Orbis Software Case Study Deze Case Study vertelt het succesverhaal van de samenwerking tussen Orbis Software Benelux BV en Bugaboo International.
P01
Bugaboo meer dan een hippe kinderwagen! In 1994 kregen twee personen een geweldig idee dat ons denken over mobiliteit ingrijpend zou veranderen. Op een zolderkamer aan de Rechtboomssloot in Amsterdam werkten ze dag en nacht aan de allereerste Bugaboo. Nu, 18 jaar later, is Bugaboo uitgegroeid tot een wereldmerk met een Triple A status. Het mobiliteitsmerk is uitgegroeid tot een bedrijf met ruim 1100 medewerkers en is verkrijgbaar in meer dan 50 landen. Deze Case Study vertelt het succesverhaal van de samenwerking tussen Orbis Software Benelux BV en Bugaboo. P02
We gebruiken Orbis TaskCentre voor heel veel zware logistieke processen, vertelt Rob van Dijk, IT Manager bij Bugaboo International BV. Orbis TaskCentre werkt op 5 servers en we hebben honderden taken binnen Orbis TaskCentre gedefinieerd. Een proces dat hij nader toelicht is het EDI verkeer. We hebben een nauw contact met onze externe warehouses over de hele wereld. Alle communicaties met deze warehouses gebeurt op basis van EDI berichten. Via een Orbis Portaal kunnen de verschillende divisies van onze organisatie de orders verzamelen en deze vervolgens doorsturen aan de verschillende warehouses in bijvoorbeeld Los Angeles, Sydney of Spanje. Het maken én versturen van de verschillende EDI berichten wordt helemaal gedaan door Orbis TaskCentre. Wanneer het warehouse de goederen heeft uitgeleverd aan onze klant ontvangen wij uiteraard weer een EDI bericht terug. Orbis TaskCentre verwerkt deze berichten vervolgens weer in ons ERP systeem en controleert tevens of de processen juist zijn afgehandeld. Eventuele fouten kunnen via een EDI monitoring pagina bewaakt en gecorrigeerd worden. Omdat dit orderproces de hele dag door plaatsvindt is het een zwaar logistiek proces voor onze organisatie. Zonder Orbis TaskCentre zouden wij het EDI verkeer nooit op deze manier hebben kunnen automatiseren en het is wellicht één van de hoofdredenen waarom wij met Orbis TaskCentre gestart zijn. P03
Orbis TaskCentre regelt onze EDI wereld P04
Bugaboo & Order4U Als vervanging voor de order invoer in Exact hebben wij gekozen voor Order4U van Orbis Software. Het order systeem binnen Exact biedt te weinig mogelijkheden voor ons. Je kunt het niet genoeg afschermen, het is een heel gedoe met rechten en licenties. Order4U kan wel goed afgestemd worden op onze wensen en werkwijze. Het maakt gebruik van de Exact tabellen én omdat het een webbased oplossing is kan het over de hele wereld gebruikt worden. Medewerkers uit bijvoorbeeld Amerika, China, Spanje en Australië gebruiken Order4U om hun orders in te voeren. Maar ook digitale EDI orders van onze retailers worden eerst in Order4U ingelezen, gecontroleerd en goedgekeurd. Daarna zorgt Orbis TaskCentre ervoor dat de orders in Exact Globe aangemaakt worden. Bugaboo & Store4U De webshop van Orbis Software, Store4U, is de B2B webshop voor Exact. Onze retailers kunnen met Store4U en op een eenvoudige wijze snel hun orders invoeren. Binnen Store4U is ook een soort klantenportaal beschikbaar. Onze retailers kunnen hier de lopende en de historische orders terugvinden, ook al zijn deze orders niet via de webshop ingevoerd. De factuurhistorie is eveneens beschikbaar in de webshop. Ook voor Store4U geldt dat het gemakkelijk aangepast kan worden. Zo hebben we voor onze Spaanse retailers de webshop aangepast aan hun wensen en gaan we nu in alle webshops een online betaalfunctie inbouwen. P05
Web-based orderentry en webshopportalen voor retailers en medewerkers over de hele wereld P06
Orbis TaskCentre koppelt onze online wereld aan onze interne systemen Op onze online wereld kunnen klanten bijvoorbeeld hun product registreren of een servicevraag indienen. Hiervoor zijn verschillende web-based formulieren beschikbaar. Met behulp van de Call Web-Service tool binnen Orbis TaskCentre worden al deze verschillende aanvragen volledig automatisch in ons Workflow systeem aangemaakt. Zo kunnen de verschillende afdelingen hier snel op reageren. P07
Wat zou er gebeuren wanneer Bugaboo niet meer over Orbis TaskCentre zou beschikken? Dan zouden we echt een probleem hebben. Er zou heel veel tot stilstand komen en we zouden dit dan anders moeten organiseren. Dat betekent dus gewoon extra medewerkers. We hebben jaren geleden al geconstateerd dat wij als organisatie te groot geworden zijn voor een softwarepakket als dat van Exact. Dankzij Orbis TaskCentre hebben wij toch besloten om voorlopig nog met Exact door te gaan. Zo hebben we onlangs nog de fabriek in China omgezet naar Exact. We hebben heel veel eilandjes met heel veel divisies en het is heel lastig om alles gesynchroniseerd te houden. Zonder Orbis TaskCentre is het onmogelijk om dit overeind te houden. Orbis TaskCentre is eigenlijk de olie tussen alle processen en entiteiten. De Toekomst We groeien sterk in Azië. Dit betekent dat de warehouses in landen als Japan, Korea, China en Rusland binnenkort gekoppeld zullen gaan worden aan onze EDI wereld. Ook de communicaties met onze grootste klanten zullen steeds meer via EDI gaan gebeuren. Denk hierbij aan nieuwe en gewijzigde orders, orderbevestigingen, leverings- en verschepingsberichten, facturen en de reeds eerder genoemde EDI berichten met onze warehouses. Voor deze processen zullen we steeds meer op Orbis TaskCentre gaan leunen. P08
Meer informatie omtrent onze producten en/of diensten? Neem dan contact met ons op via: Orbis Software Benelux BV Geldropseweg 250 5643 TR Eindhoven, Nederland Tel: +31 (0) 40 290 1640 Fax: +31 (0) 40 290 1649 Email: verkoop@orbis-software.nl WWW: http://www.orbis-software.nl