CASE VAN MAELE NV Microsoft Dynamics NAV + SPHINXdistri Software voor de kleinhandel, groothandel en distributeur SPHINX-IT Rijksweg 95A 9870 Machelen t. 09 386 33 00 f. 09 386 95 46 Av. Léon Champagne 2 1480 Saintes t. 02 391 45 48 f. 02 390 93 86 www.sphinx-it.be info@sphinx-it.be
Van Maele De firma Van Maele NV heeft haar wortels in 1973, toen Michel Van Maele zijn groothandel in gereedschappen begon. In 1993 en 1997 ontstonden 2 zusterbedrijven: Van Maele Benelux en de firma Vamatec en in 2005 komt Peter Van Maele aan het hoofd te staan van de originele firma. Ondertussen werken er 6 mensen bij deze dynamische KMO die dit jaar haar 40-jarig bestaan viert. Bij Van Maele NV kan iedereen die in de metaalverwerkende nijverheid actief is terecht voor de aankoop van verspanende gereedschappen zoals boren, frezen en draaimachines. Het aanbod is zeer divers en wordt rechtstreeks aangekocht bij topleveranciers uit de hele wereld. De kwaliteit is dus verzekerd, net als de correcte leveringen en de uitstekende prijs/kwaliteit garantie. Vorig jaar verhuisde het bedrijf van haar locatie in Tielt naar Deinze. Tijd dus voor een gesprek met zaakvoerder Peter Van Maele! Wie met Microsoft Dynamics NAV werkt, merkt toch op dat er een logica achter dat systeem schuilt waar je beter gebruik van maakt! Peter Van Maele, zaakvoerder Van Maele NV 2
SPHINX-IT: Waarom besloot je vorig jaar te verhuizen? Peter Van Maele: Eén van de redenen was om dichter bij huis te kunnen werken, zodat ik meer tijd kon doorbrengen met mijn gezin. Maar er waren ook een aantal professionele redenen: door de gestage groei van de firma had ik meer en meer behoefte aan een efficiënter systeem om de orders te kunnen leveren. Ik wilde beter gebruik maken van de stockruimte en ook een demoruimte maken voor mijn klanten. We werken met 5 gebruikers en ik heb beslist om alles direct in the cloud te laten zetten. SPHINX-IT: Een verhuis betekent dikwijls ook dat de IT, zowel software als hardware, herdacht wordt. Was dat ook bij jou het geval? Peter Van Maele: Wees daar maar zeker van! Voor de verhuis deelden wij onze software nog met die van onze zusterfirma: Van Maele Benelux. Dat moest dus veranderen. Gelukkig was er net een promotie voor de licenties van Microsoft Dynamics NAV, waardoor ik van start kon gaan met een flinke korting. We werken met 5 gebruikers en ik heb beslist om alles direct in the cloud te laten zetten. (nvdr: In the cloud betekent dat de software niet meer op een interne server draaien, maar dat ze door een provider worden onderhouden op hun servers). 3
SPHINX-IT: En waarom heb je dat gedaan? Peter Van Maele: Wel, een verhuis is sowieso al kostelijk, dus je probeert op alle mogelijke manieren je uitgaven te controleren. Ik moest bijvoorbeeld beslissen of we een nieuwe server zouden aankopen of niet. Dat kost al gauw een paar 1.000, en er zijn toch altijd wel kopzorgen aan verbonden: hoe zit het met de back-ups bijvoorbeeld? Je moet dat toch altijd controleren. SPHINX-IT: Wat trok je nog aan in the cloud? Peter Van Maele: Hét grote voordeel is natuurlijk dat ik van overal kan werken, wanneer ik maar wil. Het enige dat ik nodig heb is een internetverbinding. Vroeger kon ik ook van op afstand werken via een inbelverbinding, maar dat verliep toch een stuk trager. Het was ook altijd een heel gedoe om documenten te kunnen afprinten en zo. Nu log ik in via mijn telefoon of tablet, s avonds in de zetel bijvoorbeeld. Als ik iets wil printen, dan doe ik dat nu gewoon thuis. Ik weet perfect wat IT mij zal kosten elke maand. Ik heb geen onverwachte kosten meer. SPHINX-IT: En hoe zat het dan uiteindelijk met het financiële plaatje? Peter Van Maele: De transparantie van dat kostenmodel is natuurlijk ook een groot pluspunt voor mij. Ik weet perfect wat IT mij zal kosten elke maand. Ik heb geen onverwachte kosten meer, ik weet wat ik betaal en wat de service is die er tegenover staat. Voor mijn bedrijf is cloud computing écht een aanrader. 4
SPHINX-IT: Kunt u ons iets meer vertellen over de software die u gebruikt? Peter Van Maele: Tot in 2007 gebruikten we een programma op maat, gebaseerd op UNIX. Op aanraden van SPHINX-IT zijn we in 2007 overgestapt op Microsoft Dynamics NAV aangevuld met de suite SPHINXdistri, die specifiek gemaakt is voor groothandelaren en distributeurs. Daarnaast is er ook wat maatwerk gebeurd. Dat kwam vooral omdat we toen nog met 2 verschillende bedrijven op 1 systeem werkten. Als ik nu opnieuw zou moeten kiezen, dan zou ik toch proberen om mijn manier van werken aan te passen aan het systeem in plaats van omgekeerd. Wie met Microsoft Dynamics NAV werkt, merkt toch op dat er een logica achter dat systeem schuilt waar je beter gebruik van maakt! De reden dat we dat UNIX-systeem achter ons gelaten hebben is simpel: het was verouderd en functioneerde niet meer naar behoren in onze bedrijfsomgeving. Bovendien is het niet gemakkelijk om nog mensen te vinden die er goed mee kunnen werken Onze scanners communiceren vlekkeloos met met Microsoft Dynamics NAV + SPHINXdistri. Mijn bestellingen zijn sneller klaar en mijn klanten vlot en correct geleverd. SPHINX-IT: Wat zijn de voordelen aan het Microsoft Dynamics NAV + SPHINXdistri voor uw bedrijf? Peter Van Maele: Voor mij is hét grote voordeel dat ik mijn stock er efficiënt mee kan organiseren. Toen ik verhuisde naar dit nieuwe pand was dit mijn absolute prioriteit. Niet alleen de indeling van het magazijn zelf, ook de software moest dit ondersteunen. Ik heb bijvoorbeeld een aantal materiaalliften aangeschaft die het pickingproces heel wat makkelijker en sneller laten verlopen. Dat gebeurt onder andere door middel van scanning. Wel de scanners en de apparatuur die de liften aanstuurt communiceert vlekkeloos met Microsoft Dynamics NAV + SPHINXdistri. Niet alleen kan ik mijn bestellingen sneller klaar maken en mijn klanten vlot en correct laten leveren, het hele systeem blijft mee op de hoogte. Ik weet precies wat er in stock is en hoeveel exemplaren er nog van zijn, bijvoorbeeld. En ik hoef daar niet in het magazijn voor te gaan tellen, met een paar muisklikken heb ik alle informatie ter beschikking. 5
SPHINX-IT: En hoe verloopt de communicatie met uw klanten? Peter Van Maele: Ik probeer op geregelde tijden met mijn klanten in contact te treden, via emailmarketing bijvoorbeeld. Maar wat er ook een grote hulp is, dat is dat ik mijn klanten ook op de hoogte houd van hun bestelling. Als er een bestelling binnenkomt en het order is klaar om te verzenden, dan laat ik automatisch een PDF aanmaken. Deze wordt dan gemaild naar de klant: de details van zijn bestelling en wanneer hij die kan verwachten. Het gebeurt dat een klant dan nog iets bijbestelt of nog iets wijzigt of zelfs een foutje ontdekt. En dat ze op de hoogte gehouden worden van de levering, dat appreciëren de meesten wel. SPHINX-IT: En klanten kunnen ook via een webshop bestellen, merk ik? Peter Van Maele: Dat klopt, en dat is al een paar jaar zo. Het voordeel ervan is dat bestellingen via de webshop rechstreeks in Microsoft Dynamics NAV + SPHINXdistri terecht komen. Ik hoef dus niets meer te encoderen, het order wordt direct ook doorgegeven om te picken en te verzenden. De webshop werd gebouwd door een gespecialiseerd bedrijf uit Limburg, en de koppeling met de software werd uiteraard verzorgd door SPHINX-IT. Bestellingen via de webshop komen rechstreeks in Microsoft Dynamics NAV + SPHINXdistri terecht. SPHINX-IT: U bent dus tevreden over de verhuis en de software? Peter Van Maele: Sedert ik verhuisd ben kan ik mijn klanten sneller bedienen en heb ik ook meer tijd voor mijn gezin! Daar ben ik dus heel tevreden over. Microsoft Dynamics NAV + SPHINXdistri helpen me daar zeker bij. Het enige dat soms nog wat knaagt, is het gevoel dat ik misschien nog niet alles uit het programma haal wat er in zit. Maar daar werk ik aan! Bedrijf: VAN MAELE NV, groothandel in gereedschappen. Uitdaging: Vlugge uitlevering orders - integratie webshop - stockbeheer. Oplossing: Microsoft Dynamics NAV + SPHINXdistri Meer weten? U wil graag een demo van Microsoft Dynamics NAV + SPHINXdistri? Mail naar info@sphinx-it.be of bel naar 09/386.33.00 voor een afspraak! 6