Versie: mei 2012 Handleiding Self Service
Inhoud Welkom Stap 1. Stap 2. Stap 3. Stap 4. Stap 5. Stap 6. Rond je account af Check of het evenement al is aangemaakt Check de locatie Voer je evenement in Check ingevoerde gegevens en versturen Bewerk je zojuist verstuurde evenementen 2
Welkom Deze handleiding legt in 6 stappen uit hoe je je evenement in kunt voeren en zichtbaar kunt krijgen op www.vanplan.nl, Dagblad van het Noorden, Leeuwarder Courant, RTV Noord, Noorderland en op alle sites van de weekbladen van NDC mediagroep. Als je nog vragen hebt die niet in dit document behandeld worden, twijfel dan niet om contact op te nemen met de medewerkers van Uitservice via 050-5844207 of info@uitservice.nl.
STAP 1. Rond je account af Zodra je per e-mail de inloggegevens hebt gekregen ga je naar het inlogscherm op www.uitservice.nl en klik op de knop inloggen links op het scherm. Log in STAP 2. Check of het evenement al is aangemaakt Zodra je bent ingelogd kun je een nieuw evenement aanmaken. Check eerst op www. vanplan.nl of het evenement al is aangemaakt. Checken
STAP 3. Check de locatie Allereerst ga je zoeken naar een locatie. Je kunt het beste zoeken door woorden te combineren, bijvoorbeeld Oosterpoort Groningen. Zoeken op locatie in combinatie met plaatsnaam levert het beste resultaat op. Probeer lidwoorden en cijfers te vermijden bij het zoeken. Als je de locatie niet kunt vinden in de database dan kun je tijdens kantooruren telefonisch contact opnemen met Uitservice (050-5844207). Wij kunnen de locatie dan direct toevoegen aan onze database, zodat je verder kunt met het opgeven van je evenement. Ook kun je de gegevens van de locatie in het blanco veld invullen en dit versturen naar Uitservice. Wij zullen je dan z.s.m. laten weten wanneer de locatie is toegevoegd aan de database. Je kunt je evenement dan alsnog in kunt voeren. Ook wijzigingen in locatiegegevens kun je op deze manier doorgeven. Locatie
STAP 4. Voer je evenement in Nadat je de locatie hebt gekozen kom je in het scherm Evenement. Hier kun je alle basisgegevens van het evenement invoeren. Wanneer het evenement een naam heeft wordt dit als titel vermeld. De naam van de uitvoerende(n) wordt niet ingevoerd bij de titel maar bij de samenvatting en uitgebreide omschrijving. De uitgebreide omschrijving wordt gebruikt voor o.a. websites, de korte omschrijving voor de kranten. In de uitgebreide omschrijving wordt alle overige informatie vermeld. Hier kan men denken aan achtergrondinformatie, extra informatie omtrent het programma, de naam van de organisatie en andere belangrijke informatie. In de uitgebreide informatie worden geen gegevens vermeld over de locatie, prijs en aanvangstijden. Dit wordt verderop in de module ingevoerd. evenement 1 Nadat je deze gegevens in hebt gevoerd ga je verder. Je komt in het scherm Rubrieken. Hier kun je alle rubrieken die iets over het evenement zeggen selecteren. Als voorbeeld het koor Femme Vocale met het programma Around the World dat bekende en onbekende pop en jazznummers bevat heeft als rubrieken Muziek-koor, Muziek- jazz en Muziek- pop.
rubrieken 2 Zodra er rubriek(en) geselecteerd zijn kun je foto s, video s en persberichten uploaden. Een video voeg je toe door op www.youtube.com het betreffende filmpje te openen en de link/url hiervan te kopieren in de witte balk. Denk erom dat je alleen rechtenvrije foto s mag plaatsen. Indien naamsvermelding van fotograaf verplicht is kun je de naam van de fotograaf vermelden in het desbetreffende veld Fotograaf. Persberichten worden niet zichtbaar op de website, maar worden gebruikt voor eventuele contactgegevens en redactionele artikelen in bijvoorbeeld de agenda van het Dagblad van het Noorden of de Leeuwarder Courant. video/foto 3
Na het uploaden van fotomateriaal en persberichten kun je aangeven op welke datum/ data het evenement wordt gehouden in het scherm Data. Voer een start- en eventueel een einddatum in. Selecteer de dag of dagen en voer tijden in. Per dag kun je ook meerdere tijden invoeren door gebruik te maken van de button extra tijd toevoegen. 4 data Let op dat je bij Tijd van de aanvangstijd invoert en niet de tijd van wanneer de zaal geopend is. In het veld uitzonderingen kun je afwijkende informatie kwijt zoals een tijd van bijvoorbeeld een première of try out voorstelling of een inleiding voorafgaand aan de voorstelling. Tot slot kun je aangeven wat de kosten van het evenement zijn. In het toelichting veld kun je afwijkende prijs informatie invoeren. Voorbeelden hiervan zijn gegevens van wanneer een bepaalde voorstelling qua prijzen afwijkt van de rest of aanvullende informatie omtrent de prijs. Bijvoorbeeld inclusief materiaal of consumptie.
prijzen 5 STAP 5. Controleer ingevoerde gegevens en versturen Nadat je alle gegevens hebt ingevoerd kun je ze nog éénmaal checken. Klopt alles dan kun je het evenement naar Uitservice versturen d.m.v. de knop Versturen. Ook kun je alles nog verwijderen of dingen wijzigen. controleer en verstuur 6
STAP 6. Bewerk je zojuist verstuurde evenementen Je komt nu in een scherm waarin een overzicht te zien is van alle evenementen die zijn aangemeld bij Uitservice, maar nog niet zijn goedgekeurd. Desgewenst kun je nog wijzigingen aanbrengen in de ingevoerde gegevens van deze evenementen. Na goedkeuren van een evenement door Uitservice verdwijnt het evenement uit deze lijst. Je kunt zelf geen wijzigingen meer aanbrengen. Je moet dan contact opnemen met Uitservice. Let op: pas na goedkeuren van de gegevens zal het evenement zichtbaar zijn op www. vanplan.nl, Dagblad van het Noorden, Leeuwarder Courant, RTV Noord, Noorderland en op alle sites van de weekbladen van NDC Mediagroep. Het kan zijn dat je evenement niet binnen het uitgeefgebied van één van deze titels valt. Het evenement wordt dan niet meegenomen in deze titel, maar wordt wel zichtbaar bij andere titels. verstuurde evenementen 7 Je bent nu klaar met het het aanmelden van je evenement, bedankt hiervoor! Uitservice 050-5844207 info@uitservice.nl www.uitservice.nl 10