Vaakgestelde vragen van werkgevers Fietsactie 2014 versie 1 mei 2014 De Fietsactie 2014 op hoofdlijnen: Een medewerker die vaak naar het werk fietst, vraagt zijn/haar collega-automobilist mee te doen aan de Fietsactie 2014. Samen vullen zij het Aanvraagformulier in en geven dit aan hun werkgever. Na goedkeuring ontvangt de deelnemer (=collega-automobilist) een registratiebandje voor de fiets + inlogcode voor de persoonlijke webpagina. De deelnemer gaat fietsen in de periode medio mei tot eind november. De deelnemer ontvangt voor iedere dag dat hij/zij fietst een beloning. Ook de medewerker die de deelnemer heeft aangebracht, ontvangt een beloning. Maximaal een beloning voor 88 gefietste dagen en een beloning voor een enquête aan het einde. De belangrijkste verschillen met vorig jaar: Huidige automobilisten vormen de belangrijkste doelgroep van deze fietsactie; huidige fietsers hebben ook een rol. Huidige fietsers brengen collega-automobilisten aan, die aan de fietsactie willen deelnemen. Deze collega-automobilisten zijn potentiële deelnemers van de fietsactie en hoeven binnen de nieuwe actie geen e-fiets te kopen om mee te mogen doen. Het mag wel. Deelnemers mogen met een e-fiets of met een gewone fiets meedoen. Niet alleen de deelnemende medewerker ontvangt een beloning voor iedere keer dat hij/zij naar het werk fietst; ook de huidige fietser die de automobilist als deelnemer aanbrengt. Het fietsgedrag van en naar het werk wordt beloond. En dus niet de eventuele aankoop. De beloning kan flink oplopen. Voor een deelnemer die een langere afstand fietst maximaal 465 en 88 voor de aanbrenger. De actie heeft een langere doorlooptijd dan afgelopen jaren (tot eind november van dit jaar). De actie heeft een maximum van 400 deelnemers. 1. Wat houdt het aanbod van de Twentse fietsactie in? De fietsactie richt zich op medewerkers die met de auto naar het werk reizen. Maar ook de medewerkers die op dit moment met de fiets rijden worden niet vergeten. Huidige fietsers kunnen collega automobilisten, die tot dan toe gemiddeld tenminste de helft van zijn/haar werkdagen met de auto naar het werk rijden, als deelnemer aanbrengen. Huidige fietsers moeten dan wel gemiddeld tenminste de helft van zijn/haar werkdagen naar het werk fietsen. Samen vullen zij het Aanvraagformulier in. In deze fietsactie wordt het gebruik van de fiets in het woon-werkverkeer beloond. De fiets mag een e-fiets, maar ook een gewone fiets zijn. Het mag een nieuwe fiets zijn, maar ook een gebruikte. De financiële beloning voor de deelnemer (automobilist) is in 2 delen opgesplitst: Beloning: variabel. Deze beloning is gerelateerd aan het aantal keren dat de deelnemer in de periode medio mei 30 november 2014 in het woon-werkverkeer heeft gefietst én aan de afstandsklasse waarin de deelnemer is ingedeeld. De betaling vindt in twee delen plaats: tussentijds begin augustus van de tot dan toe opgebouwde beloning en na afloop van de fietsactie in december. 1
Beloning: vast 25. Direct na afloop van de actieperiode vult de deelnemer de verplichte enquête over de fiets in. Deze beloning ontvangt de deelnemer in december na afloop van de fietsactie, samen met het tweede deel van de variabele beloning. De financiële beloning voor de aanbrenger (huidige fietser) is gerelateerd aan het aantal keren dat zijn/haar deelnemer in de periode medio mei 30 november 2014 in het woon-werkverkeer heeft gefietst. Dus hoe vaker de deelnemer fietst, hoe hoger de beloning voor de deelnemer én voor de aanbrenger is. Voorwaarden fietsactie 2014 1. Aan de fietsactie 2014 kunnen alleen medewerkers deelnemen als de werkgever convenantpartner van Twente Mobiel is. 2. Op het Aanvraagformulier vult de potentiële deelnemer (collega-automobilist) zijn/haar gegevens in en dat doet de aanbrengende medewerker (huidige fietser) ook. De potentiële deelnemer verklaart dat hij/zij tot dan toe gemiddeld tenminste de helft van zijn/haar werkdagen met de auto naar het werk rijdt. De aanbrengende fietser verklaart dat hij/zij tot dan toe gemiddeld tenminste de helft van zijn/haar werkdagen naar het werk fietst. Huidige fietsers kunnen een of meer collega-automobilisten als potentiële deelnemer aandragen. 3. De medewerker ontvangt bij deelname een bandje met uniek nummer en een inlogcode. Het bandje moet gedurende de gehele actieperiode (tot en met 30 november 2014) aan het stuur van de fiets van de deelnemer zijn bevestigd. Iedere dag dat de deelnemer met de fiets naar het werk is gefietst, moet hij/zij dat die dag op de persoonlijke webpagina aangeven. Gebeurt dat niet, dan wordt voor die dag geen beloning opgebouwd. De aanbrenger krijgt voor die dag ook geen beloning. 4. In overleg met Twente Mobiel kan een deelnemer tussentijds het gebruik van het bandje en de persoonlijke webpagina eventueel veranderen in gebruik van een app voor de smartphone en andersom. 5. Deelname is pas mogelijk, nadat de werkgever het volledig ingevulde Aanvraagformulier heeft goedgekeurd. 6. Twente Mobiel en/of de werkgever controleert steekproefsgewijs het gebruik van de fiets. 7. Als de deelnemer heeft ingevuld dat hij/zij met de fiets naar het werk is gereden en er is op die dag niet de betreffende fiets gesignaleerd, dan wordt voor nadere toelichting contact met de deelnemer opgenomen. 8. Bij een gebleken foutief ingevulde opgave wordt de hele financiële beloning niet toegekend en wordt eventueel betaalde beloning altijd terug gevorderd. Dat geldt ook voor de aangever; ook die heeft dan geen recht op een beloning. 9. Op=op. Binnen de fietsactie 2014 is de deelname gemaximeerd op 400 deelnemers. Als dat aantal bereikt is, stopt de inschrijving. Twente Mobiel houdt dagelijks het aantal aanvragen bij en vermeldt de stand van zaken op de website van Twente Mobiel. 10. De deelnemer moet minimaal 21 keer in de actieperiode (tot en met 30 november 2014) geregistreerd op de fiets naar het werk zijn gegaan om in aanmerking te komen voor de financiële beloning. Heeft deelnemer in de hele periode minder dan 21 keer geregistreerd naar het werk gefietst, dan heeft de deelnemer géén recht op een beloning. Dus ook niet op de opgebouwde beloning. Heeft de deelnemer in augustus 2014 een betaling ontvangen voor de tot dan toe gefietste dagen, dan wordt die terug gevorderd. Dat geldt ook voor de aangever; ook die heeft dan geen recht op een beloning. 2
2. Waarom zou ik als werkgever meedoen? U levert een bijdrage aan: Grotere tevredenheid van uw medewerkers Kostenbesparing in de reiskosten/parkeervoorzieningen en mogelijke kostenbesparingen voor uw werknemers Gezondheid van uw medewerkers Verminderen van het aantal autokilometers in Twente Betere luchtkwaliteit Verminderen parkeerdruk op en rond uw locatie 3. Welke financiële beloning kan de medewerker maximaal bij elkaar fietsen en wat ontvangt de aanbrengende huidige fietser maximaal? De financiële beloning voor de deelnemer is grotendeels gerelateerd aan het gebruik van de fiets in het woon-werkverkeer. De hoogte van de variabele beloning is afhankelijk van de afstandsklasse woon-werk én het aantal dagen dat de deelnemer heeft gefietst. In de actieperiode liggen de zomervakantie en Pinksteren; soms zijn er ook levertijden voor fietsen. Voor de meeste deelnemers ligt het aantal werkelijk fietsbare dagen op 88 dagen (25 weken + 3 vakantieweken, gemiddeld 3,5 dag per week). In deze actie is 88 dagen het maximale aantal dagen, waarop voor een beloning kan worden gefietst. Afstandsklasse Deelnemer kan per dag verdienen Maximaal variabel bedrag bij 88 fietsdagen Beloning deelnem er voor enquête Maximum totale beloning deelnemer Maximum beloning aanbrenger minder dan 8 km 3 264 25 289 88 8-15 km 4 352 25 377 88 meer dan 15 km 5 440 25 465 88 De woon-werk afstand wordt aan de hand van postcodes en Google-maps bepaald Als de deelnemer een fiets via het Fietsplan koopt, kan financiële voordeel verder oplopen. De aanbrenger ontvangt voor elke dag dat de deelnemer fietst 1 (ongeacht de afstandsklasse van de deelnemer). De deelnemer bouwt gedurende maximaal 88 dagen een beloning op, zodat de maximale beloning voor de aanbrenger 88 is. NB. De deelnemer moet wel minimaal 21 dagen hebben gefietst om de beloning te krijgen. 4. Tot wanneer kunnen mijn medewerkers het aanbod van de Twentse fietsactie gebruiken? Potentiële deelnemers + hun aanbrengers kunnen vanaf de eerste helft mei samen het Aanvraagformulier invullen en hun deelname door de werkgever laten goedkeuren. Medewerkers kunnen zich tot 15 juli 2014 voor deze fietsactie aanmelden. Na goedkeuring kunnen medewerkers iedere dag dat ze met hun fiets naar het werk fietsen, een financiële bijdrage opbouwen. Per dag kunnen deelnemers fietsend 3, 4 of 5 verdienen. Afhankelijk hoever ze van hun werk wonen. Hoe meer dagen er wordt gefietst, hoe hoger de financiële bijdrage. Dat geldt ook voor de aanbrenger, die voor elke dag dat de deelnemer fietst, een beloning van 1 3
ontvangt. NB. De deelnemer moet wel minimaal 21 dagen hebben gefietst om de beloning te krijgen. 5. Een medewerker heeft al een fiets. Kan hij/zij dan meedoen? Ja. Automobilisten die tot dan toe gemiddeld tenminste de helft van zijn/haar werkdagen met de auto naar het werk rijden kunnen aan de fietsactie 2014 deelnemen. Het maakt voor de beloning niet uit of de deelnemer met een e-fiets of gewone fiets naar het werk fietst of de fiets nieuw of gebruikt is. Wat telt is dat de deelnemer naar het werk fietst. 6. Hoe loopt de procedure van de fietsactie? a. U geeft via het digitale Aanmeldformulier bij Twente Mobiel aan dat uw bedrijf of instelling wilt deelnemen aan de fietsactie. b. U communiceert de fietsactie binnen uw bedrijf of instelling. Daarvoor ontvangt u van Twente Mobiel promotiemateriaal en informatie voor uw medewerkers. c. Een huidige fietser zoekt een collega-automobilist die van plan is aan de fietsactie deel te nemen. d. De collega-automobilist vult als potentiële deelnemer het Aanvraagformulier in, evenals de huidige fietser (de aanbrenger). U ontvangt van hen het ingevulde Aanvraagformulier en controleert het. Als aan alle voorwaarden is voldaan, keurt u het goed en ondertekent ook u het Aanvraagformulier. U stuurt vervolgens zo snel mogelijk een kopie naar Twente Mobiel (emailen mag ook info@twentemobiel.nl). NB. Als de collega-automobilist nog geen fiets heeft, gaat de medewerker naar een fietsenwinkel om een fiets te kopen. Dit koopproces gaat volledig buiten deze fietsactie om. e. Na ontvangst van het volledig ingevulde Aanvraagformulier stuurt Twente Mobiel de betreffende medewerkers een bevestigingsmail. Als de collega-automobilist aan de voorwaarden van de fietsactie voldoet, kan de medewerker ervan uitgaan dat hij/zij aan de fietsactie kan deelnemen. De aanbrenger hoeft verder niets meer te doen (Tip: als de aanbrenger gedurende actieperiode zijn collega-deelnemer stimuleert vaker te fietsen, dan levert dat geld op!). f. De deelnemer ontvangt vervolgens van Twente Mobiel een bandje met uniek nummer + inlogcode persoonlijke webpagina. g. De deelnemer moet ervoor zorgen dat het bandje gedurende heel de actieperiode (tot eind november 2014) aan het stuur van zijn/haar fiets is bevestigd. Iedere dag dat de deelnemer met de fiets naar het werk is gefietst, moet hij/zij dat voor die dag aangeven op de persoonlijke webpagina. Iedere deelnemer krijgt een unieke inlogcode om online op de eigen pagina van de fietsactie te kunnen inloggen en daar zijn/haar woon-werkritten te registreren. Iedere dag vult de deelnemer in of hij/zij met de fiets naar het werk is gekomen. De aanbrenger krijgt ook een inlogcode, waardoor het mogelijk wordt het aantal gefietste dagen van de deelnemer te kunnen volgen. h. Iedere dag ontvangt de deelnemer per e-mail een herinnering om hun fietsrit op hun persoonlijke webpagina aan te geven. Als deelnemer dat niet willen, kunt zij zich voor deze service afmelden. i. Twente Mobiel is bezig met de ontwikkeling van een alternatief voor het bandje met de persoonlijke webpagina. Het is een app voor de smartphone. Met de app worden bij gebruik van gps de fietsritten van de deelnemer automatisch geregistreerd. Naar verwachting is de app eind mei te gebruiken. Deelnemers die op het Aanvraagformulier hun interesse hierin hebben aangegeven, krijgen van Twente Mobiel dit alternatief aangeboden. j. Vervolgens gaat de deelnemer de fiets voor het woon-werkverkeer gebruiken. De financiële beloning is gerelateerd aan het gebruik van de fiets in het woon-werkverkeer. De hoogte van de bijdrage is afhankelijk van het aantal dagen dat de deelnemer met de fiets in de periode 4
medio mei t/m november 2014 heeft gefietst én de afstandsklasse van zijn/haar woon-werk. We gaan uit van een maximum van 88 fietsdagen. Er wordt dan ook nooit meer geld uitgekeerd dan de bedragen die bij dit maximum aantal fietsdagen horen. In de betreffende perioden zijn er vakantie- en feestdagen. De actieperiode is dit jaar driemaal langer dan vorige jaren. Afstandsklasse Per dag te Maximaal bedrag bij woon-werk verdienen 88 dagen minder dan 8 km 3 264 8-15 km 4 352 meer dan 15 km 5 440 k. Steekproefsgewijze controleert Twente Mobiel (al dan niet in samenwerking met de werkgever) bij deelnemende convenantpartners welke fietsen aanwezig zijn. Voor iedere controle licht Twente Mobiel vooraf de betreffende contactpersoon van de werkgever in. l. Als een deelnemer heeft ingevuld dat hij/zij met de fiets naar het werk is gereden en er is op die dag niet de betreffende fiets gesignaleerd, dan wordt met de deelnemer contact opgenomen. m. Bij een gebleken foutief ingevulde opgave wordt de hele financiële beloning niet toegekend en wordt eventueel betaalde beloning altijd terug gevorderd. Dat geldt ook voor de aangever; ook die heeft dan ook geen recht op een beloning. n. Begin augustus betaalt Twente Mobiel de beloning die de deelnemer tot en met 31 juli 2014 bij elkaar heeft gefietst (periode medio mei - 31 juli 2014). Als de deelnemer in de hele actieperiode minimaal 21 keer heeft gefietst in het woon-werkverkeer, ontvangt de deelnemer aan het einde van de actieperiode de uitnodiging om een digitale enquête in te vullen. o. Als de deelnemer in de hele actieperiode minimaal 21 keer heeft gefietst in het woonwerkverkeer, betaalt Twente Mobiel in december de deelnemer het tweede deel van de variabele beloning (periode 1 augustus 30 november 2014) plus het vaste bedrag voor het invullen van de enquête ( 25). p. De aanbrenger van de deelnemer ontvangt een vast bedrag van 1 voor iedere dag dat de door hem/haar aangebrachte deelnemer naar zijn werk is gefietst. 7. Wanneer krijgen medewerkers hun financiële bijdrage? Als de deelnemer aan de voorwaarden heeft voldaan, komt hij/zij samen met de aanbrenger voor een financiële beloning in aanmerking. De financiële beloning wordt in 2 keer betaald. Begin augustus betaalt Twente Mobiel de beloning die de deelnemer tot en met 31 juli 2014 bij elkaar heeft gefietst (periode medio mei 31 juli 2014). Begin augustus betaalt Twente Mobiel de beloning aan de aanbrenger voor het aantal dagen dat de deelnemer tot en met 31 juli 2014 heeft gefietst. In december betaalt Twente Mobiel de deelnemer het tweede deel van de variabele beloning (periode 1 augustus 30 november 2014) plus voor het invullen van de enquête 25. In december betaalt Twente Mobiel de beloning aan de aanbrenger voor het aantal dagen dat de deelnemer van 1 augustus tot en met 30 november 2014 heeft gefietst. 8. Hoe weet de medewerker zeker dat hij/zij een financiële bijdrage krijgt? Twente Mobiel heeft een financiële bijdrage voor maximaal 400 deelnemers beschikbaar. Op=op. Als in deze fietsactie zich 400 deelnemers hebben aangemeld, stopt de actie en daarmee het recht op een financiële beloning voor nieuwe aanvragen. Via de contactpersonen bij 5
convenantpartners en www.twentemobiel.nl maken we het einde van de fietsactie tijdig bekend. Ook als het maximaal aantal deelnemers niet is bereikt, stopt de Twentse fietsactie 2014 aan het einde van 30 november 2014. Als de potentiële deelnemer: a. niets over het (eventueel vroegtijdig) beëindigen van de fietsactie heeft gehoord en b. het Aanvraagformulier voor een financiële beloning volledig ingevuld en ondertekend naar Twente Mobiel is gestuurd c. en vervolgens een ontvangstbevestiging per e-mail heeft ontvangen, kan de medewerker rekenen op een reservering van de financiële beloning. NB Twente Mobiel is in overleg met Regio Twente en het Ministerie IenM om het maximaal aantal deelnemers zo nodig verder te verhogen. Zodra er meer hierover bekend is, informeert Twente Mobiel u. 9. Hoe komt de medewerker aan het Aanvraagformulier? Via uw interne communicatiemiddelen, waarvoor Twente Mobiel u input levert, maakt u bekend hoe medewerkers het Aanvraagformulier kunnen downloaden of in hun bezit kunnen krijgen. Van Twente Mobiel ontvangt u een digitale versie van dit formulier. In ieder geval kunnen medewerkers het formulier ook downloaden via www.twentemobiel.nl/fietsactie2014. Medewerkers kunnen tot uiterlijk 18 juli 2014 een aanvraag voor deelname indienen. 10. Hoe verloopt de communicatie rond de fietsactie? U kunt meer informatie lezen: d. op www.twentemobiel.nl/fietsactie2014 e. in de nieuwsbrief van Twente Mobiel (aanmelden via www.twentemobiel.nl) f. Twitter-account van @Twente_Mobiel Twente Mobiel probeert u in de communicatie naar uw medewerkers zoveel mogelijk te ontzorgen. Bij deelname ontvangt u posters van Twente Mobiel. Bedoeld om uw medewerkers te informeren en te stimuleren aan de actie deel te nemen. Twente Mobiel laat deze bij u afleveren. U verzorgt de verdere verspreiding. Daarnaast ontvangt u een digitaal promotiepakket met kanten-klare teksten en illustraties die u kunt gebruiken voor uw interne digitale communicatiemiddelen, zoals intranet of digitale nieuwsbrieven. Het is aan u om deze informatie naar wens op maat te maken. 11. Wat verwachten we van u als werkgever? Convenantpartners kunnen zich aanmelden voor de fietsactie 2014. Voorwaarde voor deelname is wel dat de convenantpartner aan de promotie van fietsen een eigen bijdrage levert. Een bijdrage die bestaat uit: - besteding van uren voor: controle en goedkeuring Aanvraagformulieren beantwoorden vragen van medewerkers inzetten en op maat maken van door Twente Mobiel beschikbaar gestelde communicatiemiddelen meewerken aan controle van de aanwezige fietsen - aanvullende extra maatregelen om fietsgebruik te belonen/stimuleren, bijvoorbeeld: fit-test onderhoudsbeurt oplaadpunten voor e-fietsen verstrekken van fietsaccessoires 6
wedstrijd Op het Aanmeldformulier geeft u aan, waaraan de bijdrage gaat worden besteed. 12. Mijn bedrijf heeft ook vestigingen in andere delen van het land. Kunnen deze vestigingen ook meedoen aan de Twentse fietsactie? Nee, dat kan helaas niet. De Twentse fietsactie heeft een unieke propositie, die alleen geldig is in Twente. In andere delen van het land worden ook fiets stimuleringsinitiatieven gehouden. Voor vestigingen elders in het land, kunt u bij de daar gehouden initiatieven aansluiten. In Twente kunnen alleen convenantpartners van Twente Mobiel aan de fietsactie deelnemen. 13. Waarom is er aan het einde van de actieperiode een enquête waaraan mijn medewerkers moeten meedoen? Doel van de Twentse fietsactie is om het autogebruik in de spits in Twente te verminderen en fietsen als gezond vervoersmiddel onder de aandacht van medewerkers te brengen. Om te kunnen beoordelen of deze actie inderdaad daaraan bijdraagt, is onderzoek nodig onder de deelnemers. Hiervoor vragen we op het Aanvraagformulier de e-mailadressen van de medewerkers. De enquête is overigens verplicht bij deelname aan de actie. 14. Tot wanneer kan ik me als werkgever aanmelden voor deelname aan de actie? U kunt zich tot 1 juli 2014 aanmelden. Echter, naarmate u zich later aanmeldt, heeft u minder tijd om uw medewerkers over de actie te informeren en loopt u het risico dat het maximum van 400 deelnemers al bereikt is. Ook kunnen uw medewerkers dan niet de volle periode van ruim zes maanden een bepaald bedrag per gefietste dag bij elkaar fietsen. Daarom adviseren wij werkgevers zich zo snel mogelijk, liefst direct, aan te melden via het digitale Aanmeldformulier. 15. Ik wil als werkgever wel mee doen aan de Twentse fietsactie, maar ik ben geen convenantpartner. Hoe nu verder? Indien uw organisatie geen convenantpartner is van Twente Mobiel, dan komen we graag bij u langs om te spreken over het convenant van Twente Mobiel en hoe u hieraan kunt meedoen. Als u geïnteresseerd bent, neemt u contact op met Twente Mobiel. 16. Waar kan ik terecht met mijn overige vragen over deze actie? Hebt u vragen over de fietsactie dan kunt u de website van Twente Mobiel bekijken. Mocht u via de website geen antwoord op uw vragen krijgen, dan kunt u altijd contact opnemen met Twente Mobiel via telefoonnummer 053-7700000 17. Waar kunnen medewerkers terecht met hun vragen? Ze kunnen: a. naar de website http://www.twentemobiel.nl/fietsactie2014 b. hun vraag sturen naar info@twentemobiel.nl c. bellen met 053 77 000 04 (op werkdagen 09.00 12.00 uur) 7