door het vrijwilligerswerk nooit de kansen mag verkleinen om terug te keren naar een betaalde baan. Voor mensen met een WW-, WAO- of bijstandsuitkering die vrijwilligerswerk (willen) doen, is het interessant om na te gaan welke mogelijkheden er zijn op het gebied van stimuleringspremies en onkostenvergoeding.* * bron: ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid. Vrijwilligersbeleid 2010 Pagina 7
Bijlage A: Organogram Raad van Toezicht SWW 31-12-2008 Raad van Bestuur SWW Holding BV Ondernemingsraad SWW Organisatie BV Directeur-bestuurder Beheer Administratie Secretariaat P & O Facilitair manager Financieel Beleidsmedewerker Personeelsfunctionaris Huishoudelijk medewerkers Medewerkers Technische Dienst Administratief medewerkers Medewerker Bureau Kinderopvang en Peuterspeelzaalwerk Telefoniste / Receptioniste Medewerker personeelszaken SWW Welzijn BV Directeur-bestuurder SWW Kinderopvang BV Directeur-bestuurder Projecten Buurt- en wijkwerk Jeugd- en jongerenwerk Peuterspeelzalen Gastouderbureau Kinderopvang Coördinator Klussendienst Coördinator voor- en vroegschoolse educatie Peuterspeelzaalleidsters VVEbegeleidsters Coördinator Buurtbemiddeling Coach Jonge Moeder Centrum Wijkcorveeërs Opbouwwerkers Conciërge/beheer Jeugd- en jongerenwerkers HBO / MBO Beheermedewerker Leidinggevende Coordinator Bemiddelings medewerker Leidinggevende Kinderopvang Pedagogische medewerkers kinderopvang Medewerker planning / intaker Leidinggevende buitenschoolse opvang Pedagogische medewerkers bso Vrijwilligersbeleid 2010 Pagina 8
Bijlage B Contract ten behoeve van vrijwilligerswerk SWW Datum: Behandeld door: SWW afdeling/locatie/project: De ondergetekenden: 1. SWW BV, Haitsma Mulierweg 20, 7101 CA Winterswijk, vertegenwoordigd door (naam en functie van de vertegenwoordiger) en 2. De vrijwilliger (naam en contactgegevens) zijn met elkaar een samenwerking overeengekomen op vrijwilligersbasis, d.w.z. zonder betaling. Hierop zijn de volgende bepalingen van toepassing. Artikel1 De vrijwilliger zal met ingang van. werkzaamheden verrichten ten behoeve van de SWW. Er geldt een wederzijdse proeftijd van 2 maanden. Artikel2 De vrijwilliger verricht zijn werkzaamheden vanuit locatie. in het werkgebied... Artikel 3 De vrijwilliger is bereid, voor het verrichten van de activiteiten in principe minimaal. uur per week beschikbaar te zijn. Artikel 4 De regelingen van het door de SWW vastgestelde vrijwilligersbeleid zijn op deze overeenkomst van toepassing. Artikel 5 De vrijwilliger ontvangt geen loon. De vrijwilliger ontvangt (aankruisen wat van toepassing is): o geen onkostenvergoeding o een onkostenvergoeding op declaratiebasis van de werkelijke gemaakte kosten, aantoonbaar gemaakt via een bon. o reiskostenvergoeding m.b.t. het uitvoeren van het werk als vrijwilliger o overig: Artikel 6 De vrijwilliger werkt onder verantwoordelijkheid van de contactpersoon van de SWW, die betrokken is bij de uitvoering van de taken waarmee de vrijwilliger wordt belast. Artikel 7 Vrijwilligersbeleid 2010 Pagina 9
In geval van verhindering van de vrijwilliger zal deze tijdig de verantwoordelijke vrijwilligersbegeleider op de hoogte stellen. Artikel 8 De vrijwilliger is verantwoordelijk voor de taken die hij op zich heeft genomen. Artikel 9: De gemeente heeft sinds 01-01-2010 een collectieve verzekering afgesloten voor alle vrijwilligers binnen de gemeente. De contactpersoon binnen de SWW zorgt ervoor dat u de informatie ontvangt. Artikel 10 De vrijwilliger neemt bij het beëindigen van deze overeenkomst in principe een opzegtermijn van 1 kalendermaand in acht. Wanneer door het aanvaarden van een betaalde baan of andere gegronde reden daaraan niet kan worden voldaan, dient de vrijwilliger het werk zorgvuldig over te dragen, dan wel af te ronden. Artikel 11 De vrijwilliger verplicht zich tot absolute geheimhouding jegens derden met betrekking tot informatie waarvan hij door de uitvoering van de werkzaamheden kennis dragen en die als geheim is toevertrouwd of waarvan hij het vertrouwelijke karakter moet begrijpen. Artikel 12 Bijgaand door beide partijen ingevuld formulier maakt deel uit van de overeenkomst. Artikel 13 Bijzondere bepalingen: Aldus overeengekomen en in tweevoud opgemaakt te Winterswijk.(datum invoegen) Namens de SWW: (naam, functie) Handtekening: De vrijwilliger: (naam) Handtekening:.. Versie (datum invoegen) Bijlage C Vrijwilligersbeleid 2010 Pagina 10
FORMULIER FUNCTIEPROFIEL VRIJWILLIGER SWW Dit formulier is een bijlage als aanvulling op het zogenaamde Contract ten behoeve van vrijwilligerswerk SWW. GEGEVENS VRIJWILLIGER: Naam en voorletters: Roepnaam: Onderdeel organisatie: Werkplek vrijwilliger: Naam vrijwilligersbegeleider: TAKEN EN VERANTWOORDELIJKHEDEN VRIJWILLIGER: 1. 2. 3. FUNCTIE- EISEN: (o.a. ook verplichte trainingen/cursussen) 1. 2. 3. GEDRAGSREGELS VOOR DE VRIJWILLIGER: 1. 2. 3. AFSPRAKEN OVER DE BEGELEIDING: 1. 2. Vrijwilligersbeleid 2010 Pagina 11