Projectplan Ontwikkeling Bevolkingszorg
Inhoudsopgave 1. Projectdefinitie... 3 1.1 Opdrachtgever... 3 1.2 Aanleiding voor het project... 3 1.3 Project doelstelling... 3 1.4 Resultaten... 5 1.5 Omvang... 5 1.6 Randvoorwaarden & beperkingen... 5 1.7 Relaties met andere programma s/projecten/dossiers... 5 2. Kwaliteitsverwachting... 5 3. Inhoud Project (business case)... 5 4. Organisatiestructuur... 6 5. Initiële projectplanning... 8 5.1 Projectplanning... 8 5.2 Mijlpalenplan (nog nader in te vullen na 1 e vergadering van de projectteams)... 8 5.3 Activiteitenplan... 9 5.4 Projectbudget... 9 5.5 Randvoorwaarden... 9 5.6 Projectrisico s... 9 6. Voortgangsrapportage... 10 7. Communicatie... 10 8. Nazorg... 10 Bijlage 1 Wettelijk kader Bevolkingszorg in de Veiligheidsregio Zeeland... 11 Auteur: Jan de Regt 2/12
1. Projectdefinitie 1.1 Opdrachtgever 1.2 Aanleiding voor het project Coördinerend gemeentesecretaris, Ria Quapp, gemeentesecretaris van Kapelle, namens de Kring van ge- meentesecretarissen. De vaststelling van het Regionaal Zeeuws Crisisplan en de Zeeuwse GRIP regeling 2011 per 1 oktober 2011. Het Crisisplan vervangt de gemeentelijke rampenplannen van de dertien gemeenten in Zeeland. De afzonderlijke gemeentelijke rampenbestrijdingsorganisaties zijn vervangen door één organisatie bevolkingszorg voor het in regionaal verband uitvoeren van de gemeentelijke processen in de rampenbestrijding en crisis- beheersing. Er is een eerste aanzet gegeven tot het vormen van bedoelde organisatie door het vaststellen van de struc- tuur en de bemensing ervan. De Zeeuwse gemeenten zijn verantwoordelijk voor de operationele uitvoering van de processen binnen bevolkingszorg. In een opgeschaalde situatie wordt conform de GRIP-regeling de rol van Algemeen Commandant Bevolkingszorg (AC-Bz) vanaf GRIP 2 ingevuld in het ROT. De AC-Bz stuurt in de warme fase de processen binnen bevolkingszorg aan. Deze processen worden uitgevoerd binnen zes taakorganisaties: communicatie, publieke zorg, omgevingszorg, evacuatie, ondersteuning en informatie. De hoofden van de taakorganisaties sturen de taakorganisaties aan. De functionarissen die binnen bevolkingszorg actief zijn behoren tot het personeelsbestand van de 13 Zeeuwse gemeenten die deze activiteiten als neventaak naast hun reguliere hoofdtaak uitvoeren. Voor het wettelijk kader wordt verwezen naar bijlage 1 bij het projectplan. 1.3 Project doelstelling De organisatie voor zowel het functioneren in de "warme" fase als het uitvoeren van voorbereidende activiteiten in de "koude" fase, moet nog nader worden ingevuld. Het opzetten van een dergelijke organisatie is het doel van dit project. Doelstelling van het project is drieledig: 1. opzetten van de organisatie en het organiseren van het beheer ervan; 2. opzetten van een systematiek om de vakbekwaamheid van de medewerkers die deel uitmaken van bevolkingszorg, te verzekeren en (oefenen, trainen en opleiden); 3. vorm en inhoud geven aan de operationele voorbereiding van de teams (bijvoorbeeld de beschrijving van processen). In onderstaande figuur worden de taken die nodig zijn om de processen van bevolkingszorg uit te kunnen voeren weergegeven. Beheren In stand houden team Bevolkingszorg Voorbereiden Kennis vergaren Opleiden, trainen, oefenen Bestrijden en beheersen Inzet team Bevolkingszorg Versie: 0.8 Datum opgeslagen: 24-8-2012 Auteur: Jan de Regt Thema: Dossiernummer: Rampenbestrijding en crisisbeheersing 3/12
In onderstaand schema wordt de positie van de sectie bevolkingszorg weergegeven als onderdeel van de totale crisisorganisatie. Ook zijn hierin de zes taakorganisaties weergegeven zoals deze zijn opgenomen in het crisisplan. In de oude situatie waren voor de gemeentelijke processen uit het rampenplan deskundigenpools ingesteld. Voor iedere deskundigenpool was een gemeente en meer specifiek een gemeentesecretaris als trekker van die deskundigenpool aangewezen. In de nieuwe situatie zullen de hoofden van de taakorganisaties een duidelijkere rol krijgen in organisatie van Bevolkingszorg en zullen als zodanig de diverse teams aansturen. Auteur: Jan de Regt 4/12
1.4 Resultaten Het project levert de volgende (hoofd)producten op: draaiboek staf sectie bevolkingszorg (hierin staat onder andere beschreven wie deel uitmaken van de staf sectie Bevolkingszorg (Hoofden Taakorganisatie en Algemeen Commandant Bevolkingszorg), op welke wijze de teams kunnen worden gealarmeerd, contactinformatie m.b.t. de opkomstlocaties van de teams en de inrichting van de beschikbare ruimten voor de staf sectie); handboek Officier van Dienst Bevolkingszorg; draaiboek 1 Communicatie; draaiboek 2 Publieke zorg; draaiboek 3 Omgevingszorg; draaiboek 4 Evacuatie; draaiboek 5 Ondersteuning (inclusief een beschrijving van wat er per locatie is geregeld ten behoeve van het functioneren van de teams); draaiboek 6 Informatie; handboek Informatiemanagement bevolkingszorg; een organisatieplan waarin alle elementen zowel "warm" als "koud" beschreven staan; een samenwerkingsovereenkomst gemeenten; een begroting voor bevolkingszorg; een (beleids)plan voor vakbekwaamheid (opleiden, trainen en oefenen). 1.5 Omvang Het project beperkt zich tot de organisatie van de sectie Bevolkingszorg. 1.6 Randvoorwaarden & beperkingen Het resultaat van het project moeten voldoen aan de uitgangspunten zoals vastgelegd in de Wet op de veiligheidsregio s en het op basis daarvan vastgestelde Regionaal Zeeuws Crisisplan 2011-2015. 1.7 Relaties met andere programma s/projecten/dossiers Bij de uitwerking dient er waar nodig een afstemming plaats te vinden met de andere kolommen binnen de crisisorganisatie. De draaiboeken dienen te zijn afgestemd met de draaiboeken van de andere kolommen. 2. Kwaliteitsverwachting De op basis van dit project te leveren resultaten zijn draaiboeken, een tweetal handboeken, een organisatieplan en een samenwerkingsovereenkomst. Deze moeten op papier en digitaal voor iedereen toegankelijk en beschikbaar zijn en centraal beheerd worden. Verwacht wordt zoveel mogelijk korte en bondige documenten op te stellen met niet al te veel ballast. Gewerkt moet worden met een eenduidig vooraf vast te stellen model. 3. Inhoud Project (business case) Het project moet kort samengevat leiden tot een goed functionerende sectie Bevolkingszorg. Het gaat om een geheel nieuwe benadering van de gemeentelijke taak bij de crisisbeheersing en rampenbestrijding. Er zijn veel gemeentelijke medewerkers bij betrokken die nu nog niet exact weten wat en waar hun inzet in het kader van het nieuwe crisisplan wordt verwacht. Daarom is er voor gekozen dit op een projectmatige wijze op te pakken zodat in de tijd uitgezet deze duidelijkheid wel gerealiseerd wordt. Auteur: Jan de Regt 5/12
4. Organisatiestructuur Voor de duur van het project wordt gewerkt in de volgende organisatie: Opdrachtgever: Projectleider: Projectondersteuning: Projectsecretaris Communicatie Ria Quapp, namens de Kring van gemeentesecretarissen Zeeland Jan de Regt Piet Maljaars Ad-hoc in overleg met HTO s Communicatie Projectgroep: Voorzitter Jan de Regt Secretaris Piet Maljaars Leden (7) Nysja de Jonge, namens het ZAOV Wim Huissen, namens het ZAOV Lodewijk van Iwaarden, namens het ZAOV Daniël Rouw Terneuzen), plv. Maurits van Belzen (Goes) Jan Princen (Terneuzen), plv. Jules Starmans (Schouwen-Duiveland) Frans Traas (Borsele), plv. Ko van den Berge (Borsele) Jeen Piersma (Vlissingen), plv. Kees Kleppe (Tholen) Judith de Jonge (Borsele), plv. Willem van Kooten (Middelburg) Roland Bertens (Sluis), plv Arnold van den Berge (Kapelle) Naast de algehele projectcoördinatie worden de volgende producten rechtsreeks door de projectgroep voorbereid: draaiboek staf sectie bevolkingszorg; draaiboek Officier van Dienst Bevolkingszorg; een model draaiboek voor de taakorganisaties 1 t/m 6; handboek Informatiemanagement bevolkingszorg; Organisatieplan; samenwerkingsovereenkomst; Meerjarenraming/begroting "product" bevolkingszorg implementatieplan. Klankbordgroep 1 Hoofden taakorganisaties Alle Hoofden Taakorganisaties zullen regelmatig geraadpleegd worden over de ontwikkeling van Bevolkingszorg. Klankbordgroep 2 AOV ers gemeenten De AOV ers van alle gemeenten komen als ZAOV maandelijks bij elkaar. De voortgang van het project zal telkens voor deze vergaderingen worden geagendeerd. Verder hebben de AOV ers een rol in de afzonderlijke projectteams. Afstemming met partners Veiligheidsregio Patrice Troost (VRZ) is bij de VRZ de linking pin met de partners bij de VRZ t.b.v. de multidisciplinaire afstemming; hij ontvangt de agenda s van de projectgroep en zal op afroep beschikbaar zijn. Auteur: Jan de Regt 6/12
Projectteams: Draaiboek 1 Communicatie Trekker Daniël Rouw, Terneuzen Plv. Maurits van Belzen, Goes Leden Ondersteuning Draaiboek 2 Publieke zorg Trekker Jan Princen, Terneuzen Plv. Jules Starmans, Schouwen-Duiveland Leden Ondersteuning AOV-ers gemeenten Hulst, Schouwen-Duiveland en Terneuzen Draaiboek 3 Omgevingszorg Trekker Ko van den Berge, Borsele Plv. Frans Traas, Borsele Leden Ondersteuning AOV-ers gemeenten Borsele en Vlissingen Draaiboek 4 Evacuatie Trekker Jeen Piersma, Vlissingen Plv. Kees Kleppe, Tholen Leden Ondersteuning AOV-ers gemeenten Middelburg en Noord-Beveland Draaiboek 5 Ondersteuning Trekker Judith de Jonge, Borsele Plv. Willem van Kooten, Middelburg Leden Ondersteuning AOV-ers gemeenten Tholen en Reimerswaal Draaiboek 6 Informatie Trekker Roland Bertens, Sluis Plv. Arnold van den Berge, Kapelle Leden Ondersteuning AOV-ers Kapelle, Sluis en Veere (Beleids)plan Vakbekwaamheid Trekker Menno van de Wetering, medewerker opleiden, trainen bevolkingszorg (in afstemming en oefenen Bevolkingszorg met trekkers overige projectteams) Leden AOV-ers Toon Capello (Borsele) en Johan Nieuwenhuize (Tholen) Auteur: Jan de Regt 7/12
5. Initiële projectplanning Doorlooptijd project : Aanvang : 1 oktober 2011 Afronding : 1 juli 2012 *) 5.1 Projectplanning Fase Geplande startdatum Geplande einddatum Doorlooptijd Initiatieffase 1 oktober 2011 1 november 2011 4 weken Definitiefase 15 oktober 2011 1 december 2011 6 weken Realisatiefase 1 december 2011 1 juli 2012 7 maanden Implementatiefase *) 1 juli 2012 Totaal *) De einddatum van het project wordt voorlopig vastgesteld op 1 juli 2012. Afhankelijk van de voortgang van de werkzaamheden van de projectteams kan dit nog worden verschoven naar 1 oktober 2012. De projectteams willen de achterbannen (de bij de draaiboeken betrokken medewerkers) meenemen in de ontwikkeling van de draaiboeken. Dat maakt de implementatie daarna eenvoudiger. 5.2 Mijlpalenplan (nog nader in te vullen na 1 e vergadering van de projectteams) Fase Omschrijving mijlpaal Go/No Go volgende fase? Initiatieffase Er ligt een concept projectplan gereed dat met het ZAOV en de hoofden taakorganisatie kan worden besproken resulterend in een akkoord over het conceptplan. Definitiefase Alle leden van de projectgroep en projectteams zijn aangewezen en de activiteiten die moeten worden uitgevoerd zijn beschreven. Er ligt ook een sjabloon voor een model draaiboek. Men moet aan het werk kunnen. Realisatiefase Alle documenten liggen gereed voor vaststelling en implementatie Implementatiefase De resultaten kunnen worden uitgedragen, opleidingen kunnen worden gestart en er kan een begin worden gemaakt met oefenen van de draaiboeken e.d. Er is vastgelegd op welke wijze er wordt geëvalueerd. Datum Auteur: Jan de Regt 8/12
5.3 Activiteitenplan Om de mijlpalen te kunnen halen moeten er diverse activiteiten worden uitgevoerd. Beschrijf hieronder de hoofdactiviteiten die later in de definitiefase met de projectdeelnemers desgewenst kunnen worden verfijnd. Fase Activiteit Datum gereed Verantwoordelijke 5.4 Projectbudget De kosten van het project bestaan vooral uit uren van medewerkers van gemeenten en van de coördinator gemeentelijke processen. De kosten van de projectleider worden gedekt binnen de begroting van de Veiligheidsregio.(*). In uitzonderingsgevallen zal een beperkt beroep worden gedaan op andere deskundigen. Daarover zal per geval over beslist worden. Alle overige kosten moeten binnen beschikbare exploitatiebudgetten gedekt worden. De gewerkte uren moeten door de deelnemers aan het project op normale wijze binnen hun eigen organisatie verantwoord worden. Hierbij wordt er vanuit gegaan dat deze werkzaamheden passen binnen de normale werkzaamheden die zij in het kader van de crisisbeheersing en rampenbestrijding moeten verrichten. (*) Door taken die de coördinator gemeentelijke processen uitvoert voor de veiligheidsregio (als voorzitter van de Taakgroep Grote Evenementen) worden in principe de kosten voor de inzet van de projectleider gedekt, zodat de activiteiten kostenneutraal (geen extra dekking nodig) kunnen worden uitgevoerd. Omschrijving Bedragen 1 Kosten projectleider 2 Inhuur externen Pm 3. Overige kosten Pm Totale benodigd projectbudget 5.5 Randvoorwaarden Alle deelnemers aan het project moeten voldoende uren beschikbaar hebben om hun bijdrage te leveren. 5.6 Projectrisico s Niet benoemd. Zie 5.5. Auteur: Jan de Regt 9/12
6. Voortgangsrapportage Van de vergaderingen van de projectgroep worden besluitenlijsten gemaakt die tevens dienen als document voor rapportage over de voortgang aan de opdrachtgever. Daarnaast rapporteert de projectleider minimaal 1 x per 2 maanden mondeling aan de opdrachtgever. Hij doet dat aan de hand van de besluitenlijsten en de overige beschikbare informatie. 7. Communicatie 1. De besluitenlijsten van de projectgroep en de periodieke rapportage van de periodiek projectleider worden ter kennisneming verspreid onder alle deelnemers aan het project. 2. Informeren portefeuillehouder over de stand van zaken periodiek 3. De projectleider c.q. de opdrachtgever rapporteren periodiek aan het Veiligheidsoverleg van de Kring van gemeentesecretarissen (tijdens de reeds geplande vergaderingen) 4. Alle medewerkers met een taak binnen de sectie bevolkingszorg worden periodiek geïnformeerd via nieuwsbrieven. Er worden in de periode dat het project loopt minimaal drie nieuwsbrieven verspreid op de volgende momenten: 1 e nadat het projectplan is vastgesteld en het project daadwerkelijk is gestart 2 e halverwege het project over de voortgang tot dat moment 3 e tegen het einde van het project 5. Informatiebijeenkomst voor alle medewerkers met een taak binnen de sectie bevolkingszorg december 2011 maart 2012 juni 2012 december 2012 half maart 2012 juni 2012 januari 2012 8. Nazorg In de producten die door het project worden geleverd moet voldoende zijn vastgelegd hoe de uitwerking daarvan in de praktijk is gewaarborgd. Bij de afsluiting van het project moeten afspraken worden gemaakt over de evaluatie van de werking van de producten. Auteur: Jan de Regt 10/12
Bijlage 1 Wettelijk kader Bevolkingszorg in de Veiligheidsregio Zeeland Inleiding De belangrijkste aanleiding voor het maken van een Projectplan ontwikkeling bevolkingszorg is de wetgeving. Sinds de inwerkingtreding op 1 oktober 2010 van de Wet veiligheidsregio s (Wet VR) en het Besluit veiligheidsregio s (Besluit VR) geldt ingevolge artikel 9 Wet VR voor de gemeenten de verplichting om met elkaar een openbaar lichaam in te stellen. In Zeeland is dit inmiddels geregeld via de vorming van de gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio Zeeland (VRZ). In een aantal opzichten beperkt de Wet VR en het Besluit VR de vrije beleidsruimte van de Nederlandse gemeenten. Hierna wordt beknopt en via de belangrijkste wettelijke bepalingen aangegeven wat er qua bevolkingszorg tenminste moet worden geregeld. Beleidsplan Tenminste eenmaal in de vier jaar moet het bestuur van de VRZ ingevolge artikel 14 Wet VR een beleidsplan vaststellen. In dat plan moeten onder meer de operationele prestaties van de gemeenten in het kader van de rampenbestrijding en crisisbeheersing worden beschreven. Het beleidsplan VRZ is inmiddels bestuurlijk vastgesteld. Crisisplan Tenminste eenmaal in de vier jaar moet het bestuur van de VRZ ingevolge artikel 16 Wet VR een crisisplan vaststellen. Het crisisplan moet onder meer een beschrijving omvatten van de organisatie, de verantwoordelijkheden, de taken en bevoegdheden van de maatregelen en de voorzieningen die de gemeenten treffen inzake de rampenbestrijding en crisisbeheersing, en van de afspraken die zijn gemaakt met andere bij mogelijke rampen en crises betrokken partijen. Ook het crisisplan VRZ is reeds bestuurlijk vastgesteld. Gemeentelijke bevolkingszorg Artikel 18, lid 1, sub c, Wet VR bepaalt dat bij of krachtens algemene maatregel van bestuur regels kunnen worden gesteld over de gemeentelijke bevolkingszorg in het kader van rampenbestrijding en crisisbeheersing. Van deze bevoegdheid heeft de minister gebruik gemaakt via artikel 2.1.1 sub d van het Besluit VR. Daarin is namelijk bepaald dat het bestuur van de veiligheidsregio zorg draagt voor de inrichting van de hoofdstructuur van de rampenbestrijding en crisisbeheersing. Deze hoofdstructuur moet onder andere bestaan uit één team bevolkingszorg of afhankelijk van de aard van de ramp of crisis en de wijze waarop deze zich ontwikkelt meerdere teams bevolkingszorg. Ingevolge dat artikel maakt ook het gemeentelijk beleidsteam (bij een lokale ramp of crisis) en een regionaal beleidsteam (bij een bovenlokale ramp of crisis) deel uit van de hoofdstructuur. Samenstelling en taak gemeentelijk beleidsteam Artikel 2.1.5 van het Besluit VR bepaalt dat het gemeentelijk beleidsteam bestaat uit leidinggevenden van de brandweer, GHOR, de politie en de bevolkingszorg. Dit team ondersteunt de burgemeester bij de rampenbestrijding en crisisbeheersing. Samenstelling team bevolkingszorg Overeenkomstig artikel 2.1.3 van het Besluit VR dient het team bevolkingszorg te bestaan uit door het college van burgemeester en wethouders aangewezen functionarissen, van wie één functionaris is belast met de leiding van het team, één functionaris met het informatiemanagement, en één functionaris met de coördinatie van de voorlichting. Taken team bevolkingszorg Ingevolge artikel 2.1.3 lid 2 van het Besluit VR moet het team bevolkingszorg ervoor zorgen dat de volgende taken worden uitgevoerd: a. Het geven van voorlichting aan de bevolking; b. Het voorzien in opvang en verzorging van de bevolking; c. Het verzorgen van nazorg voor de bevolking; Auteur: Jan de Regt 11/12
d. Het registreren van de slachtoffers; e. Het registreren van schadegevallen, en f. Het adviseren van het regionaal operationeel team. Opschaling Artikel 2.3.1 van het Besluit VR bepaalt onder meer dat de leidinggevenden in het regionaal operationeel team binnen 45 minuten na grootschalige alarmering met de uitvoering van hun taken beginnen. In de VRZ is dit qua bevolkingszorg geregeld door de aanwijzing van een zestal gemeentesecretarissen in de rol van Algemeen Commandant Bevolkingszorg (AC-Bz). Dit zestal functioneert sinds 1 oktober 2011 in een hard piket en wordt vanaf GRIP 2 gealarmeerd door de Meldkamer via het systeem P2000. Deze alarmering geldt o.a. ook voor de voorlichtingsfunctionaris van het regionaal operationeel team, waarbij deze functionaris binnen 30 minuten na die alarmering met de taakuitvoering start. Een team bevolkingszorg start binnen 90 minuten na alarmering met de taakuitvoering, met uitzondering van de functionaris die met de coördinatie van de voorlichting is belast, die binnen 30 minuten begint. Het gemeentelijk beleidsteam start binnen 60 minuten vanaf het moment dat de burgemeester dit team bijeen heeft geroepen. Functioneren hoofdstructuur Het bestuur van de veiligheidsregio draagt er op basis van artikel 2.3.2 van het Besluit VR zorg voor dat de hoofdstructuur van de rampenbestrijding en crisisbeheersing in staat is om gedurende een ramp of crisis onafgebroken te functioneren. Deze bepaling heeft consequenties voor de kwaliteit en kwantiteit van de bemensing van o.a. het team bevolkingszorg, het gemeentelijk beleidsteam en het regionaal beleidsteam, als onderdelen van de hoofdstructuur. Coördinerend functionaris Artikel 36 Wet VR bepaalt dat het bestuur van de veiligheidsregio een functionaris aanwijst die is belast met de coördinatie van de maatregelen en voorzieningen die de gemeenten treffen met het oog op een ramp of crisis. Net als in bijna alle 24 overige veiligheidsregio s is dit ook in de VRZ geregeld via de aanwijzing van één van de Zeeuwse gemeentesecretarissen als coördinerend gemeentesecretaris (CGS). Auteur: Jan de Regt 12/12