Een voorstel om te komen tot één website van het Dorpsradenoverleg, de dorps- en wijkraden en de plaatselijke verenigingen van de gemeente Venray Castenray, 1 maart 2004 Werkgroep Internet DRO
.
Inhoudsopgave 0. Managementsamenvatting. 3 1. Inleiding 5 1.1. Algemeen 5 1.2. Nadere toelichting 5 2. Doelstellingen, beheer en randvoorwaarden 7 2.1. Doelstellingen 7 2.2. Ambitieniveau 7 2.3. Beheer 8 2.4. Overgangssituatie 8 2.5. Randvoorwaarden 9 2.6. Fasering 9 3. Financiën 11 3.1. Kosten 11 3.2. Sponsoring 12 4. Alternatieven en risico s 13 4.1. Alternatieven 13 4.2. Risico s 13 5. Voorstellen 15 Pagina 1 van 17
. Pagina 2 van 17
0. Managementsamenvatting. Internet als informatie- en presentatiemedium is een niet meer te stoppen ontwikkeling. Dat inzicht heeft ook het Dorpsradenoverleg van de gemeente Venray uitgesproken en besloten een werkgroep een nader voorstel te laten uitwerken om te komen tot één website van het dorpsradenoverleg, de aangesloten dorpsraden en de plaatselijke verenigingen. Voor het opzetten van een dergelijke website willen wij een beroep doen op een financiële bijdrage van de Stichting CAI Venray, die inmiddels heeft aangegeven een dergelijk verzoek positief te benaderen. In de volgende hoofdstukken van deze notitie doet de werkgroep internet voorstellen met betrekking tot het opzetten van een gezamenlijke website. In dit hoofdstuk staan de belangrijkste punten kort op een rij. Doelstellingen: 1. Het doel van de website is het aanbieden van een overkoepelende structuur voor alle dorpen van de gemeente Venray, waarin het dorpsradenoverleg, de individuele dorpsraden en de plaatselijke verenigingen zich elk op hun eigen wijze digitaal kunnen presenteren. Aansluiting zou ook mogelijk moeten zijn voor de wijkraden van de kern Venray. 2. De site is niet alleen bedoeld voor het informeren van (toekomstige) burgers, maar moet ook de mogelijkheid hebben voor alle betrokkenen om zich te laten informeren door diezelfde burgers (interactiviteit). 3. De site moet maatwerk bieden voor elk dorp, afgestemd op de lokale behoeften en de lokale mogelijkheden om de eigen sub-site te beheren. 4. Een afgeleide doelstelling is het bieden van een platform waarin iedereen zich kan laten informeren over de wijze waarop andere dorps- en wijkraden en verenigingen te werk gaan; 5. De overall-doelstelling van de site is het creëren van een communicatiemiddel dat bijdraagt om de leefbaarheid in de eigen dorpen en wijken te vergroten c.q. in stand te houden. Ambitieniveau: Het ambitieniveau is uit 4 lagen opgebouwd: 1. Het DRO en zoveel mogelijk van de 10 dorpsraden presenteren zich in eerste aanleg via een puur informatieve website; 2. De plaatselijke verenigingen sluiten aan; 3. De mogelijkheid van een interactieve site wordt verder uitgewerkt en indien één of meerdere dorpsraden en/of het DRO dat wensen ook geconcretiseerd; 4. Aan de wijkraden van de kern Venray wordt de mogelijkheid geboden zich op termijn aan te sluiten, wanneer blijkt dat de ervaringen van DRO, dorpsraden en plaatselijke verenigingen positief zijn. Met de gemeenschappelijke website wordt niet nagestreefd om hèt informatieplatform binnen de gemeente Venray te worden, waarin lokale overheid, maatschappelijke organisaties en instellingen zich gezamenlijk presenteren. Beheer: De afspraken ten aanzien van zowel het technisch beheer als het contentmanagement (inhoud) zal verder worden uitgewerkt in een op te stellen statuut. Daarin worden ook de verantwoordelijkheden van de verschillende partners vastgelegd. Pagina 3 van 17
Uniformiteit Enkele dorpsraden beschikken al over een eigen website. De werkgroep is van opvatting dat de gemeenschappelijke website aan kracht zal winnen wanneer alle dorpen zijn aangesloten en zich op een zelfde wijze zullen presenteren. De werkgroep stelt voor om het besluit om al dan niet aan te sluiten bij de gemeenschappelijke site over te laten aan de desbetreffende dorpsraden. Op de gemeenschappelijke website zal in ieder geval wel een verwijzing naar de desbetreffende sites worden opgenomen. Randvoorwaarden De werkgroep is van opvatting dat aansluiting bij de gemeenschappelijke website in alle opzichten laagdrempelig moet zijn. Het moet eenvoudig zijn om de site te beheren, de kosten voor de deelnemers moeten laag zijn, er moet sprake zijn van maatwerk en de site moet een zekere uniformiteit en herkenbaarheid uitstralen. Fasering De werkgroep stelt voor gefaseerd toe te werken naar realisatie van de ambitieniveaus en al werkenderweg ervaring op te doen met het beheer van de website en alles wat daarbij komt kijken. Dat kan weliswaar betekenen dat we in de loop van het traject zaken moeten bijstellen, maar dat betekent ook dat we op relatief korte termijn toch daadwerkelijk aan de slag kunnen. De voorbereidingsfase zal rond 1 juni 2004 afgerond zijn en op 1 oktober 2004 zou het mogelijk moeten zijn om daadwerkelijk on line te gaan. Kosten De werkgroep is van opvatting dat voordat een definitief besluit wordt genomen over het opzetten van de website, duidelijkheid moet bestaan omtrent de hoogte van de huidige en toekomstige kosten en de wijze waarop die gefinancierd kunnen worden. Tot slot Afspraken over structuur, verantwoordelijkheden en financiering zijn slechts één aspect. De daadwerkelijke bereidheid om structureel energie te investeren in het opzetten en onderhouden van een gemeenschappelijke website is de echte basis voor het succes ervan. Als werkgroep zijn wij overtuigd van die bereidheid, maar het zijn uiteindelijke het DRO, de aangesloten dorpsraden en de plaatselijke verenigingen zelf, die het werk voor hun rekening zullen moeten nemen. De werkgroep internet DRO, Jan van de Pas, Ben van der Sterren, Theo Zegers. Pagina 4 van 17
1. Inleiding 1.1. Algemeen In zijn vergadering van 7 april 2003 heeft het Dorpsradenoverleg besloten een aanvraag in te dienen bij de Stichting CAI Venray om een financiële bijdrage ten behoeve van de realisering van een website voor het DRO en de aangesloten dorpsraden. Bij brief van 24 april 2003 is namens het DRO een principe-aanvraag ingediend. In zijn vergadering van 24 juni 2003 heeft het bestuur van de Stichting CAI besloten dat het verzoek van het DRO voor verdere behandeling in aanmerking komt. Voordat een definitief besluit op het verzoek kan worden genomen, dient eerst een nadere onderbouwing te worden ingediend. Hierna treft u een voorstel aan met betrekking tot de uitgangspunten die de basis zullen vormen voor de ontwikkeling van de website. 1.2. Nadere toelichting Internet is een niet meer te stoppen ontwikkeling. Het is hét communicatiemiddel van de toekomst. Voorlopig - en dan hebben we het nog over een hele reeks van jaren - zal internet slechts één van de middelen zijn die naast andere communicatiemiddelen, zoals televisie, teletekst, radio, dag- week- en maandbladen, dorpsbladen, verenigingsbladen, telefoon en post, wordt gebruikt. Internet is ook nog niet voor iedereen toegankelijk. Voor sommigen is het een te nieuwerwets medium, anderen vinden het te duur en weer anderen kunnen slechts beperkt gebruik maken van de mogelijkheden, omdat bijvoorbeeld breedband internet nog niet beschikbaar is. Het bevorderen van de toegankelijkheid van internet is géén doelstelling van het DRO; indien het opzetten van een website daaraan een positieve bijdrage levert, dan kan dat worden gezien als een positief neveneffect. Niettemin is het wel een feit dat internet een zeer sterke ontwikkeling doormaakt. Overheden, bedrijven, maatschappelijke instellingen en verenigingen maken in toenemende mate gebruik van dit medium. Het DRO heeft daarom ook geoordeeld dat zij niet achter kan blijven. Enerzijds vanwege de algemene ontwikkelingen t.a.v. het medium, anderzijds ook om zichzelf en de aangesloten dorpen op een betere, en meer herkenbare wijze te presenteren. Het besluit van het DRO komt niet voort uit een behoeftepeiling bij inwoners, maar is met name gebaseerd op de beschikbaarheid van het medium internet en de toenemende mogelijkheden die dat medium biedt. Het opzetten van een website is - gelet op de huidige technische mogelijkheden - relatief eenvoudig. Het onderhouden en het beheren ervan vergt veel meer. Zeker wanneer het gaat om een website die door vrijwilligers moet worden onderhouden. Dat betekent dat er vooraf goed nagedacht moet worden over doelstellingen, structuur en opzet, interactiviteit en beheer. Pagina 5 van 17
In de volgende hoofdstukken worden de uitgangspunten ten aanzien van het een en ander nader uitgewerkt en toegelicht. Per onderdeel hebben wij als werkgroep een voorstel gedaan. Uiteraard hebben de voorstellen wel een relatie met elkaar: een puur informatieve site vergt een heel ander beheer en kost veel minder dat een sterk interactieve site met een mogelijkheid voor polls, een vragenforum, peilingen, dagelijkse nieuwsberichten, etc. Pagina 6 van 17
2. Doelstellingen, beheer en randvoorwaarden In dit hoofdstuk wordt nader ingegaan op de doelstellingen van de website, de wijze waarop het toekomstig beheer moet worden geregeld, de overgang vanuit de huidige naar de toekomstige situatie waar het gaat om reeds bestaande websites en de randvoorwaarden die moeten worden ingevuld om een en ander adequaat te realiseren. 2.1. Doelstellingen Het DRO is in het leven geroepen om de belangen van de dorpen van de gemeente Venray te behartigen. Gelet op de hierna genoemde doelstellingen, stellen wij voor de website ook toegankelijk te maken voor de wijkraden en de verenigingen uit de kern Venray. Wij stellen voor de doelstellingen voor de op te zetten website als volgt te omschrijven: 1. Het doel van de website is het aanbieden van een overkoepelende structuur voor alle dorpen van de gemeente Venray, waarin het dorpsradenoverleg, de individuele dorpsraden en de plaatselijke verenigingen zich elk op hun eigen wijze digitaal kunnen presenteren. Op termijn zou aansluiting ook mogelijk moeten zijn voor de wijkraden van de kern Venray. 2. De site is niet alleen bedoeld voor het informeren van (toekomstige) burgers, maar moet ook de mogelijkheid hebben voor alle betrokkenen om zich te laten informeren door diezelfde burgers (interactiviteit). 3. De site moet maatwerk bieden voor elk dorp, afgestemd op de lokale behoeften en de lokale mogelijkheden om de eigen sub-site te beheren. 4. Een afgeleide doelstelling is het bieden van een platform waarin iedereen zich kan laten informeren over de wijze waarop andere dorps- en wijkraden en verenigingen te werk gaan; 5. De overall-doelstelling van de site is het creëren van een communicatiemiddel dat bijdraagt om de leefbaarheid in de eigen dorpen en wijken te vergroten c.q. in stand houden. 2.2. Ambitieniveau De website zal in eerste aanleg worden opgezet als een puur informatieve site voor de 10 dorpen van de gemeente Venray, waarbij vanuit het DRO en de plaatselijke dorpsraden informatie wordt verstrekt over onderwerpen die in die overlegorganen aan de orde komen. Daarnaast zal aan plaatselijke verenigingen de mogelijkheid worden geboden om zich via de subsite van het eigen dorp, te presenteren In tweede aanleg moet de site ook gebruikt kunnen worden als een interactieve site, waarbij er via discussieplatforms en polls geïnformeerd wordt naar de opvattingen van burgers met betrekking tot concrete onderwerpen. De mate waarin en de termijn waarop is in hoge mate afhankelijk van zowel de eigen ambities van de onderscheidene dorpsraden als de mate waarin inwoners daadwerkelijk gebruik maken van het internet. In derde aanleg zal ook aan de wijkraden van de kern Venray de mogelijkheid worden geboden om zich via de site te presenteren. Het DRO streeft met de gemeenschappelijke site niet na om hèt informatieplatform binnen de gemeente Venray te worden, waarin lokale overheid, maatschappelijke organisaties en instellingen zich gezamenlijk presenteren. De ambitie beperkt zich in eerste instantie tot het realiseren van een informatieplatform voor de kerkdorpen van de gemeente Venray en dan met name voor de dorpsraden, het overkoepelend overleg en de plaatselijke verenigingen. Pas in Pagina 7 van 17
tweede instantie zal uitbreiding kunnen plaatsvinden ten behoeve van de wijkraden en de plaatselijke verenigingen van de kern Venray. Echter niet eerder dan nadat voldoende positieve ervaringen met de dorpen zijn opgedaan. 2.3. Beheer Het opzetten van een website is relatief eenvoudig. Het onderhouden en beheren ervan kost veel meer. Het is derhalve van groot belang dat dit vooraf op een goede wijze wordt geregeld en ook schriftelijk wordt vastgelegd. Het beheer van de website omvat twee aspecten, namelijk het technisch beheer en het contentmanagement (beheer van de inhoud). Beide zaken moeten nader worden uitgewerkt, omdat het van belang is de verantwoordelijkheden op die terreinen helder te benoemen. Wij stellen voor om die zaken in een statuut vast te leggen. Dat maakt het voor alle partners helder wie waarvoor verantwoordelijk is en wie waarop kan worden aangesproken en wat in voorkomend geval de consequenties zouden kunnen zijn. In het statuut dient ook te worden geregeld op welke wijze en onder welke voorwaarden organisaties kunnen aansluiten bij de gemeenschappelijke site. Wij stellen voor bij het opstellen van het statuut in ieder geval de volgende (algemene) uitgangspunten te hanteren: 1. De verantwoordelijkheid voor het technisch beheer van de website ligt bij een overkoepelende rechtspersoon (dat zou bijvoorbeeld het bestuur van het DRO kunnen zijn, maar daarvoor zou ook een aparte stichting kunnen worden opgericht, gelet op de mogelijke deelname van plaatselijke verenigingen en de wijkraden). 2. De verantwoordelijkheid voor de content (=de inhoud van de (sub)sites) ligt bij de afzonderlijke participanten, elk voor zover het dat deel van de site betreft waartoe hij of zij gerechtigd is. Voorwaarde is wel dat de inhoud van de site voldoet aan algemene normen en waarden en dat bij (voortdurende) aantasting daarvan het bestuur van de overkoepelende rechtspersoon gerechtigd is tot het nemen van nader te omschrijven maatregelen; 3. Het statuut bevat procedures en voorwaarden waaronder plaatselijke verenigingen kunnen aansluiten bij of doorlinken vanuit de gemeenschappelijke site. 4. Het statuut bevat ook voorwaarden met betrekking tot de continuïteit van het beheer; die gelden op de eerste plaats voor het DRO en de dorps- en wijkraden, maar in de tweede plaats ook voor de aangesloten verenigingen. Uitgangspunt is dat de continuïteit aantoonbaar wordt gewaarborgd. 5. In het statuut zullen ook basisafspraken ten aanzien van beveiliging en archivering worden vastgelegd. 2.4. Overgangssituatie Enkele dorpen in de gemeente Venray beschikken al over een website. Er is geen uniformiteit in domeinnamen en ook de opzet en navigatiestructuur vertonen grote verschillen. Wij verwachten dat de nieuw te realiseren website aan kracht zal winnen op het moment dat alle dorpen zijn aangesloten en zich op een zelfde wijze presenteren. Evenzeer denken wij dat ook de huidige sites van dorpsraden aan kracht zullen winnen wanneer zij onderdeel uitmaken van een gezamenlijke site of daarnaar verwijzen. Pagina 8 van 17
Wij stellen voor het aan de individuele dorpsraden, die reeds beschikken over een eigen website, over te laten, of en wanneer, zij wensen aan te sluiten bij de gemeenschappelijke site. Uiteraard is het vanaf het begin mogelijk om een rechtstreekse link te maken van de gemeenschappelijke site naar de bestaande eigen sites van de dorpen. 2.5. Randvoorwaarden Naast hetgeen hiervoor al is genoemd, zal een aantal randvoorwaarden moeten worden ingevuld, voordat tot realisering van een gemeenschappelijke website voor het DRO, de dorps- en wijkraden en de plaatselijke verenigingen kan worden overgegaan. Die voorwaarden zijn in ieder geval: 1. Laagdrempeligheid Deelname aan de website moet laagdrempelig zijn. Dorpen en verenigingen moeten zich op een eenvoudige wijze kunnen presenteren tegen een minimum aan kosten. 2. Eenvoudig beheer Het beheer moet eenvoudig zijn. Dat stelt hoge eisen aan het softwarepakket dat wordt aangeschaft. Uitgangspunt is dat iemand met een gemiddelde kennis van internet het beheer van de (sub)site voor zijn of haar rekening kan nemen. Voor het op peil brengen en houden van de benodigde kennis zullen nadere voorstellen m.b.t. opleidingen worden gedaan. 3. Maatwerk Elk dorp en elke vereniging moet zich op zijn eigen wijze kunnen presenteren. Als men wil volstaan met de namen, adressen en telefoonnummers van de bestuursleden dan moet dat kunnen. Als men wekelijks alle ontwikkelingen in het dorp wil melden, gelardeerd met foto s en men ook nog wil peilen hoe inwoners staan ten opzichte van bepaalde ontwikkelingen of besluiten, dan moet dat ook tot de mogelijkheden behoren. Ook dat stelt dus hoge eisen aan het softwarepakket. 4. Lage kosten De kosten van deelname aan de site moeten beperkt zijn. Verenigingen hebben te maken met stijgende kosten en vaak ook nog een teruglopende ledenaantal. Ruimte voor grote bestedingen aan de website zijn er dus niet. Dat laatste geldt ook voor de verschillende dorpsraden. 5. Structuur - uniformiteit - herkenbaarheid De website moet een hoge mate van herkenbaarheid vertonen. Anderzijds moeten dorpsraden en verenigingen ook een hoge mate van vrijheid hebben om de site naar eigen goeddunken in te richten. Vrijheid in gebondenheid lijkt hier de leidraad 2.6. Fasering Wij stellen voor gefaseerd toe te werken naar realisatie van de ambitieniveaus en al werkenderweg ervaring op te doen met het beheer van de website en alles wat daarbij komt kijken. Dat kan weliswaar betekenen dat we in de loop van het traject zaken moeten bijstellen, maar dat betekent ook dat we op relatief korte termijn toch daadwerkelijk aan de slag kunnen. Fase 0: Voorbereidingen algemeen Deze fase omvat de volgende activiteiten: - schrijven van een plan van aanpak voor het opzetten van een website; Pagina 9 van 17
- inzicht verkrijgen in de incidentele en structurele kosten van een website; - positief besluit verkrijgen van Stichting CAI op financiële steunaanvraag; - uitwerken statuut - positief besluit van het DRO en de aangesloten dorpsraden - aanschaf softwarepakket voor beheer website - uitwerken opleidingstraject beheerders websites. Deze fase wordt afgerond vóór 1 juni 2004 Fase 1: Opzetten website DRO en dorpsraden - uitwerken structuur van de website - opleidingstraject voor beheerders - DRO en dorpsraden on-line met een informatieve website op 1 oktober 2004. Fase 2: opzetten subsites plaatselijke verenigingen - benaderen plaatselijke verenigingen - opleidingstraject beheerders - plaatselijke verenigingen on line vanaf 1 januari 2005. Fase 3: uitbouwen functionaliteiten website (interactiviteit) en mogelijke aansluiting wijkraden. Na 1 januari 2005 en afhankelijk van de ervaringen van het DRO, de dorpsraden en de aangesloten plaatselijke verenigingen. Pagina 10 van 17
3. Financiën 3.1. Kosten Het bouwen en onderhouden van een website kost geld. Het DRO, de individuele dorpsraden en de plaatselijke verenigingen verkeren geen van alle in de omstandigheid dat ze de beschikking hebben over royale financiële middelen. Het is echter wel zaak zoveel mogelijk raden en verenigingen te laten deelnemen aan de website, omdat daarmee de kracht als informatiebron wordt vergroot. Deelname kan worden vergroot door o.a. de kosten voor de individuele deelnemers zo laag mogelijk te laten zijn. Dat betekent overigens wel dat er naar andere bronnen moet worden gezocht. Het bestuur van de Stichting CAI Venray heeft in beginsel aangegeven bereid te zijn een forse financiële bijdrage te leveren aan het opzetten van een website. Voorwaarde is wel dat de continuïteit en het beheer voor een lange termijn zijn gewaarborgd. Er zijn drie kostencomponenten: a. de startkosten, welke nodig zijn voor het opzetten van een website; b. de structurele kosten die verband houden met het beheer en het onderhoud van de site; c. incidentele kosten voor doorontwikkeling en actualisering. Ad a: Het opzetten van een website, het aanschaffen van de benodigde software en de daarbij behorende licenties, het registreren van een domeinnaam, het opleiden en bijscholen van beheerders, etc. kost veel geld. Er moet vanuit worden gegaan dat daarbij externe ondersteuning noodzakelijk is. Bij de keuze van het softwarepakket dient niet alleen te worden gekeken naar de aanschaf en onderhoudskosten, maar ook naar de (toekomstige) uitbreidingsmogelijkheden en de gebruiksvriendelijkheid èn naar de kwaliteiten van de leverancier en de continuïteit van het bedrijf. Daar waar er sprake is van een verzameling van vrijwilligersorganisaties moet er te allen tijde een achtervang beschikbaar zijn om eventuele problemen op te lossen. Dat betekent dat er op basis van dit plan van aanpak een programma van eisen moet worden opgesteld op grond waarvan potentiële leveranciers een offerte kunnen indienen en wel op zodanige wijze dat die offertes ook onderling goed vergelijkbaar zijn. Ad b: De structurele kosten bestaan o.a. uit de volgende componenten: - registratie domeinnaam; - onderhoudskosten softwarepakket; - incidentele ondersteuning en opleiding; - plaatsing digitale foto s. Ad c: De ontwikkeling van de techniek staat niet stil. Net zo min als de ontwikkelingen op het terrein van internet. Wat nu nog onmogelijk lijkt, is over een aantal jaren misschien al realiteit. Waar nu nog geen behoefte bestaat, is die er over een zekere periode volop aanwezig. Pagina 11 van 17
Navigatiestructuur en lay-out zullen ook met enige regelmatig moeten worden aangepast om aan de behoefte te kunnen blijven voldoen en om actueel te kunnen blijven zijn. Dat betekent dat ook in de toekomst min of meer grotere investeringen in de website noodzakelijk zullen blijken. Ook daar zullen de deelnemers zich op voorhand bewust van moeten zijn. Een nader onderzoek naar de aard en de omvang van alle kostensoorten is noodzakelijk om een gefundeerd besluit te kunnen nemen over het definitief opzetten van de website. Daarbij kan tevens een onderzoek naar de mogelijkheden om die kosten gelijkmatig in de tijd te verspreiden (b.v. via reservering of door het afsluiten van een abonnement) worden betrokken. Zo mogelijk zal dit onderdeel worden betrokken in de offerte-aanvraag voor het leveren van een softwarepakket voor beheer en onderhoud van de website. 3.2. Sponsoring Indien uit het onderzoek mocht blijken dat rekening moet worden gehouden met aanzienlijke toekomstige investeringen en\of hoge kosten van beheer en onderhoud, dan zou dat wel eens kunnen betekenen dat ook andere financieringsbronnen moeten worden aangeboord. Wij stellen voor hiernaar eerst nader onderzoek te doen nadat hieromtrent voldoende inzicht bestaat. Pagina 12 van 17
4. Alternatieven en risico s Het opzetten van één site voor het DRO, de verschillende dorpsraden en de plaatselijke verenigingen, kan natuurlijk ook op een andere wijze dan hiervoor worden beschreven. Bovendien is het opzetten van een site niet zonder risico s wanneer daar vooraf niet voldoende is over is nagedacht. 4.1. Alternatieven Hierboven is uitgegaan van een website waarvan het beheer volledig in eigen handen is. Daarnaast is het ook mogelijk dat beheer uit te besteden aan een professioneel bedrijf. De aangesloten dorpsraden en verenigingen hoeven uitsluitend platte teksten en eventueel fotomateriaal aan te leveren, en het professionele bedrijf zorgt voor een adequate plaatsing op de site. Voor wat betreft de kosten zijn er twee mogelijkheden: 1. de aangesloten dorpsraden en verenigingen betalen een aanzienlijk bedrag voor het beheer; 2. het bedrijf dat het beheer verzorgt dekt zijn kosten uit advertentie-opbrengsten. Beide opties zijn naar onze mening niet reëel. De dorpsraden en de verenigingen hebben niet de beschikking over de financiële middelen om aanzienlijke bedragen te betalen voor het beheer van een website. Daarvoor zijn de kosten te hoog en ligt het beoogde doel te ver van de oorspronkelijke doelstelling van de desbetreffende raden en verenigingen. Wanneer een professioneel bedrijf een website moet beheren en de daaraan verbonden kosten moet zien te dekken door middel van advertenties, dan zal dat ongetwijfeld tot een veelheid aan advertenties leiden. Daarmee gaat het meer op een advertentiesite lijken dan op een site van de gezamenlijke dorpen. Bovendien komt een veelheid aan advertenties de overzichtelijkheid en de toegankelijkheid van de site niet ten goede. 4.2. Risico s Het opzetten van een gemeenschappelijke website heeft in ieder geval risico s namelijk financiële risico s en inhoudelijke risico s. Financiële risico s: Voordat er definitieve afspraken kunnen worden gemaakt over het opzetten van een website, moet er eerst volledig inzicht zijn in alle kosten die daarmee verband houden. Dat geldt zowel voor de startkosten, als voor de kosten van het beheer. Verder moet er redelijk zicht zijn op toekomstige incidentele kosten en de wijze waarop die kosten, bijvoorbeeld door sponsoring, kunnen worden gedekt. Inhoudelijke risico s: Wanneer het DRO en de dorpsraden niet ten principale bereid zijn om, hetzij zelfstandig hetzij in samenwerking met elkaar, zich niet alleen verantwoordelijk te voelen voor het beheer van de site, maar daarvoor ook daadwerkelijk menskracht in te zetten, bestaat het risico, dat er straks een site ontstaat die niet actueel is en waarop alleen oude informatie staat vermeld. Pagina 13 van 17
Dat risico kan worden voorkomen door vooraf goed na te denken over de consequenties van eigen beheer en de wijze waarop dat binnen de eigen raden kan worden geregeld. Voor het overige stellen wij voor concreet van start te gaan en in de praktijk ervaringen op te doen met het opzetten en beheren van een gemeenschappelijke website. Indien dat aanleiding is tot het bijstellen van de uitgangspunten of tot het nemen van andere besluiten, dan zal dat alsdan op basis van de toekomstige situatie gebeuren. Voorwaarde is wel dat het onderwerp beheer gemeenschappelijke website met enige regelmaat aan de orde komt in het Dorpsradenoverleg. Pagina 14 van 17
5. Voorstellen Samenvattend stellen wij voor: 1. In te stemmen met de doelstellingen, het ambitieniveau en de fasering, zoals verwoord in hoofdstuk 2.1; 2. de werkgroep internet op te dragen: a. Een voorstel te doen met betrekking tot het beheer van de website, waarbij zowel aandacht wordt geschonken aan de rechtspersoon onder wiens verantwoordelijkheid de website gaat vallen als aan het statuut waarin zowel de verantwoordelijkheden voor het contentmanagement en het technisch beheer als de continuïteit daarvan zijn geregeld, alsmede basisafspraken zijn gemaakt t.a.v. beveiliging en archivering; b. Een nader onderzoek te doen naar de aard en de omvang van alle (toekomstige) kostensoorten. c. een voorstel te doen ten aanzien van het opleidingstraject voor de beheerders van de (sub)sites. d. een programma van eisen op te stellen met betrekking tot het aan te schaffen softwarepakket en de leverancier; e. leveranciers uit te nodigen een offerte uit te brengen en op basis van de uitgebrachte offertes een voorstel te doen aan het DRO om met één leverancier een overeenkomst af te sluiten. Pagina 15 van 17