Handleiding voor Declaratie in Excel.xls Auteur(s) G. Buurmans Date of creation 21-02-2011
Inhoudsopgave 1. 1. Inleiding... 2 2. 2. Beveiligingen afzetten in Excel... 3 3. 3. Beveiligingen afzetten vanaf Excel2007... 4 4. 4. Inrichting Stamgegevens... 6 5. 5. tab Declaratie... 7 6. 6. Gecumuleerd... 8 1. Inleiding Met dit product kunt u uw onkosten in kaart brengen en op eenvoudige manier administreren. opstellingen die in Excel gemaakt worden kunnen direct geïmporteerd worden in uw administratieve pakket. Voordelen zijn: - Sneller opstellingen mogelijk. - Betere documentatie (boekingsverslagen). - Niet meer overbodig overtypen van de journaalposten. - Tijdswinst. - Er kunnen nu op uitgebreide schaal eenvoudig boekingen worden geïmporteerd. Deze voordelen kunnen leiden tot: - Betere administratie (detail). - Tijdsbesparing. Kijk voor meer toepassingen op www.excelcontroller.nl journalisering in Excel 2 van 8 3-3-2011
2. Beveiligingen afzetten in Excel Voordat u begint met werken met ons werkboek, dient u eerst het beveiligingsniveau van Excel voor VBA Macro s op een laag niveau te zetten. Gebeurt dit niet dan krijgt u foutmeldingen en waarschuwingen. De VBA Macro s zullen niet werken, echter zal dit niet leidingen tot nadelige gevolgen. Virussen kunnen niet voorkomen worden ook al heeft u deze beveiliging op één hoog niveau staan. Stappen: 1- Open Excel. 2- Zorg ervoor dat er géén werkbladen openstaan. 3- Ga naar het menu EXTRA MACRO Beveiliging. 4- Vervolgens krijg je de keuze uit Hoog/Gemiddeld/Laag. Kies hier voor Laag. journalisering in Excel 3 van 8 3-3-2011
5- Sluit Excel helemaal af. Als Excel opnieuw weer wordt opgestart zult u vervolgens géén meldingen van Excel meer krijgen. 3. Beveiligingen afzetten vanaf Excel2007 Aanpassen beveiligingsniveau VBA Macro's in Excel 2007. Klik op de Microsoft Officeknop en vervolgens op Opties voor Excel. Stap 1. Start Excel op en ga naar de Office knop en kies opties voor Excel. journalisering in Excel 4 van 8 3-3-2011
Stap 2. Kies in Opties in Excel:"Vertrouwenscentrum" Kies: "Instellingen voor vertrouwenscentrum". Stap 3. Vervolgens: "Instellingen voor macro's: Alle macro's inschakelen. Toegang tot het objectmodel van het VBA-project vertrouwen. Kies hier voor Laag of Gemiddeld. Bij gemiddeld krijgt u telkens weer, als u een excelbestand opent, de vraag of u de macro's wilt activeren. journalisering in Excel 5 van 8 3-3-2011
4. Inrichting Stamgegevens Als u met het declaratiesheet begint, begint het altijd met de inrichting. Tabblad [Stamgegevens] staan de grootboekrekening voor de BTW te vorderen en alle kosten rekeningen met het standaard BTW percentage. De kostenplaats hebben wij gekoppeld aan de grootboekrekening in de praktijk zal het vaak op een andere manier gekoppeld zijn. Deze koppeling dient u zelf te maken of u kunt hiervoor ons inhuren om deze koppeling te maken. journalisering in Excel 6 van 8 3-3-2011
5. tab Declaratie Figuur 1 voorbeeld declaratie In de tab Declaratie (zie voorbeeld 1) dient u de detail gegevens (gele velden) in te voeren van de te administreren onkosten declaraties. Denk hierbij aan de velden datum, omschrijving, grootboekrekening kostenplaats, bedrag (incl. BTW), wijkt het BTW bedrag af dan dient u dit zelf aan te passen. Door op het veld Grootboek te dubbelklikken verschijnt er een popup met de aanwezige grootboekrekening. Kopteksten zoals Naam en NAW van het personeel zou u zelf een lijstje moeten maken. Inrichting van het dagboek, factuur, boekstuk dient door de administratie ingevoerd te worden. journalisering in Excel 7 van 8 3-3-2011
6. Gecumuleerd Om zo efficiënt mogelijk een totaaloverzicht te krijgen van de te administreren declaraties ziet u na invoering van de tab declaratie automatisch gecumuleerd de ingevoerde declaraties in een overzicht op grootboekniveau incl. vermelding van de kostenplaats en de te vorderen BTW. journalisering in Excel 8 van 8 3-3-2011